EAP em projetos: O que é? Como utilizar?

EAP em projetos

Para quem ainda não está acostumado, a EAP (Estrutura Analítica de Projeto) pode ser uma ferramenta muito difícil e complexa de uso, até que se esteja acostumado a usá-la e possa colher os frutos da ferramenta que é reconhecida por muitos (me incluindo) como a base do gerenciamento de projetos.

Veja um exemplo de EAP resumida: Exemplo de EAP resumida

Ao estudar alguns guias, seu uso pode parecer ainda mais complicado. Devemos fazer a decomposição do projeto por produto, por ciclo de vida? Qual o nível de detalhe? Espero que o resumo abaixo ajude a entender esta ferramenta tão poderosa.

A EAP é uma ferramenta que tem dois propósitos principais:

  1. Auxiliar no planejamento, afim de garantir um bom nível de entendimento do mesmo através da decomposição do escopo do trabalho.
  2. Garantir que o projeto seja gerenciável, ou seja, tenha um nível de decomposição que facilite a medição do progresso, cumprimento dos marcos e das entregas planejadas.

Então, precisamos sempre pensar nas duas coisas: planejamento e monitoramento e controle. Com isto em mente, muitas vezes uma estrutura da EAP mais direcionada ao ciclo de vida pode facilitar fortemente a gestão do projeto.

Entregas do projeto

Ainda assim, mesmo que a Estrutura Analítica de Projeto seja orientada ao ciclo de vida, ela deve demonstrar claramente as entregas do projeto (por favor, não chamem de entregáveis). Para entender melhor: se você vai fazer um evento, toda a preparação do evento pode ser considerada uma entrega, do ponto de vista de negócio é importante saber que o evento está preparado. Isto é fundamental para o monitoramento do projeto.

Vamos imaginar que nosso projeto é fazer um churrasco da empresa ou do departamento. Se você levar ao pé da letra a decomposição por produto, correria o risco de ter no primeiro nível a carne, com sua decomposição indicando:

Comprar → Levar ao evento→ Assar → Servir

Quase um absurdo, não? Imagine o monitoramento de um projeto destes?

Outra questão está relacionada à “granularidade” da Estrutura Analítica de Projeto. Vamos lembrar que EAP vem de WBS (Work Breakdown Structure, ou Estrutura de Decomposição do Trabalho, em tradução livre). Então o último nível da EAP chama-se pacote de trabalho e, sim, demonstra trabalho. Precisa demonstrar isso para sabermos que chegamos no último nível, que sabemos o que será feito, quem fará, etc.

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Ainda fica um cuidado relacionado a não detalhar demais, que é chamado de microgerenciamento, algo ruim. No nosso exemplo do churrasco, detalhar demais poderia ser demonstrado por itens como:

  • Comprar Cerveja
  • Comprar Refrigerantes
  • Comprar Tomate
  • Comprar Cebola
  • Comprar Picanha
  • etc…

Neste caso, se optei por comprar tudo no supermercado (baseado numa premissa de que o supermercado tem tudo que eu quero), temos um único item: fazer compras (no supermercado).

escopo de projeto

Evoluir utilizando a Estrutura Analítica de Projeto

Enfim, os padrões do PMI, seja o Guia PMBOK ou Standard for WBS refletem sempre as boa práticas utilizadas pelo mercado e deixam muito claro que cabe ao gerente de projetos escolher a forma de desdobrar a EAP junto com a equipe. Pode ser mais orientada a produtos ou mais orientada ao ciclo de vida, mas precisa ser útil tanto no planejamento quanto no monitoramento posterior.

Quando trabalhamos com frequência num mesmo tipo de projeto, temos a oportunidade de evoluir esta EAP e transformá-la num modelo, o que tornará novos projetos muito mais rápidos, pois teremos um modelo de Estrutura Analítica de Projeto, de cronograma, de estimativa de recursos e durações, tudo padronizado, algumas etapas economizadas, bastando uma adequação e revisão a cada projeto.

Ainda é importante lembrar que antes da Estrutura Analítica de Projeto devemos fazer um bom trabalho de identificação dos requisitos. Ou seja, entender as características do que iremos entregar. No exemplo do churrasco, queremos servir linguiça com pão ou 5 variedades de carnes nobres com um buffet de saladas e sobremesas? Terá música ao vivo? De que tipo? Será em local coberto, com ar condicionado? Terá um futebolzinho antes? Enfim… não podemos descrever a EAP sem antes entender o que será entregue e cuidar para não transformar a EAP (Escopo do Trabalho) na definição de requisitos (escopo do Produto).

Voltando aos objetivos principais da EAP:

  • No planejamento, uma boa EAP garante que você lembrou tudo (ou quase tudo) que precisa ser feito no projeto, portanto aumentando as chances de assertividade do cronograma e dos custos.
  • No monitoramento, uma boa EAP garante que você saiba onde está, como está seus compromissos, seu desempenho.
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