Modelagem de processos de negócio: o que é, benefícios, como fazer, dicas práticas e muito mais!

Muitos analistas e gestores de negócio têm apostado na modelagem de processos como prática para compreender, comunicar e otimizar os processos. O problema é quando começam a surgir as incertezas… Quer esclarecer suas dúvidas de uma vez por todas? Continue lendo este post e entenda melhor o assunto!

Este post vai tratar sobre:


Vamos começar com o básico:

O que é Modelagem de Processos de Negócio?

Modelagem de Processos de Negócio ou Business Process Modeling é a representação dos processos de negócio de uma organização, com o objetivo de documentar, entender e analisar os processos, permitindo a transformação e a automatização. Através da diagramação de processos é possível obter uma visão lógica das atividades e mostrar, de forma simples e intuitiva, como o trabalho é (ou deve ser) feito em uma empresa.

A modelagem de processos pode resultar em um diagrama, mapa ou modelo, conforme o grau de detalhamento necessário ao objetivo da modelagem. Em alguns casos, um diagrama simples, como o fluxograma, pode dar conta do recado. Mas, em outros, quando o nível de complexidade é maior, exige-se um modelo mais completo.

Diagrama, mapa e modelo são termos normalmente utilizados como sinônimos, mas não é bem assim. Cada um dos termos representa diferentes estágios de desenvolvimento do processo, agregando mais ou menos informação na diagramação do processo.

Diagrama de Processo

Retrata os principais elementos do fluxo de processo, omitindo detalhes menores do fluxo de trabalho.

Mapa de Processo

Traz uma visão abrangente dos principais componentes do processo, apresentando maior precisão do que um diagrama. O mapa de processo inclui, além das atividades, o relacionamento delas com outros elementos, como atores, eventos e resultados.

Modelo de Processo

Apresenta alto grau de detalhamento, mostrando os recursos envolvidos (pessoas, informação etc.). Esse tipo de modelagem possibilita a simulação do processo em ambiente virtual, o que facilita a análise e entendimento do processo.

Observe melhor essas diferenças no quadro abaixo:

Características de diagrama, mapa e modelo de processo

Se você ainda está com aquela pulguinha atrás da orelha sobre investir ou não em um projeto de modelagem de processos, confira nossa lista com os principais benefícios dessa prática:

5 benefícios da Modelagem de Processos

1. Promove uma visão compartilhada do processo

Ter um diagrama de processo facilita muito na hora de documentar e disseminar o processo, alinhando o entendimento entre todos os colaboradores e deixando todos na mesma página. Basta consultar a representação gráfica para que todos saibam como o trabalho deve ser feito. Dessa forma, o conhecimento sai da cabeça de uma única pessoa e passa a ser transmitido para todas as partes envolvidas.

2. Melhora a comunicação entre as pessoas

Sabe aquela antiga expressão “parece que estou falando grego”? Pois é, em muitas organizações é assim: os colaboradores não conseguem nem falar a respeito do processo porque não conseguem se entender. Isso acontece porque muitas vezes eles dão nomes diferentes às coisas ou fazem atividades diferentes com o mesmo propósito. A modelagem de processos ajuda a melhorar essas lacunas na comunicação, funcionando como um guia para as pessoas.

3. Evita atrasos e desperdícios no processo

A modelagem de processos é utilizada em projetos de transformação de processos, auxiliando diretamente na análise do processo, pois permite entendê-lo de forma clara. A diagramação do processo atual possibilita enxergar gargalos e outros problemas que antes eram difíceis de notar. Assim, é possível tomar as medidas necessárias para corrigir esses problemas e, posteriormente, documentar o processo transformado.

4. Auxilia no treinamento e desenvolvimento de colaboradores

Ao contratar um novo colaborador ou treinar um profissional que já trabalha na sua empresa é muito interessante disponibilizar um material de suporte, não é mesmo? Se você tiver um modelo de processos ele é o guia ideal para que a pessoa tenha uma visão geral do trabalho. Assim, ela consegue esclarecer suas dúvidas só de olhar um documento visual e prático, reservando o tempo do instrutor para questões mais complexas.

5. Facilita a automação de processos

Dependendo da notação utilizada, a diagramação resultante da modelagem de processos pode ser convertida em uma linguagem compreensível por ferramentas de automação de processos, chamadas de BPMS. Estas ferramentas utilizam o diagrama mapeado em BPMN para criar um workflow automatizado, facilitando o cotidiano dos colaboradores e aumentando o controle sobre o processo.

BPM, BPI, BPMN, BPMS - Desvendando essa sopa de letrinhas

Quer obter todos os benefícios listados acima? Então é hora de arregaçar as mangas! Acompanhe o passo a passo:

Como fazer Modelagem de Processos

1. Escolha uma abordagem de modelagem de processos

Existem três tipos de abordagens para modelagem de processos. São elas:

  • De cima para baixo (top-down): primeiro é construída uma visão macro do processo para depois detalhar o restante do trabalho.
  • Do meio para fora (middle-out): concentra-se no núcleo do problema do processo para depois ir em direção às suas extremidades.
  • De baixo para cima (bottom-up): primeiro são entendidos os detalhes do trabalho para depois construir uma visão macro do processo.

Optar por uma dessas abordagens é o primeiro passo para modelar processos. Essa decisão deve levar em consideração aquilo que é mais adequado para o objetivo pretendido.

2. Colete informações sobre o processo

Para modelar um processo é preciso compreendê-lo, fazendo um levantamento detalhado sobre quais atividades devem ser executadas e em que ordem, quem faz o que e de que forma. Não esqueça das regras e políticas que envolvem o processo. Elas são importantes, pois organizam e garantem a integridade dos processos. Várias técnicas são usadas neste momento de coleta de informações, como entrevistas individuais com os colaboradores, dinâmicas em grupo, observação da rotina dos colaboradores e como eles executam seu trabalho, análise de documentos relacionados ao processo etc. Em resumo: é hora de coletar informações!

Existem diversas ferramentas que auxiliam nesta etapa. Você pode utilizar desde ferramentas manuais, como quadro branco, brown paper, flip-chart, notas autoadesivas e canetas, até softwares, como o Bizagi, por exemplo. Uma dica: você também pode combinar as duas coisas. Aliás, essa é a forma mais indicada.

Funciona assim: primeiro você fixa o brown paper nas paredes, certificando-se de que o tamanho do papel recortado é suficiente para a complexidade do processo. Depois, é só distribuir notas autoadesivas e canetas aos participantes da sessão de modelagem, para que eles possam escrever as atividades e colar de acordo com o seu entendimento do fluxo do processo.

Isso é feito até que os participantes consigam formar uma sequência de atividades que todos no grupo concordam. Sua função aqui é ser um facilitador para esta sessão, trazendo o conhecimento em modelagem e organizando as atividades. E, por fim, esse modelo feito na parede deve ser transposto para um software de modelagem de processos!

3. Diagrame o processo utilizando a notação de sua preferência

Após coletar as informações você precisa escolher uma notação para, de fato, diagramar o processo. Uma notação é um padrão, uma linguagem de representação de processos. Pode ser descrita também como um conjunto de símbolos e regras para representar as informações coletadas no passo 1.

Existem diversas notações no mercado e cada uma delas possui uma finalidade. Confira uma lista com as principais notações e seus usos indicados conforme o BPM CBOK®:

  • BPMN (Business Process Model and Notation): útil para apresentar um modelo para públicos-alvo diferentes.
  • Fluxograma: simples e amplamente conhecido, facilita o entendimento rápido do fluxo de um processo.
  • EPC (Event-driven Process Chain): útil para modelar conjuntos complexos de processos.
  • UML (Unified Modeling Language): orientado à descrição de requisitos de sistemas de informação.
  • IDEF (Integrated Definition Language): destaca entradas, saídas, mecanismos, controles de processo e relação dos níveis de detalhe do processo superior e inferior.
  • Value Stream Mapping: ajuda a mostrar a eficiência de processos por meio do mapeamento do uso de recursos e elementos de tempo.

Exemplo completo de Notação BPMN

Exemplo de processo modelado com a notação BPMN e os respectivos significados de cada um dos símbolos utilizados

4. Gere a documentação

Depois de finalizar o modelo é preciso gerar um documento compartilhável contendo a representação do processo modelado. Se você utilizar um software próprio para modelagem fica mais fácil. No caso do Bizagi, por exemplo, você pode exportar para vários tipos de formato, como Word, PDF, páginas Web, SharePoint ou Wiki.

5. Consolide a documentação

Não basta apenas gerar o documento com o processo modelado, é preciso fazer com que esse documento seja disseminado pela organização. Por isso, é interessante que o projeto de modelagem do processo seja encerrado com uma apresentação do modelo para as partes interessadas. Esse também é o momento de tirar possíveis dúvidas e alinhar todas as pessoas.

Vale lembrar que a documentação do processo serve também como ponto de partida para projetos de melhoria, transformação e automação, para além da própria documentação.

Conseguiu entender o passo a passo de como fazer modelagem de processos? Para que essa prática seja realmente assertiva na sua organização, preste atenção nas dicas a seguir:

Dicas para Modelar Processos

Dicas para Modelar Processos sem dor de cabeça

1. Tenha um objetivo claro

Antes de começar os trabalhos de modelagem você precisa saber exatamente o que você espera do projeto. Quer documentar os seus processos para facilitar a comunicação? Ou pretende utilizar a diagramação do processo em projetos de transformação de processos? Você pretende automatizar o processo depois que ele estiver modelado? Lembre-se: a finalidade da modelagem vai interferir diretamente na abordagem e no ferramental que será utilizado.

Como usar a Transformação de Processos para elevar a performance

2. Cuidado para não detalhar demais

Um dos erros mais comuns em projetos de modelagem de processos é o detalhamento excessivo do trabalho. Na tentativa de esmiuçar mais e mais uma tarefa pode-se cair na armadilha do microgerenciamento, que muitas vezes representa um grande entrave na execução do processo pela equipe. Por isso, fique atento para não transformar uma tarefa em checklist!

3. Cuidado para não detalhar de menos

Preste atenção para não deixar lacunas de informação na representação do processo. É claro que o nível de detalhamento da informação dependerá da abordagem e do objetivo da modelagem. Mas lembre-se de que o modelo diagramado precisa ser compreensível também por pessoas que não participaram do projeto. Busque o equilíbrio de informações: nem a mais nem a menos.

4. Revise o modelo

Depois de fechar a primeira versão da diagramação é essencial revisar o material. Parece óbvio, mas muitas pessoas subestimam o valor de uma revisão. Por essa razão muitas vezes alguns erros passam batidos. Assim que concluir um trabalho esfrie um pouco a cabeça e volte no material mais tarde. Você vai perceber que as ideias fluirão muito melhor! Lembre-se também de revisar o novo modelo com os envolvidos. Ao olharem o modelo pronto, detalhes antes omitidos podem vir à tona, o que é completamente normal!

5. Peça para outra pessoa olhar

Além de olhar novamente o material, é muito importante ter uma segunda opinião sobre o que foi produzido. Peça para algum colega de trabalho revisar o resultado. Quanto mais olhares sobre o modelo do processo mais assertivo ele irá ficar!

Anotou todas as dicas? Para facilitar ainda mais a sua vida nós criamos uma paleta com os principais símbolos da notação BPMN e o que cada um deles representa. Nesse material você encontra, ainda, uma lista com as boas práticas que precisam ser adotadas na modelagem de processos com BPMN. Clique no banner e acesse agora o conteúdo gratuitamente!

Guia de Notação BPMN

BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.

Como usar o AS-IS/TO-BE na Melhoria de Processos: transforme processos e aumente resultados

Os processos de negócio descrevem o que deve ser feito e como deve ser feito em uma organização. Contudo, se eles estiverem errados ou desatualizados, provavelmente não conseguirão atingir as expectativas. Nesse sentido, a melhoria de processos pode contribuir para encontrar a melhor forma de executar os processos da empresa, por meio do AS-IS/TO-BE. Mas você sabe o que isso significa? Continue lendo que nós vamos te contar!
Nesse texto você vai aprender:

Boa leitura!

O que é AS-IS/TO-BE?

AS-IS/TO-BE são fases do BPM (Business Process Management), que permitem promover a melhoria de processos de negócio. Portanto, são dois momentos: o AS-IS e o TO-BE. Observe:

AS-IS

AS-IS é a visão dos processos atuais de uma organização, que mostra como uma empresa realiza suas atividades em um determinado momento. É comum que o termo AS-IS seja utilizado como sinônimo para análise de processos. A análise de processos, por sua vez, é uma das 9 áreas de conhecimento do BPM CBOK®, referência mundial nas boas práticas de BPM.

Na análise de processos AS-IS os processos são descobertos e analisados. É o momento de exploração para criar uma visão comum das rupturas e desvios do processo. Essa etapa é anterior à fase de melhorias, chamado de TO-BE.

