Lean IT: saiba como aplicar essa metodologia na gestão de processos de TI

Última atualização em 27/07/2022

O Lean Thinking, ou pensamento Lean, é um modelo gestão voltado ao desenvolvimento de pessoas e processos, com o objetivo de eliminar desperdícios de tempo e recursos e voltar o foco para as atividades que agregam valor ao cliente e a empresa.

Esse método, que surgiu a partir do modelo de produção da empresa Toyota, quando aplicado a TI, busca erradicar tudo aquilo que diminui o nível do serviço e não agrega valor à organização.

Quer saber o que é Lean IT e como aplicá-lo em seus processos? Siga com a leitura para descobrir.

O que é Lean IT?

Lean IT é o nome dado a aplicação dos princípios do Lean no gerenciamento de produtos ou serviços da Tecnologia da Informação (TI). Ao aplicar os conceitos do lean na TI, busca-se:

• Remodelar os processos de TI e criar parâmetros de relacionamento, produtividade e desenvolvimento dos colaboradores;
• Produzir soluções que agreguem maior valor ao cliente e a organização;
• Alinhar os serviços de TI com a estratégia do negócio, a fim de promover melhorias.

Dessa forma, a TI ganha um aspecto de produção moderno e passa a ser entendida como uma peça-chave para o alcance dos resultados.

Quais são os pilares do Lean?

O pensamento Lean se divide em cinco aspectos fundamentais para o seu funcionamento. Com eles, é possível trazer para a prática do dia a dia o que dita essa filosofia. Veja:

1. Gerar valor para o cliente

No método Lean, o cliente está no centro da cadeia produtiva. É preciso, antes de tudo, mapear as necessidades reais dos consumidores e desenvolver soluções que as atendam no formato adequado e no tempo esperado. Agregar valor ao cliente significa:

• Entregar um serviço útil ao usuário. Considerando que as soluções de TI são intangíveis, o valor é medido pelo nível de satisfação e usabilidade que aquele serviço gera ao cliente.

Por exemplo, na gestão de processos de TI, podem ser identificados métodos redundantes ou obsoletos que não agregam valor no serviço entregue ao cliente e, portanto, eles podem ser eliminados.

2. Fluxo contínuo de processos

No Lean IT, é preciso mapear todos os processos da cadeia produtiva de TI desde a solicitação da demanda até a entrega. Com o mapeamento de processos, é possível identificar quais são as práticas que não agregam valor ao serviço e eliminar desperdícios, por exemplo:

• Arquivos em desuso;
• Softwares ultrapassados ou pouco utilizados;
• Comunicação não padronizada;
• Silos organizacionais;
• Entre outros empecilhos que podem dificultar que os processos funcionem de forma contínua.

O objetivo é padronizar os processos para atingir um fluxo de trabalho contínuo.

3. Sistema puxado

No método Lean, é o cliente quem puxa o fluxo de valor. As soluções são produzidas conforme a demanda, não em larga escala, eliminando a necessidade de estocar produtos.

Assim, passa-se a produzir conforme o solicitado, não com base em suposições da necessidade do cliente. É uma mudança da forma de pensar de “será que ele gostaria de tal solução?” para “o que ele precisa?”

4. Automação

Para a TI, a automação é indispensável. A sua empresa precisa conter soluções de software e hardwares que sejam compatíveis com o nível de serviço dos colaboradores. De nada adianta ter o melhor profissional de TI se ele não possui os insumos necessários para o trabalho.

5. Melhora contínua

Para atingir a melhora contínua, é preciso ter um conhecimento profundo dos processos. Para isso, você pode:

• Adotar uma visão de processos ponta a ponta;
• Observar os indicadores de desempenho;
• Mapear a performance do time;
• Desenvolver soluções que aumentem a produtividade e melhorem a qualidade dos produtos e serviços.

Diferença entre a TI tradicional e o pensamento Lean IT

Existem algumas diferenças consideráveis entre os métodos tradicionais de TI e o Lean IT. De um lado, temos uma gestão mais preocupada com a estabilidade e o controle e outra mais voltada a velocidade e mudança. Confira na imagem:

Quais os benéficos do Lean?

Entre os benefícios do Lean IT, podemos destacar:

• Diminuem-se os retrabalhos;
• Diminuem-se o estoque e inventario desnecessário;
• Melhora as atividades da gestão;
• Diminui-se o tempo de espera;
• Reduz o excesso de processamento.

Como implantar o Lean IT na sua empresa

O responsável pela implementação deve considerar que o Lean gera uma mudança organizacional e por isso, a iniciativa precisa ser implantada a partir de 5 elementos:

1. Faça uma avaliação Lean inicial (qual é o cenário atual da sua organização?);
2. Desenvolva métricas de controle;
3. Monte um cronograma de objetivos e metas;
4. Desenvolva um plano de ação e formação (identificar quem deve ser treinado, quando e qual o papel na implementação);
5. Reconheça o desempenho e a performance dos colaboradores.

Lembre-se que pode ocorrer de alguns desafios na implementação do Lean, pois ele provoca uma mudança da cultura organizacional.

Sistemas de apoio para implementar o Lean IT

SCRUM

O Scrum é um framework para gerenciar projetos de forma ágil. Nele, você encontra um conjunto de práticas e ferramentas que otimizam o processo de gestão.

No Scrum, a gestão de um projeto é dividida em sprints, que são ciclos curtos que podem variar de 2 a 6 semanas, onde são realizadas pequenas entregas do projeto em curso.

Assim, é possível acompanhar os resultados em tempo real e prevenir possíveis erros.

CICLO PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta da qualidade utilizada para identificar e solucionar problemas em processos. Com ela, é possível realizar uma análise contínua dos processos, elevando o nível de qualidade e maturidade.

Com o ciclo PDCA, os gestores obtêm maior precisão na etapa de diagnóstico dos problemas, facilitando a criação de planos de ação e estratégias para previsão de falhas.

A Sigla PDCA significa:

• Plan (planejar);
• Do (fazer);
• Check (checar);
• Act (agir).

ITIL

O Information Technology Infrastructure Library (ITIL) é um conjunto de boas práticas voltadas para a gestão de serviços de TI. Sendo um framework de TI reconhecido a nível mundial, seu objetivo é melhorar os processos e alinhar as soluções desenvolvidas com a necessidade do negócio.

Quando se trata de Lean IT, a prática de desenho de serviços do ITIL é um fundamental para a iniciativa. Com ela, é possível:

• Estruturar processos de TI;
• Coordenar novas iniciativas;
• Aprimorar os itens que compõe um serviço de TI.

Isso ocorre porque tanto Lean IT quanto o ITIL podem ser utilizados na gestão de processos de TI. Se você quer conhecer um pouco mais sobre desenho de serviços, clique no banner abaixo e saiba como adotar essa prática pode aumentar o valor do seu serviço.