Partes interessadas: descubra o que são e como gerenciá-las no seu projeto em 4 passos

Partes interessadas

Do surgimento da ideia à entrega do resultado, um projeto passa pelas mãos de muita gente. Por isso, ter pessoas motivadas, comprometidas e dispostas a ajudar faz toda a diferença, não é mesmo? Continue lendo este post para aprender a fazer o gerenciamento das partes interessadas do seu projeto, engajando as pessoas em prol de um objetivo.

Antes de mais nada, vamos alinhar o conceito de partes interessadas:

O que são partes interessadas?

Partes interessadas, em gestão de projetos, são os indivíduos ou grupos de indivíduos que afetam direta ou indiretamente o projeto e são afetados por ele, de forma positiva ou negativa. Embora cada projeto seja único e possua suas próprias partes interessadas, elas normalmente incluem:

  • Clientes (internos e externos);
  • Usuários;
  • Patrocinador;
  • Equipe do projeto;
  • Gerente de projetos;
  • Governo;
  • Órgãos regulamentadores;
  • Investidores;
  • Fornecedores;
  • Colaboradores;
  • Sindicatos;
  • Comunidade;
  • Gerentes funcionais;
  • Escritório de projetos (PMO).

Partes interessadas do projeto

Nas empresas, é muito comum que a expressão “partes interessadas” seja substituída pelo seu equivalente em inglês: stakeholders. Independentemente do nome, vale lembrar que o não gerenciamento das expectativas das partes interessadas pode causar riscos ao projeto, capazes inclusive de comprometer o resultado. Por exemplo, se o projeto não estiver adequado às regras de um determinado órgão regulamentador, pode ser que haja atraso no início do projeto, encarecendo os custos da iniciativa.

É aí que entra o gerenciamento das partes interessadas.

O que é gerenciamento das partes interessadas?

O gerenciamento das partes interessadas é o conjunto de processos que tem por objetivo identificar os stakeholders, mapear suas expectativas e necessidades e, assim, desenvolver estratégias adequadas para engajar as pessoas no projeto e prepará-las para o pós-projeto. É preciso iniciar esses processos o mais cedo possível, logo após a assinatura do termo de abertura do projeto.

Os processos de gerenciamento das partes interessadas possibilitam descobrir quantas partes interessadas existem no projeto, quais suas diferenças, qual a complexidade entre a relação das partes interessadas e o projeto, quais as tecnologias disponíveis para a comunicação, entre outras questões.

Prestar atenção nas partes interessadas é importante porque ajuda a engajar as pessoas nas atividades necessárias para a execução do projeto e a gerenciar conflitos, que quando não solucionados são capazes de criar um clima destruidor e improdutivo.

Níveis de engajamento e influência das partes interessadas

Cada parte interessada pode afetar o projeto de uma forma diferente. Por isso, é possível classificá-las em alguns tipos, de acordo com o nível de engajamento. São eles: desinformado, resistente, neutro, apoiador ou líder.

  • Desinformado: não possui conhecimento do projeto ou de seus impactos.
  • Resistente: ciente do projeto e de seus impactos, mas resistente a mudanças.
  • Neutro: ciente do projeto, não apoia nem resiste.
  • Apoiador: ciente do projeto e de seus impactos, apoia o trabalho e seus resultados.
  • Líder: ciente do projeto e de seus impactos, engaja-se ativamente para contribuir com o sucesso do projeto.
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Saber qual o nível de engajamento de cada uma das partes interessadas é relevante porque ajuda a identificar quais as estratégias mais adequadas para cada um dos stakeholders. Por exemplo: se o gestor de uma área que será afetada indiretamente pelo projeto for classificado como “neutro”, uma estratégia de engajamento poderia ser o envio de relatórios curtos e quinzenais sobre o andamento do projeto.

No caso de stakeholders considerados “resistentes”, como os usuários de um sistema, por exemplo, uma estratégia de engajamento poderia ser a inclusão desses usuários em dinâmicas colaborativas para pensar determinados pedaços da iniciativa. Esse tipo de ação faz os stakeholders se sentirem parte do projeto, facilitando o entendimento dos benefícios que a iniciativa trará se for concluída com sucesso.

Além do nível de engajamento, é necessário identificar o nível de influência das partes interessadas. Ao cruzar essas duas informações é possível definir a urgência das estratégias de engajamento. Imagine o caos que pode se transformar um projeto se um dos stakeholders for resistente e tiver alto nível de influência. Complicado, né?

Importante: os processos de gerenciamento das partes interessadas precisam ser revistos ao longo das fases do ciclo de vida do projeto ou quando uma parte interessada é removida ou adicionada ao projeto. Além disso, em projetos ágeis o gerenciamento das partes interessadas deve ser ainda mais frequente. Falamos mais sobre isso no webinar gratuito sobre gestão de stakeholders em projetos ágeis.

