Como fazer organização de processos? Aprenda em 6 passos simples!

Organização de processos é a união do conceito de gestão de negócios com a tecnologia da informação. Seu objetivo é otimizar resultados e aumentar a produtividade e lucratividade de uma empresa.

Investir em organização de processos pode trazer melhorias gradativas na comunicação com o cliente e na otimização de processos administrativos de um negócio, para que a sua empresa se sobressaia em relação ao mercado. Mas, primeiro, vamos entender o conceito de organização de processos.

O que é organização de processos?

Organização de processos é o gerenciamento do negócio a partir do controle de processos, visando equilibrar o desempenho e o desenvolvimento de todas as atividades de uma empresa. Essa gestão também pode ser chamada de BPM (Business Process Management) ou gerenciamento de processos.

Quando os processos de empresas ou organizações são dinâmicos, multidisciplinares e colaborativos, torna-se mais fácil atingir as metas e trazer melhorias na administração.

Em resumo, a organização de processos tem o propósito de aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias e acrescentando as que se mostram úteis para a funcionalidade de um negócio.

Processos que compõem a organização de processos

Uma boa organização de processos visa rever, melhorar e padronizar as operações a fim de garantir efetividade e comprometimento da equipe.

Ao investir na organização de processos, deve-se buscar principalmente:

  • Entender os processos da empresa;
  • Visualizar as atividades em cadeia;
  • Compreender valores;
  • Reutilizar recursos;
  • Monitorar processos em tempo real;
  • Diminuir custos;
  • Promover a satisfação do cliente e da produtividade da equipe;
  • Garantir a efetivação dos objetivos e procedimentos;
  • Otimizar processos a fim de conseguir mais eficácia e eficiência.

Importância da organização de processos

Em um mercado competitivo e concorrido, a adoção de práticas de organização de processos é um diferencial para uma empresa.

CTA Seu time está em casa? Vamos aproveitar para melhorar processos (Home office mesmo)

Quando nem todos os integrantes estão familiarizados com as práticas da empresa, isso pode atrapalhar a produtividade e a colaboração entre os departamentos.

Por exemplo: uma equipe de serviço de atendimento de um plano de saúde dentário não consegue reconhecer os passos para encontrar a solução do problema de um cliente.

Fazendo contato direto com os clientes, essa equipe é responsável pela imagem que a o público consumidor tem da empresa. Se o atendimento não consegue resolver uma situação por falta de conhecimento, por exemplo, a impressão que fica é mais do que negativa.

Através de uma organização de processos você integra a equipe, sistemas e processos a fim de deixar tudo interligado ao negócio, auxiliando no bom atendimento e na interação com o cliente.

Ela também é fundamental para conseguir:

  • Concentração e foco;
  • Implementação de uma estratégia consistente;
  • Agilidade nas atividades e flexibilidade na organização;
  • Facilidade na gestão por meio de indicadores de desempenho;
  • Abordagens e práticas inovadoras.

Como implementar a organização de processos em 6 etapas

Sabendo a importância e os principais impactos que a organização de processos pode ter, é importante entender as etapas de implementação para uma empresa:

1. Análise 

É necessário fazer o mapeamento dos processos atuais da empresa, elaborando fluxogramas de ponta a ponta. Aqui, é importante incluir o dia a dia operacional, para ter uma visão mais clara do que acontece dentro de cada departamento.

Por exemplo: um departamento de recepção de uma clínica de ortodontia, os responsáveis pela equipe devem mapear todo o dia de trabalho. Essa equipe é responsável pela venda de um determinado plano de saúde odontológico.

Mapeando as ações do dia a dia através de planilhas, é possível ver se os resultados estão sendo atingidos e se não, consegue-se identificar falhas, buscando a otimização do trabalho em questão.

2. Re-design

Nesta etapa do processo, deve-se idealizar as melhorias. Aqui, é preciso avaliar o que agrega valor à empresa, o que precisa ser reduzido, reavaliado e incluído em suas ações.

