Priorização de projetos: conheça 4 ferramentas para selecionar as melhores iniciativas para o seu negócio

Última atualização em 07/11/2022

Normalmente as organizações possuem uma lista infinita de projetos. Mas como conciliá-los com o tempo e os recursos disponíveis? A priorização de projetos é uma prática fundamental para garantir que sejam realizadas apenas as iniciativas certas e, portanto, contribui na obtenção da vantagem competitiva do negócio. Quer ficar por dentro deste assunto? Neste post você vai ver:

• O que é priorização de projetos
• Ferramentas para priorização de projetos
  • Matriz 4×4
  • Matriz GUT
  • Matriz BASICO
  • Matriz RICE
• Outros critérios para priorização de projetos

Boa leitura!

O que é priorização de projetos?

Priorização de projetos é o processo pelo qual as iniciativas são identificadas, analisadas e selecionadas. Portanto, trata-se de uma prática que tem por objetivo criar um ranking de relevância dos projetos, através do estabelecimento de critérios claros e compartilhados na organização. Isso ajuda a trazer visibilidade para o que deve ser feito primeiro.

Priorizar os projetos de uma forma estruturada é importante para reduzir conflitos entre as áreas. Uma vez que você trate com transparência a seleção dos projetos, comunicando os critérios utilizados, é natural que o estresse e a ansiedade das pessoas sejam reduzidos.

Existem algumas ferramentas que ajudam a promover a priorização de projetos de forma estruturada, abrangendo diversos níveis de complexidade. Confira nossa lista de ferramentas de priorização de projetos e identifique qual a ideal para o nível de maturidade da sua organização.

Ferramentas para priorização de projetos

1. Matriz 4×4

Trata-se de uma matriz que considera dois critérios na priorização de projetos. Cada critério deve receber uma pontuação de 1 a 4 e a combinação das pontuações entre os dois critérios vai determinar qual ação deverá ser tomada sobre o projeto. Uma matriz 4×4 normalmente vai se parecer com a figura abaixo:

Como você observou cada um dos quadrantes possui uma ação diferente:

• Fazer agora: válido para os projetos que devem ser feitos imediatamente.
• Programar para fazer: válido para os projetos que são importantes, mas precisam de um pouco mais de planejamento para serem realizados.
• Delegar ou fazer quando der: válido para os projetos que valem a pena ser feitos, mas sobre os quais não há grande compromisso com o prazo.
• Ignorar: válido para os projetos que são tão irrelevantes que não vale a pena gastar energia com eles.

Existem alguns critérios comuns na matriz 4X4, como custo-benefício, urgência e importância, esforço e impacto etc. Contudo, algumas organizações podem definir critérios que sejam mais direcionados para o modelo de gestão da organização.

O que destacamos é que, conforme o quadrante que a iniciativa se enquadrar, temos sugestões de decisões a serem tomadas. Com isso, a seleção das iniciativas a serem atacadas se tornam mais conscientes.

Matriz de custo-benefício

Leva em consideração quanto será investido no projeto e qual o retorno que o projeto irá trazer. Esse retorno não precisa ser necessariamente financeiro. É importante considerar que:

• Projetos com o maior benefício e o menor custo devem ser feitos primeiro;
• Projetos que apresentam tanto benefício quanto custo altos devem ser programados para fazer;
• Projetos que apresentam tanto benefício quanto custo baixos podem ser feitos quando sobrar uma brecha na fila;
• Projetos que têm pouco benefício e custo alto não devem ser feitos, pois não há como justificar o investimento. Caso esse tipo de projeto seja feito, ele provavelmente será candidato à suspensão em determinado momento da gestão das demandas.

Matriz de urgência e importância

Leva em consideração quanto tempo há para executar o projeto e qual o impacto que o projeto vai gerar na organização. Ao analisar a urgência você precisa se perguntar se o projeto requer ação imediata e se há alguma ação de contorno para o problema enquanto o projeto não é executado. Já ao analisar o impacto você precisa se perguntar se o projeto é relevante, se ele pode afetar o faturamento e se ele está relacionado com a perda de clientes.

É importante considerar que:

• Projetos muito importantes e muito urgentes devem ser feitos primeiro;
• Projetos muito importantes e pouco urgentes devem ser planejados;
• Projetos muito urgentes e pouco importantes devem ser feitos quando tiver uma brecha na fila de pendências;
• Projetos pouco urgentes e pouco importantes devem ser ignorados.

Matriz de esforço e impacto

Considera quanto de energia será gasto no projeto e qual o efeito que o projeto vai gerar na organização. É importante considerar que:

• Projetos que geram alto impacto e exigem pouco esforço devem ser feitos primeiro;
• Projetos que geram alto impacto e exigem muito esforço devem ser planejados;
• Projetos que trazem pouco impacto e exigem pouco esforço devem ser feitos na medida do possível;
• Projetos que trazem pouco impacto e exigem muito esforço devem ser ignorados.

2. Matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta de priorização que considera os critérios de gravidade, urgência e tendência na seleção dos projetos. A gravidade se refere ao impacto que o projeto vai gerar na organização. A urgência se refere à pressão existente para gerar a solução que está sendo considerada no projeto, portanto, tem uma relação direta com o prazo. Já a tendência se refere à potencialidade do problema (resolvido pelo projeto) piorar ao longo do tempo.

Para calcular a GUT é muito simples: basta atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um dos critérios de cada projeto e, no fim, multiplicar esses número para obter um score, que será utilizado para ranquear os projetos. Então, um projeto que recebeu nota 4 para gravidade, nota 3 para urgência e nota 5 para tendência terá um score de 60 pontos. Lembrando que na GUT a pontuação mínima é de 1 ponto e a pontuação máxima é de 125 pontos.

GUT = Gravidade * Urgência * Tendência

Aproveite para baixar a nossa matriz GUT em Excel, que calcula e prioriza o score automaticamente para você!

3. Matriz BASICO

A matriz BASICO é uma ferramenta de priorização de projetos que considera seis critérios na seleção das iniciativas. São eles:

1. Benefício para a organização: quais as vantagens de realizar o projeto?
2. Abrangência dos resultados: quantas pessoas/áreas serão afetadas com a realização do projeto?
3. Satisfação do cliente interno: o projeto afetará positivamente na experiência dos colaboradores?
4. Investimento requerido: qual o orçamento necessário para realizar o projeto?
5. Cliente externo satisfeito: o projeto afetará positivamente na experiência do consumidor?
6. Operacionalidade simples: o projeto é fácil de ser executado?

Após atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um dos seis critérios de cada iniciativa, é preciso somar essas notas. O resultado da soma equivale ao score do projeto, que servirá como base para determinar a sua posição no ranking dos projetos.

Por exemplo: se um projeto recebe nota 5 para benefício, nota 2 para abrangência, nota 4 para satisfação do cliente interno, nota 5 para investimento, nota 1 para satisfação do cliente externo e nota 3 para operacionalidade, seu score é de 20 pontos. Ao final, é possível fazer um ranking dessas demandas, gerando uma lista de projetos priorizados.

BASICO = Benefício para a organização + Abrangência dos resultados + Satisfação do cliente interno + Investimento requerido + Cliente externo satisfeito + Operacionalidade simples

4. Matriz RICE

A matriz RICE é a mais complexa dessa lista. Ela leva em consideração quatro critérios: Reach, Impact, Confidence e Effort.

• Reach é o número de pessoas que serão atingidas pelo projeto;
• Impact é o grau de impacto do projeto na vida das pessoas. Ele se divide em: massivo (3x), grande (2x), médio (1x), baixo (0,5x) e mínimo (0,25x).
• Confidence é o nível de confiança no resultado. Ele se divide em: alto (100%), médio (80%), baixo (50%) e mínimo (20%).
• Effort é o tempo necessário para realizar o projeto.

Para calcular a matriz RICE aplicamos a seguinte fórmula:

RICE = (Reach * Impact * Confidence) / Effort

Então, por exemplo, se um projeto vai impactar 150 pessoas, possui um grau de impacto médio, um nível de confiança médio e um tempo de execução de 6 meses, o cálculo do RICE ficaria assim:

RICE = 150 * 1 * 80/100 * 6
RICE = 150 * 0,8 * 6
RICE = 720

Após aplicar esse cálculo para todos os projetos, basta montar o ranking de iniciativas para gerar a lista de projetos priorizados.

Outros critérios para priorização de projetos

Utilizar ferramentas de priorização de projetos certamente trará mais clareza na hora de decidir quais projetos deverão ser feitos (e em qual momento) e quais serão descartados. Mas, não basta apenas montar o ranking e sair executando a lista de iniciativas. Em algumas situações, como quando já estamos com todos os recursos alocados, é preciso olhar para outros critérios fora dessas matrizes. Alguns exemplos desses critérios são:

• Obrigatoriedade legal: projetos que são exigidos por uma lei ou por uma política interna da organização precisam receber pontuação máxima ou mínima, sem meio-termo.
• Alinhamento estratégico: projetos que ajudam a executar o planejamento estratégico da organização precisam receber mais pontos na priorização de projetos.
• Probabilidade de sucesso: quanto menor a quantidade de riscos de um projeto, maior a pontuação que ele deve receber e vice-versa.
• Prazo para gerar resultados: projetos que trazem mais resultados rapidamente devem passar na frente de projetos que demoram a trazer resultados.
• Situação do projeto: quanto maior o percentual de realização do projeto, maior é o peso dele na priorização de projetos.

Para fazer a análise de toda a lista de demandas você pode montar um comitê de demandas, que será responsável por avaliar a capacidade da equipe, selecionar os projetos e ajustar o ranking obtido conforme outros critérios que não foram considerados na ferramenta de priorização. É importante que isso seja feito durante reuniões colaborativas, que envolvam pessoas estratégicas na gestão de projetos.

O ideal é que este comitê de demandas seja o próprio PMO (escritório de projetos). Por isso, assista ao nosso webinar gratuito e aprenda a fazer a priorização do seu portfólio de projetos com foco no resultado!