Sabe aquele intervalo de meia hora entre uma reunião e outra? Aquela horinha no começo do dia antes de chegar a turma do escritório? Você consegue ser produtivo nesses intervalos curtinhos? E aquela reunião de planejamento enfadonha que dura o dia inteiro? Ou aquele dia em que você precisa estudar para a prova de certificação? Como manter-se motivado e com bom rendimento durante atividades muito longas? Para esses casos limítrofes que desafiam a nossa concentração e resistência é que a Técnica Pomodoro encontra sua aplicação ideal.
O que é a Técnica Pomodoro?
A Técnica Pomodoro é uma técnica extremamente simples de gestão de tempo, cujo objetivo é aumentar a sua produtividade e “livrá-lo da ansiedade do tempo”. O principal fundamento da técnica consiste em dividir suas atividades em blocos de 25 minutos de duração, os chamados “Pomodoros”.
Durante cada um desses blocos, você executa uma, e só uma, atividade, sem absolutamente nenhuma interrupção. Terminado o bloco de tempo, faz-se cinco minutos de descanso, durante os quais você pode fazer qualquer coisa desde que não esteja relacionado ao trabalho que você estava executando. Em seguida, repita o ciclo.
A técnica foi criada pelo então estudante italiano Francesco Cirillo. Francesco sentia que tinha bastante dificuldade para se concentrar e focar em seus estudos. Começou então a medir quanto tempo ele conseguia ficar totalmente concentrado em uma única tarefa. Como ficou decepcionado com o resultado obtido, começou a traçar objetivos para gradualmente aumentar esse período. Porém, descobriu que quando usava intervalos longos demais, o dia rapidamente tornava-se cansativo.
Assim, após muita experimentação, chegou ao formato atual usado na Técnica Pomodoro: 25 minutos de trabalho seguido por 5 minutos de pausa. A cada quatro blocos, faz-se um intervalo maior, de 15 minutos. O nome da técnica vem do relógio que Francesco usava, em formato de tomate – em italiano, “pomodoro”.
Como aplicar a Técnica Pomodoro?
O primeiro passo para aplicar a Técnica Pomodoro é planejar o seu dia. Deve-se sempre listar as tarefas a serem executadas, planejadas em blocos de meia hora. Uma tarefa pode pode ser dividida em vários pomodoros, mas evite tarefas de mais do que uns seis pomodoros – caso contrário o fato de parecer estar sempre tão longe do fim pode desanimá-lo no meio do caminho. Há quem diga que o ideal é montar a lista de tarefas no final do dia, para ir dormir sem essa preocupação.
Por outro lado, alguns sugerem que o ideal é montar a lista no início do dia, assim temos a lista toda fresquinha na cabeça durante o dia todo. Particularmente prefiro a segunda opção, mas cabe testar para encontrar a sua preferência. Existem ferramentas que podem ajudar a manter a sua lista de tarefas e os seus pomodoros organizados.
Para quem gosta de papel para essas coisas, o site oficial da técnica tem uma seção de materiais com listas para manter suas tarefas. Se você prefere algo mais moderno, recomendo o Artia, que tem uma tela especificamente desenhada para usar com a Técnica Pomodoro.
Um fator importante para a aplicação da técnica é a eliminação total das distrações. Durante cada pomodoro, o foco na tarefa atual deve ser absoluto – não pode atender telefone, ler email, ver aquela mensagem no MSN, escolher uma nova música para ouvir, levantar pra tomar café nem pra ir ao banheiro. Se alguém distrair você durante o pomodoro, explique que você não pode parar sua atividade agora e que retornará o contato assim que terminar o seu pomodoro.
Registre todas as interrupções, assim você poderá medir o seu desempenho e tomar ações para melhorá-lo. A técnica divide as interrupções em internas e externas – as primeiras são aquelas geradas por nós mesmos, quando a gente lembra de algo extremamente urgente para fazer, como trocar a música que estamos ouvindo ou conferir se aquele produto bacana entrou em promoção hoje.
As externas são aquelas geradas por outras pessoas, como o colega que aparece pedindo ajuda em alguma tarefa ou o telefone que toca. Registre ambos os tipos, uma vez que as medidas para resolver cada tipo de interrupção pode ser diferente. Caso uma interrupção ocupe mais do que alguns segundos do seu pomodoro, já era – considere-o invalidado, registre o ocorrido e reinicie o relógio.
No começo, provavelmente você terá dificuldades em aplicar a técnica. Vinte e cinco minutos parece pouco tempo, mas na correria do dia a dia você verá que é difícil permanecer focado durante esse tempo. As distrações também serão muitas – inclusive as internas. Porém, com um pouco de prática, as distrações diminuem e o relógio parece andar bem mais rápido. Com o uso constante da técnica, as tarefas são concluídas mais rapidamente e ficamos menos cansados no final do dia. Experimente!
Sócia consultora da EUAX, graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.