Uma boa dica é desenvolver as estratégias pensando no “como fazer”, “o que fazer” por que fazer”. Isso ajuda a equipe a assimilar atividades complexas de forma ágil e eficiente.

3. Implementação

Durante esta fase, é essencial usar o conhecimento em gestão de projetos para aplicar o modelo nas áreas que foram mapeadas.

Se o seu objetivo é repensar o número de vendas de um convênio odontológico individual e familiar, por exemplo, comece implementando aos poucos, pensando no impacto que os outros setores terão, além de comunicar todos os envolvidos do departamento.

4. Monitoramento

Aqui, é necessário observar o andamento das mudanças, analisando se os processos se sustentam diariamente e se as etapas incorporadas são eficientes.

Caso se mostre necessário, fazer revisões é uma boa maneira de manter os processos gerando os resultados adequados.

5. Gestão

É de suma importância elaborar um comparativo entre os resultados esperados e os obtidos. Assim, é possível estabelecer relações de causa, consequência e tempo, dando contexto a esses indicadores.

por que otimizar processos antes de comprar software

6. Automatização 

Após comprovar as melhorias no negócio, é possível automatizar os processos. É importante buscar a automatização só depois que os resultados estejam de acordo com o desejado para garantir que todas as etapas do processo estejam fluindo de forma correta.

Não deixe de colocar em prática essas dicas! A organização de processos pode ser uma grande aliada para a otimização de um negócio.

Mas, deve-se ter em mente que todas essas etapas são fundamentais para aumentar gradativamente as vendas, o bom relacionamento com os clientes e com a própria equipe através de um bom planejamento e plano de ação.

Para continuar aprendendo sobre organização de processos, não deixe de fazer o download do e-book completo sobre Gestão de Processos. Com ele, você entenderá passo a passo como gerenciar da arquitetura ao controle:

E-book Gestão de processos

Este conteúdo foi produzido por Victoria Mechenas, redatora na empresa Ideal Odonto

5 dicas para alavancar o seu negócio com o Marketing Digital

Hoje o marketing digital é uma das melhores estratégias para alavancar negócios de forma rápida e consistente! Quer saber como? Veja agora em 5 dicas práticas aplicáveis.

Antes de qualquer coisa, é inevitável falar de “um marketing que não seja digital”. Simplesmente porque se marketing existe para estudar o mercado e as oportunidades nele presentes, é impossível ignorar a internet para que este papel seja cumprido.

Hoje em dia, os consumidores querem mais do que um produto, eles buscam uma experiência, e o marketing digital tem um papel fundamental nisso.

Diante disso, é necessário que as empresas repensem o seu modo de agir, gerar valor, se relacionar e principalmente vender. É aí que entra o marketing digital! Indo além, vale ressaltar que: ele se encaixa em qualquer negócio desde que o público esteja on-line.

Conceitualmente, marketing digital consiste em fortalecer a imagem da marca perante o mercado, gerar autoridade, ganhar visibilidade e, em consequência disso, vender mais por meio do relacionamento com o público.

Então, como colocar tudo isso em prática e alavancar um negócio com o marketing digital? Confira as dicas agora!

1. Links patrocinados

Para quem busca por resultados rápidos, os links patrocinados são indispensáveis!

Os links patrocinados são anúncios em formato de texto simples. Os mais famosos deles são os que aparecem frequentemente no Google, de acordo com termos relacionados à busca do usuário.

Por exemplo: se uma pessoa pesquisou no Google por “cirurgião dentista”, é provável que antes dos resultados orgânicos apareçam anúncios sobre odontologia, tratamentos, planos odontológicos e demais links que tenham ligação com a busca inicial.

Além do Google, também é possível inserir links em redes sociais como o Instagram (Insta Ads), Facebook (Facebook Ads) e LinkedIn (LinkedIn Ads). Os principais benefícios dessa estratégia são:

  • Aumento de tráfego na página;
  • Maior alcance;
  • Baixo investimento;
  • Resultados rápidos;
  • Geração rápida de potenciais clientes (leads).

