O que é PMO? Entenda como um escritório de projetos pode fazer a diferença na gestão de iniciativas

PMO Escritório de Projetos

É comum que a implantação de um escritório de projetos (PMO) seja vista com maus olhos. Afinal, o PMO é normalmente associado à burocracia, excesso de documentação e validação e complexidade. Mas sabia que isso não é totalmente verdade? Se você quer entender melhor por que, continue lendo este post. Você vai aprender:


Boa leitura!

O que é PMO (Escritório de Projetos)?

Um PMO (Project Management Office) ou simplesmente escritório de projetos é uma estrutura organizacional que promove a padronização dos processos de governança e gestão de projetos. O PMO pode ser corporativo ou departamental e deve oferecer orientações, métodos e ferramentas para os gerentes de projetos conduzirem seus projetos.

O escritório de projetos também atua para consolidar a documentação dos projetos, o que contribui para a disseminação de boas práticas na organização. O PMO pode trabalhar com a definição e o monitoramento dos indicadores relativos à gestão de projetos. Além disso, pode assumir a gestão direta de parte dos projetos.

Algumas das funções que o PMO pode exercer dentro de uma empresa são:

  • unificar a comunicação;
  • gerar relatórios dos projetos da empresa;
  • definir as metodologias de gestão de projetos que serão utilizadas;
  • determinar a priorização de projetos.

Uma organização pode ter mais de um escritório de projetos, sendo que existem PMOs que são corporativos, isto é, de toda a organização, e existem PMOs que atendem exclusivamente a uma área. Embora muitas pessoas confundam o PMO com o cargo de gerente de projetos, não é correto dizer isso.

Diferença entre gerente de projetos e PMO

Atribuições do gerente de projetos:

  • Coordenar esforços para que os objetivos específicos do projeto sejam atingidos;
  • Controlar os recursos do projeto dentro da estrutura da organização;
  • Informar as partes interessadas sobre o desempenho do projeto.

Atribuições do PMO:

  • Coordenar esforços para que a estratégia da organização seja atingida;
  • Otimizar os recursos compartilhados entre todos os projetos da organização;
  • Disponibilizar informações consolidadas sobre os projetos que estão sob seu controle.

Como cada organização é diferente da outra, pode ser que o PMO de uma empresa seja composto por apenas uma pessoa, enquanto o PMO de outra empresa seja composto por várias pessoas. Além disso, pode ser que o PMO de uma empresa tenha uma sala específica para ele, enquanto em outra empresa os participantes do PMO não tenham sala fixa.

Então, as características do PMO dependerão da complexidade e da maturidade da organização. Os papéis e as responsabilidades em um escritório de projetos são muito elásticos. Mas, de forma geral, podemos classificar os escritórios de projetos de acordo com o seu grau de controle e nível de influência. Conheça a seguir os três tipos de PMO elencados pelo Guia PMBOK®.

Tipos de PMO (Escritório de Projetos)

1. PMO de suporte

O PMO de suporte é aquele escritório de projetos que tem um perfil mais consultivo e voltado para o coaching. Então, seu principal papel é fazer recomendações aos gerentes de projetos que estão distribuídos dentro da organização, apontando vantagens e desvantagens de cada modelo, técnica ou ferramenta e sugerindo o melhor caminho a ser seguido em cada projeto.

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É também papel do PMO de suporte organizar a documentação dos projetos e garantir que as informações de projetos anteriores sejam utilizadas como lições aprendidas em projetos futuros.

Um PMO de suporte normalmente é implantado quando a organização possui uma baixa maturidade em gestão de projetos, pois seu grau de controle é menor se comparado a outros tipos de PMO. Não é aconselhável criar controles muito rígidos em organizações imaturas, pois isso geraria apenas frustração desnecessária.

Primeiro é preciso “educar” os gerentes de projetos sobre as boas práticas e, somente depois, começar a aplicar qualquer tipo de auditoria. À medida que o PMO vai sendo mais reconhecido dentro da empresa, ele pode atuar de forma mais efetiva no controle dos projetos.

