Como implementar um Escritório de Processos?

Por que os processos falham? Pela falta de conhecimento de quem os elabora, pela falta de suporte tecnológico, pela falta de organização, pela falta de processos para elaborar os próprios processos. É por isso que você implementar um escritório de processos, um lugar que esteja mais do que preparado para organizar sua empresa e fazer com que ela funcione redondinho, como as engrenagens de um relógio.

Mas afinal, o que é um escritório de processos? Como implementar essa solução na sua empresa e ver sua eficiência e eficácia aumentarem? Descubra a seguir!

O que é um escritório de processos?

Um escritório de processos é o setor, unidade ou departamento responsável por planejar, desenhar, mapear, organizar e automatizar processos na sua empresa.

Ele tem como objetivo elevar a eficiência e eficácia do negócio promovendo a otimização de recursos, o aumento da produtividade e a maximização do retorno sobre o investimento com processos ágeis, flexíveis e altamente adaptados ao mercado.

O escritório de processos funciona como uma consultoria interna, orientando os diversos setores em como conduzir seus processos da melhor maneira. Ele também é responsável por identificar oportunidades de melhoria, que podem ser desde o redesenho de atividades até a aquisição de novas tecnologias.

Como implementar um escritório de processos?

Assim como qualquer iniciativa de mudança, a decisão por implementar um escritório de processos deve vir da alta direção e receber seu apoio incondicional. Sendo assim, comece conversando com seus superiores sobre a ideia e os benefícios que ela pode trazer. Depois de obter o apoio necessário, siga esses passos:

Planeje

Planejamento é tudo quando se pretende promover uma mudança na empresa. Você precisa ter objetivos bem definidos, uma justificativa convincente e reunir as informações necessárias para conduzir esse projeto, como: orçamento necessário; recursos; stakeholders; riscos; análise de viabilidade, prazo para conclusão da implementação etc.

Dissemine a ideia

Depois que o planejamento estiver pronto, vá em busca de apoiadores. Dissemine a ideia na empresa, converse com as pessoas, realize workshops e treinamentos, conscientize os funcionários de que o escritório de processos poderá ajudar a melhorar o ambiente de trabalho, reduzir o esforço nas atividades diárias e dar um melhor direcionamento para cada ação feita na empresa.

Defina seu processo

Um escritório de processos deve nascer com processos bem estabelecidos. Portanto, crie seus fluxos e instruções de trabalho, documente-os, registre-os e compartilhe esse conhecimento com todos. A partir daqui, você já pode começar a operar de verdade.

Coloque seu escritório de processos para trabalhar

Estabeleça uma comunicação clara e assertiva com todos os setores e torne-se um facilitador da mudança. Comece pequeno, mudando os processos de um único setor, para então avaliar os resultados e compartilhar os sucessos (e por que não os insucessos?) com os demais. Em seguida parta para outro setor e assim por diante, até que toda a empresa tenha seus processos integrados e funcionando em consonância.

Melhore continuamente

Processos são mutáveis, estão sujeitos a diversas influências, como evolução da tecnologia, necessidade de adaptação da empresa a uma determinada situação e até mesmo novas ideias que surgem após serem implementados.

Por isso mesmo você deve adotar um sistema de melhoria contínua para o seu escritório de processos, como o ciclo PDCA, avaliando constantemente suas ações e como elas podem ser desenvolvidas de uma maneira mais ágil, mais eficaz, menos dispendiosa financeiramente, e por aí afora.

Agora que você já sabe o que é um escritório de processo, veja algumas possíveis causas para sua derrocada e aprenda a evitá-las. Assista ao webinar sobre: como implantar um Escritório de processos em 5 passos: