Gerenciamento da qualidade: o que é e como fazer em 3 passos

O que é gerenciamento da qualidade?

O gerenciamento da qualidade é o conjunto de processos para planejar, gerenciar e controlar os requisitos de qualidade do projeto. Seu objetivo é garantir que o produto ou serviço entregue seja realmente aquilo que o cliente pediu e, dessa forma, consiga atender às expectativas e necessidades dele. Além disso, o gerenciamento da qualidade contribui na melhoria contínua dos processos de gestão de projetos.

O conceito de qualidade dentro da gestão de projetos pode se dividir em dois: a qualidade relacionada aos processos da gestão de projetos e a qualidade referente ao produto ou serviço que será entregue.

Como dito anteriormente, um produto tem qualidade quando satisfaz as necessidades do cliente. Porém, e quando o projeto atende aos requisitos, mas o cliente não fica satisfeito com a forma com que o projeto foi conduzido? Se o produto foi entregue dentro do que foi especificado, mas as entregas atrasaram, a comunicação foi pobre e o projeto foi gerenciado de forma turbulenta, dizemos que houve um desvio de qualidade na gestão de projetos.

É importante destacar que o foco do gerenciamento da qualidade deve ser sempre a prevenção, ao invés da correção. Afinal, os custos em evitar que as falhas aconteçam normalmente são menores do que os custos de arcar com as consequências provocadas pelas falhas. Como diz o ditado: prevenir é melhor do que remediar (e mais barato também)!

Viu só como é importante gerenciar a qualidade dos seus projetos? Agora vamos colocar a mão na massa!

Como fazer gerenciamento da qualidade em 3 passos

Pode existir um abismo entre aquilo que a equipe entende sobre o projeto e aquilo que é esperado pelo cliente, o que pode levar um projeto ao fracasso. O Guia PMBOK®, uma das maiores referências em gestão de projetos do mundo, elenca três processos de gerenciamento da qualidade. Nos baseamos nesses processos para criar este passo a passo.

1. Planejar o gerenciamento da qualidade

É o momento de definir como a qualidade será gerenciada e verificada ao longo do projeto. Neste planejamento, determinamos qual o nível de qualidade que o projeto deve ter e, por mais estranho que pareça, determinamos também qual o nível de falhas considerado aceito para aquele projeto, de acordo com a análise de custos. Caso não seja tomado esse cuidado, as falhas no projeto poderão se tornar muito caras, inviabilizando-o.

Com um plano, padrões e critérios estabelecidos é possível aplicar auditorias de conformidade para avaliar se os padrões estão sendo seguidos. Esses padrões podem ser observáveis tanto nas entregas como nos processos.

Aqui é muito importante montar o plano de gerenciamento da qualidade. Trata-se de um documento que descreve o que é necessário implementar para que os objetivos de qualidade sejam alcançados. Este plano pode ser formal ou informal, genérico ou específico.

Alguns elementos que o plano de gerenciamento da qualidade pode conter, segundo o PMBOK:

• Padrões da qualidade que serão usados pelo projeto;
• Objetivos da qualidade do projeto;
• Papéis e responsabilidades da qualidade;
• Entregas do projeto e processos sujeitos a revisão da qualidade;
• Atividades de controle da qualidade e gerenciamento da qualidade planejadas para o projeto;
• Ferramentas da qualidade que serão usadas pelo projeto;
• Procedimentos importantes e relevantes para o projeto.

Ferramentas comuns nesta etapa:

• Opinião especializada;
• Benchmarking;
• Brainstorming;
• Entrevista;
• Análise de custo-benefício;
• CDQ (Custo da qualidade);
• Entre outras.

2. Gerenciar a qualidade

Estabelece como gerenciar, de forma efetiva, a qualidade ao longo do projeto. Para isso, converte o plano de gerenciamento da qualidade em atividades executáveis, que incorporam as políticas de qualidade da organização no projeto. Ou seja, é nesta etapa que aplicamos na prática os instrumentos de gestão da qualidade, que permitem mensurar o nível de qualidade das entregas e dos processos de gestão de projetos.

A partir da execução das atividades de qualidade geramos os relatórios de qualidade, que nada mais são do que resumos do que está sendo feito quanto a este aspecto do projeto.

Ferramentas comuns nesta etapa:

• Coleta de dados;
• Fluxograma;
• Auditorias;
• Entre outras.

3. Controlar a qualidade

Consiste em verificar e documentar se os requisitos da qualidade especificados estão sendo atendidos pelo projeto. Ou seja, é nesta etapa que medimos os resultados em relação aos padrões estabelecidos. Você deve se perguntar: as entregas estão corretas e têm uma qualidade aceitável? No caso de desvios, é preciso corrigi-los por meio do controle integrado de mudanças, em que um comitê se reúne para decidir as próximas ações.

É importante dizer que alguns tipos de projetos de setores específicos podem exigir um nível mais rigoroso de controle de qualidade. Por exemplo: não dá para comparar a qualidade exigida na reforma de uma casa com a qualidade exigida na construção de uma usina nuclear, não é mesmo?

Ferramentas comuns nesta etapa:

• Coleta de dados;
• Listas de verificação;
• Amostragem estatística;
• Questionários e pesquisas;
• Análises de desempenho;
• Inspeção;
• Testes e avaliações de produto;
• Representação de dados;
• Reuniões;
• Entre outras.

Dicas para gerenciar melhor a qualidade do seu projeto

Vale lembrar que as etapas descritas anteriormente costumam interagir entre si e até mesmo se sobrepor. Além disso, elas devem ser adaptadas para o contexto do seu projeto e da sua empresa. Você deve levar em consideração as políticas, procedimentos e ferramentas de qualidade já existentes na organização, se existem padrões legais para determinados tipos de projetos, entre outros aspectos. Importante: em projetos ágeis, as revisões de qualidade devem ser ainda mais frequentes: realizadas a cada ciclo do projeto.

Outras dicas que podem te ajudar:

• Sempre busque entender o que o seu cliente espera como resultado, afinal, a satisfação é um indicador-chave do sucesso do projeto;
• Não esqueça de buscar informações em outros projetos, como aplicar práticas que influenciaram positivamente a qualidade do projeto e garantir que algumas práticas não interfiram negativamente nos resultados;
• A equipe do projeto deve estar atenta aos padrões de qualidade existentes, mas a alta gerência é a responsável por fornecer os recursos necessários para alcançar esses padrões de qualidade;
• Tenha auditorias de qualidade periódicas e independentes em seus projetos. Isso irá te ajudar a entender se o projeto está indo bem ou mal. Além disso, utilize as auditorias para corrigir possíveis problemas “dentro de casa”, em vez de esperar que o cliente perceba as falhas;
• Compartilhe e divulgue a documentação da qualidade do projeto: deixe o plano de qualidade disponível para que todos possam compreender os padrões de qualidade e as métricas utilizadas no monitoramento.

Esperamos que este post tenha ajudado você a entender melhor o gerenciamento da qualidade. Quer saber mais sobre outros aspectos importantes de um projeto? Acesse nosso e-book sobre gestão de projetos e entenda como entregar iniciativas que geram mudanças relevantes ao negócio!

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