O AS-IS ajuda na descoberta de vários tipos de processos de negócio, sejam eles processos primários, processos de suporte ou processos de gerenciamento.

Se você não sabe ou não entende muito bem qual a diferença entre esses três tipos de processos, recomendamos a leitura do nosso post sobre o que é processo de negócio.

TO-BE

TO-BE é a visão dos processos futuros de uma organização, que mostra a melhor forma de realizar o processo. O TO-BE é também chamado de desenho de processos. Seu objetivo é propor melhorias nos processos das organizações, com base no que foi verificado no AS-IS. Assim como a análise de processos, o desenho de processos também é uma das 9 áreas de conhecimento do BPM CBOK.

Em que século está o seu BPM

O desenho de processos TO-BE envolve definir o fluxo de trabalho, os papéis e responsabilidades, as tecnologias necessárias ao processo, as fontes de dados e os momentos de integração com outros processos. O grande feito do TO-BE é promover condições reais de transformação nos processos, melhorando a competitividade da organização.

AS-IS/TO-BE na melhoria de processos

Situações em que o AS-IS/TO-BE pode ser vantajoso

A análise e o desenho de processos (AS-IS/TO-BE) podem ser especialmente vantajosos em determinadas situações. Abaixo destacamos as três que consideramos mais relevantes:

1. Atualização ou Revisão do Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é um momento de muita reflexão, principalmente sobre o alinhamento entre os objetivos estratégicos e os processos de negócio. Caso seja verificado que os processos não estão “conversando” com a estratégia, um projeto de melhoria de processos pode ajudar muito.

No AS-IS vão ser identificados os pontos do processo que estão desconectados da estratégia. Já no TO-BE será construída uma nova visão do processo que esteja alinhada ao planejamento estratégico.

Afinal, o TO-BE traz informações qualificadas sobre os procedimentos adotados na organização. Essas informações podem trazer novos aspectos que ainda não foram pensados pelo comitê estratégico, mas que fariam uma grande diferença no alcance da visão de futuro desejada.

2. Queda de Performance Organizacional

Uma das causas de baixo desempenho corporativo é a ineficiência de processos. Detectar um problema em um processo deveria ser considerado algo digno de aplausos, e não de receio. Mas que bom que é possível tirar lições sobre os erros praticados e nunca mais cometê-los! O AS-IS fornece todas as informações necessárias para que problemas em processos sejam detectados e debatidos. Dessa forma, é possível fazer uma remodelagem dos processos (TO-BE) que recupere a performance organizacional!

Mapa de performance do processo

3. Aquisição de Novas Tecnologias ou Troca de ERP

O tempo passa e é natural que novas tecnologias sejam desenvolvidas, afinal, o ser humano possui a tendência em criar instrumentos para facilitar a sua vida. Na Era do BPM os processos de negócio são suportados pelas tecnologias. Após implantar um novo recurso, é comum que surja aquela pulguinha atrás da orelha: mas será que essa inovação é realmente necessária e está trazendo resultados?

O AS-IS/TO-BE também oferece um panorama da aplicação diária dos recursos tecnológicos, dando visibilidade para a forma como a tecnologia atua no processo e os impactos que ela causa. Dessa forma, é possível ter uma visão verdadeira do processo, e não baseada em suposições ou desejos.

A partir daí, fica mais fácil desenhar o novo processo com mais embasamento.

Melhorias de processos com AS-IS/TO-BE

AS-IS/TO-BE em 7 passos

1. Entenda o negócio

Antes de começar o mapeamento de processos (análise AS-IS), relembre a sua cadeia de valor! Ela te dará uma visão geral das atividades que a empresa faz e quais produtos e/ou serviços são gerados a partir delas. Lá estarão contidos os processos críticos do negócio, isto é, aqueles que afetam diretamente no cumprimento da missão da empresa.

É um bom ponto de partida se você não sabe direito por onde começar ou quais são os processos prioritários. A partir daí é só desdobrar os processos em ordem cronológica, do começo ao fim.

2. Defina metodologias e formas de monitoramento do projeto de melhoria

O projeto de melhoria de processo (AS-IS/TO-BE) precisa ser muito bem planejado. Portanto:

Determine objetivos, metas e indicadores

Estabeleça o objetivo do projeto e defina qual será a estratégia de execução. Sugerimos a estratégia em ondas para reduzir impactos e riscos inerentes às mudanças em processos. Tendo isso definido, planeje seu projeto e estabeleça uma rotina de monitoramento para garantir que o projeto está indo de encontro ao objetivo traçado. Não hesite em fazer correção de rota!

Escolha quais metodologias/técnicas serão utilizadas

Existem diversas técnicas e metodologias para análise e desenho de processos. Conheça algumas delas:

  • Observação: prestar atenção nos procedimentos executados e anotar as impressões sobre ele.
  • Entrevistas: conversa qualitativa com usuários-chave.
  • Questionários: aplicação de uma lista de perguntas-padrão a uma quantidade X de colaboradores.
  • Design Thinking: conjunto de práticas que tem por objetivo encontrar soluções criativas para os problemas, sempre estimulando a empatia, colaboração e experimentação.

Dicas de como o Design Thinking pode agilizar o mapeamento de processos

A escolha dos métodos dependerá da cultura organizacional. Avalie aquilo que se aplica melhor dentro do contexto da sua empresa.

3. Colete informações sobre os processos

Procure entender qual o objetivo do processo, onde ele se encaixa dentro da cadeia de valor e quais os sistemas necessários para suportar o processo. Essa é a etapa em que os participantes do processo contribuirão com o conhecimento que só quem vive o processo na prática consegue ter acesso. Por isso, envolva os stakeholders e tente descobrir quais as suas principais dificuldades e os riscos atrelados ao processo e o que eles acham que poderia ser melhorado.

4. Analise e documente os processos

Tente transformar as informações coletadas com os stakeholders do processo em conhecimento útil e aplicável. Responda às perguntas:

  • Qual o input (entrada) do processo?
  • Qual o fluxo de atividades do processo?
  • Qual o output (saída) do processo?
  • Quais as principais entregas do processo?
  • Quem são os responsáveis pelo processo?
  • Quais recursos são destinados ao processo?
  • Qual o custo, tempo e variação do processo?
  • O processo está em conformidade com os indicadores?

A reflexão sobre essas indagações vai compor a documentação da análise do processo (AS-IS) e mostrar o entendimento do estado atual do processo. Mas, cuidado para se manter fiel ao que realmente acontece no cotidiano da organização. Não vá misturar o AS-IS com o TO-BE! Por isso é importante que essa etapa seja rápida.

5. Proponha melhorias e redesenhe os processos

Depois do AS-IS, chegou a hora de ir para a segunda etapa da melhoria de processos. No TO-BE é fundamental observar alguns pontos como:

  • Momentos de interação do cliente com o processo;
  • Atividades do processo que realmente geram valor;
  • Redução de gargalos (acúmulo de trabalho) e handoffs (fluxos de informação dentro do processo).

Na hora de redesenhar o processo, pare de buscar informações excessivamente completas e definitivas sobre eles. Sempre haverá oportunidades de melhorias. Por isso, mantenha o processo simples, para que seja de fácil leitura e compreensão. Quanto mais simples melhor!

O nível de detalhamento do processo vai depender dos objetivos definidos lá na etapa 2. Para remodelar os processos utilize uma notação padronizada, como o Business Process Modeling Notation (BPMN). Além de ser uma linguagem bastante conhecida, os diagramas de BPMN também são entendidos por softwares de automação de processos.

Melhoria de processos com foco em resultados

6. Valide a nova visão dos processos

Embora o TO-BE seja construído com base em muitos estudos feitos no AS-IS, pode ser que a organização não fique completamente satisfeita com a nova visão de processos apresentada. Por isso, a fase de validação é muito importante. Este momento será crucial para confirmar e legitimar a nova visão de processo. Caso seja necessário, serão feitos ajustes para adaptar o que foi pensado pelo analista de processos ao resultado desejado pela organização.

7. Implante e monitore os processos reformulados

Depois de tudo esquematizado e validado, chegou a hora de colocar o novo processo para rodar. É comum que ocorram algumas dificuldades no início, como a resistência dos colaboradores. Para isso, é interessante que o projeto de implantação tenha uma atenção especial nas ações de gestão de mudança organizacional, que buscará formas de reduzir os impactos causados pela mudança.

Depois de implantar, será necessário acompanhar o andamento do novo processo e checar se ele está realmente melhor em relação ao processo anterior.

Ajuda especializada

Para que seu projeto de melhoria de processos seja um sucesso, você pode contar com o apoio de alguns profissionais, como um gerente de projetos e um analista de processos. Cada um deles terá uma função diferente e crucial no êxito do projeto.

O gerente de projetos, como já é esperado, será responsável por conduzir o projeto, garantir o seu bom andamento e relatar possíveis dificuldades. Já o analista de processos executará todos os procedimentos necessários para a descoberta do processo atual (AS-IS) e a construção do novo processo (TO-BE). Isso inclui conversar com as pessoas, levantar informações e sintetiza-las em um processo, que depois deverá ser aprovado pelos envolvidos.

Nesse sentido, pode ser bastante interessante para a organização contratar uma consultoria externa que disponibilize profissionais com domínio de ferramentas adequadas ao AS-IS/TO-BE. Eles poderão auxiliar o gerente de projetos e o analista de processos na melhor forma de conduzir os trabalhos.


Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre melhoria, transformação de processos e outros assuntos que vão te ajudar a aprimorar os processos da sua organização, recomendamos a leitura do nosso e-book BPM: O guia para implantar a Gestão de Processos na sua empresa!

Ebook BPM Business Process Management

BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.

Melhoria de Processos (Business Process Improvement/BPI): o que é, benefícios e como aplicar

As organizações estão sempre buscando o aperfeiçoamento do seu trabalho. Afinal, a saúde dos processos afeta diretamente o desempenho da empresa. Por isso, a melhoria de processos (BPI) tem sido um conceito bastante estudado por analistas e gerentes de processos.

Neste post você vai ler:

Boa leitura!

O que é Melhoria de Processos (BPI)

A Melhoria de Processos, também chamada de Business Process Improvement (BPI), é o reparo incremental dos processos de uma organização. Essa prática tem como objetivo garantir que os processos atendam às expectativas do negócio e dos clientes e, desta forma, tragam os resultados esperados.

Para efeito de alinhamento, aqui estamos considerando os processos ponta a ponta, isto é, aqueles que envolvem mais de um departamento e estão diretamente ligados à percepção de valor pelos clientes.

O BPM CBOK®, principal referência em Business Process Management (BPM), aponta a seguinte definição para melhoria de processos:

“Melhoria de Processos de Negócio (BPI – Business Process Improvement) é uma iniciativa específica ou um projeto para melhorar o alinhamento e o desempenho de processos com a estratégia organizacional e as expectativas do cliente.”

Então, a melhoria de processos envolve:

  • Analisar o processo atual para compreender como ele pode ser melhorado;
  • Montar o fluxo de trabalho do processo para que ele entregue valor ao cliente.

Sendo assim, é preciso considerar que a melhoria de processos utiliza uma abordagem disciplinada. Ou seja, existem várias formas de fazer melhorias nos processos. Dependendo da abordagem escolhida, ela pode exigir um ferramental diferente, como veremos adiante.

BPM, BPI, BPMN, BPMS - Desvendando essa sopa de letrinhas

Outro cuidado que deve ser tomado é não confundir melhoria de processos com automação de processos. As duas coisas podem coexistir, mas uma não é dependente da outra. É possível (embora não recomendado) automatizar os processos sem melhorá-los ou então melhorar os processos sem fazer a sua automação. Tudo vai depender das condições dos processos. Cada caso é um caso!

Mas, por que melhoria de processos é tão importante? Ela é responsável por identificar gargalos, lacunas e imperfeições nos processos, tornando-os mais produtivos e eficientes. Dessa forma, todos saem ganhando: a organização, os clientes e a sociedade.

Existem outros motivos que justificam a importância da melhoria de processos, como veremos a seguir.

Benefícios da Melhoria de Processos

1. Redução de Custos

Mapear e resolver os pontos de melhorias nos processos é um exercício interessante porque normalmente causa impactos imediatos nos custos dos processos. Um processo que possui várias brechas e momentos de enfileiramento utiliza recursos desnecessários que poderiam ser investidos em outras demandas.

A melhoria de processos resolve esses problemas e possibilita que o recurso financeiro seja deslocado para áreas prioritárias do negócio ou deixe de ser gasto. Além disso, ela proporciona uma visão sobre o processo que torna fácil diferenciar as atividades que geram valor daquelas que não possuem impacto direto nas vendas.

2. Otimização de Tempo

Lembra dos gargalos (enfileiramentos) que falamos lá em cima? Eles são uma das maiores causas de imperfeições em processos. Um lado bom disso é que gargalos normalmente são fáceis de resolver. O difícil mesmo é perceber onde é preciso atuar, ou seja, em qual parte do processo ocorre o gargalo e quem é responsável por ele.

Uma dica legal é utilizar o Design Thinking na hora de mapear os processos, pois ele traz a percepção dos envolvidos sobre as atividades que estão fazendo. Pode ser que algumas dessas atividades apresentem formas melhores de execução. Outras podem até mesmo ser consideradas desnecessárias. Dessa forma, uma construção colaborativa promovida pelo Design Thinking tem grande potencial de gerar quick-wins, que são pequenas mudanças que trazem grandes resultados em pouco tempo.

3 dicas de como o Design Thinking pode agilizar o mapeamento de processos

3. Aumento de Resultados

Como falávamos no tópico anterior, o BPI pode gerar o tão desejado aumento de resultados. Vamos te dar um exemplo para explicar o porquê. Se antes um produto levava 3 horas para ser produzido a um custo de R$20,00, após a melhoria de processos esses números poderiam ser reduzidos para 2h30 e R$15,00, respectivamente. Ao produzir mais em menos tempo e com o menor custo, é natural que o número de vendas aumente e, consequentemente, o lucro da empresa também. Mas esse é apenas um exemplo.

Vamos agora à aplicação prática da melhoria de processos.

Como aplicar a Melhoria de Processos em 5 etapas

Não existe um passo a passo único para fazer melhoria de processos, mas entendemos que existem algumas etapas fundamentais, como identificação, priorização, preparação, redesenho e implementação. Conheça um pouco sobre cada uma delas a seguir:

1. Identificação de Processos

Nesta etapa inicial, a organização deve fazer um levantamento de seus processos ponta a ponta. No caso de já ter feito uma padronização de processos anteriormente, pode ser muito útil resgatar essa documentação. Identificar quais os processos existentes na empresa deve ser um exercício de reflexão sobre as práticas de gestão. É preciso se perguntar:

  • Por que esses processos existem?
  • Para quem esses processos entregam valor?
  • Quais produtos e/ou serviços são entregues nesses processos?
  • Como está a saúde dos processos?
  • Como estão as metas e indicadores?

As respostas dessas perguntas serão bastante úteis na etapa seguinte.

2. Priorização de Processos

Após listar os processos identificados na etapa 1, é preciso priorizar os processos. Uma das formas de fazer isso é criar um sistema de pontuação que vai do processo mais crítico ao processo menos crítico. A ordem de importância desses números será, então, o critério para priorizar a melhoria de processos e definir qual processo deve ser melhorado primeiro.

Outra forma é avaliar a saúde do processo por meio de indicadores que demonstrarão o quanto estamos distantes das metas. Não é recomendável melhorar todos os processos de uma vez, pois durante os trabalhos pode-se verificar oportunidades de transformação de processos para o futuro. Ou seja, a melhoria de um processo vai impactar em outros.

3. Preparação para a Melhoria de Processos

Após escolher o primeiro processo que passará pela melhoria de processos é hora de definir ou deixar claro:

Quem é o dono do processo

Uma boa gestão de processos incentiva a cultura de prestação de contas. Isso é materializado através da figura do “dono” do processo, isto é, aquela pessoa dita como responsável pelo processo. Também há os “participantes”, que têm a missão de ajudar o dono do processo a conquistar o objetivo.

Quais os limites do processo

Todo processo possui uma entrada (input) e uma saída (output). Estabelecer as fronteiras do processo e o cruzamento do trabalho entre os departamentos é essencial na melhoria de processos. Dessa forma, tem-se uma visão abrangente das atividades que precisam ser realizadas e como melhorá-las.

Qual a equipe que fará parte do trabalho de melhoria

O grupo que fará parte do projeto de BPI precisa ser criativo e multidisciplinar. Ter uma pluralidade de opiniões é muito produtivo para o processo, pois permite que ele seja visto de diversos ângulos.

Qual será o alvo do processo

Todo processo precisa ter um objetivo. Se você não consegue identifica-lo facilmente, talvez você deva voltar para a fase 1 e repensar a lista de processos, pois talvez o levantamento não esteja adequado.

Melhoria de Processos com Foco em Resultados

4. Redesenho de Processos

Consiste em definir as etapas do processo e o fluxo de trabalho. Isso definirá como as atividades deverão ser realizadas na organização e qual a responsabilidade dos diversos envolvidos. Depois de desenhar o processo melhorado é preciso medir e avaliar o processo.

Dessa forma será possível identificar, selecionar e testar as melhorias antes de implanta-las efetivamente. Essa prática irá garantir que as melhorias realmente trarão resultados e não comprometerão o processo.

5. Implementação das Melhorias

É comum que haja certa resistência na implementação de um novo processo. É preciso levar em consideração que um novo modelo de trabalho pode assustar as pessoas. Por isso, é necessário realizar treinamentos antes das mudanças e suporte logo após a implantação da melhoria. Isso é chamado de operação assistida e visa minimizar os impactos do novo processo no cotidiano dos colaboradores.

Após implementar, é preciso acompanhar os indicadores. O monitoramento visa medir o processo para que a melhoria seja contínua. Em outras palavras, ele deve assegurar que os processos estejam sempre saudáveis.

Conseguiu entender o passo a passo para fazer melhoria de processos na sua empresa? Conheça agora alguns facilitadores dessa prática.

Abordagens e Métodos - Melhoria de Processos (BPI)
Imagem por FreeVector.com

Abordagens e Ferramentas para Melhoria de Processos

1. Lean

O Lean é uma abordagem que se originou no Sistema Toyota de Produção e tem como objetivo reduzir os desperdícios no processo produtivo. De acordo com o BPM CBOK, o Lean visa “obter as coisas certas, para o lugar certo, na hora certa, na quantidade certa, minimizando o desperdício e sendo flexível e aberto à mudança”.

Os princípios do Lean são:

  • Qualidade;
  • Eliminação do desperdício;
  • Maximização do uso de recursos;
  • Melhoria contínua;
  • Produção sob demanda (ou produção empurrada);
  • Flexibilidade; e
  • Relacionamento durável com fornecedores.

BPM e Lean: será que dá match?

2. Six Sigma

O Six Sigma é uma abordagem que tem como objetivo atingir processos perfeitos. Essa abordagem avalia os defeitos com base em especificações técnicas. Por isso, pode ser aplicada a diversos setores, tanto em processos produtivos como em processos administrativos. Conforme o BPM CBOK, “a representação estatística de Six Sigma descreve quantitativamente como um processo é executado. Ao atingir seis sigmas, um processo obtém a capacidade de apresentar não mais que 3,4 defeitos por milhão de oportunidades de defeito”.

3. TQM

Gerenciamento da Qualidade Total ou Total Quality Management (TQM) é uma abordagem considerada precursora do Six Sigma. Ela é baseada no controle e monitoramento do processo para identificar defeitos e oportunidades de melhoria. Dessa forma, seu objetivo é proporcionar a melhoria contínua. Para o sucesso dessa abordagem é essencial integrar o cliente ao processo e adotar uma visão outside-in (de fora para dentro).

4. 5W1H

É uma ferramenta para elaborar planos de ação. Pode ser utilizada para planejar a implementação das melhorias. Incentiva a reflexão sobre as perguntas fundamentais:

  • O quê? (What?)
  • Por quê? (Why?)
  • Quando? (When?)
  • Onde? (Where?)
  • Quem? (Who?)
  • Como? (How?)

5. Matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta utilizada na priorização de processos. Ajuda a classificar os processos de acordo com:

  • (G)ravidade: analisa a intensidade dos impactos do processo.
  • (U)rgência: analisa o quão emergencial é a melhoria desse processo.
  • (T)endência: analisa os rumos que o processo poderá tomar se não for alterado imediatamente.

Matriz GUT CTA

6. Matriz BASICO

Também pode ser utilizada para a priorização de processos. Exige que sejam analisados os seguintes pontos:

  • (B)enefício: quanto o processo irá beneficiar a organização?
  • (A)brangência: qual a amplitude do processo?
  • (S)atisfação: quem o processo beneficia?
  • (I)nvestimento: quanto é preciso para melhorar o processo?
  • (C)liente: o quanto o processo impacta na geração de valor ao cliente?
  • (O)peracionalidade: qual o grau de dificuldade para melhorar esse processo?

7. Diagrama de Ishikawa

É amplamente conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, pois esta ferramenta auxilia a identificar a causa-raiz de um problema. No caso da melhoria de processos é especialmente indicado para levantar soluções para desvios identificados nos processos. É preciso analisar tudo que está fora dos limites estabelecidos e entender o que está causando o desvio para poder ajustar o processo.

8. Ciclo PDCA

É um método para melhoria contínua de processos. Ele possui quatro etapas fundamentais:

  • Plan (Planejar): definir aquilo que precisa ser feito antes de melhorar o processo.
  • Do (Fazer): identificar e implantar as melhorias de processos.
  • Check (Checar): verificar se as melhorias implementadas estão trazendo os resultados esperados.
  • Act (Agir): intervir nos processos caso sejam necessários ajustes.

Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre mapeamento, melhoria de processos e outros assuntos que vão te ajudar a aprimorar os processos da sua organização, recomendamos a leitura do nosso e-book BPM: O guia para implantar a Gestão de Processos na sua empresa!

Ebook BPM Business Process Management

BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.

Entenda TUDO sobre Padronização de Processos: o que é, importância, benefícios e como fazer

A padronização de processos é a solução que muitas empresas encontraram para garantir a assertividade das suas operações. Criar uma visão única do processo por meio da padronização das tarefas é cada vez mais necessário para obter a tão desejada excelência operacional. Além disso, existem outros benefícios muito atrativos para as organizações, como a redução de custos e o aumento da qualidade, por exemplo.

Neste post você vai ler:

Boa leitura!

O que é Padronização de Processos?

O que é Padronização de Processos?

Padronização de Processos é o ato de organizar e formalizar os processos, desenvolvendo um padrão a ser seguido por todos os colaboradores. Por sua vez, um padrão é um modelo, um método, um jeito de fazer alguma coisa. Os processos de negócio de uma organização são executados por várias pessoas, que precisam entender o que é esperado delas em cada atividade em que estão envolvidas.

Elas também devem saber qual o impacto desse trabalho no processo, possibilitando a compreensão da responsabilidade de cada parte. Nesse sentido, nada melhor do que estruturar e documentar a sequência de atividades em um material que possa ser consultado sempre que houver necessidade.

A padronização de processos responde às perguntas:

  • O que é este processo? Qual a sua missão?
  • Como começa e como termina o processo?
  • Quem faz o que dentro do processo?
  • Como é feito o processo? Qual a sequência de atividades?
  • Por onde passa o processo? Quais os departamentos envolvidos?
  • Por que existe esse processo? Qual a contribuição dele para a organização?
  • Qual o resultado esperado do processo?

Quando se fala em padronização de processos, é preciso ter em mente qual a intenção desejada. Ou seja, você quer padronizar algo que acontece dentro do departamento ou a sequência de atividades que realmente entrega valor ao cliente?

Se você escolher a segunda opção, é preciso ter em mente o conceito de processos ponta a ponta. Mas o que isso significa? Processos ponta a ponta são os processos que envolvem mais de um departamento. Então, esse tipo de processo causa grande impacto na organização e está relacionado com a agregação de valor através de um produto ou serviço. Portanto, deixe bem claro o seu desejo com a padronização antes de começa-la!

Por que é importante Padronizar os Processos

Por que é importante Padronizar os Processos?

A padronização de processos é muito importante para as empresas porque garante a melhor forma de executar um trabalho. Então, uniformizar os processos não significa engessá-los, mas sim apresentar a maneira que melhor contribui para trazer o resultado desejado. Padronizar serve para ter a repetibilidade do resultado, com todos fazendo da mesma forma. Assim, é possível gerar produtos ou serviços de alta qualidade gastando menos tempo e dinheiro.

As pessoas precisam entender o processo do início ao fim. Elas precisam compreender o porquê elas fazem determinada tarefa e quais os impactos que o seu trabalho causa no restante da organização. Incentivar este entendimento é interessante para todo mundo: colaboradores ficam mais motivados, gestores passam a dar mais importância à equipe e clientes ficam mais satisfeitos com o resultado.

Portanto, padronizar processos é importante para:

  • Garantir um modelo de trabalho;
  • Ter um caminho bem-definido para a execução das atividades;
  • Conferir previsibilidade ao processo.

Quem começou com essa história de padronização foi Henry Ford. Ele foi o fundador da Ford Motor Company e se tornou pioneiro na produção de automóveis em larga escala. Ford acreditava no poder dos padrões para assegurar a qualidade dos produtos.

