Conheça as principais áreas do gerenciamento de projetos

Gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é um tema crítico dentro de uma empresa. Caso esse processo não seja realizado de forma correta, todos os investimentos podem ser perdidos ou não apresentarão o retorno esperado.

Cada projeto desenvolvido dentro de um negócio tem seus próprios desafios e particularidades e, por conta disso, é preciso que o gestor domine várias áreas de conhecimento para realizar um bom gerenciamento de todos esses pontos.

Áreas do gerenciamento de projetos

Neste post vamos mostrar para você alguns dos principais pontos envolvidos na atividade de gerenciamento de projetos e como o gestor deve tratar cada um deles para obter o sucesso na gestão. Continue conosco e confira!

Gerenciamento de escopo

Antes mesmo do início das atividades de gestão de um projeto é preciso determinar o seu escopo, que podemos dividir em 2 partes:

  1. Objetivos e requisitos que vão explicitar qual será a solução resultante do projeto
  2. Trabalho e detalhamento de todas as tarefas necessárias para entregar a solução esperada

Dentro do gerenciamento de escopo é preciso definir quais são os resultados esperados ao final de todas as atividades e realizar um controle de todos os esforços de realização. Entre as etapas envolvidas com o gerenciamento do escopo estão:

  • Planejamento: determinação de todos os pontos necessários para o sucesso do projeto;
  • Coleta de requisitos: buscar entender as necessidades das partes interessadas;
  • Criação da EAP: estrutura analítica do projeto, que é a decomposição dos requisitos relacionando-os às tarefas necessárias para sua entrega;
  • Validação do escopo: buscar validar todos os objetivos junto às partes interessadas;
  • Controle do escopo: manter um monitoramento constante acerca do cumprimento de todos os itens levantados.

Tempo

Dentro de um projeto, essa é uma das principais variáveis a serem controladas. O tempo tem relação com os prazos de entrega e estimativas, sendo que sua principal ferramenta é o cronograma, uma linha temporal envolvendo todas as atividades do projeto.

Como a maioria dos projetos conta com um prazo de conclusão, aprender a gerenciar o tempo é algo essencial para o gestor, evitando possíveis atrasos que possam prejudicar a entrega final.

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Entre as principais atividades de gestão de tempo temos:

  • Criação de cronograma;
  • Estipulação de prazos;
  • Designação de estimativas de duração e esforço;
  • Definição do momento em que cada tarefa deve ser executada.

Custos

Outro ponto de grande relevância dentro do gerenciamento de projetos é o custo. A diretoria da empresa, quando realiza a aprovação para o início de uma determinada iniciativa, toma a decisão de acordo com uma previsão de custo do projeto e disponibilidade de orçamento.

Pode ser que, durante o desenvolvimento do projeto, esses gastos possam aumentar devido a alguns riscos que fogem ao seu controle, porém, deve-se realizar o máximo de esforço para controlar os gastos excessivos, pois o projeto pode ser inviabilizado. Algumas das práticas envolvidas são:

  • Planejamento de custos;
  • Estimativa de custos;
  • Criação de orçamento com a visibilidade do fluxo de caixa;
  • Controle de custos.

Recursos humanos

Os recursos humanos são essenciais para o desenvolvimento de um projeto. É por meio deles que todas as ações necessárias serão realizadas para o alcance total do escopo.

Com isso, não basta apenas realizar uma boa escolha dentre todos os profissionais disponíveis para atuar no projeto, é preciso, também, gerenciar o seu tempo com maestria para que todas as atividades sejam realizadas dentro de prazos estabelecidos no planejamento.

O gestor do projeto deve criar uma hierarquia dentre os profissionais e estabelecer responsabilidades de acordo com a área de atuação de cada um dos colaboradores.

Cada membro da equipe precisa saber qual sua responsabilidade na execução das atividades do projeto. A gestão se torna mais fácil se a equipe souber qual o resultado esperado de cada tarefa e o momento em que ela será executada.

Comunicação

Realizar uma divisão bem definida de responsabilidades dentro de um projeto não é o suficiente para estabelecer uma boa comunicação. Para isso, é necessário fazer com que todos os colaboradores envolvidos — nas mais diversas atividades — realizem uma troca de informações eficiente.

