O que é PMO? 7 passos para implantar um escritório de projetos com sucesso na sua empresa!

PMO - Escritório de projetos

É comum que a implantação de um escritório de projetos (PMO) seja vista com maus olhos. Afinal, o PMO é normalmente associado à burocracia e ao excesso de documentação, validação e complexidade. Mas sabia que isso não é totalmente verdade? Se você quer entender melhor por que, continue lendo este post. Você vai aprender:

Boa leitura!
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O que é PMO (escritório de projetos)?

Um PMO (Project Management Office) ou simplesmente escritório de projetos é uma estrutura organizacional que promove a padronização dos processos de governança e gestão de projetos. O PMO pode ser corporativo, departamental ou operacional e deve oferecer orientações, métodos e ferramentas para os gerentes de projetos conduzirem seus projetos.

O PMO corporativo abrange todos os projetos da organização, normalmente ligados à estratégia da empresa. Por sua vez, o PMO departamental ajuda determinada área a entregar resultados através de um portfólio de projetos. Esse é o tipo mais comum de PMO. Já o PMO operacional é o escritório de projetos que gerencia exclusivamente um projeto ou programa e geralmente é descontinuado ao fim da iniciativa.

É importante ressaltar que os tipos de PMO não são evolutivos. Cada um deles indica a forma como a organização quer controlar seus projetos, podendo inclusive ter mais que um tipo de PMO em uma mesma organização.

Para que serve um PMO?

O escritório de projetos contribui na consolidação da documentação dos projetos. Também ajuda a disseminar boas práticas na organização, além de garantir a utilização de metodologias, modelos e ferramentas e o cumprimento das diretrizes e políticas de governança.

O PMO pode trabalhar na definição e no monitoramento dos indicadores relativos à gestão de projetos e assumir a gestão direta de parte dos projetos. Outras atividades incluem realizar reuniões de acompanhamento e alinhamento da comunicação e gerar relatórios dos projetos da empresa.

Então, se fossemos enumerar as principais funções de um PMO em uma empresa, teríamos uma lista parecida com essa:

  • Definir e revisar os processos de gerenciamento de projetos;
  • Capacitar e dar suporte aos gerentes de projetos;
  • Gerenciar as demandas e o portfólio de projetos;
  • Definir as metodologias de gestão de projetos utilizadas;
  • Realizar a priorização dos projetos.

Mais para frente vamos falar especificamente sobre cada uma dessas funções.

Uma organização pode ter mais de um escritório de projetos. Embora muitas pessoas confundam o PMO com o cargo de gerente de projetos, não é correto dizer isso. Vamos descobrir o motivo!

Diferença entre gerente de projetos e PMO

Atribuições do gerente de projetos:

  • Coordenar esforços para que os objetivos específicos do projeto sejam atingidos;
  • Controlar os recursos do projeto dentro da estrutura da organização;
  • Informar as partes interessadas sobre o desempenho do projeto.

Atribuições do PMO:

  • Coordenar esforços para que a estratégia da organização seja atingida;
  • Otimizar os recursos compartilhados entre todos os projetos da organização;
  • Disponibilizar informações consolidadas sobre os projetos que estão sob seu controle;
  • Fornecer suporte metodológico e ferramental para os gerentes de projetos.

Como cada organização é diferente da outra, pode ser que o PMO de uma empresa seja composto por apenas uma pessoa, enquanto o PMO de outra empresa seja composto por várias pessoas. Além disso, pode ser que o PMO de uma empresa tenha uma sala específica para ele, enquanto em outra empresa os participantes do PMO não tenham sala fixa.

Então, as características do PMO dependerão da complexidade e da maturidade da organização.

Teste de maturidade em gestão de projetos

Os papéis e as responsabilidades em um escritório de projetos são muito elásticos. Mas, de forma geral, podemos classificar os escritórios de projetos de acordo com o seu grau de controle e nível de influência. Conheça a seguir os três tipos de PMO elencados pelo Guia PMBOK®.

