Cronograma de Projeto: monte o seu em apenas 6 passos

Um dos desafios dos gerentes de projetos é fazer com que os projetos sejam entregues dentro do prazo. Para facilitar a vida desse profissional existe o cronograma de projeto. Mas será que você sabe como ele funciona? Acompanhe para entender:


Vamos começar?

O que é um Cronograma de Projeto?

Cronograma de projeto é uma ferramenta de gestão que tem por objetivo organizar atividades, recursos e prazos em único lugar.

Dessa forma, o gerente de projetos consegue ter uma melhor visibilidade das tarefas e suas dependências, além dos recursos que serão necessários para a execução de cada tarefa durante o ciclo de vida do projeto. Isso permite maior controle sobre o tempo do projeto, evitando atrasos nas entregas. O cronograma de projeto também pode ser utilizado na comunicação com a equipe e demais stakeholders.

Então, de forma resumida, o cronograma de projeto proporciona uma visão geral sobre os prazos do projeto, mostra como e quando as entregas serão disponibilizadas e quem é responsável por cada parte dessas entregas.

Por que elaborar um Cronograma de Projeto?

Um cronograma de projeto te ajudará a:

Acompanhar o progresso do projeto

Com um cronograma de projeto você conseguirá ter uma visão geral de todas as atividades do projeto, suas dependências e quais recursos estão sendo empregados em cada atividade ou quando serão utilizados, otimizando o uso de recursos da organização. Com o cronograma bem estruturado fica mais fácil monitorar se existe alguma coisa fora da linha de base que, se não for corrigida, poderá aumentar os custos, encarecendo o projeto.

Evitar atrasos nas entregas

Cada fase do ciclo de vida de projeto é marcada pela conclusão de uma ou mais entregas. O cronograma ajuda a acompanhar o projeto e a antecipar qualquer indício de desvio. Além disso, possibilita que ações corretivas sejam tomadas para garantir que as entregas do projeto estejam disponíveis dentro do prazo estipulado, assegurando a satisfação do cliente.

Atualizar os stakeholders do projeto

O cronograma é uma forma visual e simples de informar as partes interessadas sobre o andamento do projeto. Com o uso desse instrumento, todos terão acesso às mesmas informações de forma rápida e sintetizada, facilitando a comunicação.

A importância da Gestão de Stakeholders para o sucesso dos projetos

Viu só como é importante ter um bom cronograma de projeto em mãos para gerenciar as atividades do projeto? Confira como montar o seu em apenas algumas etapas.

Como montar um Cronograma de Projeto em 6 passos

O Guia PMBOK®, referência internacional em gestão de projetos, aponta algumas boas práticas para a construção do cronograma de projeto. Confira quais são elas:

1. Planeje o gerenciamento do cronograma

O primeiro passo para montar um cronograma de projeto é estruturar como você vai fazer isso. Esse é o momento de escrever o plano de gerenciamento de cronograma, que contém instruções e diretrizes para a administração do cronograma. Isso inclui a escolha da metodologia, as regras para documentação e as diretrizes para monitoramento e controle do projeto, por exemplo.

2. Defina as atividades

Após elaborar um plano de gerenciamento de cronograma, é preciso identificar as atividades necessárias para entregar o projeto. Para isso, você pode consultar a estrutura analítica do projeto (EAP), que contém o detalhamento do escopo até o nível de pacote de trabalho. Na hora de decompor os pacotes de trabalhos em atividades é altamente recomendável que você envolva a equipe do projeto. Afinal, ninguém melhor do que os especialistas no assunto para dizer o que precisa ser feito, não é mesmo?

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)

Dependendo da complexidade do projeto, você também pode (e deve) estruturar os atributos das atividades. Esses atributos normalmente incluem, além do próprio nome da atividade, seu código identificador, uma breve descrição da atividade, atividade sucessora e predecessora, responsável pela atividade, indicadores para medir a qualidade da atividade, entre outros atributos relevantes para o gerenciamento do cronograma. Outro instrumento muito útil é a lista de marcos, que sinaliza os pontos significativos do projeto.

Nesse momento não pense em mais nada além do que deve ser feito. Ou seja: esqueça o tempo necessário ou qual a sequência. Foque no detalhamento do trabalho!

3. Sequencie as atividades

Depois de montar a sua lista de atividades, você precisa atribuir uma ordem de execução, montando uma sequência lógica e identificando as relações entre as atividades.

Você não consegue montar o telhado de uma casa sem antes construir a fundação, certo? Claro que esse exemplo é óbvio, mas dependendo do tipo de projeto, especialmente em projetos mais complexos, essas relações podem não ficar tão aparentes assim. Por isso, é tão importante reservar um tempo para sequenciar as atividades.

Gestão de Tempo em Projetos: 4 dicas essenciais

Na hora de decidir o que deve ser feito primeiro é muito interessante que você também peça o auxílio da sua equipe. Muitas vezes o gerente de projetos não possui todas as informações técnicas sobre o projeto e pode acabar sequenciando as atividades equivocadamente.

Toda atividade, exceto a primeira e a última, deve ser conectada a uma atividade sucessora e a uma atividade predecessora. Você precisa se perguntar:

  • Essa atividade afeta outras atividades? Se sim, quais e de que forma?
  • Essa atividade é afetada por outras atividades? Se sim, quais e de que forma?
  • Essa atividade pode ser realizada paralelamente a outras? Se sim, quais?

Ao seguir esse roteiro você perceberá que é muito mais fácil sequenciar as atividades!

4. Estime as durações das atividades

Nessa etapa você precisa atribuir o tempo esperado para a conclusão de cada atividade. As estimativas de duração das atividades devem ser feitas com base nos recursos humanos, financeiros e materiais disponíveis. É importante lembrar que a estimativa não deve ser baseada exclusivamente no chute. Aconselha-se que o gerente de projetos busque informações de projetos anteriores que sejam semelhantes, a critério de comparação.

Ah, não se esqueça de ter uma reserva de tempo para lidar com os riscos conhecidos do projeto! Além disso, certifique-se de atribuir números realistas, considerando a disponibilidade dos recursos para atuação no projeto.

Quando estiver estimando a duração das tarefas, lembre-se de considerar que um recurso provavelmente será utilizado em mais de uma atividade! A partir dessa visão de recursos, é natural que aconteçam modificações na sequência das atividades. Por isso, também recomenda-se envolver a equipe do projeto nessa etapa.

Conheça algumas técnicas para estimar as durações das atividades:

Estimativa análoga

Utilização de dados históricos de um projeto semelhante ao que está sendo realizado como parâmetros para estimar a duração do tempo de cada atividade. É uma técnica mais rápida que as demais, mas também mais imprecisa.

Estimativa paramétrica

Consiste em criar “regras” para o cálculo das durações das atividades, com base em dados históricos. Por exemplo, imagine que você precisa calcular quanto tempo será necessário para pintar uma casa com 200 m² de paredes. Consultando os dados disponíveis, você verifica que um pintor demora 1h para pintar 20 m². Logo, para concluir a pintura da casa seriam necessários pelo menos 10h. É uma técnica um pouco demorada, porém mais precisa.

Estimativas de três pontos

Cálculo da duração média das atividades considerando três cenários: otimista, realista e pessimista. Se fossemos considerar o exemplo anterior (da pintura da casa) teríamos o seguinte: em um cenário realista o pintor levaria 10 dias para pintar a casa; em um cenário otimista o pintor levaria 6 dias para pintar a casa; já em um cenário pessimista, o pintor levaria 17 dias para pintar a casa.

Ao somar cenário otimista + cenário realista + cenário pessimista e dividir por 3, obtemos a estimativa de três pontos. Nesse caso, a estimativa para conclusão da pintura da casa seria de 11 horas, em vez de 10. Portanto, a estimativa de três pontos é muitas vezes tratada como um refinamento de outros tipos de estimativas.

Estimativa “bottom-up

Divisão de uma atividade em tarefas menores, sendo que a soma da duração das tarefas equivale à duração total da atividade.

Lembre-se: a escolha de uma ou mais técnicas para estimar as durações das atividades dependerá do tipo de projeto que está sendo gerenciado, da metodologia definida no plano de gerenciamento do cronograma e do tempo disponível para estimar as durações das atividades.

5. Desenvolva o cronograma

Depois de listar e sequenciar as atividades e estimar sua duração, o próximo passo é revisar criteriosamente as informações e consolidar o cronograma, com as datas planejadas de início e fim de cada atividade. Para isso é necessário:

  • Escolher um método de elaboração do cronograma (por exemplo, método do caminho crítico);
  • Inserir os dados do projeto em uma ferramenta de cronograma (como o Artia, por exemplo);
  • Consolidar o cronograma.

Para facilitar a criação de um cronograma, você pode usar um modelo de cronograma. Essa opção normalmente é utilizada em projetos que têm um ciclo de vida padrão e que tem uma sequência de tarefas comuns à maioria dos projetos, como por exemplo, projetos de desenvolvimento de software.

As ferramentas de gerenciamento de cronograma frequentemente possuem algumas opções para visualizar o cronograma de forma gráfica, com um diagrama que mostre as dependências entre as atividades, a alocação dos recursos e os marcos do projeto. Dependendo do tipo do projeto, o cronograma também pode ser apresentado de uma forma resumida, apenas com a lista de marcos.

O formato mais comumente utilizado para representar o cronograma é o gráfico de Gantt, que apresenta as atividades em um eixo vertical e as datas em um eixo horizontal, sendo que as durações das atividades são representadas por barras horizontais, conforme as datas de início e de fim das atividades.

[Clique para ampliar]

Exemplo de gráfico de Gantt no Artia
Exemplo de gráfico de Gantt no Artia

6. Controle o cronograma

Consiste em monitorar o andamento das atividades do projeto, atualizando o progresso do trabalho e gerenciando as mudanças na linha de base do cronograma. Nesse momento serão gerados os indicadores de desempenho do projeto, permitindo o seu acompanhamento e possíveis revisões no cronograma. Ao fim do projeto, deverão ser registradas as lições aprendidas, para que os erros desse projeto não sejam repetidos em projetos futuros.

Como selecionar os melhores indicadores para o meu projeto?

Dicas para utilizar o Cronograma de Atividades do Projeto

  1. Nunca deixe de atualizar o progresso de seu cronograma, afinal de contas, ter um cronograma desatualizado é a mesma coisa que não ter.
  2. Uma vez que o cronograma esteja atualizado, invista tempo analisando a tendência de progresso e definindo ações de contorno para os possíveis desvios.
  3. Não esqueça de configurar o calendário do projeto, inserindo feriados, folgas e férias.
  4. Preste muita atenção na hora de estabelecer a sequência de atividades, pois dependências erradas podem gerar um grande “buraco” no projeto e até mesmo atrasar a entrega do resultado.
  5. Não tenha atividades maiores do que 40 horas. Tarefas entre 8 e 40 horas facilitam o gerenciamento e a tomada de decisão.
  6. Utilize um software para apontar horas e controlar o tempo gasto nas atividades do cronograma. Uma ótima opção é utilizar um software com a funcionalidade de Timesheet Online, como o Artia, por exemplo.

Anotou todas as dicas para aplicar nos seus projetos? Aproveite e assista também a um de nossos webinars gratuitos em que explicamos algumas técnicas para desenvolvimento de cronogramas de projeto!

Técnicas de desenvolvimento de cronogramas de projetos

Guia PMBOK® é marca registrada do PMI (Project Management Institute).

Gerenciamento de Cronograma: o que é, qual a importância, como fazer e dicas práticas!

Você sabia que uma das maiores causas de falhas em projetos é o atraso na entrega? Por isso, é preciso ter em mente que o gerenciamento de cronograma é parte essencial do planejamento, capaz de garantir que o seu projeto não entre para a lista de iniciativas críticas ou que falharam. Acompanhe o post para entender melhor como administrar os prazos do seu projeto.

Nesse post será abordado:


Então vamos começar pelo básico:

O que é Gerenciamento de Cronograma?

Gerenciamento de Cronograma é o conjunto de processos necessários para garantir que o projeto seja entregue no prazo. Afinal, o cronograma traz uma visão geral das atividades e das relações entre elas, além de mostrar os prazos das atividades e o prazo final do projeto.

De acordo com a 6ª edição do PMBOK®, guia de boas práticas em gestão de projetos, o gerenciamento de cronograma é formado por seis processos: planejar o gerenciamento do cronograma, definir as atividades, sequenciar as atividades, estimar as durações das atividades, desenvolver o cronograma e controlar o cronograma. Vamos explicar melhor esses processos mais para frente.

É importante lembrar que, em 2017, o PMBOK passou a chamar a área de conhecimento Gerenciamento de Tempo como Gerenciamento de Cronograma. Além disso, o processo Estimar os Recursos das Atividades, que até a 5ª edição estava na área de conhecimento Gerenciamento de Tempo, foi transferida para a área de conhecimento Gerenciamento dos Recursos.

Existem diversos fatores que tornam o gerenciamento de cronograma muito importante para o sucesso do projeto. Confira quais os principais:

Importância do Gerenciamento de Cronograma

Evita atrasos nas entregas

O gerenciamento de cronograma visa a construção do cronograma, uma importante ferramenta tanto para o gerente de projetos quanto para os demais stakeholders. Esse instrumento possibilita uma visão geral das atividades e das relações entre elas, além de mostrar quais recursos estão alocados e em quais atividades. Dessa forma, fica mais fácil identificar as atividades críticas e distribuir os recursos, evitando atrasos nas entregas do projeto.