Hoje as empresas padronizam seus processos por diversos motivos:

  • Evitar a variação nos processos;
  • Atender a diversas regulações;
  • Delegar atividades sem responsáveis;
  • Melhorar os resultados;
  • Conhecer os processos.

Vamos entender melhor cada um desses tópicos.

1. Evitar a variação nos processos

Em organizações em que não existe padronização de processos, cada um faz do seu jeito. Então, não existe uma forma consolidada e recomendada para executar as tarefas, o que é muito perigoso para as empresas. Portanto, se existir mais de uma pessoa envolvida no processo e cada uma fizer do seu jeito, acontecerão inconsistências que podem gerar falhas.

2. Atender a diversas regulações

Existem empresas que precisam atender a diversos tipos de regulações, como aquelas exigidas pela Anvisa, Bacen, ISO e ABNT, por exemplo. Por isso, essas organizações estão sempre à procura de certificações que comprovem que elas estão seguindo as normas prescritas. Normalmente, para confirmar a aderência a um padrão de mercado é preciso passar por uma auditoria. Nesse sentido, a padronização de processos é crucial para uma verificação assertiva.

3. Delegar atividades sem responsáveis

Existem atividades quem ninguém toma para si como suas. Mas, quando os processos são padronizados é possível atribuir donos e participantes do processo. Dessa forma, haverá mais transparência quanto às responsabilidades de cada colaborador. Além disso, a padronização de processos proporciona uma visão clara do que deve ser cobrado e o que não pode ser cobrado.

4. Melhorar os resultados

Empresas que não possuem uma cultura de processos consolidada geralmente estão em um nível muito baixo de maturidade organizacional. Mas, o que isso significa? Dizemos que existe cultura de processos quando o trabalho realizado na organização é baseado em procedimentos claros e estabelecidos. Dessa forma, fica mais fácil promover o desenvolvimento de papéis especializados com os conhecimentos e competências necessárias para executar suas tarefas.

5. Conhecer os processos

Essa é uma das preocupações mais comuns dos gestores e diretores. Mas, quando perguntados, esses líderes muitas vezes não tem uma noção exata dos processos que devem prestar contas dos resultados. Além disso, se o processo estiver na cabeça de um único colaborador e ele for desligado da empresa haverá perda de informações muito importantes. Isso pode causar reflexos na satisfação dos clientes e nos resultados da organização.

Existem muitas vantagens em padronizar os processos da sua organização. Conheça algumas delas:

Benefícios da Padronização de Processos

10 benefícios da Padronização de Processos

1. Uso correto dos recursos

Os recursos de uma empresa precisam ser bem administrados para garantir a continuidade de negócio. Nesse sentido, a padronização de processos ajuda a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, porque traz exatamente o trabalho que é feito pela empresa. Então, fica mais fácil encontrar oportunidades de melhorias dos processos e otimizá-los.

2. Menos falhas e acidentes

Quando o caminho do processo é bem-definido é possível reduzir as variações nas atividades. Isso se aplica tanto na forma de executar o processo quanto na variação de produtos. Por exemplo, se você vai a uma padaria com frequência sabe exatamente o que o estabelecimento vende e o nível de qualidade dos produtos. Então, se cada vez que você fosse à padaria o mesmo tipo de pão estivesse com sabor, aspecto e cheiro diferentes, você provavelmente procuraria outro local para tomar café da tarde.

3. Aumento da produtividade

Como você já deve ter captado, a padronização de processos prevê a melhor forma de executar uma sequência de atividades. Logo, a melhor forma é aquela que traz velocidade, qualidade e preço justo. Além disso, possibilita aumento da produtividade dos colaboradores e da organização.

4. Facilidade em treinar colaboradores

A padronização de processos oferece uma série de materiais para documentar os processos. Entre esses materiais estão procedimentos, diagramas e instruções sobre os processos. Isso contribui muito na hora de capacitar novos colaboradores, que poderão consultar documentos confiáveis sempre que tiverem dúvidas. Também dá para estabelecer encontros para ler e revisar o processo. Outra possibilidade é gravar esses encontros e disponibilizá-los em uma plataforma EAD.

5. Melhora na experiência do cliente

Processos que entregam valor para os clientes são aqueles que mais necessitam de padronização. Isso porque os impactos que eles geram são imediatos. Portanto, empresas que padronizam processos primários normalmente vivenciam uma melhora na satisfação e fidelização de clientes, o que é muito positivo para todos.

6. Transparência nos processos

Quando você padroniza processos é preciso identificar os responsáveis pela sua realização. Alguém precisa ser “dono” do processo. Vale destacar a importância da figura do dono do processo, que é responsável pelos resultados do processo. Com a padronização há mais clareza sobre as fronteiras dessa responsabilidade e quem está envolvido nela.

Muitas vezes, também será necessário sensibilizar “participantes”, que ajudarão o dono a concretizar o processo. Isso ajuda na motivação e retenção de colaboradores, que serão cobrados apenas pelo que se comprometeram a fazer.

7. Redução de custos

Este benefício pode ser considerado consequência de outros benefícios citados anteriormente. Ora, se a padronização de processos ajuda a aumentar a produtividade e fazer melhor uso dos recursos, isso culminará na redução de custos. Então, com o orçamento maior e o entendimento das necessidades da empresa, os recursos passam a ser investidos nas áreas realmente prioritárias.

8. Engajamento dos colaboradores

Os colaboradores também se beneficiam da padronização de processos. Dessa forma, eles sabem exatamente o que deve ser feito, como deve ser feito e por que deve ser feito. Nesse sentido, o entendimento do motivo pelo qual um processo existe é essencial na motivação dos colaboradores. Por isso, quando as pessoas percebem sentido no que estão fazendo elas se empenham mais no resultado.

9. Menos redundâncias nos processos

Quando o processo não é bem conhecido por todos, é comum que aconteçam atividades redundantes e esforço duplicado. Isso gera retrabalho que poderia ter sido evitado com a padronização de processos.

10. Possibilidade de automação de processos

É necessário arrumar a casa antes de sair por aí automatizando o caos. O primeiro passo para transformar processos é identificar o processo existente para depois otimizá-lo. Isso potencializa o uso do investimento com automação. É preciso resolver o problema pela raiz!

Agora que você já sabe o que é e quais os benefícios da padronização de processos, é hora de botar a mão na massa!

Como fazer Padronização de Processos

Como fazer Padronização de Processos

Não é preciso padronizar todos os processos de uma organização, podemos focar nos mais críticos. Mas como fazer isso? Existem algumas questões que precisam ser consideradas. Veja abaixo algumas dicas para fazer a padronização de processos na sua empresa de forma rápida e eficaz.

1. Defina qual o objetivo da padronização de processos

Você deseja padronizar os processos de um departamento ou um processo ponta a ponta? Se você não entende o porquê deseja padronizar o processo, talvez deva repensar essa ação. É muito comum querer padronizar e otimizar todos os processos da empresa, mas nem sempre vale a pena gastar toda a energia da sua empresa nisso. Por isso, faça aos poucos e não dê um passo maior do que a perna!

2. Faça o levantamento de todas as atividades executadas pelos colaboradores no processo

Essa etapa é crucial na padronização de processos. Tome cuidado para não esquecer de nenhuma atividade importante. É comum que os gestores se deparem com a seguinte situação: muitas versões de um mesmo processo contadas por diferentes colaboradores. O que fazer nessas horas? Tente entender por que existem várias versões do processo e mobilize o time para chegarem a um consenso juntos.

3. Envolva o maior número de pessoas possível no mapeamento de processos

Já diz o ditado: duas cabeças pensam melhor do que uma. Faça uma dinâmica colaborativa, que proporcione a troca de experiências. Tenha em mente que o compartilhamento de informações ajuda no engajamento e na motivação dos colaboradores. Quanto mais gente envolvida, maior a diversidade de ideias e opiniões.

4. Simplifique a documentação dos processos

A documentação dos processos deve ser simples e facilmente entendida por qualquer um que precise consulta-la. Uma boa forma de fazer isso é trazer imagens para melhorar a visibilidade do processo. Fuja da linguagem rebuscada e padronize as formatações dos processos. Para isso, utilize notações conhecidas, como BPMN. Dessa forma, vai ficar mais fácil identificar as atividades e seus responsáveis.

Guia de Notação BPMN

5. Invista na capacitação dos colaboradores

Busque formas inteligentes de passar as informações aos participantes do processo. Reúna todos em uma sala e explique o conteúdo de forma didática. Se você notar uma certa resistência nos colaboradores quanto à mudança, pode ser muito interessante contratar um consultor externo, que poderá apoiar na Gestão da Mudança, fazendo ações para preparar a organização e minimizar riscos e impactos. Esse profissional poderá ajudar os colaboradores a se adaptarem ao processo padronizado da melhor forma possível.

6. Revise e atualize periodicamente a documentação de processos

Mudanças são muito positivas. Sempre é possível melhorar e otimizar os processos. Faça desse exercício uma prática constante. Se necessário, invista em tecnologia e automatize alguns processos. O importante é sempre buscar a melhoria contínua. Não é porque você padronizou seus processos uma vez que nunca mais será necessário fazer isso. Portanto, monitore o processo e quando for o momento certo faça uma revisão criteriosa!


Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre padronização de processos, BPMN e outros assuntos que vão te ajudar a aprimorar os processos da sua organização, recomendamos a leitura do nosso post completo sobre BPM (Business Process Management). Se preferir, você pode baixar o conteúdo do post em formato de e-book clicando na imagem abaixo.

Ebook BPM Business Process Management

Otimização de Processos: o que é, benefícios e como fazer

Um dos objetivos do BPM (Business Process Management) é a contínua otimização de processos de uma organização. Esse termo é muito falado no ambiente corporativo, mas você sabe o que ele realmente significa? Leia o post e entenda de que forma a otimização de processos pode ajudar o seu negócio a crescer!

  1. O que é otimização de processos?
  2. Importância da otimização de processos
  3. Benefícios da otimização de processos
  4. Como otimizar processos

O que é otimização de processos?

Otimização de Processos (ou Process Optimization, no inglês) é o conjunto de ações que uma organização faz para aumentar o desempenho de seus processos de negócio. Trocando em miúdos, a otimização de processos tem o objetivo de identificar oportunidades de melhorias, encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos e buscar melhores resultados.

Qual a importância da otimização de processos?

A otimização de processos é importante porque encoraja a organização a avaliar os processos com olhos clínicos. É muito interessante reservar momentos para pensar em formas melhores de realizar o trabalho da organização. Mas, com a correria do dia a dia, normalmente não sobra tempo para refletir sobre essa questão. Isso é uma pena, pois os processos são decisivos na hora de entregar os melhores produtos e serviços para os clientes.

E, por falar em clientes, outro ponto interessante levantado pela otimização de processos é a questão da visão ponta a ponta. Normalmente as organizações percebem os processos por departamentos. Então, é comum ouvir os termos “Processos de Vendas”, “Processos de Marketing”, “Processos de RH”, e por aí vai. Não que seja errado utilizar esses termos, mas os processos de negócio são mais abrangentes do que isso. Eles são macroprocessos e estão diretamente ligados à geração de valor ao consumidor.

Uma pessoa que deseja comprar uma pizza, por exemplo, não está preocupada se a pizzaria tem todos os ingredientes, se o cozinheiro está tendo um dia ruim ou se a internet está com problemas. Ela quer uma pizza quente e saborosa entregue o mais rápido possível!

Então, a otimização de processos é muito útil para ir além de percepções superficiais sobre os processos e mergulhar de verdade na sua transformação.

Panorama Geral da Gestão de Processos

É claro que existem muitas outras vantagens em otimizar processos. Elencamos as cinco principais para você!

5 benefícios da otimização de processos que você precisa conhecer

1. Redução de Custos

Otimizar os processos possibilita a identificação e eliminação de desperdícios. Dessa forma, recursos mal-empregados começam a ter o destino correto. Além disso, fatores que comprometem a produtividade, como gargalos, erros, falhas e atrasos, são percebidos com mais facilidade. A partir do momento que você conhece os problemas e suas causas, consegue traçar um plano de ações para resolvê-los. Assim, há redução de custos e aumento da produtividade e, consequentemente, uma redução do tempo de entrega (lead time) para o cliente.

2. Redução de Riscos

A otimização de processos e a correção das falhas decorrentes de sua execução também levam à redução de riscos. A padronização das atividades ajuda a garantir que haja o menor risco de erros humanos, acidentes de trabalho, investimentos mal realizados e reincidência de falhas nos processos, por exemplo.

3. Aumento da Eficiência

A capacidade de entregar produtos e serviços com qualidade e rapidez é bastante estudada na otimização de processos. Corrigir falhas e padronizar a execução das atividades são apontadas como soluções para gerar mais resultados em menos tempo, mas com qualidade superior.