Tipos de PMO (escritório de projetos)

1. PMO de suporte

O PMO de suporte é aquele escritório de projetos que tem um perfil mais consultivo e voltado para o coaching. Então, seu principal papel é fazer recomendações aos gerentes de projetos que estão distribuídos dentro da organização, apontando vantagens e desvantagens de cada modelo, técnica ou ferramenta e sugerindo o melhor caminho a ser seguido em cada projeto.

É também papel do PMO de suporte organizar a documentação dos projetos e garantir que as informações de projetos anteriores sejam utilizadas como lições aprendidas em projetos futuros.

Um PMO de suporte normalmente é implantado quando a organização possui uma baixa maturidade em gestão de projetos (Project Management), pois seu grau de controle é menor se comparado a outros tipos de PMO. Não é aconselhável criar controles muito rígidos em organizações imaturas, pois isso geraria apenas frustração desnecessária.

Primeiro é preciso “educar” os gerentes de projetos sobre as boas práticas e, somente depois, começar a aplicar qualquer tipo de auditoria. À medida que o PMO vai sendo mais reconhecido dentro da empresa, ele pode atuar de forma mais efetiva no controle dos projetos.

Projetos 4.0

2. PMO de controle

O PMO de controle é aquele escritório de projetos que, além de apoiar os gerentes de projetos na condução das iniciativas, também avalia a conformidade dos projetos. Ou seja, verifica se os gerentes de projetos e toda a equipe do projeto estão seguindo os modelos, ferramentas e os processos de gestão de projetos estabelecidos na organização. Depois de capacitar os gerentes de projetos, o PMO de controle realmente cobra que o conhecimento aprendido seja aplicado na prática.

Para isso, o PMO de controle se utiliza das auditorias de processos, que permitem identificar quais pontos do processo não estão sendo completamente seguidos. Engana-se quem pensa que as auditorias servem apenas para expor as pessoas que não estão cumprindo as regras. O grande benefício das auditorias está em gerar revisões no processo, amarrando eventuais “pontas soltas” ou reduzindo alguns controles, conforme os gerentes de projetos aumentam sua maturidade nos processos.

A partir do momento em que há mais padronização dos processos e uniformidade na maneira como os gerentes de projetos fazem as coisas, é possível mensurar melhor a qualidade com que os projetos estão sendo entregues. Outra atribuição do PMO de controle é ajudar no controle do portfólio de projetos, seja organizando e priorizando as iniciativas ou tomando o controle de alguns projetos para si.

Leia também  Processos de gerenciamento de projetos: saiba quais são os 5 grupos elencados pelo Guia PMBOK®

3. PMO diretivo

O PMO diretivo é aquele escritório de projetos que possui um grau de controle ainda maior do que o próprio PMO de controle. O termo “diretivo” não é usado à toa: esse tipo de PMO é responsável por direcionar os recursos da organização para os projetos. Portanto, ele é que escolhe quais gerentes de projetos vão trabalhar em cada projeto e qual quantia de dinheiro pode ser gasta em cada uma das iniciativas.

O PMO diretivo representa um centro de excelência em gestão de projetos e, assim como o PMO consultivo, também faz recomendações aos gerentes de projetos e é responsável por disseminar a metodologia de gestão de projetos pela organização. Além disso, assim como o PMO de controle, o PMO diretivo também realiza auditorias de conformidade para verificar se os processos estão sendo seguidos.

Como um escritório de projetos (PMO) pode melhorar os resultados das suas iniciativas

Como prometido anteriormente, a partir de agora detalharemos as principais funções de um PMO!

Funções de um PMO (escritório de projetos)

Definir e revisar os processos de gerenciamento de projetos

Para que um PMO prospere ele precisa ter processos de gerenciamento de projetos, que nada mais são do que conjuntos de atividades sequenciadas que ajudam a chegar em determinado resultado. Com processos bem definidos conseguimos obter padronização e repetibilidade. O PMBOK divide os processos de gerenciamento de projetos em cinco grandes grupos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e, por fim, encerramento, a saber:

Grupo de processos de iniciação

Abrange os processos necessários para definir um novo projeto ou uma nova fase do projeto, o que inclui desenvolver o termo de abertura e identificar as partes interessadas.