A importância da Gestão de Stakeholders para o sucesso dos projetos

Evita custos além do esperado

Todo mundo sabe que tempo é dinheiro. Desvios no prazo do projeto sempre impactam no seu custo, atrasos normalmente deixam o projeto mais caro e antecipações geralmente requerem uso de recursos que não estavam previstos ou consomem recursos de outro projeto.  Em ambos os cenários, o impacto pode ser negativo para a organização, pois afeta seu fluxo de caixa ou gestão do orçamento.

Como o gerenciamento de cronograma evita os desvios os prazos do projeto, consequentemente ele evita também o aumento dos custos do projeto. É claro que o planejamento do cronograma também é pago pelo patrocinador, mas nada comparado aos custos de algum imprevisto ou falta de gestão.

Facilita a alocação de recursos

Faz parte do gerenciamento de cronograma a distribuição de pessoas, equipamentos e materiais entre as atividades do projeto. Durante a construção do cronograma, o gerente de projetos conseguirá perceber quais recursos estão superalocados (com trabalho além de sua capacidade) e quais devem ser remanejados para se ajustar às demandas, certificando-se que tudo está equilibrado.

Viu só? O gerenciamento de cronograma vai além de determinar prazos, passando também pela gestão das atividades e dos recursos. Mas como fazer isso de forma organizada e coesa? É o que vamos te explicar agora!

Como fazer Gerenciamento de Cronograma

Como comentado anteriormente, o Guia PMBOK define seis processos para o gerenciamento de cronograma. Descubra para que serve cada um dos processos, o que é entregue em cada um deles e quais as técnicas e ferramentas que podem ser utilizadas:

1. Planejar o gerenciamento do cronograma

Consiste em desenvolver políticas, procedimentos e diretrizes sobre como o cronograma do projeto deverá ser planejado, executado e controlado. Esse processo é consolidado no plano de gerenciamento do cronograma, um documento formal ou informal com instruções gerais ou detalhadas sobre o gerenciamento do tempo do projeto.

Entregas

 

Plano de gerenciamento do cronograma

Define a metodologia e a ferramenta que serão utilizadas para elaborar o cronograma, o nível de exatidão das estimativas de tempo, as unidades de medida, como deve ser feita a atualização do cronograma, quais os limites de controle, regras para medição de desempenho, formatos de relatórios etc.

Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada
  • Reuniões

2. Definir as atividades

Consiste em identificar e documentar as ações que serão feitas para produzir as entregas do projeto. É nesse momento que os pacotes de trabalho identificados durante a elaboração da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) serão decompostos em atividades. Essa divisão é necessária para estimar, programar, executar, monitorar e controlar os trabalhos do projeto.

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)

Entregas

 

Lista de atividades

Relação das atividades do cronograma e uma breve descrição delas, para que a equipe entenda minimamente o que precisa ser feito.

Atributos das atividades

Identificação dos componentes associados a cada atividade. Os atributos incluem nomes e códigos das atividades, atividades predecessoras e sucessoras, responsáveis, entre outros.

Lista de marcos

Relação de momentos significativos do projeto. Os marcos podem ser obrigatórios (exigidos no contrato) ou opcionais. Diferentemente das atividades, marcos não possuem duração.

Solicitações de mudança

Pedidos de alteração na linha de base do projeto, feitos com base na análise de variação do cronograma, nos relatórios de progressos e nos indicadores de desempenho.

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Atualizações na linha de base do cronograma e na linha de base dos custos.

Técnicas e ferramentas

  • Decomposição
  • Planejamento em ondas sucessivas
  • Opinião especializada
  • Reuniões

3. Sequenciar as atividades

Consiste em identificar e documentar os relacionamentos entre as atividades, definindo uma sequência lógica do trabalho. Dar visibilidade para as interações entre as atividades é muito importante porque existem atividades que dependem de outras para serem realizadas. Com essas relações bem explícitas fica mais fácil alocar os recursos de forma equilibrada.

Conforme a relação de dependência entre as atividades podemos estabelecer suas conexões, que são as atividades predecessoras e/ou sucessoras. Isso também vale para os marcos. O sequenciamento pode ser feito manualmente ou em um software de gestão de projetos, através da definição de datas de início e término.

Entregas

 

Diagramas de rede do cronograma do projeto

Representação gráfica das relações lógicas entre as atividades do cronograma do projeto. Pode vir acompanhada de detalhes do projeto e de uma descrição da abordagem de sequência utilizada.

Atualizações no documento do projeto

Atualização da lista de atividades, atributos das atividades, lista de marcos e registro de premissas e riscos.

Identificação de riscos em projetos

Técnicas e ferramentas

  • Método do diagrama de precedência
  • Determinação por dependência
  • Antecipações e esperas
  • Software de gerenciamento de projetos

4. Estimar as durações das atividades

Consiste em estimar quanto tempo levará para concluir cada uma das atividades, considerando os recursos disponíveis. Para isso é necessário contar com a ajuda de colaboradores especializados nas atividades. Por exemplo, se você precisa estimar quanto tempo demora para construir a fundação de uma casa de 150 m², nada melhor do que perguntar para o mestre de obras, não é mesmo?

Entregas

 

Estimativas de duração

Tempo necessário para a conclusão de uma atividade, uma fase ou um projeto.

Base das estimativas

Detalhamento do método utilizado para chegar ao cálculo das estimativas de duração.

Atualizações nos documentos do projeto

Atualização da lista de atividades e seus atributos, do registro de premissas e do registro das lições aprendidas.

Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada
  • Estimativa análoga
  • Estimativa paramétrica
  • Estimativa de três pontos
  • Estimativa “bottom-up”
  • Análise de alternativas
  • Análise de reservas
  • Tomada de decisão
  • Reuniões

5. Desenvolver o cronograma

Revisão criteriosa do que foi elaborado nos processos anteriores, como a sequência das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma. A partir desse material será criado o modelo do cronograma do projeto, que vai conter as datas planejadas (início e fim) para a conclusão das atividades do projeto.

Entregas

 

Linha de base do cronograma

Versão aprovada de um modelo de cronograma, que é usado como base para comparar com a realidade.

Cronograma do projeto

Modelo de cronograma que apresenta a conexão de atividades com datas, durações, marcos e recursos planejados.

Dados do cronograma

Informações usadas para descrever e controlar o cronograma, que incluem marcos, atividades, atributos das atividades, documentação de premissas e restrições etc.

Calendários do projeto

Dias úteis e turnos disponíveis para as atividades agendadas.

Solicitações de mudança

Pedidos de alteração na linha de base do projeto, feitos com base na análise de variação do cronograma, nos relatórios de progressos e nos indicadores de desempenho.

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Atualização da linha de base do cronograma e do plano de gerenciamento do cronograma.

Atualizações nos documentos do projeto

Atualização dos requisitos de recursos das atividades, atributos das atividades, calendários e registros dos riscos.

Técnicas e ferramentas

 

  • Análise de rede do cronograma
  • Método do caminho crítico
  • Método da corrente crítica
  • Nivelamento de recursos
  • Estabilização de recursos
  • Análise de cenário E-Se
  • Simulação
  • Antecipações e esperas
  • Compressão e paralelismo
  • Ferramenta de cronograma

6. Controlar o cronograma

Consiste em monitorar o andamento das atividades do projeto, atualizando o progresso e o gerenciamento das mudanças na linha de base do cronograma.

Entregas

 

Informações sobre o desempenho do trabalho

Documentação e comunicação dos indicadores (VPR e IDC) às partes interessadas.

Previsões de cronograma

Estimativas de condições e eventos futuros do projeto com base nas informações disponíveis no momento.

Solicitações de mudança

Pedidos de alteração na linha de base do projeto, feitos com base na análise de variação do cronograma, nos relatórios de progressos e nos indicadores de desempenho.

Como selecionar os melhores indicadores para o meu projeto?

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Atualização da linha de base do cronograma, no plano de gerenciamento de cronograma e na linha de base dos custos.

Atualizações nos documentos do projeto

Atualização dos dados do cronograma, do cronograma do projeto e do registro dos riscos.

Atualizações nos ativos de processos organizacionais

Atualização das causas das variações, da ação corretiva escolhida e suas ações e de outros tipos de lições aprendidas a partir do controle do cronograma do projeto.

Técnicas e ferramentas

  • Análise de valor agregado
  • Gráfico de evolução (burndown)
  • Análise de desempenho
  • Análise de tendências
  • Analise de variação
  • Análise de cenário E-Se
  • Método do caminho crítico
  • Software de gerenciamento de projetos
  • Nivelamento de recursos
  • Estabilização de recursos
  • Simulação
  • Antecipações e esperas
  • Compressão e paralelismo

Esses foram os seis processos de gerenciamento de cronograma, conforme descritos pelo PMBOK. Vale lembrar que o PMBOK é um guia de boas práticas e não uma metodologia. Portanto, os processos apresentados anteriormente podem sofrer variações conforme o tipo de projeto. Lembre-se disso, certo?

E para fechar com chave de ouro, confira nossa lista com 10 dicas valiosas para você garantir o melhor desempenho possível para o seu projeto no que se refere ao cronograma!

10 dicas para melhorar o Gerenciamento de Cronograma:

  1. Antes de estimar os prazos, entenda bem qual o escopo do projeto.
  2. Trabalhe com prazos realistas: elimine os prazos impossíveis!
  3. Discuta os prazos com a equipe do projeto e com os clientes.
  4. Fique atento a fatores externos ao projeto que podem influenciá-lo, como cultura da empresa, necessidades fisiológicas das pessoas, datas comemorativas, feriados, riscos, atividades que passam por um processo de criatividade e inspiração etc.
  5. Leve em consideração a disponibilidade real das pessoas.
  6. Lembre-se que o gerenciamento de tempo em projetos é um planejamento e, portanto, pode mudar conforme o andamento dos trabalhos.
  7. Baseie-se em projetos anteriores que sejam semelhantes.
  8. Alinhe o cronograma do projeto com a equipe continuamente.
  9. Estabeleça uma ordem lógica de realização das atividades e deixe claro as relações entre elas.
  10. Leve em consideração a flexibilidade do projeto em caso de mudanças.

E aí, conseguiu memorizar todas as dicas? Se você quer aprender um pouco mais das técnicas de gerenciamento de tempo que mencionamos anteriormente, assista ao nosso webinar gratuito sobre técnicas para desenvolvimento de cronograma. Bom vídeo!

Técnicas de desenvolvimento de cronogramas de projetos

Guia PMBOK® é marca registrada do PMI (Project Management Institute).

Gerenciamento de Custos em Projetos: o que é, qual a importância, como fazer e dicas práticas

Já chegou ao final de um projeto e as contas simplesmente não fecharam? Saiba que você certamente não é o único, afinal, o estouro do orçamento é apontado como uma das maiores causas de falhas em projetos. Nesse sentido, o gerenciamento de custos em projetos é uma prática essencial para garantir que os custos não ultrapassem o orçamento estipulado, mesmo em caso de imprevistos.

Neste post você vai aprender:


Vamos começar pelo básico:

O que é Gerenciamento de Custos em Projetos?

Gerenciamento de Custos em Projetos é um conjunto de processos que tem por objetivo garantir que o projeto seja entregue dentro do orçamento aprovado. Dessa forma, é possível conciliar os recursos financeiros que o projeto precisa para ser concluído e aqueles que o patrocinador realmente pode ou está disposto a pagar.

É importante ressaltar que os processos de gerenciamento de custos em projetos podem, inclusive, se sobrepor aos processos de gerenciamento de escopo, cronograma, qualidade, recursos, comunicação, riscos etc. Dessa forma, se o orçamento for a principal restrição sinalizada pelo patrocinador do projeto, os demais pontos devem se adequar ao orçamento disponibilizado.

Além dos custos com recursos humanos e materiais, o gerenciamento de custos também considera as consequências de investir mais ou menos nesses recursos. Por exemplo, se os custos com planejamento de produto forem reduzidos, isso pode acarretar em falhas operacionais do produto, que provavelmente só serão descobertas no meio do projeto.

Conforme a 6ª edição do Guia PMBOK®, os processos de gerenciamento de custos em projetos incluem:

  • Planejar o gerenciamento dos custos;
  • Estimar os custos;
  • Determinar o orçamento;
  • Controlar os custos.

Falaremos sobre cada um desses processos mais para frente. Agora vamos nos concentrar em compreender por que o gerenciamento de custos é tão importante. Afinal, se você não conseguir perceber o valor dessa prática, provavelmente também não compreenderá a necessidade dos processos citados anteriormente.

Você possui um gerenciamento de custos bem estruturado na sua empresa?

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Importância do Gerenciamento de Custos em Projetos

Você já parou para pensar que mesmo que um projeto consiga ser entregue dentro do escopo, qualidade e prazo solicitados, se ele ultrapassar o orçamento ainda assim será malvisto pela diretoria?

É isso mesmo, afinal, ninguém gosta de perder dinheiro ou gastá-lo no momento inadequado! Mas é aí que entra o tal do gerenciamento de custos em projetos. Quanto mais cedo os custos financeiros de cada recurso (humano ou material) forem calculados, melhor para o projeto.

O gerenciamento de custos traz uma forma estruturada para planejar, estimar, determinar e controlar os custos. Dessa forma, garante que nenhuma etapa seja esquecida e proporciona a elaboração de um orçamento mais próximo da realidade. Lembre-se que o orçamento é um instrumento que serve para ajudar e, portanto, não pode ser visto como mais um documento que o gerente de projetos é obrigado a entregar.