2. E-mail marketing

Os e-mails costumam ser desprezados por algumas pessoas, mas são altamente eficientes quando o assunto é relacionamento e conversão. Além disso, um mailing bem estruturado vale muito ao seu negócio!

A primeira dica é: nunca compre uma base de e-mails por mais atrativa que ela seja, pois as chances dos contatos serem desqualificados em relação ao seu produto ou serviço são enormes.

Vamos para a segunda dica: tenha muito cuidado com a estrutura de seus e-mails promocionais. Evite o uso de termos como “gratuito”, “compre”, exclamações em excesso, o uso de negrito em diferentes palavras e se atente à estrutura HTML da página.

O Google já tem uma ferramenta de anúncios no Gmail, então ele faz o possível para “vetar” os orgânicos (ninguém quer perder dinheiro, né?).

O uso do e-mail marketing é essencial para fortalecer o relacionamento com o público, pois se trata de um canal de comunicação direto.

3. Blog/Conteúdo

Conteúdo é o alicerce de uma estratégia de marketing digital!

Os blogs servem para entregar conteúdos educativos e que resolvam os problemas do público. Ou seja, os textos são focados em resolução, não em propostas diretas.

O blog não deve abordar apenas assuntos do seu segmento, mas também os possíveis desdobramentos e possibilidades dele, sempre levando em consideração a intenção de busca dos usuários.

Ainda usando o exemplo da odontologia, o usuário pode estar naquele blog procurando por informações sobre determinado procedimento, tratamento ou já está no momento de compra e só quer saber quanto custa um canal no dente.

Então, os blogs devem ser pensados para resolver os problemas dos usuários, essa é uma maneira de fortalecer a imagem da empresa no mercado, gerar autoridade e até fechar mais vendas a partir disso.

4. Redes sociais

Mais um canal direto para fortalecer o relacionamento com o público!

Antes de investir em alguma rede social, estude o seu público e saiba onde ele está e o que consome. Essa é a forma mais efetiva para ter sucesso.

A partir do momento em que a rede social foi escolhida com base no estudo de comportamento do público, foque em criar conteúdos com dicas, promessas e que proponham interação com os seguidores.

Em paralelo aos conteúdos, insira também Calls To Action nos posts (CTAs) para que o usuário tome uma decisão. Pode ser baixar um material, ir a uma página de compra, entre outros. Tudo depende da sua estratégia no momento.

5. SEO

Impossível falar de Marketing Digital e ignorar SEO!

Sigla para Search Engine Optimization, o SEO é um conjunto de técnicas aplicado para otimizar páginas de acordo com as exigências do Google para que elas sejam vistas como relevantes e ocupem as melhores posições nos resultados de busca.

Exemplo: um usuário procura por aparelho dental transparente no Google. Se um consultório tem um blog que aplica práticas de SEO, de acordo com o termo da busca, essa página aparece entre os primeiros resultados.

Os resultados com SEO são de médio a longo prazo, porém são satisfatórios. Entre eles estão mais tráfego, relevância, autoridade, melhoria de imagem da marca e até mais vendas.

O seu negócio precisa de Marketing Digital

Este conteúdo foi produzido por Vue Odonto

15 livros incríveis sobre gerenciamento de projetos

Publicado em: 20 de junho de 2017 | Atualizado em: 26 de agosto de 2020

Quem trabalha com gestão de projetos sabe que essa é uma profissão que demanda muito tempo e empenho: não basta entender sobre os negócios, é fundamental a busca por conhecimentos e tendências do mercado. Os livros de gerenciamento de projetos são uma ótima forma de se aprimorar e exercitar suas atribuições, já que apresentam para o leitor diversas questões interessantes, como a própria trajetória dos autores e boas práticas para otimizar a tomada de decisões.

Considerando que o papel do gerente de projetos é planejar, organizar e direcionar a realização de atividades, extrair um alto desempenho de sua equipe, coordenar a execução dos projetos e gerenciar conflitos, percebe-se que essa é uma profissão que requer a busca contínua por conhecimento, persistência, foco nas boas práticas e uma visão ampla de mercado e negócios.

