Projetos de troca ou implantação de ERP são sempre um desafio para qualquer gerente de T.I. Implantar ou trocar um sistema de gestão empresarial causa impactos na rotina das pessoas e pode trazer riscos para o negócio.
Dessa forma, é essencial que durante esse processo a empresa tenha uma Gestão de Mudanças (Gmud) adequada. Com isso é possível engajar os colaboradores e garantir que eles entendam o motivo de ela estar acontecendo.
Gostaria de saber mais sobre Gmud, seus benefícios e como fazer esse processo da melhor maneira? Então, siga a leitura!
O que é Gmud?
Gmud ou gestão de mudanças é a aplicação de um conjunto de práticas e ferramentas que têm como principal objetivo preparar a organização e seus colaboradores para mudanças.
A Gmud traz muitos benefícios para uma empresa, pois ela ajuda a preparar os colaboradores da organização para as mudanças, eliminando possíveis resistências que podem vir a ocorrer no processo.
Segundo o dicionário Michaelis, a mudança é definida como “ação ou efeito de mudar. É modificação ou alteração de sentimentos, ideias ou atitudes”.
A Gmud é um dos temas mais complexos na vida de uma organização, pois envolve questões racionais e emocionais. Além de que, para ela acontecer de maneira adequada, é necessário o envolvimento da diretoria, dos gerentes e de patrocinadores.
Qual a importância da Gmud?
Quando se fala em troca ou implantação de ERP, é essencial que a empresa tenha uma gestão de mudanças adequada. O processo de implantação de ERP é muito desafiador para a empresa, pois ele pode contar com algumas barreiras, como:
- Resistência a mudança;
- Expectativas irreais;
- Patrocínio inadequado;
- Gestão de projetos deficiente;
- Falta de motivação para a mudança;
- Indefinições do escopo;
- Equipe de projeto sem skill adequada;
- Perspectiva de T.I não integrada;
- Falta de visão dos processos horizontais.
Sendo assim, a Gmud desempenha um papel muito importante durante esse processo. Ela colabora com o engajamento das pessoas e garante com que elas participem com mais persistência e motivação.
Além disso, a gestão de mudanças possui benefícios, como:
- Transmite segurança para a equipe;
- Facilita a comunicação entre todas as pessoas envolvidas;
- Ajuda a manter um ritmo de evolução;
- Aumenta a probabilidade de sucesso;
- Alta prontidão;
- Prazos e custos assertivos;
- Redução de ruídos e conflitos;
- Redução de incertezas.
Gestão de projetos x Gestão de mudanças
A gestão de projetos possui várias características em comum com a gestão de mudanças. Sendo assim, por que é necessário que essas áreas sejam separadas? A resposta pode ser resumida em apenas uma palavra: prioridade.
A ideia da Gmud é conduzir as pessoas para que a transição de ERP seja de maneira assertiva, estruturada e controlada. Já a gestão de projetos não tem esses objetivos como prioridade.
Além disso, elas possuem outras diferenças. Confira na imagem a seguir:
Como fazer a gestão de mudanças na sua empresa
Para fazer a gestão de mudanças em uma organização de uma maneira adequada, é necessário que ela siga 4 pilares essenciais. Confira cada um deles a seguir:
1) Engajamento de stakeholders
Os stakeholders ou partes interessadas são as pessoas que podem trazer uma influência negativa ou positiva para seu projeto. Eles podem motivar ou desmotivar os outros colaboradores.
O engajamento de stakeholders conta com 3 etapas:
Identificação
Identificar os stakeholders é a primeira etapa do processo. É necessário conhecer cada um deles e identificar qual o grau de importância cada um possui no desenvolvimento do projeto.
Qualificação
Na etapa de qualificação é necessário entender qual o nível de informação que essas pessoas querem ter e qual será o nível de envolvimento de cada uma. Elas são defensoras ou opositoras ao projeto?
Engajamento
Nessa etapa é onde entram ações para promover o engajamento, que tem como objetivo trazer essas pessoas identificadas para o projeto. Isso pode ser feito com ofertas de informações, apoio, conversas e tratamentos adequados.
2) Conhecimento
O pilar conhecimento se refere ao processo de preparar as pessoas para o momento da mudança. Dessa forma, elas irão saber exatamente o que fazer e o que esperar do processo. Para isso é necessário realizar algumas ações, como:
- Mapear competências;
- Planejar aprendizagem;
- Promover aprendizagem.
3) Impactos
Entender e avaliar os impactos que a gestão de mudança terá nos projetos e na vida das pessoas é essencial. Para fazer isso adequadamente, você pode seguir alguns passos, como:
- Identifique os impactos;
- Planeje ações;
- Monitore os impactos.
Nessa etapa é necessário ver quem será impactado e de que forma será esse impacto, pois assim é possível executar planos de ações que os reduzam. Esse pilar é muito importante porque ele traz calma e tranquilidade para o projeto.
4) Comunicação
A comunicação nada mais é do que o envolvimento com as pessoas. Quando falamos sobre comunicação na gestão de mudanças, nos referimos tanto à comunicação interna, com o time do projeto, como a comunicação com o mercado e com os clientes.
Para realizar uma boa comunicação durante a Gmud, algumas ações são desejáveis. Entre elas encontram-se:
- Estabelecer propósito compartilhado;
- Promover pautas de comunicação;
- Preparar conteúdos;
- Executar comunicação.
Você entendeu como é fundamental uma Gmud bem estruturada na implantação ou troca de ERP, certo? Porém, ela não é a única ferramenta que pode te ajudar nesse processo.
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Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