Outra vantagem de fazer gerenciamento de custos em projetos é ter a visão do custo de cada atividade do projeto aos cofres do patrocinador. Dessa forma, é possível comprovar os gastos e justificar o porquê foi investido dinheiro em determinados recursos. Além disso, esse controle permite que, ao final do projeto, o gerente de projetos faça um levantamento das lições aprendidas referente a gestão de custos, para que possa utilizar na elaboração dos documentos orçamentários nos próximos projetos, buscando ser mais assertivo.

Acho que já deu para entender, não é mesmo? Mas como fazer gerenciamento de custos em projetos? Continue acompanhando e descubra!

gerenciamento de custos em projetos

Como fazer Gerenciamento de Custos em Projetos

Como comentamos anteriormente, em sua 6ª edição o Guia PMBOK elenca 4 processos de gerenciamento de custos em projetos. São eles:

1. Planejar o gerenciamento dos custos

Consiste em determinar como o gerenciamento de custos será feito. Isso inclui a escolha da metodologia e a elaboração de diretrizes sobre a mensuração dos custos do projeto. Essas diretrizes servem para padronizar unidades de medida, níveis de precisão e exatidão, regras para medição de desempenho etc.

1.1 Entregas do processo

1.1.1 Plano de gerenciamento de custos

Componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve os processos de gerenciamento de custos e as ferramentas e técnicas desses processos.

1.2 Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada;
  • Análise de dados;
  • Reuniões.

2. Estimar os custos

Consiste em prever os custos aproximados para a execução de um projeto, baseando-se nas informações disponíveis no momento. Isso inclui a análise de alternativas (comprar vs. fazer, alugar vs. comprar etc.) e o compartilhamento de recursos para otimizar custos (por exemplo, dividir um equipamento que também está sendo usado em outro projeto). O processo de estimar custos pode ser realizado várias vezes durante o projeto, conforme necessário.

2.1 Entregas do processo

2.1.1 Estimativa de custos

Previsão dos custos necessários para a execução de um projeto. Inclui também a previsão das reservas necessárias em caso de imprevistos: reservas de contingência para riscos identificados e reservas gerenciais para trabalho não planejado.

2.1.2 Bases das estimativas

Detalhes adicionais sobre as estimativas de custos, que podem incluir: premissas, restrições, riscos etc.

2.1.3 Atualizações nos documentos do projeto

Atualizações do registro de premissas, do registro das lições aprendidas e do registro dos riscos.

2.2 Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada;
  • Estimativa análoga;
  • Estimativa paramétrica;
  • Estimativa “bottom-up”;
  • Estimativa de três pontos;
  • Análise de alternativas;
  • Análise de reservas;
  • Custo da qualidade;
  • Softwares de gerenciamento de projetos;
  • Votação.

3. Determinar o orçamento

Consiste em estabelecer a linha de base dos custos, isto é, a representação de um orçamento aprovado. A determinação do orçamento pode ser feita com base nas atividades individuais (definidas no cronograma) ou nos pacotes de trabalho (definidas na EAP). Sem uma linha de base dos custos não é possível monitorar e controlar os custos do projeto. Vale lembrar que mudanças na linha de base dos custos só podem ser feitas por meio de pedidos formais, através de uma solicitação de mudança.

Os processos de estimar os custos e determinar o orçamento normalmente são feitos juntos, especialmente em projetos menores. Contudo, as ferramentas utilizadas em cada um deles são diferentes, como você verá logo mais.

3.1 Entregas do processo

3.1.1 Linha de base dos custos

Versão aprovada do orçamento, sem incluir as reservas gerenciais, isto é, as verbas retidas para cobrir riscos que não foram mapeados.

3.1.2 Requisitos de recursos financeiros do projeto

Soma entre os gastos projetados na linha de base de custos e as reservas gerenciais, com indicação da fonte de cada recurso.

3.1.3 Atualizações nos documentos do projeto

Atualizações nas estimativas de custos, no cronograma do projeto e no registro de riscos.

3.2 Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada;
  • Agregação de custos;
  • Análise de reservas;
  • Revisão de informações históricas;
  • Reconciliação dos limites dos recursos financeiros;
  • Financiamento.

4. Controlar os custos

Consiste em monitorar o andamento do projeto, comparando os custos previstos no orçamento com os custos reais do projeto, ao longo do tempo. Caso esses dois números não estejam batendo, o gerente de projetos deve tomar ações para evitar que o orçamento seja extrapolado.

O processo de controlar os custos também inclui a atualização do orçamento e a gestão das mudanças. Toda mudança no projeto, autorizada ou não, deve ser comunicada aos stakeholders (partes interessadas). Assim é garantido o alinhamento entre as expectativas do que será entregue e o que está realmente planejado, bem como os impactos das solicitações de mudança aprovadas ou reprovadas.

A importância da Gestão de Stakeholders para o sucesso dos projetos

4.1 Entregas do processo

4.1.1 Informações sobre o desempenho do trabalho

Documentação de como o trabalho está sendo realizado em comparação ao que foi planejado na linha de base dos custos.

4.1.2 Previsões de custos

Cálculo do ENT (Estimativa no Término) e comunicação desse indicador aos stakeholders.

4.1.3 Solicitações de mudança

Pedidos formais para realização de alterações no projeto.

4.1.4 Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Atualizações no plano de gerenciamento de custos, na linha de base dos custos e na linha de base da medição do desempenho.

4.1.5 Atualizações de documentos do projeto

Atualizações no registro de premissas, na base das estimativas, nas estimativas de custos, no registro de lições aprendidas e no registro dos riscos.

4.2 Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada;
  • Análise de valor agregado;
  • Análise de variação;
  • Análise de tendências;
  • Análise de reservas;
  • Índice de desempenho para término (IDPT);
  • Software de gerenciamento de projetos.


Já deu para ter uma noção de como fazer gerenciamento de custos em projetos, não é mesmo? Confira agora algumas dicas práticas para garantir que o seu projeto realmente vai respeitar os custos acordados com o patrocinador:

Dicas para manter o projeto dentro do orçamento

1. Faça revisões periódicas no orçamento

O orçamento é um documento dinâmico e, portanto, deve ser atualizado de acordo com as informações disponíveis sobre o projeto. Essa prática de revisitar o orçamento constantemente assegura que ele seja o mais realista possível e, dessa forma, consiga cumprir sua função de antecipar os custos do projeto com fidelidade.

2. Fique de olho no escopo do projeto

Um escopo desconhecido, mal definido ou excessivamente otimista também pode deixar o projeto mais caro. Se o gerente de projetos não sabe exatamente qual o trabalho necessário para executar o projeto fica difícil fazer estimativas assertivas, concorda? Portanto, vale a pena investir tempo e dinheiro planejando um bom processo de gerenciamento de escopo.

Outro ponto importante é ficar de olho nas mudanças do projeto, assegurando que só sejam feitas as mudanças que foram autorizadas, além de ter o cuidado de garantir que a solicitação de mudança seja realmente necessária naquele momento do projeto.

Você precisa se perguntar: o que vai acontecer se eu entregar o projeto sem essa mudança que foi identificada nesse momento? Lembre-se que solicitações de mudança geram retrabalhos que, por sua vez, geram custos irrecuperáveis. Então, uma solicitação de mudança só deverá ser aprovada se o resultado que será obtido com ela é maior que o seu custo.

Escopo de projeto - Qual o nível e detalhe ideal?

3. Comunique os custos para a equipe do projeto

Muitas vezes informações a respeito dos custos do projeto não chegam até à equipe do projeto, seja por falta de tempo ou por descuido. Contudo, é fundamental que o gerente de projetos comunique essas informações para a sua equipe, afinal, transparência gera conscientização. Uma vez que o time sabe como está o andamento dos custos do projeto, maiores são as chances de ele se comprometer em manter o orçamento.

Se mesmo com essas dicas você sentir que o seu projeto não está andando conforme o esperado, talvez seja hora de chamar reforços. Assista ao nosso webinar gratuito e saiba como explicar para o seu diretor que um projeto crítico precisa de ajuda especializada! Aproveite também para dar uma olhada nos nossos serviços de consultoria em gestão de projetos.

Como explicar para o seu diretor que o projeto precisa de ajuda profissional

Guia PMBOK® é marca registrada do PMI (Project Management Institute).

Exemplo de Escopo de Projeto: passo a passo para montar o seu ainda hoje sem erros!

A maior parte do sucesso de um projeto está relacionada a um bom planejamento, mas “acertar a mão” na hora de elaborar o escopo ainda é um desafio para muitos gerentes de projetos. Que tal aprender como montar um escopo de projeto na prática, desvendar os mistérios por trás da elaboração da declaração de escopo e ainda ter acesso a um exemplo de escopo de projeto?

Esse post vai abordar:


Vamos começar!

O que é Escopo de Projeto?

Escopo de Projeto é todo o trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado. Ele contém informações essenciais sobre o projeto, como descrição, limites, objetivos, entregas, responsáveis, custos, prazos, atividades, restrições, premissas etc. Sua principal finalidade é dar foco na condução do projeto, facilitando o gerenciamento.

Diferença entre Escopo de Projeto e Escopo do Produto

O escopo do projeto é diferente do escopo de produto. Este último contém as características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. Essas características e funções nada mais são do que os requisitos que atendem às necessidades das partes interessadas (stakeholders do projeto).

De forma simplificada, podemos dizer que o escopo do projeto traduz COMO o trabalho deve ser feito e o escopo do produto traduz O QUE deve ser feito. Às vezes os gerentes de projeto utilizam o termo escopo de projeto para se referir ao escopo do produto também.

O escopo de projeto é tão importante para a gestão de projetos que possui uma área de conhecimento só para ele no Guia PMBOK® (uma das referências mais importantes em projetos): o gerenciamento de escopo.

Gerenciamento de Escopo

Gerenciamento de escopo é o conjunto de processos essenciais para garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso. Esses processos são:

  1. Planejar o gerenciamento do escopo;
  2. Coletar os requisitos;
  3. Definir o escopo;
  4. Criar a EAP;
  5. Validar o escopo;
  6. Controlar o escopo.

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)
Aqui nesse post vamos falar especificamente do processo de definição de escopo, que sucede o planejamento de gerenciamento de escopo e a coleta de requisitos. Para saber mais sobre os outros processos leia nosso post sobre gerenciamento de escopo.

Antes de ir para o exemplo de escopo de projeto, vamos entender melhor como o processo de definição de escopo funciona e se relaciona com os demais processos?

Processo de Definição de Escopo

Definir o escopo é o processo de desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto, segundo conceito do PMBOK.

Nova edição do PMI PMBOK

Mas, antes de definir o escopo, é preciso fazer um levantamento das necessidades do cliente e transformá-las em requisitos, que são as capacidades mensuráveis que um projeto deve ter para cumprir o seu objetivo. Isso é feito no processo “coletar requisitos”, que vai gerar a documentação dos requisitos.

Nem sempre é possível atender a todos os requisitos documentados. Por isso, no processo “definir o escopo” selecionamos os requisitos finais do projeto, isto é, aqueles que geram impactos maiores na entrega de valor ao cliente.

Entradas do Processo de Definição de Escopo

Plano de Gerenciamento de Escopo

Descreve como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado.

Termo de Abertura do Projeto

Fornece uma descrição de alto nível do produto, serviço ou resultado do projeto a fim de possibilitar o desenvolvimento dos requisitos detalhados. Isso pode ser feito de maneira formal ou informal.

Documentação dos Requisitos

Descreve como os requisitos individuais atendem às necessidades do negócio que o projeto busca suprir.

Ativos de Processos Organizacionais

Planos, processos, políticas, procedimentos e bases de conhecimento específicas da organização e por ela usados.

Saídas do Processo de Definição de Escopo

Especificação/Declaração do escopo do projeto

Descreve as principais entregas, premissas e restrições do projeto, além de documentar o escopo do projeto e do produto.

Atualizações nos documentos do projeto

Revisa e atualiza o registro das partes interessadas, a documentação dos requisitos, a matriz de rastreabilidade de requisitos, entre outros documentos.

Chegou a hora de colocar a mão na massa e construir o seu próprio escopo de projeto! Para isso vamos contar com o auxílio de um exemplo de escopo de projeto, que será apresentado mais adiante.

Exemplo de escopo de projeto

Como montar um Escopo de Projeto

Como vimos anteriormente, a principal saída do processo de definição de escopo é a Declaração do Escopo do Projeto, também referenciada como Especificação do Escopo do Projeto na 6ª edição do Guia PMBOK.

É importante lembrar que na 3ª edição do PMBOK a Declaração de Escopo do Projeto era um detalhamento maior da Declaração Preliminar do Escopo do Projeto (elaborada no processo de integração do projeto).

Contudo, essa declaração preliminar foi eliminada na 4ª edição, pois entendeu-se que o Termo de Abertura do Projeto já contemplava vários dos objetivos preliminares do projeto, que seriam desenvolvidos posteriormente na Declaração do Escopo do Projeto.

