Orçamento de projetos: o que é e como fazer

Última atualização em 13/07/2022

Um dos objetivos principais para qualquer empresa é conseguir algum retorno financeiro sobre o capital investido. Para isso, é necessário controlar todos os ganhos e custos envolvidos nos projetos. Como síntese destes dados, temos o orçamento de projetos, elemento indispensável do planejamento.

Neste post você verá:

• O que é o orçamento do projeto?
• Gerenciamento de custos X Orçamento do projeto
• Como montar um orçamento de projeto
• 6 técnicas e ferramentas do orçamento de projeto
• Entregas do processo orçamentário
• Orçamento finalizado, e agora?

O que é o orçamento do projeto?

O orçamento é o detalhamento financeiro dos custos necessários para executar o projeto. Ele é um documento que sinaliza valores totais e por atividade, informando os recursos disponíveis em cada etapa.

Além disso, ele é um dos elementos do “triângulo de restrições do projeto”. Estas restrições, quando mal desenvolvidas, aumentam muito as chances de fracasso nos projetos, por isso ele é um passo fundamental para garantir a entrega final.

Gerenciamento de custos X Orçamento do projeto

O gerenciamento de custos é o controle geral do investimento monetário, que serve para garantir que as entregas estejam alinhadas ao que foi planejado.

Todos os processos que envolvem lucros e despesas fazem parte do gerenciamento de custos, sendo o orçamento um processo pontual que o compõe.

Assim, o orçamento irá alinhar todas as informações de cronograma, receita e despesas na composição formal da linha de base dos custos, que servirá de referência para o controle gerencial.

Como funciona a gestão do orçamento de projeto:

A gestão do orçamento possui os seguintes inputs, ferramentas e outputs:

• Inputs: elementos e dados estruturados em processos anteriores;
• Ferramentas e técnicas: elementos que serão utilizados para desenvolvê-lo;
• Outputs: elementos resultantes do orçamento.

Veja o que compõe cada um deles:

Técnicas e ferramentas do orçamento de projeto

Tomando como base o PMBOK®, maior manual de gerenciamento de projetos, existem 6 técnicas e ferramentas importantíssimas para o desenvolvimento do orçamento.

1. Opinião especializada

O gerente de projetos deve procurar opiniões de especialistas que validem os processos.

O objetivo é obter um orçamento mais confiável. A opinião especializada ajuda a garantir que as informações descritas estejam corretas, uma vez que estas serão validadas por alguém com mais estudo no assunto.

2. Agregação de custos

Saber quanto cada atividade custará é muito importante, mas ter apenas estes valores pontuais pode dificultar o controle geral dos gastos. Assim, a agregação de custos é a união dos custos por etapa do projeto.

Para desenvolvê-la, geralmente utilizamos a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que contém esta subdivisão de pacotes de trabalho, trazendo os valores correspondentes a cada um.

3. Análise de reservas

Durante o andamento do projeto, existem muitos fatores que fogem do planejamento, sendo necessários ajustes e medidas de controle.

Por isso, quando estimamos o orçamento, uma reserva sempre deve ser considerada, para que possíveis imprevistos não comprometam as entregas finais.

Logo, esta técnica analisa os riscos e custos gerais do projeto, estimando um percentual necessário de reserva, tanto gerencial quanto de contingência.

• Reserva de Contingência: é o valor separado para o controle de interferências identificadas;
• Reserva Gerencial: é o valor separado para o controle de imprevistos.

4. Revisão de informações históricas

Como o orçamento é um processo estimativo, analisar projetos semelhantes ao que pretendemos fazer é uma estratégia interessante para construir um projeto mais sólido.

Aqui, serão analisados projetos com objetivos e fases similares, para estimar custos, riscos e lições obtidas. Esta revisão de informações pode ocorrer de dois modos:

• Estimativa Análoga: analisa dados relevantes, como duração, complexidade e orçamento, e aplica isso de modo análogo no projeto em desenvolvimento.
• Estimativa Paramétrica: analisa tendências gráficas a partir das atividades concluídas, de modo a estimar uma tendência estatística de informações.

5. Reconciliação dos limites dos recursos financeiros

A reconciliação dos limites financeiros controla a variação financeira ao longo do andamento do projeto. Assim, ela ajuda a identificar se os gastos estão sendo excedentes, regulares ou minimizados para realizar um nivelamento destes custos.

6. Financiamento

Devido a essa alta probabilidade de variação do investimento, a maioria dos projetos estão abertos a injeção de mais recursos. Desse modo, o financiamento é uma das ferramentas mais utilizadas para esta captação monetária.

Entregas do processo orçamentário (outputs):

Com todos os dados orçamentários estruturados e técnicas aplicadas, podemos efetivamente entregar o orçamento enquanto documento formal.

Ele deve conter:

Linha de base dos custos

A linha de base é relação receita X despesas do projeto, sem incluir os valores de reserva gerencial. Nela, são estruturados:

• Gastos pontuais que o projeto demanda;
• Quantidade de dinheiro disponível para o investimento.

Após mapear estes dados, apresentamos a linha de base aos stakeholders, que devem aprovar os custos propostos. Portanto, ela pode ser considerada como o orçamento aprovado, que terá a estimativa de todos os recursos necessários.

Requisitos de recursos financeiros do projeto

Os requisitos de recursos consideram os gastos efetivos mais a reserva gerencial. Assim, são a soma dos gastos projetados na linha de base de custos com os valores de reserva, havendo a indicação da fonte de cada recurso.

Atualizações nos documentos do projeto

Os documentos orçamentários são desenvolvidos durante o planejamento do projeto. Como todos os dados apontados são estimativos, a cada nova ocorrência do projeto é preciso que essas informações sejam consultadas e atualizadas.

Portanto, este ponto refere-se a atualizar os dados estimados de acordo com os reais.

Orçamento finalizado, e agora?

Ter uma visão detalhada dos ganhos e gastos é fundamental para garantir o alcance dos resultados, pois confere mais segurança e precisão nas ações.

Porém, apenas elencar estes pontos não garante o sucesso do projeto. Após concluir o orçamento, é necessário realizar o controle dos custos, sempre comparando o estimado com o real.

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