Grupo de processos de planejamento

Abrange os processos necessários para estruturar a execução do projeto e montar o plano de gerenciamento do projeto. Aqui também se encontram os processos para identificar requisitos, planejar o escopo, o cronograma e o orçamento etc.

Grupo de processos de execução

Abrange os processos necessários para pôr em prática o que foi definido no plano de gerenciamento do projeto.

Grupo de processos de monitoramento e controle

Abrange os processos necessários para medir o desempenho do projeto, comparando o que foi planejado com o que está sendo efetivamente entregue. O grande objetivo desse grupo é manter o controle do projeto.

Grupo de processos de encerramento

Abrange os processos necessários para concluir formalmente uma fase ou um projeto.

Processos de gerenciamento de projetos

Os processos de cada grupo podem ocorrer com frequências diferentes. O desenvolvimento do termo de abertura do projeto, por exemplo, ocorre uma única vez, enquanto o monitoramento dos custos é um processo contínuo. Já a aquisição de recursos é algo esporádico, que acontece de vez em quando, conforme as necessidades do projeto.

Essa é a base para estabelecer os processos de gerenciamento de projetos do seu PMO e da sua empresa. Como cada organização é diferente, não há como garantir que o que funcionou para um negócio também vai funcionar para outro. Entenda as particularidades da sua empresa!

Clique no link a seguir e saiba mais sobre os processos de gerenciamento de projetos elencados pelo PMBOK.

Gerenciar as demandas e o portfólio de projetos

As demandas de projetos nunca param de chegar em uma empresa. O problema é que não há tempo nem dinheiro no mundo que dê conta de atender a todas as sugestões de iniciativas. Para isso, é preciso gerenciar as demandas que chegam, tentar não desviar da estratégia organizacional e executar o que é mais importante primeiro, para chegar em melhores resultados para a organização.

A gestão de demandas é o processo de controlar as solicitações de projetos da organização, passando pela identificação, priorização, execução e monitoramento das iniciativas de uma empresa. Em outras palavras, significa garantir que o volume de iniciativas e a disponibilidade da equipe estejam em equilíbrio e que os projetos em andamento não atrasem ou extrapolem o consumo dos recursos.

Gestão de Demandas de TI: por que fazemos muito e nunca é o suficiente?

Dessa forma, podemos dizer que a gestão de demandas traz transparência para a gestão de projetos e visibilidade para a situação dos projetos e a alocação das equipes, além de proporcionar segurança na tomada de decisões e agilidade para responder às mudanças.

Há dois importantes instrumentos que promovem a visibilidade. Trata-se do portfólio de projetos e do mapa de capacidade. O mapa de capacidade proporciona uma visão de alocação da equipe, que pode ser feita por times, grupos de papéis, por indivíduos etc.

Gestão de capacidade em Escritórios de Projetos

Um portfólio de projetos, por sua vez, é uma ferramenta que traz uma lista organizada com todos os projetos e as principais informações sobre eles. Inclui, é claro, a visão de quando cada demanda inicia e termina e o status da iniciativa. Então, em apenas uma página é possível ter o controle centralizado das demandas!

Priorização de Portfólio de Projetos com Foco em Resultados

O portfólio de projetos reúne projetos, programas, subportfólios e operações gerenciadas em grupo para alcançar os objetivos estratégicos da organização e pode ser organizado por afinidade, embora seja mais frequente a sua organização por departamentos.

Portfólio de projetos corporativo

Vale lembrar que:

Projeto

Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Exemplo: projeto de construção de uma casa.

Programa

Grupo de projetos relacionados e gerenciados de forma coordenada para obter um benefício maior, o que não seria possível com a gestão individual dos projetos. Exemplo: programa de ampliação do market share de uma empresa.