O Termo de Abertura do Projeto normalmente contém:

  • Justificativa do Projeto: conjunto de argumentos que comprovam a necessidade do projeto.
  • Finalidade do Projeto: propósito(s) que se espera que o projeto atinja.
  • Objetivo(s) do Projeto: metas claras e mensuráveis e critérios de sucesso relacionados ao projeto.
  • Descrição do Produto: elaboração progressiva das características do produto, serviço ou resultado.
  • Stakeholders do Projeto: lista das partes interessadas no projeto.
  • Entregas do Projeto: conjunto dos produtos, capacidades e/ou resultados necessários para realizar um serviço único e verificável e, assim, concluir um processo, uma fase ou um projeto.
  • Estimativas de Tempo e Custo: indicação dos custos esperados com o projeto e o prazo estimado para conclusão.
  • Exclusões do Projeto: declaração explícita de tudo o que está fora do escopo do projeto.
  • Critérios de Aceitação: conjunto de condições às quais as entregas do projeto precisam ser submetidas para serem aceitas.
  • Premissas: pressupostos a respeito do projeto. As estimativas do projeto só são válidas enquanto as premissas se confirmarem verdadeiras.
  • Restrições: fatores que limitam a execução do projeto como, por exemplo, limitações de prazo e custo.
  • Riscos: mapeamento de possíveis problemas que podem ser encontrados ao longo do andamento do projeto.

Já a Especificação/Declaração do Escopo do Projeto normalmente contém:

  • Descrição do Escopo do Projeto: detalhamento mais aprofundado do trabalho do projeto.
  • Entregas do Projeto: descrição minuciosa dos produtos, capacidades e/ou resultados para realizar um serviço único e verificável e, assim, concluir um processo, uma fase ou um projeto.
  • Critérios de Aceitação: maior especificação dos parâmetros que serão levados em consideração na hora de aceitar cada entrega.
  • Exclusões do Projeto: revisão dos limites do projeto.


Vamos te dar um exemplo de escopo de projeto para facilitar a materialização tanto do Termo de Abertura do Projeto quanto da Declaração do Escopo do Projeto:

Exemplo de Escopo de Projeto

Para que você consiga montar o seu escopo de projeto sem erros, vamos mostrar um exemplo de escopo de projeto para implantação de uma universidade corporativa (UC) em uma empresa!

1. Justificativa do Projeto

Possuímos hoje na empresa um alto índice de turnover. A constante rotatividade de colaboradores tem gerado muitos prejuízos para a organização, que precisa lidar não somente com os custos de demissão, mas também com a perda de capital intelectual.

Acreditamos que a implantação de uma universidade corporativa (instituição de ensino situada dentro de uma organização) é a melhor solução neste caso, pois atua tanto na capacitação e treinamento dos colaboradores, ajudando-os a executar suas tarefas e motivando-os, quanto na gestão do conhecimento, descentralizando o conhecimento dentro da empresa.

2. Finalidade do Projeto

Implantar uma Universidade Corporativa para reduzir o índice de turnover na organização.

3. Objetivo(s) do Projeto

  • Identificar as competências que a organização possui e as que precisam ser desenvolvidas;
  • Disponibilizar aprendizagens para treinar e desenvolver as competências faltantes;
  • Criar documentação com os princípios da Universidade Corporativa e suas formas de controle.

4. Descrição do Produto

A universidade corporativa será online e, portanto, disponibilizada em uma plataforma EAD. Cada colaborador terá sua própria trilha de aprendizagem com os conteúdos focados para promover as competências necessárias ao seu cargo ou papel.

A princípio, cada colaborador terá acesso a dois conteúdos: um com uma visão geral da organização (institucional, missão, visão e valores, principais políticas da empresa etc.) e outro com um curso específico da sua área.

A ideia é que sejam disponibilizadas mais aprendizagens após a conclusão deste projeto. Elas deverão atender ao que foi proposto em cada um dos mapas de competências individuais. Todas as aprendizagens serão produzidas internamente.

5. Stakeholders do Projeto

  • Cliente do projeto – Márcia Souza
  • Patrocinador – Mário Silveira
  • Gerente de projeto – Fabiana Oliveira
  • Equipe do projeto – Adelaide Schmidt, Carlos Maia, Patrícia Costa, Elizabeth Grosposvk, Fabrício Cruz, Gabriela Amanda Oliveira, Lucas Vicentino

6. Entregas do Projeto

  • Mapas de Competências (Organizacionais e Individuais)
  • Curso Geral – Visão Comum da Organização
  • Cursos Específicos por departamento

7. Estimativas de Tempo e Custo

Custos esperados: 10 mil reais
Prazo estimado: 3 meses

8. Exclusões do Projeto

Não faz parte do projeto:

  • Produção de cursos além dos especificados no item 4.

9. Critérios de Aceitação

  • As aprendizagens deverão seguir as especificações descritas na Política de Educação Corporativa;
  • Os mapas de competências deverão seguir o modelo repassado pela área de Recursos Humanos;
  • A plataforma EAD deverá possibilitar a criação de avaliações de compreensão.

10. Premissas

  • Adesão dos colaboradores à Universidade Corporativa;
  • Excelência no serviço do fornecedor da Plataforma EAD.

11. Restrições

  • Orçamento limitado;
  • Disponibilidade de recursos humanos.

12. Riscos

  • Falta de colaboradores para trabalhar na produção dos cursos;
  • Disponibilização parcial das aprendizagens;
  • Incompatibilidade da Plataforma EAD.

Declaração do Escopo do Projeto:

1. Descrição do Escopo do Projeto

O projeto de Universidade Corporativa será realizado de março a junho de 2019, com a alocação de um gerente de RH, um psicólogo, um gerente de projeto, três produtores de conteúdo e um programador sênior. Será necessário:

  • Fazer o mapeamento das competências organizacionais e individuais;
  • Implantar um Programa de Treinamento e Desenvolvimento;
  • Apresentar a Universidade Corporativa aos colaboradores.

2. Entregas do Projeto

2.1 Mapeamento de Competências

Para implantar a Universidade Corporativa será necessário fazer o mapa de competências organizacionais (por cargo ou papel) e individuais (por colaborador). Esses mapas tem o objetivo de identificar os conhecimentos, habilidades e atitudes essenciais para a organização, aqueles que ela já possui e aqueles que ela ainda precisa desenvolver. Os mapas deverão ser elaborados pelo gerente de RH em parceria com o psicólogo e os gestores das áreas.

2.2 Plataforma EAD

Como a Universidade Corporativa será online ela exigirá a contratação de um fornecedor de Plataforma EAD. Essa plataforma deverá suportar diversos tipos de conteúdo (texto, vídeo, áudio, imagens, documentos etc.), possibilitar a gestão de diversos perfis profissionais por competência e a criação de diversas trilhas de aprendizagem, ter um painel de indicadores e possibilitar a criação de avaliações de compreensão.

2.3 Curso Geral – Visão Comum da Organização

Curso que tem como objetivo proporcionar conhecimentos básicos sobre a organização, dando um panorama geral do que é a empresa, o que ela faz, sua história, quais suas principais políticas internas, seus valores e normas de conduta. Todos esses temas deverão ser contemplados no material do curso, que inclui: um vídeo com um representante da empresa explicando o conteúdo e uma apresentação de slides com os principais pontos sobre o que foi dito.

2.4 Cursos Específicos por Setor

São cursos que contemplam as competências específicas de cada departamento ou papel, conforme a lista:

  • Líderes: curso avançado de gestão de pessoas em formato de vídeo.
  • Vendas: curso de técnicas de aproximação em formato de vídeo.
  • Pesquisa e Desenvolvimento: curso de desenvolvimento de produto em formato de apostila comentada.
  • Marketing: curso de otimização de textos para blog em formato de e-book.
  • Recursos Humanos: curso de gamificação em formato de vídeo.
  • Financeiro: curso de planejamento financeiro em formato de vídeo.
2.5 Apresentação

Consiste na apresentação da Universidade Corporativa aos colaboradores, explicando conceitos fundamentais, sua importância e forma de utilização. Será feito através de reunião com todos os colaboradores, conduzida pelo gerente de RH, que poderá contar com o apoio de uma apresentação de slides.

2.6 Documentação

É o conjunto de informações sobre a Universidade Corporativa implantada na empresa: conceito, práticas de treinamento e desenvolvimento que podem ser adotadas, indicadores de performance, procedimentos quando um novo colaborador precisa acessar a UC, recomendações para melhor aproveitamento da UC etc.

3. Critérios de Aceitação

  • Padronização dos mapas de competências;
  • Compatibilidade da plataforma EAD aos requisitos especificados;
  • Adequação do conteúdo das aprendizagens aos temas propostos;
  • Formatação do documento da UC conforme modelo proposto pela organização.

4. Exclusões do Projeto

Não faz parte do projeto:

  • Produção de cursos além dos especificados no item 4 do Termo de Abertura do Projeto;
  • Desenvolvimento de uma plataforma EAD.

Além desses itens, não se esqueça de incluir na declaração de escopo o título do projeto e um espaço com o nome do aprovador e a data de aprovação. Caso seja mais de um aprovador, certifique-se de inserir mais campos de nome e data.

Viu só como montar o escopo de um projeto não é tão assustador quanto parece? Para facilitar ainda mais você pode utilizar um software de gestão de projetos, como o Artia, para disponibilizar informações sobre o escopo do projeto de forma online, facilitando a comunicação entre todos os membros da equipe.

Abaixo você pode conferir como fazer isso passo a passo:

1. Acesse www.artia.com e clique no botão de login.

Montando escopo no Artia passo 1

2. Digite seu e-mail e senha e clique em “Entrar” para fazer login ou então cadastre uma conta.

Montando escopo no Artia passo 2

3. Após fazer login ou se cadastrar no software clique em “Projetos” e depois em “Lista de Projetos”.

Montando escopo no Artia passo 3

4. Clique em “Novo Projeto”.

Montando escopo no Artia passo 4

5. Preencha os campos conforme o que for pedido e clique em “Salvar”. Nós usamos o exemplo de escopo de projeto citado anteriormente para preencher os campos.

Montando escopo no Artia passo 5

6. Agora sim, sua declaração de escopo do projeto está pronta!

[clique para ampliar]Montando escopo no Artia passo 6

Esperamos que o nosso exemplo de escopo de projeto tenha lhe ajudado a entender melhor como elaborar a definição de escopo do seu projeto! Aproveite e assista também ao nosso webinar gratuito sobre como identificar o nível de detalhe ideal de um escopo de projeto. Bom webinar!

Escopo de projeto - Qual o nível e detalhe ideal?

Guia PMBOK® é marca registrada do PMI (Project Management Institute).

Gerenciamento de Escopo do Projeto: o que é, importância e como fazer

Você sabia que erros no escopo podem levar um projeto inteiro por água abaixo? É isso mesmo: a falta de um bom Gerenciamento de Escopo é uma das principais causas de falhas em projetos. Mas como garantir que o planejamento seja bem feito e contribua positivamente no resultado? Neste post vamos te explicar tudo o que você precisa saber para construir um bom escopo de projeto e gerenciar todas as atividades envolvidas.

Fique com a gente para aprender:


Vamos começar alinhando o conceito de escopo do projeto.

O que é Escopo do Projeto

Escopo do Projeto é o detalhamento de todo o trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado. Este documento contém informações importantes, como: descrição e limites do projeto, objetivos, custos, prazos, responsabilidades, entregas, tarefas, restrições, premissas, além de critérios de validação. De forma geral, ele traz um foco para o projeto.

Para entender mais sobre esse conceito acesse nosso post sobre escopo do projeto e escopo do produto.

Agora, vamos ao que realmente interessa:

O que é Gerenciamento de Escopo

Gerenciamento de Escopo é o conjunto dos processos essenciais para garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para ter sucesso. Os processos que fazem parte desse conjunto são: 1) planejar o gerenciamento de escopo; 2) coletar os requisitos; 3) definir o escopo; 4) criar a EAP; 5) validar o escopo; e 6) controlar o escopo.

O gerenciamento de escopo procura responder às seguintes perguntas:

  • Por que o projeto é importante?
  • Quais problemas o projeto irá resolver?
  • Quais os benefícios que o projeto trará?
  • Quais são as metas SMART do projeto?
  • Qual o resultado esperado do projeto?
  • Qual o trabalho necessário para entregar o projeto?
  • Quais os critérios de validação das entregas?
  • Quais as regras para gerenciar o escopo do projeto?

Pode parecer algo muito simples, mas ter essas respostas bem definidas cumpre um papel importantíssimo na condução do projeto. Quer saber por quê? Continue lendo para descobrir!

Qual a importância do Gerenciamento de Escopo

Existe uma série de motivos que justificam a importância do gerenciamento de escopo. Fizemos uma lista com aqueles que achamos mais relevantes. Confira:

1. O Gerenciamento de Escopo proporciona uma visão comum do projeto

Muitos processos do gerenciamento de escopo geram documentos padronizados com os principais aspectos do projeto. Isso facilita o entendimento da equipe sobre o caminho que deve ser seguido para atingir o sucesso. Sem essa visão comum, o percurso fica muito mais difícil e trabalhoso, pois muitas pessoas podem desviar sem querer do trajeto, simplesmente por não terem a mesma informação que as demais.

2. O Gerenciamento de Escopo traz segurança para os stakeholders do projeto

Com o gerenciamento de escopo os stakeholders envolvidos no projeto – cliente do projeto, patrocinador, gerente de projeto, equipe do projeto etc – possuem uma garantia daquilo que será efetivamente entregue. O patrocinador do projeto, em especial, sabe pelo que está pagando e consegue cobrar com mais firmeza esse resultado. O gerente de projeto, por sua vez, sabe que não poderá ser cobrado por requisitos que não estavam no escopo de projeto (que inclui o escopo do produto).

3. O Gerenciamento de Escopo assegura que o dinheiro da organização está sendo investido em projetos relevantes

Lembra que a gente te falou no começo desse post as perguntas que o gerenciamento de escopo busca responder? Pois então. Ao incentivar a reflexão sobre questões fundamentais do projeto, o gerenciamento de escopo garante que apenas os projetos realmente relevantes saiam do papel. Afinal, se o projeto não tiver uma boa justificativa e objetivos claros ele provavelmente não tem importância ou é inviável.

