Muitos profissionais se enganam ao julgar que aqueles que trabalham por mais horas são os que rendem mais. Quantidade não significa qualidade, portanto, quem se enquadra nessa situação precisa organizar o tempo no trabalho.
Quem fica além do horário do expediente é, muitas vezes, visto pela organização como desorganizado e incapaz de administrar as próprias tarefas. O impacto dessa atitude na vida do profissional vai além da forma como a empresa o vê. Isso compromete a qualidade de vida, os relacionamentos existentes fora da companhia, e até mesmo a saúde pode ser afetada pelo estresse e a ansiedade.
Você se reconhece nessa situação? Continue a leitura deste artigo e confira:
5 dicas para organizar o tempo no trabalho e melhorar a produtividade
1. Liste as suas tarefas
Por mais básica que seja esta dica, ela é fundamental para que você consiga organizar o tempo no seu trabalho.
Reserve um período do seu dia para listar todas as atividades que fazem parte da sua rotina e, dessa forma, determinar o tempo necessário para o cumprimento de cada uma delas.
Não esqueça de colocar aqui as reuniões periódicas com a equipe e os relatórios que devem ser produzidos e entregues.
2. Estipule metas para as tarefas
O exercício que foi feito na primeira dica facilita o cumprimento desta. As tarefas que já têm prazos podem ser colocadas em um cronograma, permitindo que você saiba quando eles deverão ser feitas e entregues.
Aquelas que não têm deadline precisam de metas. Estipule um tempo para a realização delas e organize-as nos demais espaços vazios que estão no seu calendário.
3. Descentralize para delegar tarefas
Depois que você organizou as suas tarefas e estipulou metas para todas, pare e observe o seu cronograma. Será que todas as que foram listadas nele são de sua responsabilidade? Faça uma avaliação e verifique se você não está centralizando tudo em si.
A falta de confiança na equipe, em muitos casos, faz com que deixemos de delegar tarefas. Olhe ao seu redor e identifique os profissionais que podem assumir mais responsabilidades.
4. Otimize o seu espaço e recursos
A baixa produtividade, em algumas situações, não é proveniente apenas da má organização do tempo no trabalho. Ela pode vir do caos que está o espaço em que você trabalha e da falta dos recursos necessários para a execução dele.
Por isso, organize o seu ambiente de trabalho conforme as suas demandas e bem-estar. Aproveite para rever todos os recursos para identificar quais deles estão em falta ou precisam de um melhor posicionamento físico.
5. Use ferramentas para o organizar o tempo no trabalho
Organizar o tempo no trabalho para alcançar uma melhor produtividade pode ser uma tarefa muito complicada se você não utilizar as ferramentas certas. Em seu smartphone, por exemplo, é possível baixar aplicativos voltados para a gestão do tempo: Rescue Time, Remember the Milk, Dropbox, Evernote e outros.
Caso a situação seja mais complexa, recomenda-se a contratação de uma consultoria voltada para processos. Aproveite para ler nossos artigos sobre dicas para ter reuniões mais produtivas e sobre a metodologia Getting Things Done para priorizar tarefas.
Assista também ao webinar com dicas sobre gestão de tempo e como não perder o foco em projetos.
Sócia consultora da EUAX, graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.