O desenho de processos traz clareza sobre quem é responsável pelo que e quais conhecimentos são necessários para a execução das atividades. Dessa forma, as pessoas certas participarão do processo no momento certo, o que proporcionará aumento da eficiência. Com isso, é possível alcançar a uniformização dos processos de negócio, o que possibilita a manutenção dos procedimentos.

4. Melhoria de Resultados

O aprimoramento dos resultados é outro grande benefício da otimização de processos. Assim, a organização é capaz de oferecer maior qualidade aos clientes por um custo reduzido, através de um trabalho de alto valor. Por consequência, a empresa consegue se posicionar melhor no mercado, se destacar de seus concorrentes e aumentar as vendas. Além disso, o cliente tem uma experiência muito melhor e fica ainda mais satisfeito com a sua marca.

5. Aumento da Capacidade de Resolução de Problemas

Quando os processos não são otimizados e padronizados, é bem mais difícil reconhecer a verdadeira causa dos problemas. Isso faz com que o gestor trabalhe apenas para “apagar incêndios”, atuando nas consequências sem eliminar a causa. Processos otimizados facilitam a elaboração de ações para resolver problemas e aumentam os resultados da organização.

Apesar de ser um trabalho complexo e contínuo, a otimização de processo traz diversas vantagens para o negócio. Contudo, para que ela possa ser feita de forma assertiva, é necessário passar por algumas etapas essenciais. Conheça quais são elas:

Como fazer otimização de processos
Ilustração por Rawpixel.com

Como Otimizar Processos em apenas 3 passos

1. Identifique os processos atuais

O primeiro passo para ter processos excelentes é fazer o mapeamento de processos. Também chamado de AS-IS, ele consiste em reconhecer e compilar os processos atuais. Normalmente, as empresas fazem este trabalho a partir do entendimento dos líderes. Mas, é muito interessante envolver mais pessoas no mapeamento de processos. Afinal, você precisa garantir que está fazendo as perguntas certas para as pessoas certas. Quem mais entende dos processos são as pessoas que vivem eles todos os dias!

Nesse sentido, dinâmicas em grupo conduzidas por um mediador são muito bem-vindas. Experimente adotar também práticas e princípios do Design Thinking e torne o mapeamento mais colaborativo.

Design Thinking para Mapeamento de Processos

Nesta etapa você deve responder às perguntas:

  • Para que serve este processo?
  • Quais são as principais atividades do processo?
  • Quem são as pessoas envolvidas neste processo?
  • Quais os pontos negativos deste processo?

2. Faça mudanças nos processos

Bom, se num primeiro momento você levantou os processos atuais da organização, o segundo passo será tomar alguma atitude sobre os processos. A partir dos indicadores de performance e dos relatos coletados durante o mapeamento, é possível encontrar soluções que transformem de verdade os processos. Essas soluções incluem desde pequenas até grandes mudanças, como a automação de processos, por exemplo.

Muita gente se assusta com o termo mudanças, pois é muito comum haver uma certa resistência com o novo. Para driblar isso, é interessante investir em canais de comunicação e educação, como uma universidade corporativa, por exemplo. E claro, sempre se manter atualizado.

Cabe ressaltar que o uso de ferramentas de modelagem de processos é bastante desejado nesse momento. Isso se aplica tanto para facilitar a diagramação dos processos como para criar um desenho legível por softwares de automação.

Se quiser saber como modelar processos, leia nosso artigo sobre BPMN (Business Process Modeling Notation).

3. Monitore (e ajuste) os processos

A otimização e gestão de processos é um trabalho contínuo. Não é porque você mapeou e transformou seus processos uma vez que não precisará mais fazer isso. Mas como saber qual o momento certo de mudar? É preciso monitorar o desempenho dos processos e acompanhar como ele se comporta com o passar do tempo. A partir da comparação entre a performance anterior e a performance atual fica mais fácil saber a hora de fazer reajustes.

É preciso encarar os 3 passos da otimização de processos como um ciclo. Ter processos ótimos não é uma condição permanente. Existem fatores externos que contribuem para a queda ou aumento de desempenho. Por isso, é preciso ficar ligado!

Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre mapeamento, otimização de processos e outros assuntos que vão te ajudar a aprimorar os processos da sua organização, recomendamos a leitura do nosso e-book BPM: O guia para implantar a Gestão de Processos na sua empresa!

Ebook BPM Business Process Management

O que é Gerenciamento de Processos de Negócio: entenda como os processos podem afetar a sua organização

O Gerenciamento de Processos de Negócio é um tema que tem despertado o interesse de muitos administradores, pois traz uma compreensão diferente sobre os processos. Às vezes as empresas acreditam que fazem gestão de processos, mas, na verdade, elas gerenciam departamentos. Nesse sentido, o gerenciamento de processos de negócio surge como alternativa a essa visão antiga e ultrapassada dos processos.

Nesse post você vai ver:

Navegue no índice ou continue acompanhando! Boa leitura!

O que é Gerenciamento de Processos de Negócio?

Gerenciamento de Processos de Negócio é um conjunto de práticas que tem por objetivo otimizar os processos de negócio para aumentar os resultados da organização e gerar valor aos clientes. O Gerenciamento de Processos de Negócio é frequentemente referenciado como BPM (Business Process Management) ou Gestão de Processos de Negócio.

O gerenciamento de processos de negócio, portanto, é uma disciplina gerencial. Ou seja, NÃO É uma metodologia nem uma ferramenta! Pelo contrário, o gerenciamento de processos de negócio decide quais são as melhores formas de aplicar metodologias e ferramentas na gestão de processos. Para isso, ele se baseia nas melhores práticas.

Um dos livros mais conhecidos sobre o assunto é o BPM CBOK®, um corpo comum de conhecimento que traz as boas práticas em gerenciamento de processos de negócio. O livro é resultado do esforço coletivo de vários profissionais que trabalham com processos, organizados através da entidade internacional ABPMP.

O BPM CBOK define Processo de Negócio como “um trabalho que entrega valor para os clientes ou apoia/gerencia outros processos” e ainda acrescenta que “esse trabalho pode ser ponta a ponta, interfuncional e até mesmo interorganizacional”.

Trazer essa definição é muito importante para compreender de verdade o que é gerenciamento de processos de negócio, pois a forma como os processos são geridos está ligada ao que se define como processo de negócio. Além disso, é importante destacar o conceito de ponta a ponta, que resume a principal ruptura que o BPM trouxe em relação ao gerenciamento de processos de negócio do passado.

Processo Ponta a Ponta

Processo Ponta a Ponta é aquele que reconhece que os processos são construídos a muitas mãos e, portanto, envolve vários departamentos. O gerenciamento de processos de negócio moderno deixou de lado a velha história de processos por setores e passou a enxerga-los como processos que cruzam várias áreas de negócio.

E por que isso é tão significativo? Encarar o trabalho de uma empresa a partir das funções de negócio não dá conta de compreender a complexidade dos elos entre as funções. Ou seja, não entende os impactos de cada parte no todo e, inclusive, no nível de satisfação dos clientes.

Isso porque os processos possuem o objetivo de gerar valor ao cliente. Então, eles dificilmente vão estar vinculados exclusivamente a um único departamento. Para o cliente não faz muita diferença saber qual foi o setor que errou no processo, ele deseja obter a entrega de valor prometida!

Conceito de valor

O conceito de valor, por sua vez, está ligado à percepção do cliente sobre os benefícios que determinado produto ou serviço trouxe para ele. Se a percepção de valor está relacionada à experiência de uma pessoa, logo, essa percepção é subjetiva e pode variar de cliente para cliente. Mas uma coisa é certa: se a empresa possui falhas nos seus processos, a tendência é que os consumidores não tenham uma experiência muito positiva durante a compra.

Alguns fatos sobre o gerenciamento de processos de negócio:

  • O gerenciamento de processos de negócio possui foco nas pessoas;
  • Todos os colaboradores são importantes para o resultado do processo;
  • Os processos devem ser vistos a partir da perspectiva do cliente (foco do cliente/outside in).

É aí que entra o gerenciamento de processos de negócio, que visa atuar como um elo entre a estratégia da empresa, os processos de negócio e a satisfação do cliente. O gerenciamento de processos de negócio não é algo simples de ser implantado, pois requer uma mudança de cultura na empresa.

Portanto, isso deve envolver todos os colaboradores, inclusive a diretoria. Por isso, se você está pensando em implantar o gerenciamento de processos na sua empresa, pode ser interessante contratar uma consultoria de processos especializada.

Classificação de Processos

Os processos de negócio incluem:

  • Processos Primários, que geram valor para o cliente de forma direta.
  • Processos de Suporte, que apoiam os processos primários e os processos de gerenciamento.
  • Processos de Gerenciamento, que coordenam os processos primários e os processos de suporte.

É importante ressaltar que essa classificação de processos surgiu a partir da cadeia de valor de Michael Porter. A cadeia de valor é um instrumento que mostra em uma página O QUE a organização faz e COMO ela gera valor ao cliente. Assim, ela ajuda a identificar a vantagem competitiva da organização.

Cadeia de Valor: o que é, para que serve e como utilizá-la na gestão de processos

Depois que a cadeia de valor é descoberta, é preciso fazer o detalhamento de processos e convertê-los em diagramas, utilizando, de preferência, a notação BPMN.

Com um bom gerenciamento de processos de negócio é possível enxergar facilmente os gargalos na operação ao verificar em quais etapas dos processos acontecem o acúmulo de tarefas. Então, o gerenciamento também proporciona uma visão mais clara dos hand-off.

Os hand-off são os excessos de transição do processo entre os envolvidos. Uma consequência dessa “passagem de bastão” é o enfileiramento (gargalos). Ela também pode gerar perdas, afetar o tempo do processo (lead-time) e a satisfação do cliente.

Ou seja, o gerenciamento de processos de negócio permite a análise rápida do desempenho dos processos e apresenta outras vantagens além das citadas.

Conheça agora os principais benefícios que o gerenciamento de processos de negócio pode trazer para as organizações:

6 benefícios do Gerenciamento de Processos de Negócio

1. Padronização de processos

O gerenciamento de processos de negócio ajuda na padronização de processos, pois atua na documentação dos processos. Dessa forma, os colaboradores podem consultar essa documentação e, assim, evitar a ocorrência de erros por causa da falta de informação.

Com o processo registrado, fica mais rápido tirar dúvidas dos colaboradores. Isso deixa todos sintonizados e evita informações repetidas ou desconexas. Todos passam a executar suas tarefas da mesma forma, o que traz previsibilidade.

O desenho dos processos os torna conhecidos por todos na empresa, facilitando o trabalho de gestores e colaboradores. Esse desenho também permite a padronização de processos por meio da automação de processos.

2. Disseminação da cultura de processos

Ao levantar os processos de uma organização, o gerenciamento de processos de negócio colabora na disseminação da cultura de processos.

Então, esse entendimento é necessário para que as pessoas desenvolvam a compreensão holística da organização e estejam atentas aos impactos que as suas atividades podem causar no ambiente organizacional e, consequentemente, na entrega de valor para o cliente.

Dessa forma, os colaboradores mudam o foco para o resultado global, em vez de enxergar apenas o resultado local.

3. Redução de falhas e desperdícios

O gerenciamento de processos de negócio tem o objetivo de mapear e transformar os processos. Isso significa reconhecer como o trabalho é feito hoje na organização e apontar melhorias nos processos. Nesse sentido, essas melhorias vão evitar a ocorrência de falhas e minimizar os desperdícios nos processos.

4. Mensuração de resultados

Não basta apenas definir processos, é preciso saber medi-los! Mas medir processos não é apenas elaborar uma lista com métricas. É necessário contar com indicadores-chave de performance (KPIs) que estabeleçam uma relação de causa e efeito entre os indicadores.

Normalmente são poucos os processos que realmente impactam nos resultados da organização e é a partir dos processos mais impactantes que a performance da empresa deve ser gerenciada, para começar.

Panorama Geral da Gestão de Processos

5. Melhora na comunicação

O ideal é contar com a participação de todas as partes interessadas nas etapas do gerenciamento de processos de Negócio. No mapeamento e na transformação de processos, por exemplo, é fundamental contar com a presença dos colaboradores envolvidos em determinado processo, proporcionando, assim, uma troca de experiências que vai aumentar a empatia entre os colaboradores. Dessa forma abre-se espaço para uma comunicação mais efetiva sobre o trabalho.

6. Aumento da satisfação do cliente

Se você chegou até aqui provavelmente já sabe que o gerenciamento de processos de negócio ajuda a identificar falhas nos processos e a melhorar a comunicação interna. Uma consequência disso é a obtenção de resultados mais assertivos ao final do processo. Assim os clientes vão ter uma boa percepção de valor e ficarão mais satisfeitos com o produto ou serviço e a experiência de compra.

Esses são apenas alguns dos benefícios que um bom gerenciamento de processos de negócio pode trazer! Para conhecer mais, leia nosso artigo sobre as vantagens da otimização de processos.

