Última atualização em 20/12/2021
A singularidade humana é algo impressionante, existem pessoas capazes de fazer várias coisas ao mesmo tempo, em contrapartida, outras já não conseguem tantas assim. Na gestão de projetos não é diferente. Um gerente pode se encarregar de vários ou focar em poucos. É difícil mensurar um número certo de gerenciamentos mútuos sem colocar em risco o resultado prático. Não existe um padrão para isso.
Alguns fatores podem determinar quantos projetos o gerente consegue gerir de acordo com o tempo, a equipe e a estrutura disponível. Além disso, existe a complexidade e prioridade de cada um — fatores que podem determinar se é hábil focar ou dividir as tarefas necessárias. Quer saber as possibilidade de gerenciar projetos simultaneamente? Então leia este post!
Calcule as horas disponíveis para os projetos
Em média, o gerente tem 15% da hora total do projeto para gerenciá-lo. Com esse valor em mãos, podemos chegar a um número de horas necessárias para exercer cada projeto. Normalmente são trabalhadas 40 horas semanais e, desse tempo, pelo menos 30 horas são gastas com os projetos. O tempo restante sobra para exercer tarefas à parte, como reuniões, treinamentos e atualização da caixa de e-mail.
Com isso, a conta é básica. Se um projeto necessita de 2.000 horas de trabalho, serão necessárias 300 horas para o gerenciamento. Com os valores mensurados fica mais fácil planejar quantos projetos é possível gerenciar ao mesmo tempo e, a partir disso, determinar um número de quantos gerir simultaneamente.
Lembre-se de que projetos parecidos, com o mesmo conteúdo, podem gerar praticamente o mesmo trabalho.
Conheça as equipes de trabalho e organize-as
As pessoas que desenvolverão o trabalho são um fator fundamental para o número de projetos que você gerenciará. Com os funcionários certos, é possível repassar responsabilidades e minimizar as tarefas. E aqui a lógica é simples: quanto mais serviços tiverem que ser desenvolvidos pelo gerente, menor será a quantidade de projetos capazes de serem gerenciados.
Gerenciar projetos simultaneamente pode ser dificultado com projetos de grande porte. O gerente pode cuidar de mais de um projeto com equipes entre 25 e 30 trabalhadores, mas para o bom resultado é preciso delegar a função de coordenador a um membro da equipe. Essa pessoa será o principal contato do gerente, otimizando o tempo de trabalho.
Equipes menores, de até 6 pessoas, são mais fáceis de gerenciar. Com isso o gerente de projetos pode assumir mais de 10 projetos ao mesmo tempo.
Avalie a quantidade em relação à produtividade
A singularidade faz com que o gerente seja capaz de gerenciar muitos ou poucos projetos. Porém, quanto mais projetos forem aceitos, menor será a eficácia no gerenciamento deles. A dedicação a números reduzidos pode gerar melhores resultados. Em caso de projetos que demandam muito tempo de duração e equipes de trabalho maiores, é recomendado se dedicar com exclusividade ao trabalho.
Os projetos menores e com menos pessoas envolvidas são mais fáceis de serem gerenciados, possibilitando o gerenciamento de vários outros simultaneamente. Se os projetos forem parecidos, com a mesma dinâmica ou suportados por tecnologia, o desenvolvimento é ainda mais fácil.
Agora você já sabe como é possível gerenciar projetos simultaneamente. Tem outra dúvida sobre o assunto? Então deixe um comentário e conte para nós quais são as suas questões!
Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