Mas, não basta apenas saber da importância do gerenciamento de escopo, é preciso colocá-lo em prática! Confira, de forma simples e resumida, o que deve ser feito em cada um dos processos de gerenciamento de escopo:

gerenciamento de escopo

Como fazer Gerenciamento de Escopo

Como dito anteriormente, o gerenciamento de escopo se divide em 6 processos e cada um deles possui suas particularidades. Vamos conhece-los melhor?

Processos do Gerenciamento de Escopo

1. Planejar o Gerenciamento de Escopo

Consiste em criar um plano de gerenciamento do escopo, que determinará como o escopo será definido, validado e controlado. Esse plano é criado a partir do termo de abertura do projeto, dos ativos de processos organizacionais e de outros fatores ambientais da empresa. Normalmente nesse processo são utilizadas as técnicas de opinião especializada e reuniões.

2. Coletar os Requisitos

Consiste em elencar as características e funções que o produto deve ter para atender às necessidades dos clientes. A tarefa de converter necessidades em requisitos nem sempre é fácil. Entender o que, de fato, o cliente precisa para resolver seu problema exige um certo grau de experiência e olhos clínicos. Nem sempre o que o cliente quer é aquilo que ele precisa!

Os requisitos podem ser divididos em:

  • Requisitos funcionais: estão diretamente ligados ao produto. Exemplo: design.
  • Requisitos não funcionais: estão ligados a condições ambientais indiretamente descritas. Exemplo: usabilidade.

Normalmente nesse processo são utilizadas as técnicas de entrevistas, grupos de discussão, oficinas facilitadas etc.

3. Definir o Escopo

Consiste em efetivamente montar o escopo do projeto, descrevendo de forma geral todo o trabalho que precisa ser feito, o que precisa ser entregue e quais os limites do projeto. Dependendo do tipo de ciclo de vida de projeto adotado, o processo de definição de escopo pode ser bastante iterativo. Isso significa que o trabalho é detalhado à medida que as entregas avançam.

Normalmente para definição de escopo são utilizadas as técnicas de opinião especializada, análise de produto, geração de alternativas e oficinas facilitadas.

4. Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é a decomposição do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. O nível mais baixo que o trabalho pode ser decomposto é chamado de pacote de trabalho. Existem três estratégias para decompor a EAP: por fases, por entregas e por subprojetos. Existe, ainda, uma quarta estratégia híbrida, que mescla um pouco das três estratégias anteriores.

Normalmente o processo de criar a EAP se utiliza de técnicas como decomposição e opinião especializada.

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)

5. Validar o Escopo

Consiste em formalizar a aceitação das entregas concluídas do projeto. Caso alguma entrega não seja aceita, é nesse processo que é feita a solicitação de mudança com os reparos necessários. Esse processo normalmente utiliza técnicas como inspeção e tomada de decisão em grupo.

6. Controlar o Escopo

Consiste em monitorar o progresso do escopo e gerenciar as mudanças na linha de base. O controle de escopo gera informações sobre o desempenho do trabalho, solicitações de mudanças e atualizações nos documentos do projeto. Normalmente este processo utiliza a técnica de análise de variação para ser realizado.

Conseguiu ter um entendimento geral dos processos do gerenciamento de escopo? Então vamos conhecer algumas das técnicas que podem ser aplicadas nesses processos.

gerenciamento de escopo

Técnicas para Gerenciamento de Escopo

As técnicas e ferramentas utilizadas no gerenciamento de escopo variam de projeto para projeto. Mas, de forma geral, podemos elencar algumas que são mais frequentemente utilizadas nas empresas. São elas:

1. Opinião Especializada

É quando consultamos um profissional muito experiente e que possui notório saber sobre determinado aspecto técnico do projeto. Isso inclui pessoas da própria organização ou uma consultoria, por exemplo. Ter uma opinião de fora é muito interessante porque nos tira da zona de conforto e proporciona novas perspectivas sobre o projeto.

2. Reuniões

Encontros em que dois ou mais membros discutem sobre questões do projeto. As reuniões podem ocorrer para troca de informações, geração de ideias (brainstorming) ou tomada de decisões. Normalmente participam dessas reuniões os stakeholders como gerente de projeto, equipe de projeto e cliente do projeto. É uma das técnicas mais tradicionais.

3. Entrevistas

É quando um entrevistador aplica um roteiro de perguntas a um entrevistado. Trata-se de uma maneira formal de extrair respostas de alguém. As entrevistas também podem envolver mais de um entrevistado e mais de um entrevistador. Elas são bastante indicadas para obter informações confidenciais sobre a gestão do projeto.

4. Grupos de Discussão

Consiste em reunir os stakeholders para que eles debatam sobre determinado aspecto do projeto. Normalmente a discussão possui a intervenção de um mediador, que conduz a conversa. Esse mediador deve ser experiente e os stakeholders qualificados. Grupos de discussão são um pouco menos informais que reuniões e entrevistas.

a importância da gestão de stakeholders para o sucesso dos projetos

5. Oficinas Facilitadas

São sessões de trabalho envolvendo os principais participantes do projeto. Normalmente as oficinas são utilizadas para levantar requisitos do projeto, mas podem ser aplicadas também em outras etapas, como a própria definição do escopo. Geralmente projetos que adotam as práticas do Design Thinking realizam muitas dessas oficinas, pois elas aproximam as pessoas e melhoram a comunicação.

Design Thinking para Gestão de Projetos

6. Análise de Produto

A análise de produto é um conjunto de técnicas para examinar um produto e encontrar respostas sobre ele. Esse conjunto inclui as seguintes técnicas: decomposição do produto, análise de sistemas, análise de requisitos, engenharia de sistemas, engenharia de valor e análise de valor.

7. Geração de Alternativas

É uma técnica utilizada para desenvolver muitas opções e abordagens sobre o trabalho do projeto. Para isso podem ser utilizadas ferramentas como o brainstorming e a análise de alternativas.

8. Decomposição

Consiste em “quebrar” ou “subdividir” uma parte maior em partes menores. Essa técnica é frequentemente utilizada na criação da estrutura analítica do projeto (EAP).

9. Inspeção

Consiste em examinar, medir e validar o trabalho e as entregas do projeto para assegurar que eles atendem aos requisitos e aos critérios de aceitação do produto. Essa técnica é muito utilizada durante a validação e controle de escopo.

10. Tomada de Decisão em Grupo

Técnicas para avaliar múltiplas alternativas que serão usadas para gerar, classificar, e priorizar os requisitos do produto. Chegar a uma decisão em grupo pode envolver diversos métodos: unanimidade (todos concordam), maioria (mais da metade das pessoas concordam), pluralidade (o maior bloco do grupo decide) e ditadura (uma única pessoa decide).

11. Análise de Variação

Técnica utilizada para diferenciar o grau de variação entre a linha de base do projeto e o desempenho real do projeto. Mais do que isso, a análise de variação busca identificar a causa e os impactos das variações.

Esperamos que você tenha conseguido entender como fazer gerenciamento de escopo. Para que você continue se aprofundando no tema, separamos um webinar sobre escopo do projeto, ministrado por uma de nossas especialistas. Não deixe de conferir!

Escopo de projeto - Qual o nível e detalhe ideal?

Definição de Escopo de Projeto: entenda o que é escopo e como montar o seu em apenas 4 etapas

Fazer uma boa Definição de Escopo é uma parte crucial do planejamento de um projeto, pois evita mudanças constantes no trabalho. Contudo, esse é um tema que ainda levanta muitas dúvidas, inclusive entre as pessoas que vivenciam projetos na prática. Quer entender melhor como esse processo funciona? Acompanhe nosso post para aprender:


Vamos começar?

O que é Escopo do Projeto?

O Escopo do Projeto é todo o trabalho necessário para obter um produto, serviço ou resultado. Ele reúne informações relevantes sobre o projeto, como: objetivos específicos, entregas, tarefas, responsabilidades, prazos e custos. Além disso, estabelece os limites do projeto e os critérios de validação e aceitação das entregas.

De acordo com o Guia PMBOK®, referência mundial em gestão de projetos, o escopo do projeto deve conter o trabalho necessário – e apenas o necessário – para que o projeto possa ser entregue com sucesso. Entregar mais do que o cliente pediu recebe o nome de gold plating, prática arriscada e que pode gerar grandes riscos ao projeto!

Você pode, inclusive, fazer com que o cliente fique insatisfeito, pois aquilo que você considerou ser melhor para ele pode, na verdade, não dar conta de atender às suas expectativas ou não servir para o uso que ele pretendia. O melhor mesmo é prestar bastante atenção naquilo que foi pedido no escopo do produto, que funciona como um compilado das expectativas do cliente para determinado projeto.

Vamos entender melhor esse conceito?

O que é Escopo do Produto?

O Escopo do Produto é o conjunto de características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. Portanto, abrange todas os requisitos que os stakeholders (partes interessadas) desejam que o produto tenha. Então, enquanto o escopo do projeto diz “COMO” o trabalho deve ser feito, o escopo do produto diz “O QUE” deve ser feito.

Um bom escopo de produto é fundamental para o sucesso do projeto porque é ele que vai direcionar toda a estruturação do trabalho. Basta um requisito errado ou mal formulado para que o orçamento ou tempo de execução do projeto seja comprometido.

Mas se estiver tudo certo podemos partir para o que realmente interessa: fazer a definição de escopo!

Como fazer Definição de Escopo

Como fazer Definição de Escopo em 4 etapas

A definição de escopo pode ser dividida em algumas etapas básicas. São elas:

  1. Levantar os requisitos do projeto
  2. Descrever o trabalho do projeto
  3. Montar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
  4. Validar e controlar o escopo de projeto

Vamos discorrer sobre cada uma delas a seguir:

1. Levantar os requisitos do projeto

Nessa etapa são levantadas as exigências que o produto, serviço ou resultado deve atender para satisfazer as necessidades do cliente. É importante ter em mente que não é tão simples assim diferenciar aquilo que o cliente realmente precisa daquilo que é apenas um desejo dele.

Outra situação que pode acontecer é o cliente pedir a inclusão de um determinado requisito, mas o gerente do projeto conseguir oferecer uma solução muito melhor do que a que ele pediu, mas que atenda à mesma necessidade. Nesse caso, será preciso conversar com o cliente para que ele valide a entrega do melhor requisito para o negócio.

Requisitos podem ser divididos em duas categorias: funcionais e não funcionais. Os requisitos funcionais são aqueles que descrevem comportamentos e estão diretamente relacionados ao produto (design, dimensões, processos etc.). Já os requisitos não-funcionais se referem às condições ambientais indiretamente descritas (segurança, performance, confiabilidade etc.).

É importante que os requisitos sejam precisamente documentados e hierarquizados em uma linguagem clara e entendível por todos. Para levantar os requisitos você pode usar algumas técnicas como entrevistas, brainstorming, mapas mentais etc.

Design Thinking para Gestão de Projetos

2. Descrever o trabalho do projeto

A partir dos requisitos levantados na etapa anterior já podemos descrever melhor o trabalho necessário ao projeto e montar uma Declaração Detalhada do Escopo. Esse documento descreverá aquilo que faz parte do projeto (escopo) e aquilo que não faz parte do projeto (não escopo), proporcionando um entendimento comum entre os stakeholders.

Além disso, a Declaração Detalhada do Escopo dá a base para montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) e para avaliar solicitações de mudanças no projeto. Isso porque ela inclui critérios de aceitação do produto e as entregas, restrições e premissas do projeto.

Entre as técnicas utilizadas para descrever o trabalho do projeto estão inclusas: opinião especializada, análise de produto e oficinas.

3. Montar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS) é a decomposição do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Existem basicamente três estratégias de construção de uma EAP:

1) por fases do ciclo de vida;

2) por entregas; e

3) por subprojetos.

Existe, ainda, uma quarta estratégia, a híbrida, que mistura um pouco das três estratégias citadas anteriormente. Não existe melhor ou pior, tudo vai depender do tipo do projeto.

A EAP deve seguir algumas regras, como a regra dos 100% e a regra 8-80 (ou 4-40). A regra dos 100% determina que a estrutura analítica do projeto deve conter a quantidade exata de trabalho, nem a menos nem a mais. Por isso, a soma dos “níveis filhos” deve ser igual a 100% do trabalho do “nível pai”. Já a regra do 8-80 determina que o ideal é que um pacote de trabalho tenha entre 8 e 80 horas de duração. Em alguns casos, é preciso reduzir esses números pela metade.

A técnica mais utilizada para destrinchar a EAP é a decomposição.

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)

4. Validar e controlar o escopo de projeto

E, por fim, é preciso formalizar a aceitação das entregas com os stakeholders. Isso permitirá dar início aos trabalhos e, consequentemente, ao monitoramento da execução do projeto. Esse monitoramento é essencial para garantir que o projeto esteja aderente à sua linha de base. Caso não esteja, serão iniciadas ações corretivas para contornar os obstáculos.

No controle de escopo, o progresso do escopo do projeto e do produto são acompanhados juntamente com alterações na linha de base do escopo. Assim como a EAP, ele mostra entregas iniciadas, concluídas, atrasadas e canceladas.

Nesta etapa utilizamos a técnica de inspeção.

Vamos conhecer melhor todas as técnicas citadas ao longo da explicação!Definição de Escopo

Técnicas Utilizadas na Definição de Escopo

1. Entrevista

Entrevistas são conversas diretas com o objetivo de extrair informações. Para isso, o entrevistador prepara um roteiro de perguntas que deseja fazer ao entrevistado e registra as respostas, seja por meio de anotações ou gravação.

2. Brainstorming

É uma técnica utilizada para geração de ideias, em que um mediador conduz um grupo de pessoas que devem refletir sobre determinado assunto. O termo brainstorming pode ser traduzido como “tempestade cerebral” ou “tempestade de ideias”. Seu objetivo é promover o pensamento criativo para gerar uma grande quantidade de ideias que possam ser utilizadas para resolver problemas ou desenvolver projetos.

3. Mapa Mental

É uma técnica para organizar informações de maneira visual, estabelecendo relações entre elas. A utilização de mapas mentais é muito comum quando se precisa ter uma visão do todo ou estruturar rapidamente um conjunto de ideias, agrupando-as por afinidade. Dessa forma, essa ferramenta traz clareza e objetividade para o projeto. Os mapas mentais são bastante efetivos quando utilizado em parceria com o brainstorming.

4. Opinião Especializada

Consiste em trazer o apoio de um profissional que possua notório saber sobre determinado assunto. A técnica de opinião especializada é muito utilizada durante a especificação do escopo do projeto, atividade que envolve muitos detalhes técnicos. Para isso, você pode contar com a ajuda de consultores, das outras unidades dentro da organização e até mesmo dos stakeholders.

5. Análise de Produto

Consiste em um conjunto de técnicas para verificar a viabilidade de um produto. Entre essas técnicas estão inclusas: decomposição de produto, análise de requisitos, análise de sistemas, engenharia de sistemas, engenharia de valor e análise de valor.

6. Oficinas

São sessões de trabalho intensivo que envolvem participantes-chave do projeto na discussão de um determinado assunto. Em projetos, as oficinas são bastante utilizadas no levantamento de requisitos, pois proporcionam, ao mesmo tempo, uma compreensão comum e multidisciplinar. Assim, alinhar todos na mesma página melhora a comunicação e aumenta as chances de as expectativas dos clientes serem alcançadas.

7. Decomposição

Técnica bastante utilizada para gerar a estrutura analítica de projeto (EAP), consiste em dividir e subdividir o trabalho do projeto em partes menores. Esse detalhamento é feito do maior nível para o menor nível e varia de acordo com o tamanho e a complexidade do projeto. Normalmente, o grau de decomposição está relacionado ao grau de controle desejado.

8. Inspeção

É o exame, medição e validação do trabalho e das entregas do projeto, para garantir que eles atendem aos requisitos do cliente e aos critérios de aceitação do produto. É uma técnica também chamada de revisão de produto ou auditoria. A inspeção é utilizada principalmente na etapa de validação e controle de escopo.

Encontrar um projeto que teve sua execução perfeita, com todos os marcos contratuais cumpridos, planejamento seguido à risca, custo dentro do previsto e qualidade esperada, é uma tarefa muito difícil. A maioria dos projetos contém inúmeros erros, que impactam em vários aspectos diferentes, principalmente em custos, prazos e qualidade.

Um dos principais determinantes para os atrasos e demais problemas em projetos são os erros na definição de escopo do projeto, que às vezes é tido como o grande vilão da história. Veja alguns dos erros de escopo mais comuns de acontecerem:

Erros Comuns na Definição de Escopo

Erros Comuns na Definição de Escopo

1. Falta de Planejamento

Uma das etapas mais importantes de um projeto é o planejamento. Infelizmente, ele é bastante negligenciado e, muitas vezes, mal executado. Isso pode afetar todo o projeto, inclusive o escopo.

Determinar quais atividades devem ser realizadas para que o objetivo final do projeto seja cumprido é uma tarefa desafiadora. Gastar mais tempo nessa etapa garantirá que todos os envolvidos tenham conhecimento do projeto como um todo, podendo assim definir com mais precisão o que deve ser realizado.

2. Carência de Conhecimento Técnico

Quando um escopo de projeto é elaborado por profissionais que possuem pouco conhecimento técnico é normal que o escopo precise ser constantemente revisado. Além disso, ainda acarreta em problemas na produção de diversos documentos, como especificações técnicas, levantamento de quantitativos e projetos definitivos.

Para evitar essa situação, o profissional responsável deve ter um bom conhecimento da sua equipe, analisando o desempenho de cada profissional e garantindo que eles sejam alocados de acordo com suas características específicas.

3. Falha na Comunicação

Um dos maiores gargalos na definição de escopo talvez sejam as falhas de comunicação. Em várias situações, é possível notar a fala de uma assimilação correta da informação repassada.

É necessário certificar-se de que o que você quis dizer foi ouvido e compreendido em sua totalidade. Existem ruídos na comunicação (como enviar um e-mail e ele ir para a caixa de spam) que devem ser erradicados, visando sempre a correta transmissão da mensagem a todos os stakeholders do projeto.

a importância da gestão de stakeholders para o sucesso dos projetos

4. Ignorar os Riscos da Definição de Escopo

Outro item negligenciado na definição de escopo são os riscos. Todo projeto tem seus perigos, que devem ser analisados, monitorados e corrigidos. É necessário verificar quais ameaças podem impactar o correto andamento das atividades, buscando sempre minimizá-las.

Ao se deparar com o escopo de um projeto, o gestor deve examiná-lo de forma a descobrir quais são os possíveis problemas que podem acontecer durante a fase de execução e, assim, pensar em maneiras para minimizar o risco, de forma que ele não interfira no processo de execução. Gerenciar os riscos é um dos segredos do sucesso de projetos.

Você já cometeu algum desses erros na definição de escopo? Tem alguma dica para evitá-los? Deixe seu comentário! Aproveite também para assistir ao nosso webinar gratuito e descubra qual o nível de detalhamento ideal do escopo de projeto!

Escopo de projeto - Qual o nível e detalhe ideal?

Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).

EAP (Estrutura Analítica do Projeto): o que é, como fazer e qual a diferença entre EAP e Cronograma

Você sabia que mudanças de escopo constantes são um dos maiores problemas na gestão de projetos? Por isso, elaborar uma boa EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é fundamental para vencer o desafio de garantir que todo o trabalho do projeto seja mapeado e controlado. Leia nosso post para entender:

Vamos começar!

O que é EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto), do inglês Work Breakdown Structure (WBS), é a subdivisão hierárquica do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Seu objetivo primário é organizar o que deve ser feito para produzir as entregas do projeto.

A EAP garante ao gerente de projetos a visibilidade das principais entregas, facilitando o controle de tempo e de custo. Ela faz parte do processo de gerenciamento de escopo do projeto, descrito no Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), uma das principais referências em gestão de projetos do mundo.

Para quem ainda não está acostumado, a estrutura analítica de projeto pode parecer uma ferramenta muito difícil e complexa. Mas, uma vez que você adquira prática, vai perceber que ela é simplesmente a base do gerenciamento de projetos. Isso porque a EAP favorece tanto o gerente do projeto e sua equipe como o patrocinador, clientes, fornecedores e outros stakeholders (partes interessadas).

De forma geral, a estrutura analítica do projeto ajuda a:

  • Definir o trabalho necessário para o projeto;
  • Promover uma visão comum do trabalho do projeto;
  • Entregar a linha de base do escopo;
  • Controlar o andamento do projeto;
  • Atualizar documentos anteriores;
  • Apoiar outros processos de gerenciamento de projetos, como estimar custos, planejar recursos e identificar riscos.

Mas, qual a diferença entre a EAP e o Cronograma?

O cronograma de projeto é um instrumento de gestão, muitas vezes organizado em forma de quadro, que serve para controlar o tempo de um projeto. Com essa visão de cronograma, é possível identificar mais facilmente desvios que podem acontecer no projeto e, assim, tomar ações para corrigi-los. Portanto, o cronograma contém:

  • Lista de atividades do projeto;
  • Data de início de cada atividade;
  • Date de término de cada atividade;
  • Responsável por cada atividade;
  • Status de cada atividade.

Técnicas de desenvolvimento de cronogramas de projetos

Diferentemente do cronograma, a estrutura analítica do projeto não comporta atividades. A sua última unidade de decomposição é o pacote de trabalho. Um pacote de trabalho, por sua vez, é um conjunto de atividades, normalmente atribuído a um departamento (que recebe orçamento para fazer uma entrega específica). Pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros e não devem se repetir ao longo da estrutura analítica do projeto.

Resumindo: a EAP diz COMO FAZER, enquanto o cronograma mostra O QUE FAZER.

Por isso, é interessante que você siga essa ordem na hora de montar o escopo do seu projeto:

  1. Faça um canvas de projeto;
  2. Faça a estrutura analítica do projeto;
  3. Faça o cronograma do projeto, a partir da EAP.

Conseguiu entender a diferença entre EAP e cronograma? Então, vamos ao próximo passo: aprender como fazer uma EAP na medida certa para o seu projeto!

Como fazer uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Os padrões do PMI, seja o Guia PMBOK ou o Practice Standard for Work Breakdown Structures, refletem sempre as boas práticas utilizadas pelo mercado. Dessa forma, cabe ao gerente de projetos escolher a maneira de desdobrar a estrutura analítica do projeto junto com a equipe. A EAP pode ser mais orientada a produtos ou ao ciclo de vida do projeto, mas precisa ser útil tanto no planejamento quanto no monitoramento posterior.

Existem, basicamente, quatro estratégias para montar a EAP:

  1. Por fases: considera as fases do ciclo de vida do projeto.
  2. Por entregas: considera os produtos do projeto.
  3. Por subprojeto: considera os “miniprojetos” que compõem o projeto;
  4. Híbrida (por fases, entregas e/ou subprojetos): considera diversos aspectos do projeto ao mesmo tempo.

Como dissemos, não existe certo ou errado. O certo é aquilo que o gerente de projetos e sua equipe decidirem que é mais adequado ao tipo de projeto que está sendo gerenciado. Por isso, utilize o bom-senso!

Agora que você já sabe que existem diversas estratégias para montar a estrutura analítica do projeto, pode estar se perguntando: mas como saber qual o nível de detalhamento ideal? Existem duas regrinhas muito interessantes que é preciso levar em consideração na hora de montar a EAP, não importa qual estratégia de decomposição tenha sido escolhida. São elas: a regra dos 100% e a regra do 8-80.

Regra dos 100%

Estabelece que “a soma de todo o trabalho dos níveis ‘filhos’ deve ser igual a 100% do trabalho apresentado pelo ‘pai’ e a EAP não deve incluir qualquer trabalho que saia do escopo existente do projeto, isto é, ele não pode incluir mais do que 100% do trabalho”. Em outras palavras: cada nível da EAP deve ser igual a 100% do trabalho da EAP; da mesma forma, cada atividade deve ser igual a 100% do trabalho do nível. Logo, a estrutura analítica do projeto deve conter a quantidade exata de trabalho, nem a mais nem a menos.

Além disso:

  • Um elemento “pai” não pode ter somente um “filho”;
  • Um elemento “filho” não pode ter mais de um “pai”.

Quer saber mais? Acesse nosso post sobre a regra dos 100% em projetos.

Regra 8-80

Estabelece que um pacote de trabalho deve ter, no mínimo, oito horas de duração e, no máximo, oitenta horas de duração. Em alguns tipos de projeto esse número pode ser reduzido pela metade (4-40). Ter esse limite de horas é muito interessante para evitar que a estrutura analítica do projeto fique tão detalhada a ponto de dificultar a gestão e o monitoramento. Cuidado com o micro gerenciamento!

Normalmente é recomendado o desdobramento de três níveis na EAP:

  1. Nível 0: produto do projeto;
  2. Nível 1: fases do ciclo de vida;
  3. Nível 2: componentes (pacotes de trabalho).

Esse desdobramento deve utilizar um sistema de codificação numérico, que ajude a identificar e a relacionar a hierarquia na estrutura analítica do projeto, dessa forma:

1.1.2 -> mostra que determinado elemento faz parte do terceiro nível hierárquico da EAP.

Vamos a um exemplo para contextualizar melhor?

Exemplo de EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Vamos imaginar que nosso projeto é construir uma casa e que optamos por uma estratégia de decomposição híbrida, com fases e entregas. Utilizando os três níveis e o sistema de codificação numérico temos a seguinte estrutura analítica de projeto:

exemplo de EAP

Se tivéssemos levado ao pé da letra a decomposição por produto, correríamos o risco de ter no nível 1 o tijolo, com sua decomposição indicando:

Comprar → Preparar → Assentar

Quase um absurdo, não? Imagine o monitoramento de um projeto desses!

Outra questão está relacionada à “granularidade” da estrutura analítica de projeto. Vamos lembrar que EAP vem de WBS (Work Breakdown Structure, ou Estrutura de Decomposição do Trabalho, em tradução livre). Então o último nível da EAP chama-se pacote de trabalho e, sim, demonstra trabalho. Precisa demonstrar isso para sabermos que chegamos no último nível.

Então é preciso tomar cuidado para não detalhar demais, o que é chamado de micro gerenciamento, algo ruim. No nosso exemplo da casa, detalhar demais poderia ser demonstrado por itens como:

  • Comprar tijolos;
  • Comprar cimento;
  • Comprar argamassa;
  • Comprar impermeabilizante;
  • Comprar náilon;
  • Etc.

Neste caso, se observarmos que o pacote de trabalho é uma lista de atividades, temos um único item: Alvenaria de Elevação.

Ainda é importante lembrar que antes da estrutura analítica de projeto devemos fazer um bom trabalho de identificação dos requisitos. Ou seja, entender as características do que iremos entregar.

