Como fazer um Plano de Gestão de Crises em 4 passos!

Gestão de crises

Todo mundo já passou por uma crise, seja ela pessoal, corporativa, econômica e até de reputação. O fato é que as crises surgem o tempo inteiro, quando menos esperamos. No mundo corporativo, ela pode levar um negócio à ruína, e é para evitar que isso aconteça com a sua empresa que criamos esse post. Nele, vamos falar tudo sobre Gestão de Crises: do planejamento à tomada de decisões. Se interessou? Então siga a leitura para saber tudo sobre esse assunto!

O que é uma crise?

Uma crise é um período de desordem repentina que causa um impacto negativo, seja em uma empresa, na vida pessoal, na economia ou em qualquer outro âmbito. Ou seja, a crise é um momento difícil e problemático que surge quando menos esperamos.

Um bom exemplo de crise que (praticamente) todas as empresas passaram recentemente foi a pandemia do Coronavírus. Essa crise gerou impactos na economia, na forma de trabalhar, na forma de se comunicar e até no modo de viver!

E o que isso exigiu das empresas? Bem, exigiu capacidade de dar respostas rápidas para solucionar os novos problemas dessa realidade completamente diferente. É aí que entra o home office, os cortes de gastos, as ferramentas de comunicação online etc.

Entendido o que é uma crise, podemos começar a falar sobre Gestão de Crises. Vamos lá?

O que é Gestão de Crises?

Como dissemos anteriormente, a pandemia exigiu que as empresas dessem respostas rápidas para passar por cima da situação. Podemos dizer que gestão de crises é justamente isso: o conjunto de ações implementadas no período de caos para que a empresa seja capaz de sobreviver a ele, minimizando os impactos negativos.

Muitos pensam que o trabalho da Gestão de Crises é apenas fazer um planejamento prévio antes que ela venha. E sim, isso é parte do trabalho. Mas, Gestão de Crises também envolve tomar ações rápidas e bem pensadas no período de crise. Ou seja, não se trata apenas de planejar, mas de tomar boas decisões quando a crise vem.

Por isso, é importante que os responsáveis e envolvidos na gestão da crise saibam bem o que estão fazendo, para não acabarem tomando decisões erradas que podem levar a graves consequências.

Leia também  Plano de Continuidade de Negócios (PGCN): 4 passos infalíveis para criar o seu

O papel da comunicação na gestão de crises

Outro erro comum é achar que gestão de crises é papel exclusivamente do setor de comunicação, seja do time de Relações Públicas ou de Marketing. Por isso, é preciso diferenciar Gestão de Crises de Gestão da Comunicação durante crises.

A comunicação é um dos pontos fundamentais para superar uma crise. Tanto a comunicação interna (para evitar pânico e conflitos com colaboradores), quanto externa (que envolve relação com a mídia, com o público e outros stakeholders externos). Porém, Gestão de Crises vai além da comunicação: ela envolve toda a empresa, do RH ao financeiro, dos vendedores à diretoria.

Ou seja, uma boa Gestão de Crises cuida de todos os pilares necessários para que a empresa siga firme e forte rumo aos objetivos estratégicos, mesmo perante cenários conturbados. Só isso já é um ótimo motivo para começar a investir em Gestão de Crises, não é mesmo? Porém, ainda há vários outros benefícios que ela pode trazer. Vamos conferir quais são eles?

Benefícios de investir em gestão de crises

Melhora a imagem da marca

Crises de imagem podem destruir o sucesso de uma empresa. Por isso a Gestão de Crises inclui medidas para preservar a imagem da marca perante clientes, colaboradores, fornecedores, parceiros e todos os outros stakeholders. Afinal, perder a confiança desses atores prejudicaria seriamente os negócios, não é mesmo?

Permite respostas rápidas aos problemas

Gerenciar crises também envolve dar respostas rápidas aos problemas que aconteceram. Saber como agir rapidamente na hora da crise é o diferencial que pode garantir a sobrevivência do negócio mesmo perante cenários caóticos.

Permite uma recuperação rápida

Sem Gestão de Crises, a recuperação do negócio após eventos de impacto negativo é lenta e morosa. Em pouco tempo, a empresa se vê em uma nova crise e ainda nem foi capaz de superar completamente a anterior. Complicado, né?

Invista em Gestão de Crises para garantir uma recuperação rápida. Assim, a empresa pode logo seguir em frente e deixar o cenário problemático para trás.

Complementa a gestão de riscos

A Gestão de Riscos é fundamental para mitigar riscos, aproveitar situações positivas e elaborar respostas aos riscos. A Gestão de Crises, por sua vez, complementa esse trabalho, pois trata-se de um conjunto de ações que são aplicadas caso o evento negativo acontecer e a empresa entrar em um período de caos em decorrência dele.