Como ter sucesso nas práticas de Gestão de Projetos

2. PMO de controle

O PMO de controle é aquele escritório de projetos que, além de apoiar os gerentes de projetos na condução das iniciativas, também avalia a conformidade desses profissionais. Ou seja, verifica se os gerentes de projetos estão seguindo os modelos e os processos de gestão de projetos estabelecidos na organização. Depois de capacitar os gerentes de projetos, o PMO de controle realmente cobra que o conhecimento aprendido seja aplicado na prática.

Para isso, o PMO de controle se utiliza das auditorias de processos, que permitem identificar quais pontos do processo não estão sendo completamente seguidos. Engana-se quem pensa que as auditorias servem apenas para expor as pessoas que não estão cumprindo as regras. O grande benefício das auditorias está em gerar revisões no processo, amarrando eventuais “pontas soltas”.

A partir do momento em que há mais padronização dos processos e uniformidade na forma como os gerentes de projetos fazem as coisas, é possível mensurar melhor a qualidade com que os projetos estão sendo entregues. Outra atribuição do PMO de controle é ajudar no controle de portfólio de projetos, seja organizando as iniciativas ou tomando o controle de alguns projetos para si.

3. PMO diretivo

O PMO diretivo é aquele escritório de projetos que possui um grau de controle ainda maior do que o próprio PMO de controle. O termo “diretivo” não é usado à toa: esse tipo de PMO é responsável por direcionar os recursos da organização para os projetos. Portanto, ele é que escolhe quais gerentes de projetos vão trabalhar em cada projeto e qual quantia de dinheiro pode ser gasta em cada uma das iniciativas.

O PMO diretivo representa um centro de excelência em gestão de projetos e, assim como o PMO consultivo, também faz recomendações aos gerentes de projetos e é responsável por disseminar a metodologia de gestão de projetos pela organização. Além disso, assim como o PMO de controle, o PMO diretivo também realiza auditorias de conformidade para verificar se os processos estão sendo seguidos.

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Agora que você já conhece os tipos de PMO existentes, confira também quais os benefícios de implantar um escritório de projetos na sua organização.

Benefícios de implantar um PMO (Escritório de Projetos)

1. Projetos alinhados à estratégia da organização

Todos os dias as organizações recebem dezenas de demandas. Mas não dá para fazer tudo, afinal, os recursos são limitados. Através do gerenciamento do portfólio de projetos, o PMO garante que os projetos estratégicos sejam priorizados e que as iniciativas que trarão mais resultados sejam realmente executadas e não fiquem perdidas no limbo dos projetos.

2. Aumento da qualidade dos projetos

Como dito anteriormente, o PMO é responsável por desenvolver e disseminar uma metodologia de gestão de projetos que seja segura, adequada, efetiva e robusta. A partir do momento em que existem processos padronizados para gerenciar os projetos, é natural que a qualidade dos projetos aumente, pois esses processos já foram testados e adaptados, ampliando as chances de sucesso.

3. Capacitação dos gerentes de projetos

O PMO funciona como um centro de referência em gestão de projetos. Dessa forma, os gerentes de projetos têm acesso a um repositório de boas práticas e um lugar para recorrer quando tiverem dúvidas. Isso contribui para o desenvolvimento dos gerentes de projetos e para a valorização do capital intelectual da empresa.

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4. Facilidade em tomar decisões

O escritório de projetos é responsável por organizar os dados sobre os projetos, mensurar os indicadores e apresentar o status dos projetos em reuniões periódicas. Com os relatórios e outros documentos sempre em mãos, as decisões da empresa passam a ser mais assertivas, seguras e claras, pois são embasadas em informações e critérios confiáveis.

5. Visibilidade e transparência para os projetos

A centralização dos projetos em uma única estrutura organizacional, como o PMO, proporciona um panorama dos projetos que estão em andamento na organização. Dessa forma, há mais visibilidade das iniciativas que estão sendo executadas, de quais pessoas estão alocadas em quais projetos e de quanto está sendo gasto em iniciativas. Além disso, a centralização dos projetos no PMO deixa mais clara qual a relação entre os projetos. Isso possibilita uma decisão mais assertiva, com a visão do impacto em todo o portfólio.

6. Menos falhas em projetos

Como uma das possíveis funções do PMO é fazer a auditoria de processos, fica mais acessível verificar os projetos que estão fora do prazo, do custo e do escopo. Uma vez identificado isso, o PMO pode intervir na gestão desses projetos, executando ações de recuperação para diminuir os impactos negativos ao negócio.

