Última atualização em 16/06/2023
O Gerenciamento de Processos tem se tornado um tema de grande interesse entre os administradores, pois proporciona uma nova perspectiva sobre as operações organizacionais.
Isso porque, ele vai além de simplesmente administrar departamentos e atividades isoladas.
Trata-se de uma abordagem holística que busca compreender e aprimorar os fluxos de trabalho, identificando pontos de melhoria, eliminando ineficiências e promovendo uma visão integrada das operações organizacionais.
Quer saber mais sobre gerenciamento de processos, suas vantagens e como eles podem afetar o sucesso do seu negócio? Então, siga a leitura!
Neste post você vai ver:
- O que é Gerenciamento de Processos?
- 6 Benefícios do Gerenciamento de Processos
- Como implantar o gerenciamento de processos na sua empresa?
O que é Gerenciamento de Processos de Negócio?
Gerenciamento de Processos de Negócio consiste no monitoramento e controle dos processos de uma organização, visando estabelecer um padrão de trabalho mais eficiente e maximizar a utilização dos recursos disponíveis.
De acordo com o BPM CBOK®, processos de negócio são “um trabalho que entrega valor para os clientes ou apoia/gerencia outros processos”.
Ou seja, o gerenciamento destes processos entrega um produto final melhor, já que identifica facilmente os gargalos na operação e proporciona uma análise mais rápida do desempenho.
Nesse contexto, entre os diferentes tipos de processos gerenciados, podemos elencar:
- Processos Primários, que geram valor para o cliente de forma direta;
- Processos de Suporte, que apoiam os processos primários e os processos de gerenciamento;
- Processos de Gerenciamento, que coordenam os processos primários e os processos de suporte.
É importante ressaltar que essa classificação de processos surgiu a partir da cadeia de valor de Michael Porter, que é um instrumento que ajuda a identificar as vantagens competitivas da organização.
6 benefícios do Gerenciamento de Processos
1. Padronização de processos
O gerenciamento de processos ajuda na padronização do trabalho, pois documenta o modo como os processos são feitos.
Assim, todos os colaboradores passam a executar as tarefas da mesma forma, o que traz previsibilidade e evita a ocorrência de erros por falta de informação.
2. Disseminação da cultura de processos
Ao levantar os processos de uma organização, o gerenciamento de processos colabora na disseminação da cultura de processos.
Então, esse entendimento é necessário para que a equipe tenha uma visão mais completa da organização e saibam quais são os impactos das suas atividades no ambiente organizacional.
Dessa forma, os colaboradores mudam o foco para o resultado global e conseguem entregar mais valor aos clientes.
3. Redução de falhas e desperdícios
O gerenciamento de processos tem o objetivo de mapear e transformar os processos. Isso significa, reconhecer como o trabalho é feito hoje na organização e apontar melhorias.
Nesse sentido, essas melhorias vão evitar a ocorrência de falhas e minimizar os desperdícios nos processos.
4. Mensuração de resultados
Não basta apenas definir processos, é preciso saber medi-los! Mas, medir processos não é apenas elaborar uma lista com métricas, né?
Por isso, é necessário contar com indicadores-chave de performance (KPIs) que estabeleçam uma relação de causa e efeito entre os indicadores.
Para isso, é legal utilizar algumas metodologias e ferramentas que auxiliam na gestão de processos.
Normalmente, são poucos os processos que realmente impactam nos resultados da organização e é a partir destes processos mais impactantes que a performance da empresa deve ser gerenciada, para começar.
5. Melhora na comunicação
O ideal é que o gerenciamento de processos conte com a participação de todas as partes interessadas durante as etapas, principalmente no mapeamento e na transformação de processos.
Assim, é possível proporcionar uma troca de experiências, que vai aumentar a empatia entre os colaboradores e abrir espaço para uma comunicação mais efetiva sobre o trabalho.
6. Aumento da satisfação do cliente
Se você chegou até aqui, provavelmente já sabe que o gerenciamento de processos ajuda a identificar falhas e a melhorar a comunicação interna. Uma consequência disso, é a obtenção de resultados mais assertivos ao final de todos os processos.
Assim, os clientes vão ter uma percepção maior de valor, ficarão mais satisfeitos com o produto ou serviço entregue e terão uma melhor experiência de compra.
Como implantar o gerenciamento de processos na sua empresa?
A implantação do gerenciamento de processos no negócio envolve algumas etapas importantes. Aqui estão alguns passos fundamentais a serem seguidos:
1. Mapeamento dos processos
Comece identificando e documentando todos os processos existentes na organização. Isso inclui desde processos operacionais até os processos de suporte, como recursos humanos e financeiro.
2. Análise e identificação de melhorias
Analise cada processo para identificar oportunidades de melhoria. Isso pode ser feito através de entrevistas com funcionários envolvidos, observação direta das atividades e análise de dados relevantes.
Aqui é importante identificar gargalos, redundâncias, atividades desnecessárias e possíveis fontes de desperdício.
3. Definição de indicadores-chave
Estabeleça indicadores-chave para medir o desempenho dos processos. Esses indicadores devem ser relevantes, mensuráveis e alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
Eles serão responsáveis por ajudar a monitorar e avaliar a eficácia das melhorias implementadas.
4. Redesenho de processos
Com base na análise realizada, redesenhe os processos para torná-los mais eficientes. Simplifique etapas complexas, elimine atividades desnecessárias e introduza automação sempre que possível.
Tenha em mente a visão de criar um fluxo de trabalho mais fluido e orientado a resultados.
5. Cultura de melhoria contínua
Conhecer os processos realizados na empresa é importante para não cometer os mesmos erros do passado.
Porém, não basta apenas mapeá-los e mostrar como o trabalho atual é feito, mas sim perceber uma forma melhor de fazer estes processos.
Sendo assim, é importante estimular uma cultura de busca por melhorias, onde os funcionários se sintam encorajados a sugerir ideias e soluções para otimizar os processos.
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- O que é BPM e quais suas vantagens;
- Mapeamento de Processos;
- Padronização de Processos;
- Melhoria de Processos;
- Otimização de Processos;
- Diferença entre BPM, BPMS e BPMN;
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Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
