Transformação de processos: o que é, porque fazer e quais métodos usar

Transformação de processos

Você já parou para pensar em quantos processos são realizados diariamente na sua empresa? Desde os mais simples até os mais complexos, diretamente ligados ao produto final, todos são fundamentais para o bom funcionamento da organização. Se você tem dúvida sobre algum deles, é bom começar a preparar-se para um trabalho de mapeamento e transformação de processos.

Quer entender mais sobre esse procedimento e como ele pode ajudar sua empresa? Então acompanhe:

Do que se trata a transformação de processos?

Um gestor que não conhece os processos da sua empresa não tem condições de geri-la adequadamente. Afinal, como identificar os problemas e resolvê-los? Como saber em que ponto o processo está atrapalhando a rentabilidade final?

O gerenciamento de processos, que vem da sigla BPM (Business Process Management), é uma atividade fundamental para as empresas. Trata-se de um estudo aprofundado de todos os processos existentes na organização, com o objetivo de identificar as falhas e inconsistências e documentar a forma como são feitos, para que todos na organização conheçam todas as suas etapas.

Por que devo atuar na transformação de processos?

Imagine que sua empresa tenha 500 colaboradores e atue na área de Tecnologia da Informação, construindo soluções em aplicativos online. Ao analisar o balanço final, você percebe que o resultado financeiro está abaixo do esperado. Mas onde está o problema, se tudo parece funcionar perfeitamente?

Certamente a deficiência está longe dos seus olhos. Se, no processo de construção de um aplicativo, você descobre que um setor está gastando 3 dias para produzir um relatório, quando poderia fazer o mesmo trabalho em 1 dia, você encontrou o problema. O que parecia ser um atraso inofensivo está minando a produtividade da sua empresa.

Quais são os métodos de transformação de processos?

Existem 4 métodos principais para mapear os processos da empresa. São eles:

  1. Entrevista: conversa direta com todos os envolvidos no processo que está sendo mapeado. É o método menos aconselhado, pois as entrevistas individuais não permitem a visão global do processo.
  2. Observação: acompanhamento lado a lado de cada etapa do processo. Leva mais tempo, mas certamente traz maior possibilidade de detalhamento.
  3. Questionário: envio de formulários aos responsáveis por cada etapa do processo. É um método menos eficiente do que a observação, mas é mais ágil.
  4. Reunião JAD (Joint Application Development): reunião de todos os responsáveis pelo processo em um mesmo ambiente, para o compartilhamento das informações que ficam com cada um. É o método mais indicado por ser rápido e muito detalhado.
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Processos mapeados. E agora?

Após a etapa de mapeamento dos processos, vem a parte mais importante: a documentação de tudo o que foi levantado durante o trabalho. O resultado dessa documentação deverá gerar um diagrama do processo.

O diagrama do processo é um esquema que organiza, em caixas, cada etapa de cada processo presente na empresa. É por meio desse diagrama que será possível identificar onde estão as inconsistências e quais são os responsáveis por cada uma das etapas. É com ele que o gestor terá a capacidade de saber tudo o que se passa na sua empresa, para poder aprimorar sua gestão sobre o negócio.

Uma avaliação cuidadosa dos processos da empresa pode revelar gargalos até então imperceptíveis, mas que afetam o resultado final. Uma vez mapeados, muitos desses processos podem ser facilmente corrigidos com a transformação de processos.

Gostou deste conteúdo? Assista ao nosso webinar sobre taxonomia de processos e aprenda a estruturar os processos da sua empresa.

taxonomia e estruturação de processos

Vinicius Nóbile de Almeida

Sócio diretor da Euax, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em projetos. É certificado PMP pelo PMI (Project Management Institute) e CBPP (Certified Business Process Professional).

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