Gestão de stakeholders em projetos abordagem ágil e clássica

Como gerenciar as partes interessadas em 4 passos

Há várias formas de gerenciar os stakeholders, mas existem algumas etapas que são fundamentais. Confira e aprenda como gerenciar as partes interessadas na prática!

1. Mapeie as partes interessadas no projeto

O primeiro passo para gerenciar as partes interessadas do seu projeto é identificá-las, claro. Pense em todas as pessoas que o seu projeto envolve e quais delas podem influenciar na iniciativa. Se você estivesse construindo uma casa, por exemplo, as partes interessadas poderiam ser, além de você e da equipe do projeto (engenheiro civil, mestre de obras, pedreiros etc.), sua família, fornecedores, vizinhos, órgãos públicos, instituições financeiras etc.

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A partir disso, monte uma lista, que irá te auxiliar na hora de definir a melhor abordagem para cada parte interessada no projeto. Nome, cargo, contato e papel no projeto são somente algumas das informações que podem estar contidas na lista. Não se esqueça de avaliar o nível de engajamento e o grau de influência de cada parte interessada. Essa informação deve ser atualizada conforme as ações de engajamento vão sendo executadas.

2. Planeje ações para engajar as partes interessadas

Após ter a sua lista de stakeholders em mãos, é hora de pensar em quais estratégias são mais adequadas para cada tipo de parte interessada, com base nas necessidades, expectativas, interesses e impactos no projeto. Você precisa se colocar no lugar de cada parte interessada e se perguntar: estou atendendo às necessidades e desejos dela? O que preciso entregar para isso acontecer? Se eu fizer isso, que benefícios serão gerados ao projeto e ao stakeholder?

Algumas estratégias que poderiam ser adotadas para engajar as partes interessadas são: reuniões semanais para discutir os avanços do projeto, sessões de brainstorming, momentos de interação entre os participantes, oferecimento de recompensas a cada etapa concluída do projeto, promoção de workshops etc.

É importante cuidar para que a documentação de registro das partes interessadas tenha controle de acesso, pois pode conter informações confidenciais que não devem ser compartilhadas com a equipe do projeto ou outros envolvidos. Uma boa alternativa é criar códigos para identificar os stakeholders, dificultando o acesso aos nomes.

3. Coloque em prática as ações de engajamento definidas

Como o próprio nome diz, este é o momento de executar as atividades definidas anteriormente. Por exemplo: se uma das ações estabelecidas foi realizar uma sessão de brainstorming, você deve prover tudo o que é necessário para que ela seja realizada: reservar as agendas, alugar a sala de reunião, comprar os materiais que serão utilizados etc.

Dá para ver que somente uma atividade já dá bastante trabalho, imagine agora as ações para os demais stakeholders. Não é pouco, né? Por isso, escolha com cautela o que deve ser feito. É interessante iniciar as estratégias de engajamento por ordem de prioridade, fazendo primeiro aquilo que tem resultados mais garantidos (como por exemplo, aquilo que já funcionou em projetos anteriores parecidos). As atividades de engajamento secundárias são interessantes de serem feitas se as anteriores não funcionarem como o esperado ou caso você queira testar novas estratégias.

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Além disso, não ignore as barreiras de comunicação, evite a utilização de termos muito técnicos e o uso excessivo de informações!

4. Monitore a efetividade das ações de engajamento

Depois de identificar as partes interessadas e definir as ações de engajamento, você precisa monitorar essas ações enquanto elas estão sendo executadas. Ter indicadores específicos para cada atividade possibilitará que você identifique quais estão funcionando e devem ser mantidas e quais não estão trazendo resultado e devem ser substituídas ou removidas. Dessa forma, você será mais assertivo na hora de tomar decisões sobre o gerenciamento das partes interessadas, inclusive na hora de fazer modificações no plano estabelecido.

Comumente, a efetividade das ações é representada por um mapa de stakeholders, que vai demonstrar se os níveis de engajamento dos stakeholders estão realmente mudando. Você também pode ter um canal para receber comentários, críticas e sugestões sobre o gerenciamento do projeto. Os indicadores podem variar, dependendo das ações que serão executadas para gerenciar as partes interessadas.

Quer continuar estudando este tema? Inscreva-se no webinar gratuito sobre a importância da gestão de stakeholders e tenha acesso a um material completo sobre as partes interessadas de um projeto. No webinar você também vai aprender um pouco sobre a gestão de mudanças, uma importante aliada na hora de manter a motivação das pessoas. Aproveite!

A importância da Gestão de Stakeholders para o sucesso dos projetos

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