Áreas do Gerenciamento de Processos de Negócio
Imagem por Iconicbestiary

Agora vamos aprender as principais áreas do gerenciamento de processos de negócio!

Áreas do Gerenciamento de Processos de Negócio

Assim como outros livros do gênero (o Guia PMBOK®, por exemplo), o BPM CBOK está estruturado em algumas áreas de conhecimento. São elas:

  1. Gerenciamento de Processos de Negócio
  2. Modelagem de Processos
  3. Análise de Processos
  4. Desenho de Processos
  5. Gerenciamento de Desempenho de Processos
  6. Transformação de Processos
  7. Organização do Gerenciamento de Processos
  8. Gerenciamento Corporativo de Processos
  9. Tecnologias de BPM

A maneira como essas áreas foram estruturadas pode causar um pouco de confusão em profissionais iniciantes. Assuntos gerais como “Gerenciamento de Processos de Negócio” e “Tecnologias de BPM” aparecem como áreas de conhecimento. Para leitores acostumados com outros livros do gênero (como o PMBOK), isso pode causar certo estranhamento.

Fizemos um resumo para você sobre o que é abordado em cada uma dessas áreas de conhecimento. Confira:

1. Gerenciamento de Processos de Negócio

Trata dos conceitos fundamentais do gerenciamento de processos de negócio. Alinha conceitos como:

  • O que é negócio;
  • O que é processo;
  • O que é gerenciamento de processos de negócio; e
  • Funções de negócio.

É um capítulo introdutório, essencial para alinhar definições e, assim, aproveitar o livro em sua totalidade.

2. Modelagem de Processos

Capítulo que fala de forma geral sobre a representação de processos, para além da diagramação. Esse capítulo aborda as mais diversas formas de notação de processos – como BPMN, IDEF, UML, fluxograma, entre outros – e traz a diferença entre notação e levantamento de processos.

3. Análise de Processos

Trata da compreensão dos processos organizacionais, o que vai possibilitar o entendimento de como os processos são realmente executados no presente. Esse capítulo define o conceito de análise de processos, justifica sua importância, explica como analisar os processos e traz as melhores práticas referentes a essa área de conhecimento.

4. Desenho de Processos

Após a análise de processos é preciso desenhar uma nova visão do processo, com as melhorias propostas. Este capítulo abordará como fazer o levantamento das especificações dos processos de negócio, quais os fundamentos do desenho de processos e como desenhar a visão de futuro do processo. Também conta com algumas dicas para gerenciar os impactos causados pela mudança organizacional.

5. Gerenciamento de Desempenho de Processos

Explica os conceitos-chave sobre como monitorar os processos. De forma geral, trata da relação do monitoramento com o controle corporativo e com o alinhamento dos processos aos objetivos estratégicos da organização. Mostra o que medir e de que forma medir, além de ajudar a construir uma capacidade de medição de desempenho através da comunicação e interpretação dos resultados dos processos.

6. Transformação de Processos

Área de conhecimento que aborda o conceito de transformação de processos, numa perspectiva que vai além da melhoria de processos e passa também pela reengenharia de processos. Esse capítulo mostra as principais abordagens para melhoria contínua de processos – como Lean, Six Sigma, TQM –, além de mostrar como fazer o redesenho de processos.

BPM e Lean

7. Organização do Gerenciamento de Processos

Trata das mudanças organizacionais decorrentes da gestão por processos e traz as características de como se estrutura uma organização orientada à processos. Além da cultura de processos, fala também dos responsáveis e participantes nos processos. Outro ponto abordado é a prestação de contas, por meio da figura do dono do processo.

8. Gerenciamento Corporativo de Processos

Aborda a maximização dos resultados dos processos e do alinhamento dos processos à estratégia de negócio. Além disso, lista os requisitos necessários para o gerenciamento corporativo de processos, trata do gerenciamento de portfólio de processos, além de trazer modelos de referência e estruturas de trabalho para processos.

9. Tecnologias de BPM

Trata das tecnologias que facilitam a aplicação de Gerenciamento de Processos de Negócio, como:

  • Business Process Analysis (BPA);
  • Enterprise Architecture (EA);
  • Business Rules Management Systems (BRMS);
  • Business Process Management Suite (BPMS);
  • Business Activity Monitoring (BAM);
  • Service Oriented Architecture e Enterprise Application Integration (SOA/EAI);
  • Enterprise Repository.

Mas, como fazer Gerenciamento de Processos de Negócio?

Quer botar a mão na massa e entender como o Gerenciamento de Processos de Negócio é feito na prática? Preparamos este vídeo para que você entenda tudo sem dificuldades:

Conhecer quais são os processos atuais de uma empresa é importante para não cometer os mesmos erros do passado. Na transformação de processos é possível transmitir aos colaboradores qual a melhor forma de executar um processo. Não basta apenas mapeá-los e mostrar como o trabalho atual é feito, mas sim perceber uma forma melhor de fazer os processos.

Por exemplo: mesmo que você faça o mesmo caminho para se deslocar da sua casa até o trabalho todos os dias, não significa que esse seja o caminho mais rápido para chegar até lá. Pode ser que exista um jeito mais fácil que você desconhece. Portanto, experimente novos caminhos!

Assista ao nosso webinar gratuito sobre melhoria de processos com foco em resultados. Ele vai te ajudar a ter alguns insights sobre o gerenciamento de processos de negócio na sua organização!

Melhoria de Processos com Foco em Resultados

BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.
Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute.
Imagem em destaque por Freepik.

O que é Processo de Negócio: entenda a Classificação de Processos em uma organização

Um Processo de Negócio compõe a estrutura que mantém uma organização viva e influencia diretamente nos ganhos da empresa.

As organizações são sistemas vivos compostos por uma coleção de Processos de Negócio. De acordo com as características que apresentam, esses processos são classificados em: Processos Primários, Processos de Suporte e Processos de Gerenciamento. Entender cada uma dessas classes é fundamental para explicar o funcionamento das organizações e a entrega de valor aos clientes.

Essa classificação de Processos de Negócio e a macrovisão de processos surgiu a partir da cadeia de valor de Michael Porter. Porter elencou várias atividades que as organizações possuem em comum para entender como os processos de negócio são transformados em valor aos consumidores. Com a cadeia de valor, é possível enxergar os elos entre estratégia de negócio e processos operacionais, demonstrando a vantagem competitiva da empresa.

Neste post você vai aprender:

  1. O que é Processo de Negócio
  2. Classificação de Processos de Negócio
    1. Processos Primários
    2. Processos de Suporte
    3. Processos de Gerenciamento
  3. Diferença entre Visão Funcional e Visão de Processos Ponta a Ponta
    1. O que é Visão Funcional
    2. O que é Visão de Processos Ponta a Ponta
    3. Mudança de pensamento

Pegue seu café e boa leitura!

O que é Processo de Negócio

Processo de Negócio é o conjunto de atividades ou tarefas que são estruturadas e giram em torno da produção de um resultado de valor para o cliente, por meio da entrega de um serviço ou produto. Ele mostra O QUE deve ser realizado, COMO deve ser realizado e QUEM é o responsável.

Portanto, o Processo de Negócio determina como o trabalho será feito na organização e traz a sequência lógica das atividades. É importante ressaltar que:

  • Um processo de negócio envolve pessoas, equipamentos, procedimentos e informações.
  • O processo de negócio deve agregar valor ao cliente ou agregar valor a outros processos.
  • Todo processo de negócio possui uma entrada (input) e pelo menos uma saída (output).
  • No processo de negócio os insumos (materiais, conhecimento, etc) são transformados em resultados (produtos e serviços).

De acordo com a Cadeia de Valor modernizada de Porter, os Processos de Negócio podem ser divididos em três categorias. Conheça quais são elas a partir de agora:

Classificação de Processos de Negócio

Os Processos de Negócio são classificados de acordo com as suas características. Eles se dividem em três tipos que interagem entre si: Processos Primários, Processos de Suporte e Processos de Gerenciamento. É importante ressaltar que essa classificação não indica o nível de importância do processo, mas sim um agrupamento voltado para seu objetivo fim.

Entenda cada um deles a seguir:

Tipos de Processo de Negócio

1. Processos Primários

Processos Primários são aqueles que abrangem as atividades essenciais que uma organização precisa realizar para cumprir sua missão de negócio. Também são conhecidos como Processos Essenciais, Processos Operacionais ou Processos Finalísticos. Esses processos geram valor à entrega final para o cliente. Normalmente falhas ou gargalos nos processos primários são percebidos rapidamente pelos clientes.

Portanto, os Processos Primários estão extremamente conectados à experiência do consumidor (Customer Experience). Além disso, eles caracterizam a atuação da empresa e normalmente permitem uma visão ponta a ponta (que será explicada mais adiante).

Esses processos podem variar conforme o modelo da organização. Por exemplo, os processos primários de uma manufatura podem ser diferentes dos processos de um varejo ou de uma empresa de serviços.

São, comumente, exemplos de Processos Primários para manufatura:

  • Desenvolvimento de Produtos;
  • Marketing;
  • Produção;
  • Entrega;
  • Serviços de Pós-Vendas.

2. Processos de Suporte

Processos de Suporte são aqueles que ajudam ou facilitam a execução dos Processos Primários. Também são conhecidos como Processos de Apoio. Não oferecem valor diretamente ao cliente final, mas garantem o sucesso dos processos primários. Isso não significa que os processos de suporte não sejam importantes.

Muito pelo contrário: os Processos de Suporte aumentam a capacidade de a organização realizar as suas atividades essenciais. Além disso, apoiam outros Processos de Suporte ou Processos de Gerenciamento e estão relacionados à Gestão de Recursos. Permitem uma estrutura especializada e funcional.

São exemplos de Processos de Suporte:

  • Gestão de Recursos Humanos;
  • Gestão de Infraestrutura de TI;
  • Gestão de Estoques.

3. Processos de Gerenciamento

Processos de Gerenciamento são aqueles que medem, monitoram e controlam as atividades de uma organização. São parecidos com os Processos de Suporte, pois não agregam valor ao cliente, mas a outros processos, como os Processos Primários e os Processos de Suporte.

Eles administram o presente e o futuro do negócio ao garantir que a organização cumpra seus objetivos de estratégicos e alcance as metas estipuladas nos indicadores. Os Processos de Gerenciamento, portanto, têm a função de gerenciar os processos e assegurar o cumprimento de políticas e diretrizes da empresa (processos de governança).

São exemplos de Processos de Gerenciamento:

Cadeia de Valor: o que é, para que serve e como utilizá-la na gestão de processos

Agora que você já sabe o que é um Processo de Negócio, quais são as suas características e quais os três tipos existentes, vamos retomar uma questão que ficou em aberto lá no começo do texto. Lembra quando falamos que os Processos Primários normalmente permitem uma visão ponta a ponta? É sobre esse e outros conceitos que vamos falar agora!

Diferença entre Visão Funcional e Visão de Processos Ponta a Ponta

O que é Visão Funcional?

Na Visão Funcional os processos são separados por departamentos e cada função é especializada em gerenciar determinado recurso. Por exemplo: o setor de Marketing gerencia o mercado (consumidores e concorrentes); o setor de Finanças gerencia o dinheiro; o setor de Patrimônio gerencia os bens; o setor de qualidade gerencia normas e padrões, o setor de RH gerencia os profissionais; e assim por diante.

As funções possuem orientação vertical e focam na produtividade da área. Por isso, o organograma é uma ferramenta muito utilizada para obter essa visão da estrutura vertical da organização.

O que é Visão de Processos Ponta a Ponta?

Já a Visão de Processos Ponta a Ponta permite um pensamento amplo e voltado para o futuro, pois não se contenta com a obtenção de resultados localizados e pontuais. Ela envolve aspectos que estão além dos departamentos, como tempo, custo, capacidade e qualidade, o que permite entender a contribuição das partes para o todo através de uma perspectiva voltada para a experiência e satisfação do cliente.

Essa visão oferece a possibilidade de enxergar os processos em diferentes níveis, conforme quais particularidades forem mais relevantes no momento (aí entra a questão da hierarquização de processos). Os processos ponta a ponta têm orientação horizontal e representam um meio de gerar valor ao cliente.

Uma forma interessante de ter uma visão de macroprocessos é utilizar a cadeia de valor, uma ferramenta criada por Michael Porter que ajuda a entender, de forma ampla, o que a organização faz e qual seu posicionamento estratégico quanto ao seu mercado.

Você pode estar se perguntando: como foi que essas visões se consolidaram e de que forma a visão funcional perdeu espaço para a visão de processos ponta a ponta?