Subportfólio

Carteira de projetos dentro do portfólio corporativo, que trata de questões específicas de um grupo de trabalho. Ex.: subportfólio de projetos de tecnologia da informação.

Para saber mais sobre esse assunto, leia nosso post sobre portfólio de projetos!

Definir as metodologias de gestão de projetos utilizadas

Como a gente te contou no início deste post, uma das funções do PMO é definir as metodologias de gestão de projetos que serão utilizadas pela empresa, além, é claro, de capacitar os gerentes de projetos para que eles saibam aplicar essas metodologias. Existem basicamente, três tipos de metodologia de gestão de projetos: as metodologias clássicas, as metodologias ágeis e as metodologias híbridas.

A briga da gestão de projetos: ágil x clássica

Na gestão de projetos clássica, os projetos têm um ciclo de vida preditivo, em que se busca antecipar o trabalho do projeto, detalhando-o minuciosamente. Metodologias clássicas são mais indicadas quando se conhece bem o escopo do projeto e o escopo do produto. Nesse tipo de gestão qualquer mudança só pode ser feita através do controle integrado de mudanças, que autoriza o ajuste e o replanejamento do projeto, considerando o novo cenário. Um exemplo de metodologia clássica é o método cascata.

Leia também  Project Management: o que é e quais as vantagens de aplicar na sua empresa

Na gestão de projetos ágil, por sua vez, os projetos têm um ciclo de vida adaptativo, em que o escopo é detalhado progressivamente, à medida que são conhecidas mais informações sobre o projeto. Metodologias ágeis são mais indicadas em ambientes em que as condições mudam com frequência. Um exemplo de metodologia ágil é o Scrum, mais comumente referenciado como framework.

E, por fim, na gestão de projetos híbrida, os projetos são conduzidos a partir da fusão de conceitos. Então, conforme as necessidades, podem ser adotadas práticas tanto da gestão clássica como da gestão ágil. Um exemplo de metodologia híbrida é o Euax Acelera, framework de gestão de negócios elaborado pela Euax Consulting.

Gestão de projetos ágil, tradicional e híbrida

Aproveite e leia o nosso e-book sobre gestão de projetos e saiba mais sobre o assunto.

Realizar a priorização dos projetos

Você já sabe que os recursos de uma empresa são limitados e, por isso, é preciso priorizar os projetos. Mas o que exatamente significa isso e como podemos colocar esse conceito em prática?

A priorização de projetos é o processo pelo qual as iniciativas são analisadas, qualificadas e ordenadas para execução. Para isso, é necessário contar com um método estruturado, como uma matriz de priorização e a fronteira eficiente. Confira alguns modelos de matriz de priorização que o PMO normalmente utiliza para selecionar os projetos.

1. Matriz 4×4

Leva em consideração dois critérios, que podem ser escolhidos por quem está montando a matriz. Os mais comuns são custo-benefício, urgência e importância, esforço e impacto. Cada critério recebe uma nota, em uma escala de 1 a 4. Com base nessas informações, conseguimos montar um plano cartesiano, com quatro quadrantes. Dependendo de qual quadrante determinado projeto se encaixar, diferentes ações podem ser tomadas.

2. Matriz GUT

Essa ferramenta de priorização leva em consideração três critérios: gravidade, urgência e tendência, sendo que a letra inicial de cada palavra forma o acrônimo GUT. Cada um desses critérios deve receber uma nota, que vai de 1 a 5. Depois, basta multiplicar a nota que cada critério recebeu para obter o GUT, isto é, o score do projeto. Uma vez que você tenha feito isso com cada projeto, basta montar um ranking decrescente das pontuações!

Entenda melhor como aplicar lendo nosso post sobre matriz GUT. Você também pode baixar uma planilha pronta, que faz os cálculos automaticamente para você. É só clicar no banner abaixo:

Matriz GUT Excel

3. Matriz BASICO

A matriz BASICO leva em consideração cinco critérios: benefícios para a organização, abrangência dos resultados, satisfação do cliente interno, investimento requerido, cliente interno satisfeito (grau de impacto) e operacionalidade simples (grau de facilidade). Sua aplicação é similar à da matriz GUT. No entanto, em vez de multiplicar as notas dos critérios, é preciso somá-las. Mas o resto é igual: após atribuir um score para cada projeto, basta ordená-los do maior para o menor.

