No dicionário Colinns, “issue” está traduzida como questão. Alguns traduzem como pendências, assuntos (não resolvidos), enfim, tanto faz o nome. Alguns usam em inglês, talvez por achar mais chique ou sofisticado. Talvez para causar um impacto do tipo “Wow! Ele usa umas técnicas americanas…”. Outros não dispensam o nome em português, para facilitar o entendimento da turma e evitar uma antipatia não justificada. A verdade que não conheci um bom e organizado gerente de projeto que não mantivesse uma bela issue list (ou lista de questões, para ser mais simpático), estabelecida desde a abertura do projeto.
O que é uma issue list?
O Guia PMBOK® até cita no vocabulário, também traduzido como “questão”, o significado:
“Um ponto ou assunto em discussão ou disputa ou um ponto ou assunto que não está resolvido e está sob discussão ou sobre o qual existem pontos de vistas opostos ou desacordos” (PMI, Guia PMBOK, 3ª ed.)
Ou seja, tudo aquilo que eu não sei direito o que fazer, não faz parte do plano, não é uma atividade de cronograma, mas preciso avaliar em algum momento o que será feito, de preferência não agora, por isto quero registrar em algum lugar.
Em muitos projetos, especialmente aqueles com muitas incertezas e ambiguidades, esta lista é realmente muito grande. Em algumas fases, pode chegar a ter um papel tão importante na gestão do projeto quanto o cronograma.
Alguns gerentes de projeto criam verdadeiros sistemas de informação, aproveitando para integrar com outros tipos de pendências como ações preventivas e corretivas, solicitações de mudança, chamados, incidentes, entre outros.
Logicamente a forma de reconhecer e tratar este registro de questões varia de acordo com o perfil de cada gerente de projeto. Métodos de priorização podem ser estabelecidos, como uma matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), fluxos de processo para tratamento, sistemas de informação, entre outras sofisticações possíveis.
Alguns ficam mesmo no caderninho de anotações, enfim, depende do perfil, do estilo e das ferramentas disponíveis.
Mas é difícil alguém dizer que não exista uma lista de questões em seu projeto, formal ou não.
Então me incomoda esta ausência no Guia PMBOK. O gerenciamento de integrações deveria citar o gerenciamento de questões como um processo ou ao menos o registro de questões como uma saída de Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto, no gerenciamento da integração do projeto. Um reconhecimento da lista companheira de qualquer gerente de projeto.
Alguns poderão se sentir intimidados com esta possibilidade, no sentido de autopenalização: se eu tenho uma lista de questões é porque não planejei direito o projeto. Se for muito grande, talvez seja uma verdade, mas você continuará precisando dela. Mais, você sempre terá uma lista de questões, compartilhada ou não, isto é inevitável.
Será ainda melhor se você gerenciar sua lista num ambiente colaborativo. Várias aplicações disponibilizam ambientes para que você possa controlar a sua lista de forma colaborativa. Se ainda não conheceu nenhuma é porque não procurou. Depois de conhecer, será difícil ficar sem…
Mas cuidado para não trocar o plano pela Issue list!
Aproveite e veja também:
Sócia consultora da EUAX, graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.