Priorização de projetos: critérios de seleção na gestão de portfólio

Priorização de projetos

Pesquisas atuais na área de tecnologia da informação sugerem que, anualmente, cerca de 50 bilhões de dólares são gastos em projetos, criados, aprovados, mas que nunca são utilizados pelo público-alvo. Diante desse número alarmante, este artigo irá introduzir um dos tópicos em gestão de portfólio de projetos que geralmente está por trás de grande parte destes casos: os critérios de priorização de projetos.

O que são critérios de priorização de projetos

Dentro de um cenário de uma organização, anualmente, muitas são as oportunidades ou ameaças que “gritam” por um projeto que resolva ou explore o assunto e, sendo assim, um dos papéis na gestão de portfólio é o de avaliar quais destes projetos são mais vantajosos e alinhados com os objetivos e estratégia da empresa.

É nesse momento que um processo bem definido de seleção de projetos, com critérios de seleção pertinentes, fará grande diferença entre um mix de projetos que realmente agrega valor e o mix de projetos que entregarão algo que não será utilizado pelos clientes finais.

Mas, afinal, em que momento de minha gestão de portfólio entram os critérios de seleção e de que forma? Mais do que isto, o que deveria ser levado em conta em uma boa lista de critérios?

Vamos por partes…

Os critérios de priorização no processo de gestão de portfólio

Segundo o “Standard For Portfolio Management – 3rd Ed.” do PMI os critérios de seleção dos projetos são abordados mais fortemente na gestão da governança do portfólio, mais especificamente nos processos de definição e otimização do portfólio, ou seja, no momento em que você define o mix que irá compor o portfólio e durante o acompanhamento da execução que pode resultar em mudanças tanto nos critérios como nos projetos que compõe o mix.

Basicamente, temos o seguinte fluxo de atividades no que se diz respeito aos critérios de seleção (vide a figura 1):

  1. Identificação dos critérios de seleção/categorização;
  2. Pesagem/comparação dos critérios;
  3. Pontuação e montagem do ranking dos projetos do portfólio em relação aos critérios.
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Figura 1 – Fluxo geral de atividades envolvendo os critérios de seleção de projetos

Identificando os critérios

Agora que temos uma visão definida de como surgem e de como são utilizados os critérios de seleção de projetos no processo de gestão de portfólios de projetos, provavelmente sua questão será sobre o que deveria ser levado em conta em uma boa lista de critérios de seleção.

Para responder a tal pergunta coloco abaixo uma série de questões que deveriam ser levadas em conta quando avaliando sua lista de critérios de seleção:

  • Alinhamento com os objetivos estratégicos e de negócio;
  • Fatores relacionados à capacidade de recursos financeiros e humanos;
  • Fatores relacionados ao potencial de mercado do projeto (retorno esperado do investimento, potencial de geração de receita, payback, market share, novos mercados, time to market, etc.);
  • Fatores operacionais internos (necessidade de treinamento, mudanças no tamanho de força de trabalho, mudanças no ambiente físico, etc.);
  • Fatores de risco (técnico, financeiro, qualidade, segurança, legal, etc.);
  • Fatores adicionais como impacto na imagem da empresa.

Atribuindo pesos / comparando os critérios

A partir do momento em que existe uma lista de critérios de solução, provavelmente existirão alguns que possuem mais peso no atual contexto da empresa do que outros e, sendo assim, surge a necessidade de compara-los e gerar uma lista ordenada por prioridade.

Para tal existem diversos métodos de priorização desde os mais simples até os mais sofisticados e complexos, mas, em considerável parte das vezes é possível se utilizar algo relativamente simples como o da figura abaixo (figura 2) onde marcamos 1 quando o critério da linha é mais prioritário que o da coluna e 0 quando menos prioritário, formando um somatório ao final da linha no qual a prioridade estará do maior para o menor.

técnica priorização de critério
Figura 2 – exemplo de técnica de priorização de critérios

Pontuação dos projetos

Ao final do fluxo de trabalho que exemplificamos aqui, é hora de pontuar os projetos de acordo com a contribuição de cada um deles em cada critério de seleção pertinente.

Um exemplo básico da ideia seria: o Projeto A, em uma escala de 1 a 5, onde 1 significa “nenhuma contribuição” e 5 é “extrema contribuição”, possui uma contribuição de nível 4 ao critério de seleção A, 3 ao critério de seleção B e 2 em relação ao critério C.

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Feito isto com cada projeto proposto, e levando em conta o peso de cada critério, teremos ao final formulado um ranking de projetos por prioridade.

prioridade ms project
Figura 3 – exemplo de ranking de projetos por prioridade dentro do Microsoft Project Server 2013

A definição de critérios é um passo importantíssimo na priorização de projetos, ajudando a decidir quais deles devem concentrar os esforços da equipe. Assim, você otimiza seus recursos focando apenas no que é prioritário, deixando em segundo plano projetos de menor importância para a estratégia da empresa.

Leia também sobre critérios para seleção de ideias no processo de inovação e assista ao nosso webinar gratuito sobre como escolher os melhores indicadores para o seu projeto.

melhores indicadores projeto

Referências bibliográficas utilizadas no post:

  • Mastering Project Portfolio Management: A Systems Approach to Achieving Strategic Objectives by  Michael J. Bible and Susan S. Bivins  – J. Ross Publishing © 2011;
  • Standard For Portfolio Management 3rd Edition – PMI Project Management Institute © 2013;
  • Project Management: Achieving Competitive Advantage 2rd Edition by Jeffrey K Pinto – Prentice Hall © 2010.
Jackson Rovina

Fundador e sócio presidente da EUAX, bacharel em Administração de Empresas, especialista em Finanças Empresariais e MBA em Gerenciamento de Projetos, possui mais de 25 anos de experiência com estratégia, é Kaplan-Norton BSC Certified Graduate pela Palladium.

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