Entenda melhor essa ferramenta de priorização lendo nosso post sobre matriz BASICO.

4. Matriz RICE

A matriz RICE considera quatro critérios na hora de selecionar os projetos. São eles:

  • Reach: número de pessoas que serão afetadas pelo projeto.
  • Impact: grau de impacto da demanda (massivo = 3, grande = 2, médio = 1, baixo = 0,5 e mínimo = 0,25).
  • Confidence: nível de confiança no resultado (alto = 100%, médio = 80%, baixo = 50% e mínimo = 20%).
  • Effort: tempo necessário para realizar a demanda.

Para calcular o score RICE você precisará multiplicar rice, impact e confidence e depois dividir pelo effort. Confira um exemplo desse cálculo no nosso post sobre matriz de priorização.

Qualquer uma dessas ferramentas dará uma pontuação para cada iniciativa, conforme os critérios definidos. Essa pontuação será a base para gerar um ranking e, a partir dessa sequência, estabelecer a ordem de execução dos projetos.

Importante destacar que o PMO, em conjunto com um comitê de priorização, deve ter reuniões periódicas que reavaliam a lista de iniciativas e sua priorização. É importante frisar que essas cerimônias devem ser rotineiras, para garantir que as coisas certas sejam feitas no momento certo.

Agora que você já conhece as principais funções de um PMO, confira também quais os benefícios de implantar um escritório de projetos na sua organização.

Benefícios de implantar um PMO (escritório de projetos)

1. Projetos alinhados à estratégia da organização

Todos os dias as organizações recebem dezenas de demandas. Mas não dá para fazer tudo, afinal, os recursos são limitados. Através do gerenciamento do portfólio de projetos, o PMO garante que os projetos estratégicos sejam priorizados e que as iniciativas que trarão mais resultados sejam realmente executadas e não fiquem perdidas no limbo dos projetos.

2. Aumento da qualidade dos projetos

Como dito anteriormente, o PMO é responsável por desenvolver e disseminar uma metodologia de gestão de projetos que seja segura, adequada, efetiva e robusta. A partir do momento em que existem processos padronizados para gerenciar os projetos, é natural que a qualidade dos projetos aumente, pois esses processos já foram testados e adaptados, ampliando as chances de sucesso.

3. Capacitação dos gerentes de projetos

O PMO funciona como um centro de referência em gestão de projetos. Dessa forma, os gerentes de projetos têm acesso a um repositório de boas práticas e um lugar para recorrer quando tiverem dúvidas. Isso contribui para o desenvolvimento dos gerentes de projetos e para a valorização do capital intelectual da empresa.

Kit de Gestão de Projetos

4. Facilidade em tomar decisões

O escritório de projetos é responsável por organizar os dados sobre os projetos, mensurar os indicadores e apresentar o status dos projetos em reuniões periódicas. Com os relatórios e outros documentos sempre em mãos, os líderes conseguem ser mais assertivos, claros e seguros em suas decisões, pois elas estarão embasadas em informações e critérios confiáveis.

5. Visibilidade e transparência para os projetos

A centralização dos projetos em uma única estrutura organizacional, como o PMO, proporciona um panorama dos projetos que estão em andamento na organização. Dessa forma, há mais visibilidade das iniciativas que estão sendo executadas, de quais pessoas estão alocadas em quais projetos e de quanto está sendo gasto em iniciativas. Além disso, a centralização dos projetos no PMO deixa mais clara qual a relação entre os projetos. Isso possibilita uma visão do impacto em todo o portfólio.

Leia também  Partes interessadas: descubra o que são e como gerenciá-las no seu projeto em 4 passos

6. Menos falhas em projetos

Como uma das possíveis funções do PMO é fazer a auditoria de processos, fica mais acessível verificar os projetos que estão fora do prazo, do custo e do escopo. Uma vez identificado isso, o PMO pode intervir na gestão desses projetos, executando ações de recuperação para diminuir os impactos negativos ao negócio.