Diante disso, para auxiliá-lo nessa trajetória profissional desafiadora, elaboramos esta lista com 15 grandes livros, que oferecem ensinamentos valiosos para a construção da carreira de um gerente de projetos

15 livros incríveis sobre gerenciamento de projetos

1. Os 5 Desafios das Equipes – Patrick Lencioni
Formar e liderar equipes de alto desempenho são os principais pontos a serem explorados na área de gerenciamento de projetos, portanto, a primeira escolha da nossa lista é o livro “Os 5 Desafios das Equipes”, escrito pelo autor americano best-seller do The New York Times, Patrick Lencioni.

Após vários trabalhos feitos com executivos dos Estados Unidos, Lencioni reuniu todo o conhecimento que adquiriu para identificar e explicar os 5 desafios do trabalho em equipe que causam os problemas em efeito cascata.

A obra oferece estratégias de solução para todas as disfunções apresentadas e que, se aplicadas corretamente, com disciplina e persistência, farão a sua equipe criar a cultura de um time focado em resultados.

2. Blink: A Decisão num Piscar de Olhos – Malcolm Gladwell

O processo de tomadas de decisões interfere diretamente no sucesso da elaboração e gestão de projetos. Pensando nisso, vamos falar um pouco sobre o livro “Blink: A Decisão num Piscar de Olhos”, escrito pelo autor, jornalista e colunista do The New Yorker, Malcolm Gladwell.

Em síntese, a obra se baseia em estudos psicológicos e neurológicos para discutir a capacidade humana de julgar, decidir e fazer escolhas sem muita reflexão, explicando como a intuição pode filtrar informações relevantes e cruciais para as diversas situações que requerem escolhas rápidas e coerentes.

Dessa forma, a leitura será enriquecedora para você que deseja obter melhores resultados em todas as etapas da realização do seu projeto, através do desenvolvimento das habilidades de decisões inconscientes.

3. Empresas Feitas para Vencer – Jim Collins

Quando o assunto é livros de gestão de projetos, não podemos deixar de mencionar Jim Collins, autor best-seller que é referência mundial em gestão de empresas e liderança.

Seu livro “Empresas Feitas para Vencer” tem como principal objetivo responder à seguinte pergunta do título: “Por que algumas empresas alcançam a excelência e outras não?”. Para isso, o autor apresenta uma análise completa do desenvolvimento de empresas de capital aberto que cresceram acima da média do mercado em um período de 15 anos.

Collins também leva o leitor a refletir sobre os aspectos a serem otimizados dentro do planejamento estratégico da organização, sendo este um fator decisivo para que a gestão de projetos ofereça resultados satisfatórios para os negócios.

4. Rápido e Devagar – Daniel Kahneman

Rápido Devagar

Mais um livro que investiga o funcionamento da mente humana no processo de tomadas de decisões, “Rápido e Devagar” foi escrito por um dos maiores especialistas em economia comportamental e ganhador do prêmio Nobel de Economia, Daniel Kahneman.

Após reunir anos de pesquisas, o autor dividiu o pensamento em dois sistemas, sendo o primeiro intuitivo, rápido e emocional, e o segundo mais lento, deliberativo e lógico, explicando como a intuição induz as escolhas e julgamentos do dia a dia.

Inteirar-se sobre essas duas formas de pensar possibilita que você encontre mecanismos e técnicas para evitar falhas mentais que prejudicam as suas decisões, desenvolvendo assim um gerenciamento mais eficaz.

5. Faça Acontecer – Sheryl Sandberg

Saber gerenciar projetos, tanto pessoais quanto profissionais, significa organizar e executar atividades de forma assertiva para alcançar os resultados desejados, isto é, fazer acontecer!

Diante disso, a nossa quinta recomendação de leitura é a obra “Faça Acontecer”, escrita pela empresária norte-americana Sheryl Sandberg, que foi eleita pela revista Forbes como uma das mulheres mais poderosas do mundo.