A comunicação é um dos principais pontos a serem trabalhados para obter o sucesso dentro de um projeto. Os dados devem circular entre toda a equipe e chegar até as partes interessadas e a diretoria da empresa, permitindo um acompanhamento da situação atual do projeto. É por meio de uma boa comunicação que o alinhamento de todos os objetivos da empresa se torna possível.

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Partes interessadas

Partes interessadas (stakeholders) são todos aqueles que impactam ou serão impactados pelos resultados do projeto. Para que o projeto obtenha sucesso, é essencial que as expectativas das partes interessadas sejam geridas desde o início do projeto até sua conclusão. E para isso o gerente de projetos precisa interagir frequentemente com essas partes, visando capturar as expectativas e alinhar os impactos e benefícios com as entregas do projeto. Uma boa comunicação é essencial nessas interações para garantir o alinhamento com as expectativas.

Qualidade

Quando falamos em qualidade levamos em consideração dois pontos:

  • Qualidade do projeto: garantir que todas as atividades/tarefas necessárias para entregar o resultado do projeto foram consideradas no cronograma e estão sendo executadas conforme o planejado.
  • Qualidade do produto: contemplar todas as validações necessárias para garantir que o produto resultante está atendendo as especificações dos requisitos.

Essa atenção com a qualidade visa reduzir o risco de insatisfação das partes interessadas.

Aquisições

Em todo o projeto pode ser que seja necessário realizar a compra de produtos ou a contratação de equipes externas para a realização de algum tipo de atividade. Todas as aquisições devem ser gerenciadas e incluídas nos custos de desenvolvimento do projeto, visando ter um controle total de todos os gastos.

A gestão de aquisição é responsável pela contratação do fornecedor que melhor atenda às necessidades do projeto, bem como garantir que este fornecedor compreenda o que se espera como resultado do seu trabalho. Cabe ao gerente de projeto ter pontos de controle para verificar se o trabalho do fornecedor está conforme o esperado.

Riscos

Normalmente a gestão de riscos não recebe a devida atenção da equipe do projeto. É comum nos depararmos com comentários do tipo “Ah, mas isso eu já sabia que ia acontecer”, porém sem que haja uma ação prévia para minimizar ou evitar os impactos de determinada situação negativa, que estava fora do controle do time.

Não podemos esquecer também dos riscos positivos ou oportunidades, que são situações que podem trazer ganhos ao projeto caso venham a ocorrer, e que se forem identificadas previamente ficarão no radar do gerente do projeto para que ele possa atuar sobre elas.

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Não é possível adivinhar o que vai acontecer no futuro, mas é possível levantar quais são os principais riscos para as suas operações e quais as principais atitudes para evitá-los.

Com isso, você protege as operações do projeto de suas ameaças e, caso elas aconteçam, sua equipe já saberá quais atitudes tomar para garantir a continuidade do projeto.

Integração

Por último temos a integração. Essa atividade consiste em garantir que todas as partes do projeto se conectam perfeitamente, ou seja, é a coordenação de toda a engrenagem.

Esse é um dos pontos mais difíceis de serem controlados, pois exige grandes conhecimentos em gerenciamento de projetos. O objetivo é garantir que cada atividade comece e termine no momento perfeito, não interferindo em nenhuma outra por atrasos ou problemas.

Compreender e dominar cada umas das principais áreas de gerenciamento de projetos é essencial para qualquer profissional que busca se destacar como gestor e, inclusive, obter sucesso em todas as suas implantações.

Mesmo tomando muito cuidado com todas as áreas do gerenciamento de projetos, existem alguns projetos – de alta criticidade – que podem demandar uma ajuda extra. Projetos críticos têm características muito particulares, que demandam um profissional extremamente capacitado. Se este é o seu caso, assista o nosso webinar gratuito e aprenda como explicar para o seu diretor que o projeto precisa de ajuda profissional.

Como explicar para o seu diretor que o projeto precisa de ajuda profissional

Andreia Justo

Sócia consultora da Euax, consultora em ERP pela UDESC, pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR, possui mais de 25 anos de experiência como gerente de projetos, certificada PMP, CBPP, e CSM pela Scrum Alliance.

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