10 dicas para melhorar a gestão de processos

Tempos difíceis podem abrir espaço para inovações e mudanças para as empresas, visto que aquelas que não se adaptam ao novo cenário acabam correndo o risco de ser ultrapassadas pelos concorrentes. Devido ao cenário de instabilidade econômica em que se encontra o país, os empreendimentos precisam se manter atentos e preparados para os novos desafios, principalmente no que diz respeito à gestão de processos.

Por isso, preparamos este artigo para lhe mostrar 10 dicas incríveis para melhorar a gestão de processos em sua empresa de forma dinâmica e assertiva. Continue lendo e fique por dentro do assunto.

  1. Identifique os processos e mapeie os fluxos

A primeira coisa que deve ser feita para melhorar a gestão de processos é identificá-los. Nós, da Euax, trabalhamos com o conceito de Processos Ponta-a-Ponta. Quando for definir o futuro dos processos, é necessário que todos os envolvidos opinem.

Todo processo possui saídas e entradas, e muitas vezes, durante uma troca de informações entre os setores (handoffs), algumas informações podem se perder. Isso faz com que práticas desnecessárias se perpetuem e aumenta bastante o tempo do processo.

Por causa disso, construir fluxos de trabalho é uma ótima maneira para identificar as alterações necessárias e garantir a melhoria desejada. Isso fará com que a sequência de atividades seja mais fluída, e atenderá melhor às necessidades dos envolvidos.

  1. Invista em tecnologia adequada

Os sistemas tecnológicos de gestão empresarial servem para automatizar atividades da empresa e simplificar processos. Com um bom sistema, é possível reduzir os erros operacionais, perdas de insumos e até o número de acidentes.

Pensando nisso, é essencial que se invista em tecnologia adequada para o perfil da empresa para elevar a produtividade dos funcionários e substituir os sistemas obsoletos, que gastam muito tempo nas operações. No final, toda a empresa será beneficiada.

  1. Implemente novos canais de comunicação

comunicação tem uma  função indispensável durante a execução dos processos: ela contribui para a qualidade e celeridade dos resultados. Mas é preciso planejar o diálogo interno, identificando e implementando canais que facilitem a comunicação entre os profissionais.

Dentre os principais canais, é possível destacar os murais de recados, aplicativos mobile, sistemas especializados e intranet. Também existem metodologias que facilitam essa atividade, como o Kanban, que são cartões que sinalizam o fluxo de produção.

  1. Dinamize as atividades do dia a dia

Com o uso frequente de aparelhos conectados como smartphones e tablets, é essencial que a empresa pense em maneiras de dinamizar as atividades dos funcionários, tornando-as mais flexíveis. Para isso, plataformas em nuvem (e responsivas) podem ser ótimas soluções.

Contando com as informações on-line, os profissionais poderão ter dinamismo para trabalhar remotamente em seus aparelhos tecnológicos em qualquer hora do dia e em qualquer lugar. Um vendedor, por exemplo, pode entrar em contato com o cliente de forma on-line, economizando tempo e dinheiro com o deslocamento para visitas.

  1. Prepare sua equipe conforme os novos tempos

É fundamental que os funcionários estejam cientes da necessidade de se ter novos padrões de excelência para atingir maiores resultados. Uma das mudanças mais essenciais está na própria gestão de pessoas: todos os profissionais devem estar qualificados e alinhados.

Para tal fim, é necessário que haja treinamento constante dos funcionários, tanto para os novos quanto para os mais antigos na sua empresa, visto que com o passar do tempo algumas práticas perdem o ritmo no cotidiano.

  1. Invista no ciclo P.D.C.A. para melhoria contínua

Atualmente, a melhoria não deve ser apenas um processo com data e horário marcado, mas pensada de forma contínua. Isso significa que é preciso planejar e implementar constantes mudanças, mesmo em períodos de bonança, para garantir a sustentabilidade do negócio.

Nesse sentido, o ciclo P.D.C.A. é uma das ferramentas mais importantes. Ela divide o processo de melhoria em 4 principais etapas: o planejamento (Plan), a execução (Do), a avaliação (Check) e a ação com base nos resultados finais (Act).

  1. Tenha um bom monitoramento dos resultados

Uma ótima forma de saber se a mudança de processos está trazendo resultados positivos é monitorar os indicadores do desempenho da empresa (KPIs). Dessa forma, é recomendável que se realize um panorama antes da implementação dos novos processos e outro após.

É importante mensurar o número de quebras, nível de produção, taxa de conversão das vendas e muitos outros resultados. Assim, é possível comparar os indicadores setoriais e analisar o que pode ser aprimorado ou eliminado, acomodando melhores resultados no futuro elevando a performance.

  1. Defina metas inteligentes e desafiadoras

Outro ponto importante é definir boas metas. Elas funcionam como um guia para toda a equipe, apontando resultados específicos que devem ser alcançados. Mas ainda há muitos gestores que não sabem definir metas, por isso não alcançam os objetivos esperados.

Um segredo é apostar no padrão SMART, acrônimo de cinco palavras do inglês. Nesse sentido, as metas devem ser: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com tempo bem-definido. Comunique as metas, cobre resultados e gere constantes feedbacks.

  1. Defina um mapa do processo ideal

Na maioria das vezes, as pessoas respondem com mais eficiência aos aspectos visuais. Por esse motivo, uma ótima ferramenta é o desenho do fluxo do processo, que consiste na representação gráfica de um processo, por meio de símbolos geométricos (retângulos, círculos etc.), linhas e palavras.

O diagrama pode ser criado das mais diversas formas, padronizados como no BPMN ou em programas específicos. Alguns sistemas de gerenciamento de processos também possuem essa função, tornando-a muito mais simples mesmo para quem já tem afinidade com o assunto.

  1. Conte com uma consultoria especializada

Para finalizar, é importante falar sobre o papel de uma consultoria especializada. Ela contribui para identificar as entradas e saídas dos processos, eliminar gargalos, construir diagramas de fluxo, capacitar as pessoas envolvidas e diversas outras coisas. Uma ajuda e tanto!

Então, na medida do possível, busque um especialista que possa contribuir para o aprimoramento dos processos do seu negócio. Porém, é necessário contar com alguém que tenha boas indicações, experiência e especialização no assunto.

Com essas dicas de gestão de processos e um bom planejamento, será possível enfrentar as mudanças do mercado e se destacar entre os concorrentes! No final, todo o seu negócio, nos mais diversos níveis e áreas, atuará com mais eficiência, fluidez e solidez.

Gostou do nosso conteúdo? Conseguiu compreender como cada uma das dicas apresentadas pode melhorar a gestão de processos dentro da sua empresa? Então aproveite para entrar em contato conosco e ver as soluções que separamos especialmente para você.

Vinicius Nóbile de Almeida

Sócio diretor da Euax, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, com mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado PMP, CBPP e Cobit Foundation.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

quatro × 2 =

Consultoria Conduzimos gestores e suas equipes à conquista de resultados! Outsourcing Alocação de profissionais especializados e de alta maturidade Capacitação Treinamentos In Company