Leia também  Disaster Recovery: como montar uma estratégia de recuperação de desastres para a sua empresa

Evita prejuízos financeiros

Toda crise, mesmo que não seja financeira, acaba gerando prejuízos em dinheiro no final. Crises de imagem, ambientais, sociais, ou de qualquer outro tipo, acabam fazendo com que a empresa sinta o impacto no bolso. Para que isso não aconteça (ou para minimizar o dano financeiro), investir em gestão de crises é essencial.

Dá agilidade ao negócio

Hoje em dia, o mercado passa por transformações constantes e difíceis de acompanhar. Isso exige agilidade, que nada mais é do que capacidade de adaptação. Empresas que não possuem agilidade não sobrevivem no mundo atual.

A gestão de crises trabalha a capacidade de ser ágil em momentos incertos e complexos, garantindo que a empresa possa responder rapidamente às mudanças e seguir em frente.

E então, conseguiu entender a importância de investir em Gestão de Crises? Pois agora vamos te ensinar a elaborar um Plano de Gestão de Crises facilmente, com 4 passos simples! Confira:

Como fazer um Plano de Gestão de Crises em 4 passos

1 – Preparação

Antes de tudo, precisamos encarar a criação do Plano de Gestão de Crises como um projeto. Portanto, estabeleça responsáveis, prazos, metodologias, entregas e faça todo o planejamento que o projeto deve ter

Lembre-se também de que, quanto mais participativa for a criação do plano, melhor. Afinal, mais pessoas podem dar contribuições valiosas no processo.

2 – Análise

Depois da preparação, a etapa seguinte é a Análise. É aqui que faremos um diagnóstico do ambiente, levando em conta fatores como instalações, tecnologias, processos, recursos críticos e pessoas. Ou seja, vamos tentar identificar as crises que podem surgir e começar a planejar como vamos lidar com elas.

A utilização da Matriz SWOT e da Matriz de Probabilidade e Impacto pode ser muito útil aqui. Elas ajudam a entender melhor os riscos aos quais a empresa está exposta e como exatamente eles impactam o negócio. Além disso, entrevistas com stakeholders também podem ajudar.

3 – Desenho

Agora, você já pode começar a criação do documento em si. Um Plano de Gestão de Crises costuma ter:

  • Momento em que o plano deve ser acionado e mecanismo de ativação;
  • Declaração de política;
  • Objetivo e escopo;
  • Instruções sobre como usar o plano;
  • Pessoas/comitê de gestão de crises;
  • Funções/responsabilidades de cada um;
  • Instrumentos de comunicação;
  • Orientações para relacionamento com a imprensa;
  • Orientações para porta-vozes;
  • Entre outros pontos
Leia também  Plano de Continuidade de Negócios (PGCN): 4 passos infalíveis para criar o seu

Vale lembrar que o plano de gestão de crises faz parte da Gestão da Continuidade do Negócio. Essa gestão também envolve criar outros planos relacionados, como:

  • Plano de Continuidade dos Negócios: estratégia documentada para a continuidade das operações caso acontecerem eventos que impactem o negócio;
  • Plano de Recuperação de Desastres: para recuperar a integridade da organização e sanar os danos causados por causa da crise, uma vez que estiver controlada;
  • Plano de Testes: para garantir que o plano é eficiente, é preciso realizar testes. Por isso, o plano de testes documenta os objetivos, forma de realização e escopo dos testes;
  • Plano de Gestão de Continuidade dos Negócios: esse documento abraça toda a estratégia de Gestão de Continuidade, documentando todas as ações e objetivos dela.

Plano de gestão de continuidade de negócios PGCN

4 – Encerramento

Por último, é preciso checar os resultados e verificar se os objetivos foram atingidos e se o plano é eficaz e completo.

A diferença entre uma empresa que não possui um plano de gestão de crises e uma que possui, é que a primeira está vulnerável às situações problemáticas. A crise acaba se tornando sinônimo de desespero e perda financeira.

Já uma empresa que possui um plano de gerenciamento de crises está preparada para situações adversas e caóticas, é capaz de contorná-las e recuperar o negócio rapidamente, além de minimizar os impactos financeiros e de reputação.

Quando se trata de riscos e crises, nada melhor do que contar com a experiência de profissionais qualificados que já passaram por isso. Nesse sentido, podemos te ajudar a fazer não só o Plano de Gestão de Crises, mas todo o Plano de Gestão de Continuidade de Negócios para proteger a sua empresa.

Veja como nós fazemos

Deixe uma resposta

Consultoria Conduzimos gestores e suas equipes à conquista de resultados! Outsourcing Alocação de profissionais especializados e de alta maturidade Capacitação Treinamentos In Company