Mudança de pensamento

As práticas de gestão clássicas, adotadas antes da Segunda Guerra Mundial, definiam previamente o comportamento das variáveis e as formas de execução do trabalho. Isso só foi possível porque antes o mercado era mais estável e predominava a visão antiga do trabalho humano (que desvalorizava o conhecimento e o saber envolvido no processo).

escritório de processos

Depois da Segunda Guerra Mundial, o cenário se tornou complexo e imprevisível. Assim surgiram novos desafios competitivos e transformações nas práticas gerenciais. O contexto pós-guerra exigiu uma renovação nos processos e mais agilidade nas decisões.

Hoje a incerteza é a principal variável no contexto organizacional. Para lidar com ela é preciso flexibilidade, diferenciação, especialização, criatividade e agilidade!

Atualmente, a Gestão de Processos adota uma abordagem bidimensional (ou matricial), que integra as funções e os processos. Dessa forma é possível transformar funcionários (aqueles que executam uma função) em processadores (aqueles que participam ativamente em um processo). Isso justifica, por exemplo, o crescimento de equipes multifuncionais dentro das empresas.

Com a visão de Processos Ponta a Ponta é possível:

  • Adotar o ponto de vista do cliente;
  • Promover melhorias contínuas;
  • Aperfeiçoar a comunicação;
  • Fazer Gestão de Processos com foco nas pessoas;
  • Ter uma visão do todo (holística).

Empresas existem para gerar valor aos seus consumidores. Valor é o benefício percebido pelo cliente ao consumir um produto ou um serviço. Dessa forma, a percepção de valor é mutável. Por isso, as empresas costumam revisar a sua estratégia: elas precisam manter a vantagem competitiva.


Quer entender melhor como se dá a percepção de valor no ambiente de processos? Assista ao nosso webinar gratuito sobre Mapa de Performance do Processo e saiba porque é importante levar em consideração o olhar do cliente na hora de medir o desempenho dos processos!

Mapa de Performance do Processo

Como o gerenciamento de processos gera redução de custos na empresa?

Em uma estratégia de melhoria de processos internos, não importa qual seja o setor de atuação no mercado, a redução de custos na empresa está entre as prioridades, já que tem ligação direta com o aumento do resultado da empresa. Assim, é imprescindível implementar ferramentas ou recursos capazes de realizar o monitoramento dos processos. É preciso fazer o gerenciamento dos processos de maneira eficiente, mensurável e segura.

Por isso, neste conteúdo, mostraremos como o BPM é capaz de promover a redução de custos na empresa. Quer entender mais sobre o assunto? Então, não deixe de ler este artigo!

O que é BPM?

BPM é a sigla para o termo inglês Business Process Management, que quer dizer Gerenciamento de Processos de Negócios.

Diferentemente do que muitos pensam, não se trata de um software ou sistema, mas sim de um conjunto de disciplinas e práticas que permitem conectar a estratégia do negócio aos processos da organização, considerando também a relação com as pessoas envolvidas nesses processos e os sistemas que apoiam sua execução.

O BPM é importante para organizações de variados portes e segmentos do mercado, pois gera sincronia em toda a cadeia de valor do negócio, agregando valor aos clientes e possibilitando que os resultados esperados sejam atingidos pela otimização dos processos.

A tarefa de implementar o gerenciamento de processos de negócios pode não ser muito simples, mas, se seu time abraçar essa filosofia, certamente usufruirá de uma vasta gama de benefícios duráveis que vão proporcionar a redução de custos na empresa.

Ebook BPM Business Process Management

Como o gerenciamento de processos é capaz de gerar redução de custos na empresa?

Com a implantação de um modelo de Gestão de Processos, a organização passa a ter controle de seus processos, conseguindo rapidamente identificar desvios e atuar sobre suas causas. Com isso, é possível trabalhar também na redução de custos, conforme abordaremos a seguir.

Otimização da comunicação entre departamentos e pessoas na empresa

Para que os processos sejam realizados sem empecilhos, a comunicação é um fator indispensável, uma vez que proporciona a troca de informações entre os departamentos e os membros de seu time de colaboradores de maneira fluida.

Com o mapeamento dos processos é possível identificar todos os envolvidos e qual a participação de cada um em cada uma das etapas. Dessa forma cada participante do processo sabe de quem receberá o start para a execução de sua atividade e para quem deverá passar o bastão. Esse alinhamento torna a comunicação mais natural e fluída.

Redução do desperdício de recursos

Falando em redução de custos, nada melhor do que minimizar o desperdício de recursos, não é verdade? Pois bem, uma boa gestão de processos é capaz de reduzir o desperdício de material e tempo.

Isso acontece porque, com a ajuda do BPM, cada processo pode ser mapeado e analisado, fazendo com que a sua visualização seja mais fácil e possíveis gargalos ou desperdícios sejam identificados, através do monitoramento dos indicadores do processo.

Melhoria da gestão de informação

A gestão da informação é um problema crônico nas organizações. Pense nas consequências de precisar de uma informação e não conseguir encontrá-la rapidamente. Além de perder seu tempo precioso, que poderia ser utilizado com atividades mais produtivas, pode ocasionar a tomada de decisão errada ou até a perda de um negócio.

Dito isso, é correto afirmar que a implementação do BPM ajuda a melhorar a gestão dos processos, principalmente aqueles que estão relacionados à organização de dados, documentos e arquivos, como planilhas, contratos e relatórios.

Vale lembrar, ainda, que existem aplicativos móveis que podem facilitar ainda mais o acesso às informações por todos que estiverem habilitados para este acesso, de qualquer ponto.

Aumento da produtividade com a gestão de processos

Outro aspecto que podemos considerar quando implantamos a Gestão de Processos, é a redução de trabalhos desnecessários e automação de alguns trabalhos.

Com uma visão mais clara do processo podemos identificar tarefas que não agregam valor ao resultado do processo, que são feitas no momento inadequado ou são executadas por pessoas que não tenham as habilidades e conhecimentos necessários ou até tarefas que poderiam ser automatizadas. Essa adequação do processo, seguramente, vai melhorar o tempo de resposta, a qualidade e a produtividade.

Além da melhoria do processo, temos o sistema de indicadores que vai apoiar a gestão dos processos. Esse sistema promove uma visão mais clara do resultado esperado do processo, de cada uma das partes que o compõe, e, principalmente, dos resultados que estamos obtendo, possibilitando assim que cada um perceba sua contribuição para o resultado e seja possível promover a melhoria.

Redução de erros e retrabalhos em processos

Como já dissemos anteriormente, outro aspecto altamente ligado à otimização dos processos e, por consequência, à redução de custos na empresa, é a identificação de todos os erros e falhas em determinadas atividades, que prejudicam os resultados.

Com o monitoramento do processo conseguimos identificar os problemas de qualidade e retrabalhos, facilitando a identificação das causas raiz e das melhores soluções que podem ser implementadas para corrigir os problemas.

E não podemos esquecer que ter o processo documentado ajuda a padronizar as tarefas, o que também está ligado à redução do índice de falhas e aumento da produtividade.

Identificação de soluções

Como dissemos no tópico anterior, a partir do momento em que os processos são mapeados, torna-se muito mais fácil identificar os pontos de ruptura que estão impactando no resultado do processo. Isso também auxilia na identificação dos impactos que qualquer mudança pode gerar, tornando assim a melhoria de processos mais assertiva, com soluções mais eficientes e que gerem valor na percepção do cliente, aumentando sua satisfação, o que certamente refletirá na melhoria de resultados da empresa.

De acordo com o que foi apresentado no conteúdo de hoje, a redução de custos na empresa está diretamente ligada à otimização dos seus processos. Para isso, é preciso melhorar o uso do tempo dos colaboradores, otimizar a comunicação entre departamentos, ter informações certas na hora certa, entre outras questões.

Conseguiu aprender como o gerenciamento de processos é capaz de gerar redução de custos na empresa? Então, aproveite e assista ao nosso webinar gratuito sobre melhorias de processos e entenda como demonstrar performance através dos processos!

Melhoria de Processos com Foco em Resultados

Gestão de processos: aprenda a identificar e solucionar os gargalos operacionais

A gestão de processos traz consigo um conjunto de informações que permitem entender o funcionamento e os resultados gerados pelos processos. Por isso, a governança de processos se torna necessária devido à complexidade de todas as etapas que compõem um processo produtivo, já que várias reas devem trabalhar em harmonia para que os resultados sejam positivos.

Diante desse cenário, podemos identificar algumas dificuldades e erros que comprometem esses resultados, gerando ociosidade no trabalho e prejuízos. Neste post, vamos falar sobre os gargalos operacionais, dando dicas de como dissolvê-los. Ficou interessado? Então, continue conosco!

O que são gargalos operacionais?

Quando a produção não vai bem como a gestão espera, significa que há algo interferindo em seu fluxo. Esses pontos que prejudicam o trabalho são conhecidos gerencialmente como gargalos e significam um grande sinal de alerta.

Gargalos são restrições existentes no processo que impedem a obtenção dos resultados esperados. Isso pode ocorrer em razão de perdas por avarias e por validade, má operação de máquinas, baixa produtividade da operação, baixa qualidade dos produtos desenvolvidos, reclamações sobre os serviços prestados, acidentes de trabalho etc. Tudo isso é considerado gargalo.

Principalmente quando se produz em larga escala, é preciso controlar os processos de forma integral, não deixando nenhum ponto escapar do planejamento e da análise de resultados, desde as finanças até a qualidade: é preciso um monitoramento próximo e contínuo.

Como eles impactam os resultados da empresa?

Se o resultado não é o esperado, quantitativa ou qualitativamente, é preciso rever os processos, pensando em como torná-los eficientes, otimizando todas as áreas relacionadas. Se a qualidade da entrega, do prazo, do próprio produto ou de questões internas estão comprometidas, logo aparecem mais problemas, que vão se converter em prejuízo na imagem da empresa e no crescimento de desperdícios e retrabalhos.

Como identificar e solucionar essas situações?

A gestão precisa pensar primeiramente nesse ponto: os processos, com tudo que isso engloba (insumos, relacionamento com clientes, fornecedores, colaboradores, máquinas, espaços e ferramentas utilizadas) estão sendo gerenciados?

É muito comum que os processos não tenham metas claras, que os colaboradores não compreendam sua contribuição para os resultados do processo e que não exista a figura do dono do processo, que deverá responder por esses resultados perante à organização.

Por isso, preparamos algumas dicas para que a gestão consiga identificar com mais facilidade o que está prejudicando os processos e possa solucionar essas questões. Veja!

Mapeie os processos

Quais são as etapas do processo da empresa? Ainda que a equipe seja bem coordenada e todos os envolvidos tenham expertise no assunto, é muito importante que os processos sejam mapeados.

Com esse fluxo estabelecido, qualquer passo que esteja fora dele facilmente vai se sobressair, dando possibilidade para que a correção necessária seja feita sem que isso acarrete um grande impacto no resultado final do processo.

É essencial que o mapa seja dinâmico, ou seja, que a visualização da sequência dos processos seja facilmente captada. O sequenciamento dos passos pode ser feito de diversas formas, cabe à governança de processos definir o que melhor representa o sistema e o que fica mais claro para a operação.

Busque a causa do problema

Muitas pessoas se perdem na hora de aplicar correções, corrigindo apenas o resultado sem se preocupar com a raiz daquele acontecimento. Isso faz com que retrabalhos sejam constantemente necessários.

Se você tem estabelecido qual é o fluxo que um processo deve seguir ao encontrar um erro ou um resultado negativo, você também pode fazer o caminho inverso, buscando onde aquele problema se originou e solucionando para que não se repita.

Acompanhe as entradas e saídas

Sabendo quais são as etapas dos processos e os recursos necessários para a sua execução, é necessário que seja feito o acompanhamento das demandas, para garantir que haverá capacidade para atende-las. Esse acompanhamento deve fazer parte da rotina da gestão de processos.

A gestão precisa ter esse controle em mãos, caso contrário, os gargalos podem prejudicar a qualidade do resultado e da entrega. Se você atua numa empresa de grande porte, registrar todo esse fluxo é bem mais trabalhoso. Por isso você pode usar uma solução tecnológica que automatize esse processo e também aplique a regra 80/20.

Defina planos de ação

Ao constatar um problema, defina um plano de ação para corrigi-lo. Envolva todas as pessoas necessárias nesse momento. Defina o grande objetivo e fragmente ele em ações menores que colaboram com sua concretização. Delegue tarefas nesse sentido.

A área deve estar em alerta com a melhoria proposta, portanto, engaje a equipe nesse propósito. Exponha o motivo pelo qual essas medidas precisam ser tomadas, orientando sobre como e em quanto tempo tudo deve ser feito.

Estabeleça metas, traçando passos a serem seguidos dentro de um determinado prazo. Deixe claro o papel de cada componente do processo. Assim, o processo não se perde e pode ser acompanhado. Calcule também os custos envolvidos e controle-os.

