Entregando sucesso engajando as partes interessadas

Engajando as partes interessadas

Gerenciar todo um projeto não é uma tarefa simples, além de toda uma parte gerencial aplicada com grandes esforços para elaborar e gerenciar documentações do projeto e buscar melhores processos para a execução do projeto, é preciso ainda ter uma grande preocupação para o correto e eficaz envolvimento das partes interessadas.

Engajar as partes interessadas é uma das tarefas principais do gerente de projetos e que deve ser realizada à exaustão, pois este fator de envolvimento está muito ligado ao sucesso do projeto, afinal, um projeto é concebido e entregue para atender às necessidades de um ou mais interessados, os quais muitas vezes são os próprios utilizadores do produto ou serviço. É preciso levar em consideração, também, que muitos outros igualmente serão afetados pelo projeto ao longo do seu ciclo de vida.

Buscar envolver as partes interessadas em todas as etapas desde planejamento do projeto é o ideal para que se obtenha um melhor resultado final com qualidade e satisfação. Explore o conhecimento destes recursos, compreenda suas necessidades e guie-os em suas dúvidas para melhorar os processos e garantir uma melhor aderência ao projeto.

Um documento de registro de partes interessadas deverá ser elaborado ao início do projeto, sendo este um documento vivo, portanto, atualizado a cada saída ou entrada de novas partes interessadas. Poderá conter diversas informações sobre o contato quanto a sua área de atuação, seu poder e influência no projeto. A ideia é o gerente do projeto ter um melhor mapeamento de todos os envolvidos e assim traçar uma estratégia de gerenciamento. Podemos destacar que ter os recursos envolvidos traz muitas vantagens ao gerenciamento do projeto. Pode-se controlar melhor os objetivos do projeto: escopo, tempo e custo (antes conhecida como tripla restrição), pois com os recursos chaves engajados junto ao projeto, qualquer mudança nestes objetivos, a sua análise ocorrerá de forma mais rápida.

Engajando as partes interessadas

Procure identificar os requisitos mais importantes das partes interessadas, compreender o que eles esperam receber ajudará no caminho para entregar o esperado, mas cuide para que sua documentação de registro das partes interessadas não seja acessada por pessoas de fora da equipe do projeto, pois podem conter informações confidenciais.

O registro das partes interessadas, assim como as informações de contato, são parte de um documento obrigatório de todo projeto e que todos os envolvidos podem ter acesso para buscar informações e auxiliar na comunicação. Quanto às informações de classificação e estratégia direcionadas às partes interessadas, entretanto, talvez não seja interessante a disponibilização aberta destas informações, pois descrevem as características de cada um e a forma que você como gerente agirá junto a eles.

Em um ambiente mais projetizado pode ser interessante montar equipes de projetos onde os colaboradores chaves das áreas envolvidas façam parte integral do projeto. Sei que é complicado conseguir tal exclusividade, pois desalocar um recurso de suas atividades diárias pode ser uma grande baixa para o setor, mas balancear será sempre uma boa conquista.
Montar uma equipe de projeto que seja composta por especialistas em processos de gestão de projetos e também trazer para perto os recursos especialistas no produto ou serviço na qual será entregue, aumenta significativamente suas chances de sucesso!

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