Gmud: entenda como fazer uma gestão de mudanças adequada durante o processo de implantação de ERP

Última atualização em 12/05/2022

Projetos de troca ou implantação de ERP são sempre um desafio para qualquer gerente de T.I. Implantar ou trocar um sistema de gestão empresarial causa impactos na rotina das pessoas e pode trazer riscos para o negócio.

Dessa forma, é essencial que durante esse processo a empresa tenha uma Gestão de Mudanças (Gmud) adequada. Com isso é possível engajar os colaboradores e garantir que eles entendam o motivo de ela estar acontecendo.

Gostaria de saber mais sobre Gmud, seus benefícios e como fazer esse processo da melhor maneira? Então, siga a leitura!

O que é Gmud?

Gmud ou gestão de mudanças é a aplicação de um conjunto de práticas e ferramentas que têm como principal objetivo preparar a organização e seus colaboradores para mudanças.

A Gmud traz muitos benefícios para uma empresa, pois ela ajuda a preparar os colaboradores da organização para as mudanças, eliminando possíveis resistências que podem vir a ocorrer no processo.

Segundo o dicionário Michaelis, a mudança é definida como “ação ou efeito de mudar. É modificação ou alteração de sentimentos, ideias ou atitudes”.

A Gmud é um dos temas mais complexos na vida de uma organização, pois envolve questões racionais e emocionais. Além de que, para ela acontecer de maneira adequada, é necessário o envolvimento da diretoria, dos gerentes e de patrocinadores.

Qual a importância da Gmud?

Quando se fala em troca ou implantação de ERP, é essencial que a empresa tenha uma gestão de mudanças adequada. O processo de implantação de ERP é muito desafiador para a empresa, pois ele pode contar com algumas barreiras, como:

• Resistência a mudança;
• Expectativas irreais;
• Patrocínio inadequado;
• Gestão de projetos deficiente;
• Falta de motivação para a mudança;
• Indefinições do escopo;
• Equipe de projeto sem skill adequada;
• Perspectiva de T.I não integrada;
• Falta de visão dos processos horizontais.

Sendo assim, a Gmud desempenha um papel muito importante durante esse processo. Ela colabora com o engajamento das pessoas e garante com que elas participem com mais persistência e motivação.

Além disso, a gestão de mudanças possui benefícios, como:

1. Transmite segurança para a equipe;
2. Facilita a comunicação entre todas as pessoas envolvidas;
3. Ajuda a manter um ritmo de evolução;
4. Aumenta a probabilidade de sucesso;
5. Alta prontidão;
6. Prazos e custos assertivos;
7. Redução de ruídos e conflitos;
8. Redução de incertezas.

Gestão de projetos x Gestão de mudanças

A gestão de projetos possui várias características em comum com a gestão de mudanças. Sendo assim, por que é necessário que essas áreas sejam separadas? A resposta pode ser resumida em apenas uma palavra: prioridade.

A ideia da Gmud é conduzir as pessoas para que a transição de ERP seja de maneira assertiva, estruturada e controlada. Já a gestão de projetos não tem esses objetivos como prioridade.

Além disso, elas possuem outras diferenças. Confira na imagem a seguir:

Como fazer a gestão de mudanças na sua empresa

Para fazer a gestão de mudanças em uma organização de uma maneira adequada, é necessário que ela siga 4 pilares essenciais. Confira cada um deles a seguir:

1) Engajamento de stakeholders

Os stakeholders ou partes interessadas são as pessoas que podem trazer uma influência negativa ou positiva para seu projeto. Eles podem motivar ou desmotivar os outros colaboradores.

O engajamento de stakeholders conta com 3 etapas:

Identificação

Identificar os stakeholders é a primeira etapa do processo. É necessário conhecer cada um deles e identificar qual o grau de importância cada um possui no desenvolvimento do projeto.

Qualificação

Na etapa de qualificação é necessário entender qual o nível de informação que essas pessoas querem ter e qual será o nível de envolvimento de cada uma. Elas são defensoras ou opositoras ao projeto?

Engajamento

Nessa etapa é onde entram ações para promover o engajamento, que tem como objetivo trazer essas pessoas identificadas para o projeto. Isso pode ser feito com ofertas de informações, apoio, conversas e tratamentos adequados.

2) Conhecimento

O pilar conhecimento se refere ao processo de preparar as pessoas para o momento da mudança. Dessa forma, elas irão saber exatamente o que fazer e o que esperar do processo. Para isso é necessário realizar algumas ações, como:

• Mapear competências;
• Planejar aprendizagem;
• Promover aprendizagem.

3) Impactos

Entender e avaliar os impactos que a gestão de mudança terá nos projetos e na vida das pessoas é essencial. Para fazer isso adequadamente, você pode seguir alguns passos, como:

• Identifique os impactos;
• Planeje ações;
• Monitore os impactos.

Nessa etapa é necessário ver quem será impactado e de que forma será esse impacto, pois assim é possível executar planos de ações que os reduzam. Esse pilar é muito importante porque ele traz calma e tranquilidade para o projeto.

4) Comunicação

A comunicação nada mais é do que o envolvimento com as pessoas. Quando falamos sobre comunicação na gestão de mudanças, nos referimos tanto à comunicação interna, com o time do projeto, como a comunicação com o mercado e com os clientes.

Para realizar uma boa comunicação durante a Gmud, algumas ações são desejáveis. Entre elas encontram-se:

• Estabelecer propósito compartilhado;
• Promover pautas de comunicação;
• Preparar conteúdos;
• Executar comunicação.

Você entendeu como é fundamental uma Gmud bem estruturada na implantação ou troca de ERP, certo? Porém, ela não é a única ferramenta que pode te ajudar nesse processo.

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