Use indicadores de desempenho

Uma vez que o plano é comunicado e implantado, é preciso acompanhar o desempenho, medindo as ações para obter dados a partir dos resultados. Assim, é possível medir se os recursos estão sendo utilizados com eficiência ou se há algum ponto que necessita de correção.

A gestão planeja com objetivos preestabelecidos. Os resultados vão trazer à tona o quanto as ações são eficientes, dando também base para a tomada de decisão. Utilizar métricas — as chamadas KPIs — para mensurar o resultado do processo é importantíssimo, revelando os pontos de melhoria e apontando para caminhos estratégicos de aproveitamento.

Qual é o resultado da boa gestão de processos?

Se os processos estão alinhados e são desempenhados por colaboradores de alta performance, teremos resultados de ótima qualidade. Isso impacta diretamente no posicionamento de mercado e na satisfação do cliente, tornando a empresa competitiva.

Os gargalos é que fazem com que haja perdas no processo e impedem que isso aconteça. Portanto, para que a organização cresça, é essencial que todo o processo opere com plena capacidade, retirando o máximo de resultado do mínimo de recursos, sem que nada interfira nesse fluxo.

A gestão de processos alavanca o desenvolvimento da empresa e para que ela seja feita de maneira que os objetivos de evolução do negócio sejam alcançados, a administração precisa estar cercada de conhecimento gerencial e técnico, dispondo de ferramentas para manter tudo em ordem e ajustar sempre que necessário.

Então, fazer gestão de processos é mais do que identificar e resolver gargalos. Significa encontrar uma maneira de trabalhar que ofereça valor para o consumidor e para o negócio. É isso o que explicamos no nosso webinar gratuito sobre gestão de processos, conduzido pela especialista Karen Pioner. Confira e aprenda mais sobre melhorias de processos com foco em resultados!

Melhoria de Processos com Foco em Resultados

Por que é importante contratar uma Consultoria de Processos (BPM)?

Contratar uma consultoria de processos é a solução que muitas empresas encontram para aperfeiçoar sua gestão de processos (BPM). Normalmente essa vontade surge quando a empresa está com problemas de produtividade. Outros sintomas comuns são o desalinhamento entre as áreas de negócio e a insatisfação dos consumidores. Então, uma consultoria de processos pode ajudar a extrair resultados consistentes a partir dos processos.

A gestão de processos é essencial para que as pessoas consigam entender a dinâmica da organização. Dessa forma, elas podem visualizar melhor os impactos que as suas ações e decisões causam no todo. Assim, fica mais fácil compreender o desempenho dos processos e seus reflexos na estratégia e nos resultados do negócio. Criar essa perspectiva nas organizações não é tarefa fácil. Por isso, contratar uma consultoria de processos pode ser uma boa opção.

Neste post você vai ver:

Quer saber por que é importante contratar uma consultoria de processos na empresa? Confira o nosso post e descubra!

8 motivos para contratar uma Consultoria de Processos

1. Conhecimento de mercado

Um time de consultores é formado por profissionais altamente qualificados. Todos apresentam uma ampla capacitação em sua área de trabalho. Além disso, esses profissionais têm conhecimento e vivência sobre a dinâmica do mercado. Isso permite que eles ofereçam as melhores ferramentas, isto é, aquelas mais adequadas ao momento de cada organização.

Além de ajudar na identificação de tendências, uma consultoria de processos pode fazer um diagnóstico preciso da empresa. Em outras palavras, os consultores são capazes de oferecer soluções efetivas para a corporação, de forma isenta e com foco no resultado. Afinal, eles são treinados para trabalhar em equipe e construir conhecimento de forma colaborativa. Dessa forma, é possível desenvolver junto à empresa soluções adaptadas às condições de cada negócio.

2. Olhar diferenciado para o negócio

O olhar dos colaboradores pertencentes à companhia abre muitas possibilidades, mas também conta com limitações. Afinal, esses profissionais estão imersos na companhia e em sua rotina diária. Por mais capacitados que os colaboradores sejam, há certa parcialidade e miopia na visão das atividades do negócio. Assim, determinados problemas podem ser difíceis de enxergar. Existem muitos hábitos cristalizados dos quais não é fácil abrir mão.

Os consultores são externos à organização. Então, o olhar que eles lançam para a gestão de processos é separado de hábitos e vícios corporativos. Eles oferecem uma visão imparcial do negócio, ligada a uma rede de conhecimentos estratégicos sobre o mercado. Dessa forma, a realização de um diagnóstico e a elaboração de soluções tornam-se muito mais efetivas.

3. Apoio nas tomadas de decisão

tomada de decisão no negócio é sempre uma ação complexa. Ela envolve uma série de variáveis, interesses e avaliações de custos e consequências. Os consultores não têm o papel de decidir pelo gestor da organização. Mas, eles podem oferecer amparo na realização de análises para a efetivação dos processos decisórios.

Por conhecerem tendências de mercado e contarem com saberes especializados, a contribuição dos profissionais da consultoria de processos é muito grande nessas ações. Eles podem ajudar em: efetivação de estudos de variáveis, planejamento, previsão de consequências e escolha de alternativas alinhadas às metas do negócio.

Consultoria de Processos (BPM)
Ilustração por Vecteezy

4. Padronização de processos

Padronizar processos é uma alternativa para trazer mais resultados positivos à organização. Essa prática aumenta a previsibilidade das ações e amplia o controle sobre os processos. Outros benefícios são: redução de erros, maior transparência, diminuição dos custos e adequação aos padrões de qualidade. A padronização também facilita a aprendizagem dos procedimentos, poupando, assim, recursos com treinamentos para novatos.

A consultoria de processos pode auxiliar a empresa a fazer o mapeamento de processos e outras ações necessárias para a padronização. Assim, ela possibilita que um dos principais ativos da empresa fique organizado e acessível. Ou seja, faz com que os processos sejam mantidos “vivos” e permaneçam abertos a atualizações, conforme a evolução cotidiana.

5. Aumento da eficiência e da produtividade

Uma consultoria de processos também pode ajudar a organizar e sistematizar os processos. Para fazer isso é necessário usar estratégias que conectem a sabedoria dos consultores à vivência diária dos colaboradores. Dessa forma, as tarefas serão bem divididas e gerenciadas de forma prática, ágil e efetiva. Outra consequência relevante é a resolução de problemas da cadeia produtiva.

Esse conjunto de fatores também culmina no aumento da capacidade produtiva do empreendimento. A otimização de processos faz com que os recursos sejam melhor aproveitados. Isso se reflete em melhores resultados e no aumento da qualidade, produtividade e eficiência dos processos. Como consequência há a ampliação dos resultados da organização e a satisfação dos clientes.

6. Aumento da motivação da equipe

O apoio dos especialistas da consultoria de processos gera efeitos positivos sistêmicos. O diagnóstico permite identificar os pontos fracos dos processos e promover alterações para solucionar essas questões. Com processos otimizados, os procedimentos também se tornam mais ágeis, facilitando o trabalho dos colaboradores.

Em pouco tempo os resultados positivos já aparecem, o time vê sua rotina refletida no processo e consegue atuar proativamente. Nesse contexto, a equipe fica mais motivada, pois percebe que o seu trabalho está sendo valorizado e bem aproveitado. Além disso, sente que seus esforços estão provocando resultados e que a equipe é parte fundamental desse crescimento.

7. Alinhamento estratégico

Muitas vezes os gestores da companhia possuem uma série de planos inteligentes para promover melhorias no negócio. Contudo, colocar todas essas propostas em prática pode não ser tão fácil. Se as alternativas de mudança não forem conduzidas de forma alinhada com os objetivos e estratégias da organização, certamente acontecerá perda de foco e desperdício de energia.

Com os serviços de uma consultoria de processos é possível encadear as melhorias de forma alinhada, com uma visão estratégica a longo prazo. As mentorias e transformações dos processos ocorrem de forma gradativa, organizada e, principalmente, sustentável.

8. Disponibilidade e agilidade

Outro benefício que se tem com a contratação de uma consultoria de processos é a ampliação da capacidade para promover mudanças. A alocação de pessoas com foco e disponibilidade para atuar nas mudanças traz uma grande agilidade para efetivar a transformação.

Para contratar uma consultoria de processos, é necessário que o gestor avalie algumas questões fundamentais. É preciso entender os reais motivos da busca por esse serviço e estar disposto a trabalhar com os consultores para promover mudanças positivas na empresa.

Além disso, o gestor deve conhecer a organização a ser contratada e verificar se ela tem uma boa reputação e experiência de mercado. Somente assim é possível realizar um trabalho efetivo e ter o apoio adequado na promoção de mudanças positivas.

Nós da Euax podemos te auxiliar a passar por todas as fases de gestão e melhoria de processos. Conheça nossos serviços:

Modelo de Execução Flexível

Como a Consultoria de Processos da Euax pode te ajudar

Melhoria de Performance de Processos

Nossa marca registrada é buscar resultados através da transformação de processos. Essa transformação é feita por meio da integração entre os departamentos. Assim a sua empresa vai dar saltos nos indicadores de performance de negócio!

Além de uma abordagem profunda e orientada à transformação, também podemos ajudar no mapeamento, documentação e padronização de processos. Isso é interessante se você deseja atender a normas e regulações e cumprir os primeiros passos na melhoria de performance.

Resgate no Valor da Gestão de Processos

No século passado, as ondas de padronização e de melhorias departamentalizadas dos processos construíram uma imagem de valor restrito da gestão de processos em muitas organizações.

Resgatar a real importância e construir um posicionamento em que a gestão de processos possa adicionar muito valor às organizações é nossa especialidade. Escritórios de processos, tecnologia, performance de processos e o uso de métodos contemporâneos para o aumento de performance estão entre as receitas para reconstruir este posicionamento.

Jornada do Cliente e a Visão de Fora para Dentro

O ambiente de competição se transformou muito nas últimas décadas. Hoje, o poder de escolha está nas mãos dos consumidores. Por isso, entender os processos do ponto de vista do cliente passou a ser a obrigação de qualquer empresa.

A eficiência não pode mais ser medida dentro de casa: é preciso enxergar fatores menos racionais dos clientes e outros stakeholders do processo. Emoções, sentimentos e sensações fazem parte do processo e podem ser determinantes para o posicionamento de uma organização. Somos especialistas em integrar essa visão externa com os processos de negócio, transformando os processos para promover uma experiência positiva para o cliente!

Integração da Gestão de Processos com TI

Muitas organizações mantêm estruturas independentes e isoladas para a Tecnologia da Informação (TI) e a Gestão de Processos. Mas será possível uma viver sem a outra? Existe uma magia em operar de forma sincronizada e harmônica com a TI e Processos, seja numa mesma estrutura, seja em departamentos diferentes.

A integração com o sistema de gestão empresarial (ERP), o atendimento de demandas utilizando o BPM como método ou mesmo a automação de pedidos por workflows fazem esta vida ser muito integrada. Temos esta fórmula de integração e construção de sinergia!

Como a Euax faz Consultoria de Processos

Após muitos anos gerenciando processos em grandes empresas brasileiras, nós desenvolvemos a metodologia “Euax Acelera”, que propõe uma gestão de processos com foco na performance. Temos consultores que possuem conhecimento e vivência na prática para alavancar os resultados do seu negócio.

A nossa metodologia é inspirada nas boas práticas internacionais e nós defendemos uma visão de processos ponta a ponta. No século passado, criou-se o entendimento de que o aumento da produtividade nas organizações estava ligado ao isolamento das atividades de cada departamento. Apesar de isso ter melhorado muito a produtividade na maioria das empresas, dificultou a melhoria da performance dos processos.

Então, é importante ressaltar que os processos passam por diversos setores dentro da empresa e, portanto, não estão exclusivamente vinculados a nenhum departamento. Por isso os chamamos de processos ponta a ponta.

Para resolver problemas nos processos e aumentar o desempenho da organização, nós entendemos que é preciso:

  1. Levantar o processo atual da empresa (AS IS) para entender em qual contexto a organização está inserida;
  2. Desenhar uma visão de processo melhorado (TO BE) e implantá-la para resolver as dificuldades existentes nos processos;
  3. Monitorar a performance do novo processo para garantir que ele está trazendo o resultado esperado.

O desejo da Euax é ajudar as empresas a entenderem mais facilmente em quais pontos estão errando. Essa é a grande força que nós conseguimos promover nas equipes.

Quer receber uma proposta para melhorar a Gestão de Processos na sua empresa?

Agende uma conversa com um de nossos consultores ou solicite um orçamento.


Se tiver um tempo, aproveite para assistir gratuitamente a uma das consultoras da Euax falando sobre melhoria de processos com foco em resultados.

Melhoria de Processos com Foco em Resultados

Consultoria Conduzimos gestores e suas equipes à conquista de resultados! Outsourcing Alocação de profissionais especializados e de alta maturidade Capacitação Treinamentos In Company