No exemplo da casa:

  • De quantos cômodos precisamos?
  • Será uma única cor para todas as paredes ou teremos variações?
  • Será utilizado piso cerâmico ou laminado?
  • Terão quantas tomadas?

Enfim, não podemos descrever a EAP sem antes entender o que será entregue e cuidar para não transformar a EAP (escopo do trabalho) na definição de requisitos (escopo do produto).

Modelo de EAP

Quando se trabalha com frequência num mesmo tipo de projeto, é possível evoluir a EAP e transformá-la num modelo. Isso tornará novos projetos muito mais rápidos, pois teremos um modelo de estrutura analítica de projeto, de cronograma, de estimativa de recursos e durações, tudo padronizado, algumas etapas economizadas, bastando uma adequação e revisão a cada projeto.

Voltando aos objetivos principais da EAP:

  • No planejamento, uma boa EAP garante que você lembrou tudo (ou quase tudo) que precisa ser feito no projeto, portanto aumentando as chances de assertividade do cronograma e dos custos.
  • No monitoramento, uma boa EAP garante que você saiba onde está, como está seus compromissos e seu desempenho.

Conseguiu entender tudo? Agora que você já sabe como fazer uma EAP chegou o momento de construir o dicionário da EAP. Mas o que é isso?

Como montar o Dicionário da EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

O dicionário da EAP é uma tabela que descreve os pacotes de trabalho, seus responsáveis e critérios de aceitação. Essa ferramenta ajuda a complementar a estrutura analítica do projeto, pois traz informações que não puderam ser incluídas no diagrama da EAP. Dessa forma, ficam explícitas quais as expectativas em relação aos resultados das entregas do projeto.

Voltando ao nosso exemplo da casa, poderíamos ter o seguinte “verbete” no dicionário da EAP:

Pacote de Trabalho: alvenaria de elevação

Descrição: levantamento de paredes, utilizando o método especificado no projeto de construção civil.

Responsável: Pedro Alcântara.

Participantes: Flávia Marcelino, Kássio Freitas.

Critérios de Aceitação: firmeza, ausência de rachaduras, bom isolamento térmico.

É claro que demos um exemplo bem simples, mas deu para entender não é mesmo? O dicionário da EAP é ótimo para ser consultado quando alguém fica com dúvidas a respeito daquilo que deve ser entregue, facilitando a comunicação do time. Além disso, também auxilia na hora de construir o cronograma, segundo passo depois da elaboração da EAP.

Quer continuar aprendendo sobre EAP? Assista ao nosso webinar gratuito e desvende os mistérios por trás da estrutura analítica do projeto agora mesmo!

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)

Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).

Como fazer um Escopo de Projeto em 5 passos

O planejamento é um dos elementos essenciais para o sucesso de um projeto. Por isso, ter um escopo bem definido e assertivo é crucial para não desapontar os clientes na hora de apresentar resultados. Quer aprender como fazer um escopo de projeto em apenas cinco passos? Continue lendo esse texto para descobrir!

Mas, antes de mergulhar fundo na prática, vamos relembrar o conceito de escopo de projeto para estarmos bem alinhados.

O que é Escopo de Projeto e qual a sua importância?

Escopo de Projeto é a descrição do trabalho necessário para entregar aquilo que foi pedido pelo cliente, seja um produto, serviço ou resultado. O escopo traz informações muito importantes na condução do projeto, tais como: objetivos específicos, entregas (parciais e total), tarefas, prazos, custos e por aí vai. Dessa forma, ele contribui para criar uma visão geral e comum do projeto entre todos os participantes.

Algumas das perguntas a serem respondidas no escopo de projeto são:

  • Quais os limites do projeto?
  • Quais passos serão necessários para tirar o projeto do papel?
  • Quem será responsável por atividades críticas?
  • Como o trabalho da equipe do projeto será verificado e aprovado?
  • Caso seja necessário realizar alguma alteração, como será o controle de mudanças?

A definição do escopo de projeto possui uma forte ligação com a satisfação do cliente. Afinal, é através do escopo que o gerente de projeto e sua equipe conseguem entender melhor o que precisa ser entregue para atender às expectativas e necessidades do cliente e focar todos os seus esforços naquilo que realmente importa.

Quer entender melhor como o escopo funciona na prática? Veja nosso texto Exemplo de Escopo de Projeto: passo a passo para montar o seu ainda hoje sem erros!

Viu, só? Um bom escopo de projeto impacta positivamente na vida de vários stakeholders (partes interessadas)! Isso nos leva à segunda parte desse texto, em que abordaremos como construir um escopo de projeto de qualidade em apenas 5 passos. Confira:

como fazer um escopo de projeto

Como fazer um Escopo de Projeto em 5 passos

Existem algumas etapas fundamentais na hora de elaborar um escopo de projeto. São elas:

1. Criar um plano de gerenciamento de escopo do projeto

O plano de gerenciamento de escopo do projeto ajuda a dar o start nos trabalhos. Ele fornece orientações sobre como o projeto deverá ser administrado, pois determina a forma de definir, validar e controlar o escopo. Esse plano é criado a partir do termo de abertura do projeto, dos ativos de processos organizacionais e de outros fatores ambientais da empresa.

Conheça o significado de cada um desses termos:

  • Termo de abertura do projeto: descrição alto nível do projeto e das características do produto.
  • Ativos de processos organizacionais: conjunto de políticas e procedimentos, informações históricas, base de conhecimento de lições aprendidas etc.
  • Fatores ambientais da empresa: conjunto de elementos que afetam a organização, como cultura organizacional, infraestrutura, administração de pessoal, condições de mercado etc.

2. Entender as necessidades do cliente

Uma necessidade é algo extremamente importante para alguém. A capacidade de captar exatamente aquilo que o cliente do projeto precisa é uma habilidade a ser aprimorada. Não adianta apenas perguntar: quais são suas necessidades? É preciso ir a fundo na mente do cliente para saber do que ele realmente precisa e separar isso de desejos secundários.

Para entender as necessidades do cliente podem ser utilizadas várias ferramentas, como: entrevistas, oficinas facilitadas, observação, grupos de discussão etc. É interessante utilizar essas ferramentas com a abordagem do Design Thinking, que é centrada nas pessoas e preza valores como colaboração, empatia e experimentação.

3. Levantar os requisitos

Nessa etapa são levantados os requisitos que o produto ou serviço precisa ter para que os objetivos do projeto sejam cumpridos. Os requisitos nada mais são do que converter as necessidades do solicitante do projeto em condições ou capacidades que precisam ser atendidas e são facilmente mensuráveis.

Requisitos podem ser divididos em:

  • Requisitos funcionais: comportamentos do produto. Exemplo: processos.
  • Requisitos não-funcionais: condições ambientais necessárias para que o produto ou serviço seja eficaz. Exemplo: confiabilidade.

4. Descrever as entregas do projeto e seus responsáveis

Consiste em criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que decompõe hierarquicamente o projeto em partes menores para facilitar a gestão. Dessa forma, a EAP traz uma visão mais detalhada do trabalho a ser feito e das entregas que deverão resultar desse trabalho.

O desdobramento mínimo da EAP é formado por pacotes de trabalho, que contêm as atividades que possibilitarão as entregas. É papel do gerente de projeto garantir que não tenha trabalho demais nem de menos.

Importante: o nível de detalhamento da EAP varia de projeto para projeto. Uma dica legal para saber a hora de parar é quando você percebe que a entrega pode ser atribuída a uma pessoa sem que ela precise da ajuda de outras pessoas para executar seu trabalho. Cuidado para não transformar a EAP em um checklist!

escopo de projeto

Para criar a estrutura analítica do projeto é possível contar com duas ferramentas: a decomposição e a opinião especializada.

  • Decomposição: técnica que consiste em dividir e subdividir o escopo do projeto em partes menores.
  • Opinião especializada: é o ato de consultar um especialista para extrair conhecimento especializado.

5. Validar e monitorar o escopo do projeto

Nesse momento o cliente e o patrocinador aceitam (ou recusam) o escopo do projeto, com base nos critérios estabelecidos no plano de gerenciamento (primeiro item desta lista). A validação possibilita o monitoramento, que consiste em acompanhar o andamento do projeto e lidar com eventuais solicitações de mudanças e ações corretivas ou preventivas.

O principal objetivo do monitoramento é evitar desvios no projeto (Scope Creep). Para isso podemos utilizar a análise de variação, uma ferramenta para verificar se existe diferença entre a linha de base do projeto e o seu desempenho real e qual a dimensão dessa diferença.

Agora que você já sabe como fazer um escopo de projeto, conheça alguns dos desafios que normalmente acontecem durante esse processo e evite surpresas!

Desafios na hora de montar um Escopo de Projeto

Separamos os três desafios mais comuns na elaboração de um escopo de projeto. São eles:

1. Falta de clareza nos requisitos

Os requisitos de um produto precisam ser objetivos e refletir precisamente as necessidades do cliente. Por isso, gaste tempo na elaboração dessa lista e revise a forma como os requisitos estão sendo comunicados. Verifique se estão entendíveis e não causam ambiguidade. Essa simples atitude pode evitar enormes problemas no futuro, além de ser uma garantia para você e para o cliente.

2. Detalhamento excessivo das atividades

Planejar um projeto não significa desdobrá-lo em tarefas microscópicas, mas sim materializar de forma inteligente todo o trabalho a ser feito para garantir que nada será esquecido. Isso quer dizer que a estrutura analítica do projeto precisa trazer um detalhamento simples, mas equilibrado. Nem tão simples ao ponto de ser ineficiente, nem tão complexo a ponto de causar ansiedade em quem lê.

3. Falta de comunicação entre a equipe

Outro ponto importantíssimo para ficar atento é a falta de comunicação no time do projeto. Estabelecer um alinhamento entre as pessoas envolvidas na execução do projeto é fundamental para o bom andamento dos trabalhos. Quando as pessoas não possuem uma visão geral do produto final, dificilmente criarão a sinergia que possibilita a agilidade. Isso pode ser contornado por meio de uma abordagem mais colaborativa sobre o projeto, como o Design Thinking.

Conseguiu entender como fazer um escopo de projeto? Para te ajudar a aumentar o desempenho dos seus projetos separamos um canvas de planejamento de projeto especialmente para você! Baixe o material e bom trabalho!

canvas de projeto

Canvas de Projeto: o que é, vantagens e modelo pronto para download!

Não é fácil liderar uma equipe na condução de um projeto, não é mesmo? A gente sabe que, por mais que a gestão de projetos esteja em constante evolução, os gerentes de projetos ainda acabam esbarrando em alguns obstáculos pelo caminho. Um deles é elaborar um planejamento de projeto que seja facilmente compreensível pelo time. Mas sabia que existe algo que pode te ajudar nesse processo? Trata-se do Canvas de Projeto!

Nesse post vamos te explicar:

Por isso, pegue seu café e boa leitura!

Se preferir, baixe o Canvas agora mesmo!

Baixar Canvas de Projeto

O que é Canvas de Projeto

Um Canvas de Projeto é uma ferramenta de planejamento, que contém as principais informações sobre um projeto. Ele está estruturado em um quadro dividido em alguns blocos, que normalmente são preenchidos com post-its coloridos. Trata-se de uma espécie de “painel” ou “mapa”, que ajuda a orientar o gerente e o time do projeto em seus trabalhos.

Entre as informações contidas no canvas de projeto normalmente aparecem: justificativa, objetivos, pré-requisitos, principais entregas, stakeholders envolvidos, riscos, prazo, custo, indicadores de sucesso, além de uma linha do tempo com os principais marcos do projeto. Logo, podemos dizer que o canvas traz a “essência do projeto”.

a importância da gestão de stakeholders para o sucesso dos projetos

A essa altura do campeonato, você pode estar se perguntando: se o canvas de projeto contém praticamente as mesmas informações que o plano de projeto tradicional, qual a diferença de usar um ou outro, afinal de contas? A diferença está na abordagem adotada!

Abordagem Narrativa vs. Abordagem Colaborativa

O plano de projeto tradicional adota uma abordagem narrativa, em que o gerente de projetos compila um documento – normalmente com muitas páginas – e apenas apresenta aos participantes do projeto, que devem passivamente aceitar ou recusar os termos. Em outras palavras: manda quem pode, obedece quem tem juízo.

Já o canvas de projeto, espécie de “plano moderno”, adota uma abordagem colaborativa, em que a equipe do projeto participa ativamente da construção do plano. Isso é bem diferente de simplesmente assistir a uma apresentação pronta e linear. Não há “repasse” de conhecimento, todos constroem juntos. Outro diferencial do canvas de projeto é que ele traz todas as informações em apenas uma página, de maneira visual.

É claro que, dependendo do projeto, a contratação exige um documento mais formal. Isso pode acontecer, por exemplo, quando há uma necessidade legal. Mas, nada impede que o canvas de projeto seja utilizado antes da construção do plano tradicional para dar vazão às ideias.

Também é importante ressaltar que o canvas de projeto é um entre os vários modelos de canvas existentes, que podem possuir, inclusive, aplicações diferentes. O Business Model Canvas, por exemplo, sistematizado pelo consultor suíço Alexander Osterwalder, está muito mais associado ao planejamento estratégico e à construção de modelos de negócios. Falamos mais sobre esse modelo em nosso outro post sobre canvas como metodologia de inovação.