Ao analisar a participação feminina no mercado de trabalho, a autora questiona a desigualdade de gênero que ocorre no ambiente corporativo, e encoraja mulheres a acreditarem nos próprios sonhos, oferecendo diversos insights sobre empoderamento, liderança e gestão.

6. Lean Inception – Paulo Caroli

Paulo Caroli, consultor e especialista em práticas ágeis e lean, traz em seu livro Lean Inception a metodologia que alinha pessoas na definição dos objetivos, estratégias e o escopo do produto, auxiliando no processo de criação do Produto Mínimo Viável, ou MVP, sendo este fundamental para validar a viabilidade do negócio.

Com o conteúdo voltado para o gerenciamento de projetos de lançamento de novos produtos no mercado, a obra apresenta recursos que auxiliam no desenvolvimento do trabalho em equipe, na definição de estratégias para a construção do MVP, na elaboração dos planos de entrega do produto, dentre outros.

Estudar e conduzir a Lean Inception minimiza riscos, esforços e desperdícios, e fará de você um gestor capacitado!

7. As 48 Leis do Poder – Robert Greene

O poder é um elemento social que exerce forte influência sobre os âmbitos profissionais e emocionais da vida de um indivíduo, e remete à capacidade de empreender algo.

Dominar o jogo do poder é fundamental para todos que desejam conquistar uma carreira de gerenciamento próspera, portanto o livro “As 48 Leis do Poder” não poderia faltar na nossa lista.

De forma geral, o renomado autor e palestrante Robert Greene reuniu todo o conhecimento adquirido após anos analisando o uso do poder pela humanidade, e transformou a sua interpretação em uma visão mais prática, ensinando como usar este fator em benefício próprio.

8. O Monge e o Executivo – James C. Hunter

Se você deseja se tornar um gestor de sucesso que inspira e motiva pessoas, então o clássico “O Monge e o Executivo”, escrito pelo especialista em liderança funcional, James Hunter, foi feito para você!

Através de uma narrativa temática e cristã, a obra oferece conhecimentos indispensáveis para desenvolver líderes justos, respeitáveis e vitoriosos. Além disso, discute o poder e o autoritarismo com o intuito de propor aos leitores uma liderança servidora, democrática e eficaz.

9. High Output Management – Andrew S. Grove

High Output Management é um dos livros favoritos quando o tema é gestão. Focado no mindset de gerenciamento, possui um conteúdo que deveria ser lido por todos os gestores que desejam atingir o desempenho profissional máximo.

Escrito por Andrew Grove, CEO da Intel que transformou a empresa em uma das maiores fabricantes de semicondutores do mundo, o exemplar fornece não só ferramentas operacionais, mas também recursos psicológicos para entender e lidar com as questões desafiadoras da gestão.

Vale ressaltar que a obra é um manual prático direcionado para gerentes que trabalham com indicadores de rendimento e produção, e desejam extrair de suas equipes a melhor atuação em tarefas específicas.

10. A Arte da Guerra – Sun Tzu

A estratégia organizacional executa um papel de extrema importância para o gerenciamento de projetos corporativos, pois orienta as metas, recursos e pessoas, com foco na maximização de resultados.

E já que estamos falando de estratégia, a nossa décima recomendação de leitura é um dos livros mais famosos sobre este assunto: “A Arte da Guerra”, uma obra milenar de autoria do general chinês Sun Tzu.

Apesar dos ensinamentos estratégicos terem sido elaborados há mais de 2500 anos, são bastante atuais e podem ser aplicados em empresas, no gerenciamento de equipes, na criação de táticas para vencer a competitividade do mercado, como também na vida pessoal!

11. Change By Design – Tim Brown

O design thinking é um processo cognitivo que auxilia na criação de ideias voltadas para a inovação e solução de problemas complexos dentro de uma empresa. Essa abordagem caminha lado a lado com o gerenciamento de projetos, pois vai desde o entendimento do problema a ser resolvido até o teste final de entrega do projeto.