Ter um escritório de projetos não significa que você irá mudar tudo do dia para a noite. Isso é algo que exige planejamento e tem que ser executado de forma gradativa para que alcance os resultados esperados. Confira nosso passo a passo com algumas dicas para implantar um PMO.

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Como implantar um PMO (Escritório de Projetos)

1. Defina quais os objetivos do PMO

Antes de sair por aí querendo implantar um escritório de projetos, você precisa definir por que deseja um PMO. Se você não tiver clareza disso, será muito mais difícil convencer a diretoria da importância de investir nesse projeto. Além disso, os objetivos do PMO vão influenciar no tipo de escritório de projetos que você irá implantar.

Por exemplo, se o seu desejo for apenas dar um apoio para os gerentes de projetos, você vai implantar um PMO consultivo, e não um PMO de controle. Já se o seu desejo for desenvolver uma metodologia de gestão de projetos, é melhor implantar um PMO de controle ou um PMO diretivo.

2. Estruture o escritório de projetos

Depois de definir os objetivos do PMO, você precisa fazer um esboço do que esse escritório de projetos deve ter. Qual metodologia será utilizada? Você vai criar uma metodologia ou usar uma metodologia já consolidada? Outro ponto importante é montar o catálogo de serviços do PMO, mapeando os serviços que serão oferecidos e sob quais condições. Nessa etapa, vale a pena também já ir estruturando o seu portfólio de projetos e os indicadores de performance.

3. Capacite os gerentes de projetos

Uma vez que você tenha toda a estrutura do PMO, você precisa capacitar os seus gerentes de projetos para que eles sigam os processos de gestão de projetos estipulados. Aproveite para explicar a estrutura do PMO, mostrar o portfólio e os indicadores. Quem sabe não surgem ideias interessantes para adicionar ao PMO antes de ele ser efetivamente implantado?

4. Implante o PMO efetivamente

Nesta etapa você vai consolidar o seu PMO, ou seja, vai aplicar na prática tudo o que foi estruturado anteriormente. Uma boa forma de fazer isso sem gerar muitos impactos é realizar primeiro um projeto piloto, fazendo testes rápidos e pontuais, para depois aumentar a abrangência do PMO.

Então, por exemplo, se estivermos falando da implantação de um PMO corporativo, você pode começar primeiro dando suporte para os gerentes de projetos de TI e monitorando os projetos dessa área para depois estender o controle do PMO à toda organização.

Se você deseja ter um alto grau de sucesso nos projetos e levar a sua empresa à maturidade, é recomendável ter a ajuda de uma consultoria especializada no assunto. A consultoria te ajudará a evitar erros e frustrações durante o processo de implantação, além de assegurar melhores resultados.

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Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).

4 thoughts on “Engenharia de Valor: o que é e qual a sua aplicação na Gestão de Projetos

  1. A Engenharia do Valor recentemente foi eleita pela ONU como metodologia apropriada para o desenvolvimento sustentável, pois a partir de sua visão sistêmica da complexiade, consegue realizar as funções de um determinado objeto com um consumo menor de recuros financeiros, humanos e ambientais. Mais informções spodem ver o site http://www.elegevalorsustentavel.com.br

  2. O nascimento da Engenharia de Valor encheu os olhos da indústria do pós Guerra, que deu origem ao inescrupuloso Cartel Phoebus formado pela General Electric e os demais fabricantes de lâmpadas da época. A famosa obsolescência planejada. Problemas de otimização das lâmpadas resolvidos tecnicamente pela Engenharia de Valor não foram aplicados nas linhas de produção, fazendo com quê, por longas décadas até a década de 1950, o tempo de vida das lâmpadas fosse menor do quê o ótimo em 50% ou mais. Havia tecnologia para durabilidade de até 100.000 horas mas eram produzidas para durar 1.000. O esquema de controle de patentes básicas e arranjos de licenças para outros produtores garantiu o controle dos mercados domésticos. General Electric teve o maior papel neste esquema internacional.O sucesso de uma série de processos anti-truste do governo na década de 1940 terminou virtualmente com a facilidade de ação do cartel e levou a uma mudança na evolução tecnológica da indústria.

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