Agora que você já sabe o que é canvas de projeto e qual a diferença entre ele e um plano tradicional, pode estar com dúvidas se vale mesmo a pena investir tempo com essa ferramenta. Confira nossa lista de benefícios e tire suas próprias conclusões:

Canvas de projeto

Vantagens do Canvas de Projeto

1. Melhora na Comunicação

Por adotar uma linguagem mais amigável, simples e objetiva o canvas de projeto ajuda a melhorar a comunicação entre os envolvidos no projeto. O nível de compreensão das pessoas tende a aumentar quando é utilizado um quadro visual para sintetizar as informações. Se elas compreendem, conseguem dialogar com mais propriedade e assertividade.

2. Maior Alinhamento do Time

Uma consequência notável em adotar um canvas de projeto é o aumento do alinhamento do time. Isso porque para utilizar essa ferramenta é preciso adotar uma abordagem colaborativa, em que todos participam da construção do planejamento, seja fazendo perguntas, dando sugestões ou apenas estando presente. Lembre-se: interação gera comprometimento.

3. Aumento do Desempenho

Lembra que nós te contamos lá em cima que o canvas de projeto normalmente é preenchido com post-its®? Existem motivos para isso, sabia? Em primeiro lugar, post-its são pequenos e “obrigam” as pessoas a escreverem ideias claras e objetivas. E em segundo lugar, post-its podem ser trocados de lugar a qualquer momento, trazendo flexibilidade e agilidade. Por causa disso há redução de retrabalho e, consequentemente, aumento do desempenho.

Como o uso de um canvas pode facilitar o planejamento de um projeto

Se você ainda está lendo esse post é porque provavelmente já foi convencido de que adotar um canvas de projeto é essencial para um bom planejamento. Já sabe qual modelo você vai adotar? Que tal dar uma conferida no canvas de projeto da Euax? Abaixo explicamos como ele foi elaborado e te damos o passo a passo para utilizar.

Modelo de Canvas de Projeto da Euax

Metodologia utilizada na criação do Canvas de Projeto da Euax

Durante o processo de elaboração do canvas de projeto, os consultores da Euax, responsáveis pela criação do framework “Acelera”, utilizaram a seguinte base de conhecimento: Design Thinking + Guia PMBOK® + Pensamento Ágil.

Design Thinking

O Design Thinking é um conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para resolver problemas através de soluções criativas. Essa abordagem tem como pilares a empatia (1), a colaboração (2) e a materialização (3).

  1. Um gerente de projetos não consegue entregar um projeto sozinho, ele precisa mobilizar uma equipe. Por isso, escutar e entender as pessoas deve ser uma parte fundamental do planejamento.
  2. Não adianta nada despejar um monte de informações nas pessoas se elas estiverem totalmente alheias ao projeto. Uma boa forma incentivar a mudança de comportamento é envolver o time na construção do plano de projeto, promovendo um ambiente favorável à geração de ideias.
  3. Ter algo palpável para apoiar a condução do projeto é não é obrigatório, mas ajuda muito! O canvas de projeto consegue trazer essa materialização, pois pode ficar pendurado na parede e ser revisitado constantemente, relembrando as metas que foram traçadas.

Design Thinking para Gestão de Projetos

Guia PMBOK

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um corpo comum de conhecimento sobre gestão de projetos. Ele traz uma série de boas práticas que foram estudadas, testadas e aprovadas por profissionais certificados do mundo inteiro. Afinal de contas, existem alguns itens que são comuns a todos os projetos.

Nova edição do PMI PMBOK

Pensamento Ágil

Ter agilidade em projetos significa trabalhar com ciclos curtos e entregas rápidas. Mais do que isso, significa responder rapidamente às mudanças e aprender com os erros durante a execução do trabalho. Dessa forma, evitamos que o resultado do projeto seja comprometido.

A Briga na Gestão de Projetos

Como o Canvas de Projeto da Euax está estruturado

A grande diferença do canvas da Euax para os outros canvas de projetos é a linguagem empregada. Buscamos fugir do “PMBOKês” e adotar uma linguagem do dia a dia. Não vamos nos referir à “Estrutura Analítica do Projeto”, por exemplo. Vamos falar de entregas. Não vamos nos referir a “Metas SMART”. Vamos falar de “Como medir o sucesso?”. Percebeu a diferença? Adotar uma linguagem mais simples ajuda a quebrar barreiras!

Agora vamos explicar cada um dos elementos do nosso canvas de projeto.

1. Nosso Desafio

  • Visão de Futuro: propósito e objetivos que o projeto pretende atingir.
  • Como medir o sucesso? Lista das metas SMART com seus respectivos indicadores-chave de performance (KPIs).
  • Por que é urgente? Justificativa do projeto, que demonstra porque ele é importante.

2. Olhando de Perto

  • O que precisa ser entregue? Relação de todas as entregas do projeto.
  • Pré-requisitos: Lista das exigências prévias para execução do projeto.

3. Cuidados

  • Não vamos fazer: lista de práticas a serem evitadas no projeto.
  • Riscos: relação de possíveis contratempos pelos quais o projeto poderá passar.

4. Pessoas

  • Quem faz: time do projeto.
  • Quem valida: cliente do projeto.
  • Quem aprova: patrocinador do projeto.
  • Quem é informado: gerente de portfólio, gerente de programa, escritório de projetos, usuários etc.

5. Linha do Tempo

  • Quando começa: data de início do projeto.
  • Quando termina: data de término do projeto.
  • Marcos e entregas: momentos importantes do projeto, incluindo momentos de entrega.
  • Quanto vai custar: cálculo estimado do investimento total no projeto.

Conseguiu pegar o espírito da coisa? Preencha o formulário abaixo e faça download do nosso canvas de projeto em primeira mão!

Canvas de Projeto - Modelo pronto para download

A partir dos princípios do Design Thinking, das ideias do Pensamento Ágil e das boas práticas do Guia PMBOK®, nós compilamos um Canvas moderno e completo. Nosso modelo foi pensado para tornar as informações claras e acessíveis e melhorar o engajamento das pessoas com os projetos. Faça download do material e torne o planejamento do seu projeto mais acessível e visual!


Esperamos que esse material te ajude a planejar os seus projetos de forma dinâmica e rápida. Ah, caso você tenha ficado com alguma dúvida, entre em contato com a gente! Será um prazer te ajudar!

Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).

Os 15 melhores webinars da Euax em 2018: confira os vídeos mais incríveis do ano!

2018 está quase no fim. Esse é o momento de finalizar trabalhos, rever conquistas e derrotas, descansar e se preparar para o novo ano que começará em breve, torcendo para que ele seja ainda melhor do que o ano que passou. Para a Euax, 2018 foi muito especial, pois completamos 15 anos de existência.

Nossa história não seria possível sem nossos clientes, amigos e parceiros, que ajudaram a construir quem nós somos hoje. Queremos que você faça parte dessa comemoração e da nossa retrospectiva. Por isso, decidimos dividir todos esses anos de experiência com você através de um conteúdo de qualidade, que ajude a sua organização a se preparar para o futuro que está batendo à porta.

Confira nossa lista com os melhores webinars do ano!

Projetos

1. Priorização de portfólio de projetos com foco em resultados

Uma das maiores dificuldades das empresas é realizar projetos que tragam resultados e aumentem o desempenho. E você? Sabe quais os projetos mais importantes para a sua organização? Neste webinar, a consultora Karen Nóbile explica como priorizar projetos usando a ferramenta do portfólio e critérios de seleção objetivos.

Priorização de Portfólio de Projetos com Foco em Resultados - CTA

2. Como o uso de um canvas pode facilitar o planejamento de um projeto

Proporcionar uma visão comum a todos os stakeholders de um projeto é praticamente uma missão. E se a gente te falasse que um canvas pode ser muito útil para vencer esse desafio? Nossa consultora Andreia Justo explica neste webinar os principais benefícios de adotar essa ferramenta no planejamento de projeto, além de apresentar o modelo adotado pela Euax.

Como o uso de um canvas pode facilitar o planejamento de um projeto

3. Escopo de projeto: qual o nível de detalhe ideal?

Uma dúvida muito comum que assombra os gerentes de projetos é: como saber até que ponto detalhar o escopo do projeto? Sabemos que contemplar todos os requisitos necessários a um projeto em uma lista clara e objetiva é mais difícil do que parece. Neste webinar a consultora Andreia Justo traz alguns conceitos para construir escopos que realmente ajudem na comunicação entre os stakeholders.

escopo de projeto

Processos

4. 3 dicas de como o Design Thinking pode agilizar o mapeamento de processo

O Design Thinking (DT) é uma abordagem que pode ser utilizada em várias práticas do BPM, inclusive no mapeamento de processos. Neste webinar, a consultora Andreia Justo traz três dicas para você fazer a combinação DT + BPM + Agilidade dar certo na sua organização!

Dicas de como o Design Thinking pode agilizar o mapeamento de processos

5. BPM, BPI, BPMN, BPMS: desvendando essa sopa de letrinhas!

São várias as siglas relacionadas ao tema gestão de processos. Mas você sabe o que cada uma delas significa? Para evitar confusão e esclarecer esses conceitos de uma vez por todas, a consultora Karen Nóbile preparou uma apresentação que vai te ajudar a entender a diferença entre BPM, BPI, BPMN e BPMS.

BPM, BPI, BPMN, BPMS - Desvendando essa sopa de letrinhas

6. O que ainda não te contaram sobre Business Process Management (BPM)

Tem informações que só a prática consegue te proporcionar. Então, ouça a voz da experiência e descubra o que não pode faltar na sua gestão de processos (BPM). Esse webinar é apresentado pela consultora Andreia Justo, especialista em processos, que vai compartilhar com você os pontos mais importantes sobre BPM.

o que ainda não te contaram sobre bpm

Estratégia

7. Etapas do planejamento estratégico e como avançar entre elas

Entender as etapas do planejamento estratégico pode até ser fácil. Mas você sabe quais são os requisitos para definir quando uma etapa está concluída e passar para a próxima? No webinar, o consultor Jackson Rovina explica quais os passos cruciais para a construção de um bom planejamento estratégico e quais os requisitos fundamentais para isso.

etapas do planejamento estratégico e como avançar entre elas

8. 3 condições obrigatórias para o planejamento estratégico dar certo

O sucesso de um planejamento estratégico está condicionado à presença de algumas condições indispensáveis. Você certamente sabe quais são elas, mas será que você dá a devida atenção? Descubra quais são as condições neste webinar apresentado pelo consultor Jackson Rovina.

9. Efeitos colaterais de um planejamento estratégico malfeito

Você sabe que seu planejamento estratégico deu errado quando começa a sentir queda nos resultados, diminuição de lucros e perda de competitividade, não é mesmo? Para além desses efeitos óbvios, existem outras consequências nem tão óbvias assim que também são decorrentes de um planejamento estratégico malfeito. Quer saber quais? Nosso consultor Jackson Rovina te explica no webinar!

efeitos colaterais de um planejamento estrategico malfeito cta

Performance

10. Como construir um time de alta performance?

As pessoas são a base de uma organização, afinal, são elas que conduzem a performance do negócio. Porém, você já parou para se perguntar qual o segredo dos times de alta performance? Neste webinar, o consultor José Francisco Santaella vai trazer algumas pistas que certamente irão te ajudar a aumentar o desempenho do seu time.

Como construir um Time de Alta Performance CTA

Tecnologia da Informação

11. O papel da TI na transformação digital: atuando como um parceiro estratégico

A transformação digital está batendo à porta de muitas empresas. Dessa forma, o departamento de tecnologia da informação (TI) também assume uma nova posição: a de agente de mudanças. Quer entender melhor o impacto disso nas organizações e qual o caminho a ser percorrido para conquistar uma TI estratégica? Nosso consultor Rafael Correa vai te explicar tudo nesse webinar!

Papel da TI na Transformação Digital

12. Como evitar o caos na implantação do ERP

Projetos para implantação de ERP são o terror de muitos gerentes de TI. E se a gente te dissesse que dá para evitar o caos na implantação do ERP com algumas práticas que realmente fazem a diferença?  Entenda como no webinar apresentado pela consultora Andreia Justo.

Como evitar o caos na implementação do ERP

13. Qual é o melhor caminho para implantar um modelo de governança de TI?

Se você deseja implantar uma governança de TI, mas não faz ideia de por onde começar, este webinar é para você! Nele, a consultora Andreia Justo traz algumas regras de ouro para te ajudar a preparar o terreno da TI e introduzir as boas práticas reconhecidas no mercado.

Implantar Governança de TI

Inovação

14. 5 mitos da inovação disruptiva que você precisa descobrir

O tema inovação é cercado por mitos, que distanciam as empresas de investirem em soluções que realmente podem alavancar a sua performance. Neste webinar, ministrado pelo especialista Charles Prada, você vai conhecer algumas falácias sobre a inovação disruptiva e os principais argumentos para desconstrui-las.

Inovação Disruptiva

15. Como criar uma cultura de inovação na organização

O processo de inovação passa por diversos obstáculos até se tornar realidade dentro de uma empresa. Um dos impedimentos para que ele se consolide é a falta de uma cultura de inovação na organização. Mas como mudar esse cenário? Assista ao webinar ministrado pelo consultor Charles Prada e tenha acesso a dicas exclusivas!

cultura de inovação

E aí, já escolheu seu webinar preferido?

Escreve pra gente qual o webinar que você mais gostou em 2018! Ele não precisa estar nessa lista. Ah, e já sabe, né? Se precisar de alguma coisa, é só chamar!

Consultoria Conduzimos gestores e suas equipes à conquista de resultados! Outsourcing Alocação de profissionais especializados e de alta maturidade Capacitação Treinamentos In Company