Gestão de processos: aprenda a identificar e solucionar os gargalos operacionais

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A gestão de processos traz consigo um conjunto de informações que permitem entender o funcionamento e os resultados gerados pelos processos. Por isso, a governança de processos se torna necessária devido à complexidade de todas as etapas que compõem um processo produtivo, já que várias reas devem trabalhar em harmonia para que os resultados sejam positivos.

Diante desse cenário, podemos identificar algumas dificuldades e erros que comprometem esses resultados, gerando ociosidade no trabalho e prejuízos. Neste post, vamos falar sobre os gargalos operacionais, dando dicas de como dissolvê-los. Ficou interessado? Então, continue conosco!

O que são gargalos operacionais?

Quando a produção não vai bem como a gestão espera, significa que há algo interferindo em seu fluxo. Esses pontos que prejudicam o trabalho são conhecidos gerencialmente como gargalos e significam um grande sinal de alerta.

Gargalos são restrições existentes no processo que impedem a obtenção dos resultados esperados. Isso pode ocorrer em razão de perdas por avarias e por validade, má operação de máquinas, baixa produtividade da operação, baixa qualidade dos produtos desenvolvidos, reclamações sobre os serviços prestados, acidentes de trabalho etc. Tudo isso é considerado gargalo.

Principalmente quando se produz em larga escala, é preciso controlar os processos de forma integral, não deixando nenhum ponto escapar do planejamento e da análise de resultados, desde as finanças até a qualidade: é preciso um monitoramento próximo e contínuo.

Como eles impactam os resultados da empresa?

Se o resultado não é o esperado, quantitativa ou qualitativamente, é preciso rever os processos, pensando em como torná-los eficientes, otimizando todas as áreas relacionadas. Se a qualidade da entrega, do prazo, do próprio produto ou de questões internas estão comprometidas, logo aparecem mais problemas, que vão se converter em prejuízo na imagem da empresa e no crescimento de desperdícios e retrabalhos.

Como identificar e solucionar essas situações?

A gestão precisa pensar primeiramente nesse ponto: os processos, com tudo que isso engloba (insumos, relacionamento com clientes, fornecedores, colaboradores, máquinas, espaços e ferramentas utilizadas) estão sendo gerenciados?

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É muito comum que os processos não tenham metas claras, que os colaboradores não compreendam sua contribuição para os resultados do processo e que não exista a figura do dono do processo, que deverá responder por esses resultados perante à organização.

Por isso, preparamos algumas dicas para que a gestão consiga identificar com mais facilidade o que está prejudicando os processos e possa solucionar essas questões. Veja!

Mapeie os processos

Quais são as etapas do processo da empresa? Ainda que a equipe seja bem coordenada e todos os envolvidos tenham expertise no assunto, é muito importante que os processos sejam mapeados.

Com esse fluxo estabelecido, qualquer passo que esteja fora dele facilmente vai se sobressair, dando possibilidade para que a correção necessária seja feita sem que isso acarrete um grande impacto no resultado final do processo.

É essencial que o mapa seja dinâmico, ou seja, que a visualização da sequência dos processos seja facilmente captada. O sequenciamento dos passos pode ser feito de diversas formas, cabe à governança de processos definir o que melhor representa o sistema e o que fica mais claro para a operação.

Busque a causa do problema

Muitas pessoas se perdem na hora de aplicar correções, corrigindo apenas o resultado sem se preocupar com a raiz daquele acontecimento. Isso faz com que retrabalhos sejam constantemente necessários.

Se você tem estabelecido qual é o fluxo que um processo deve seguir ao encontrar um erro ou um resultado negativo, você também pode fazer o caminho inverso, buscando onde aquele problema se originou e solucionando para que não se repita.

Acompanhe as entradas e saídas

Sabendo quais são as etapas dos processos e os recursos necessários para a sua execução, é necessário que seja feito o acompanhamento das demandas, para garantir que haverá capacidade para atende-las. Esse acompanhamento deve fazer parte da rotina da gestão de processos.

A gestão precisa ter esse controle em mãos, caso contrário, os gargalos podem prejudicar a qualidade do resultado e da entrega. Se você atua numa empresa de grande porte, registrar todo esse fluxo é bem mais trabalhoso. Por isso você pode usar uma solução tecnológica que automatize esse processo e também aplique a regra 80/20.

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Defina planos de ação

Ao constatar um problema, defina um plano de ação para corrigi-lo. Envolva todas as pessoas necessárias nesse momento. Defina o grande objetivo e fragmente ele em ações menores que colaboram com sua concretização. Delegue tarefas nesse sentido.

A área deve estar em alerta com a melhoria proposta, portanto, engaje a equipe nesse propósito. Exponha o motivo pelo qual essas medidas precisam ser tomadas, orientando sobre como e em quanto tempo tudo deve ser feito.

Estabeleça metas, traçando passos a serem seguidos dentro de um determinado prazo. Deixe claro o papel de cada componente do processo. Assim, o processo não se perde e pode ser acompanhado. Calcule também os custos envolvidos e controle-os.

Use indicadores de desempenho

Uma vez que o plano é comunicado e implantado, é preciso acompanhar o desempenho, medindo as ações para obter dados a partir dos resultados. Assim, é possível medir se os recursos estão sendo utilizados com eficiência ou se há algum ponto que necessita de correção.

A gestão planeja com objetivos preestabelecidos. Os resultados vão trazer à tona o quanto as ações são eficientes, dando também base para a tomada de decisão. Utilizar métricas — as chamadas KPIs — para mensurar o resultado do processo é importantíssimo, revelando os pontos de melhoria e apontando para caminhos estratégicos de aproveitamento.

Qual é o resultado da boa gestão de processos?

Se os processos estão alinhados e são desempenhados por colaboradores de alta performance, teremos resultados de ótima qualidade. Isso impacta diretamente no posicionamento de mercado e na satisfação do cliente, tornando a empresa competitiva.

Os gargalos é que fazem com que haja perdas no processo e impedem que isso aconteça. Portanto, para que a organização cresça, é essencial que todo o processo opere com plena capacidade, retirando o máximo de resultado do mínimo de recursos, sem que nada interfira nesse fluxo.

A gestão de processos alavanca o desenvolvimento da empresa e para que ela seja feita de maneira que os objetivos de evolução do negócio sejam alcançados, a administração precisa estar cercada de conhecimento gerencial e técnico, dispondo de ferramentas para manter tudo em ordem e ajustar sempre que necessário.

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Então, fazer gestão de processos é mais do que identificar e resolver gargalos. Significa encontrar uma maneira de trabalhar que ofereça valor para o consumidor e para o negócio. É isso o que explicamos no nosso webinar gratuito sobre gestão de processos, conduzido pela especialista Karen Pioner. Confira e aprenda mais sobre melhorias de processos com foco em resultados!

Melhoria de Processos com Foco em Resultados

Vinicius Nóbile de Almeida

Sócio diretor da Euax, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, com mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado PMP, CBPP e Cobit Foundation.

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