Comunicações em projetos sem dor de cabeça

Comunicações em Projetos

A entrega de um projeto pode se tornar um processo doloroso, uma dor de cabeça que pode afetar o gerente do projeto e sua equipe ou mesmo toda a empresa, dependendo da forma que as partes interessadas foram ou serão envolvidas. Mudanças, novas metodologias de trabalho, novos procedimentos, padronizações, entre outras, são palavras que assombram muitos profissionais, principalmente aqueles “resistentes à mudanças”, talvez porque no imaginário de alguns, processos que aparentemente estão funcionando (será mesmo?), não precisam ser melhorados. Mas a resposta é simples: Sim, Precisam!

Melhorando as comunicações em projetos

No geral, tudo pode ser melhorado desde que se busque alcançar o máximo de abrangência naquele momento, aperfeiçoando processos da melhor forma que for possível. Vivemos em ambientes em que todos buscam otimizar e gerar melhores retornos, seja no financeiro, na qualidade ou em seus processos, não se pode estagnar enquanto tudo ao seu redor se modifica. Para entregar um bom produto, o projeto deve ser bem planejado, buscando diminuir riscos de qualidade e insatisfações junto às partes interessadas, além de diversas questões não mencionadas que ajudam no controle do projeto.

Durante um projeto, é necessário deixar os envolvidos informados, porém com informações de qualidade. Cada parte envolvida deve receber informação necessária para sua atividade ou necessidade no negócio, sempre de acordo com seus interesses e influências. Desta forma, deixa-se os envolvidos confortáveis com o projeto, sendo mais fácil a compreensão da sua informação.

Planos de comunicações em projetos

Um grande erro pode ser se deixar levar pela necessidade de notificar todos e a todo o momento, achando que isso é satisfatório. É preciso levar em consideração sempre, que as informações devem ser transmitidas para as pessoas certas, no momento exato e no formato correto. Um plano de comunicação bem elaborado fará com que as informações sejam enviadas, recebidas e entendidas por todos. Utilizar o plano de comunicação para gerar dados para seu projeto, conhecer melhor os envolvidos e como os mesmos deverão serão tratados ao longo do projeto é um diferencial na gestão de projetos. Uma ferramenta largamente utilizada para isso é o 5W2H (What = O que? , Why = Por que? , Where = Onde? , When = Quando? , Who = Quem? , How = Como? , How much = Quanto?) que ajuda a compreender e realizar um mapeamento de cada informação e a forma que a mesma será entregue. Responder estas 7 perguntas é um bom caminho de melhoria.

Para boas comunicações em projetos é interessante que primeiramente entenda-se o perfil das partes interessadas, pois há pessoas que gostam de apenas uma conversa para se atualizar, outras de lerem dados analíticos mais complexos, além de existir aquelas que apenas apresentações resumidas ou fluxogramas são suficientes. Um grande esforço na elaboração de um bom plano de comunicação, procurando planejar bem esta etapa faz uma grande diferença durante o andamento de seu projeto, pois as informações não transmitidas ou realizadas de forma incorreta/incompleta poderão gerar insatisfações em relação a sua gestão e com isso impactar negativamente outras frentes. Faça atualizações regulares sempre que necessário, porque pessoas entram e saem dos projetos ou prioridades e necessidades mudam ao longo do seu ciclo de vida. Identifique a melhor forma e boa comunicação!

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