E para você se aprofundar neste conceito, indicamos o livro Change By Design, escrito pelo famoso design thinker Tim Brown, que explica o funcionamento desse pensamento focado em gerar satisfação para o cliente.

Segundo o autor, investir na implantação do design thinking dentro de uma organização é essencial para colocá-la à frente do mercado, pois além de agregar valor aos colaboradores, também potencializa seus lucros.

12. SPRINT – Jake Knapp, John Zeratsky e Branden Kowitz


O método SPRINT, criado e desenvolvido pelo designer Jake Knapp enquanto este trabalhava na Google, se baseia na validação e aplicação de novas ideias de um projeto em apenas 5 dias.

Best-seller do The Wall Street Journal e do The New York Times, o livro é um poderoso guia que ensina o passo a passo sobre como utilizar esta ferramenta para mapear problemas, definir objetivos e transformar hipóteses em soluções reais, ou seja, é um processo dinâmico e inovador para tirar ideias do papel.

Sua leitura será de grande relevância para todos os gestores que desejam praticar a técnica sprint com o intuito de organizar e definir tarefas da equipe, otimizando o tempo para a obtenção de resultados mais precisos.

13. O Poder 80/20 – Richard Koch

O Princípio de Pareto ou Regra 80/20 é um recurso muito útil para analisar as atividades e resultados do gerenciamento de projetos, pois oferece estratégias para descobrir quais partes do processo são ineficientes. Mas como ele funciona?

De acordo com o conceituado autor inglês Richard Koch em seu livro “O Poder 80/20”, essa lei representa o desequilíbrio que ocorre nas relações entre esforço e recompensa, ou seja, 20% dos esforços geram 80% dos resultados. Isso significa que 80% dos esforços ou insumos são utilizados de maneira inadequada.

Por meio desta obra, você aprenderá como corrigir e equilibrar essa proporção para aumentar a produtividade, avaliar melhor os riscos do projeto e planejá-lo com excelência.

14. A Estratégia do Oceano Azul – W. Chan Kim e Renée Mauborgne

A Estratégia do Oceano Azul” é mais um livro referência em estratégia organizacional, altamente recomendado para todos os gestores que buscam conhecimentos sobre exploração de nichos de mercado e inovação voltada para a eliminação da concorrência.

Essa estratégia foi desenvolvida pelos professores W. Chan Kim e Renée Mauborgne, e faz uma metáfora sobre um negócio que sai do mar vermelho e competitivo e entra em águas mais calmas, de mercados poucos explorados, isto é, o oceano azul.

A metodologia oferece ferramentas de gestão, além de 8 pontos fundamentais para criar novos mercados, produtos ou serviços livres de concorrência.

15. A Arte de Fazer Acontecer – David Allen

A última recomendação da nossa lista de livros sobre gerenciamento de projetos é o best-seller internacional “A Arte de Fazer Acontecer”, escrito por um dos maiores especialistas em produtividade, David Allen.

A obra é fundamentada no método GTD (Getting Things Done), desenvolvido pelo autor em questão, e consiste no gerenciamento de ações que visam maior produtividade.

Essa estratégia pode ser aplicada tanto no âmbito pessoal quanto profissional, e seus benefícios são: gestão da rotina, redução do estresse e ansiedade, aumento da organização, produtividade e criatividade. Com toda certeza, esse mecanismo de gestão do fluxo de trabalho irá agregar muito valor para a sua vida e sua carreira!

Aprofunde seus estudos em gestão de projetos

Ser gestor de uma empresa é algo que requer muito empenho e constante estudo. Apresentamos acima alguns dos livros de gestão de projetos capazes de auxiliar seu caminho.

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Este post foi produzido pela equipe do PocketBook4You, uma plataforma que oferece centenas de resumos de livros dos maiores autores e best-sellers da atualidade, e tem como principal missão levar conhecimento diversificado que se encaixa no dia a dia de cada um dos seus usuários, ao redor do Brasil e do mundo!

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