Implantar um escritório de projetos não significa que você irá mudar tudo do dia para a noite. É algo que exige planejamento e tem que ser executado de forma gradativa para que alcance os resultados esperados. Confira nosso passo a passo com algumas dicas para implantar um PMO.

Como implantar um PMO (escritório de projetos) em 7 passos

1. Prepare a organização para a mudança

A implantação de um PMO é algo que abala as estruturas da organização, não é mesmo? Como se trata de um projeto complexo e que envolverá muitas pessoas, é preciso preparar o terreno. Nesse sentido, o melhor caminho é a comunicação!

A comunicação precisa ser muito clara e transparente, inspirar confiança e motivar para a mudança. Através das estratégias de engajamento certas, você precisa criar um alinhamento para que as partes interessadas consigam entender a importância do projeto e apoiem as mudanças! Uma estratégia de engajamento poderia ser uma reunião com uma apresentação focada nos benefícios de ter um escritório de projetos, por exemplo.

2. Identifique o cenário atual da gestão de projetos

Antes de desenhar como você quer que o seu PMO seja, você precisa entender como a gestão de projetos é feita na sua organização e quais projetos estão em andamento. Afinal, ainda que não existam processos claramente definidos, é difícil que uma organização não tenha adotado nenhuma prática de gestão de projetos. Com esse diagnóstico, você conseguirá ter uma melhor percepção sobre o que precisa ser mudado e quais benefícios podem ser obtidos com o PMO.

3. Defina quais os objetivos do PMO

Antes de sair por aí querendo implantar um escritório de projetos, você precisa definir por que deseja um PMO. Se você não tiver clareza disso, será muito mais difícil convencer a diretoria da importância de investir nesse projeto. Além disso, os objetivos do PMO vão influenciar no tipo de escritório de projetos que você irá implantar.

Por exemplo, se o seu desejo for apenas dar um apoio para os gerentes de projetos, você vai implantar um PMO consultivo, e não um PMO de controle. Já se o seu desejo for desenvolver uma metodologia de gestão de projetos, é melhor implantar um PMO de controle ou um PMO diretivo.

4. Estruture o escritório de projetos

Depois de definir os objetivos do PMO, você precisa fazer um esboço do que esse escritório de projetos deve ter. Qual metodologia será utilizada? Você vai criar uma metodologia ou usar uma metodologia já consolidada? Outro ponto importante é montar o catálogo de serviços do PMO, mapeando os serviços que serão oferecidos e sob quais condições. Nessa etapa, vale a pena também já ir estruturando o seu portfólio de projetos e os indicadores de performance. Não esqueça de determinar papéis e responsabilidades dentro do escritório de projetos!

escritório de projetos para P&D

5. Construa um novo processo de gestão de projetos

Com base nas práticas de gestão de projetos existentes na organização e no seu esboço do escritório de projetos, você precisará construir um novo processo de gestão de projetos, que norteará todas as atividades do escritório de projetos. Esse processo deverá levar em consideração a maturidade da empresa. Portanto, não existe receita de bolo!

Além disso, não tente implantar o PMO perfeito se a organização ainda não está pronta. Lembre-se que o ótimo é inimigo do bom e pode matar sua iniciativa de estruturação do PMO.

6. Capacite os gerentes de projetos

Uma vez que você tenha toda a estrutura do PMO, você precisa capacitar os seus gerentes de projetos para que eles sigam os processos de gestão de projetos estipulados. Aproveite para explicar a estrutura do PMO, mostrar o portfólio e os indicadores. Quem sabe não surgem ideias interessantes para adicionar ao PMO antes de ele ser efetivamente implantado?

7. Implante o PMO efetivamente

Nesta etapa você vai consolidar o seu PMO, ou seja, vai aplicar na prática tudo o que foi estruturado anteriormente. Uma boa forma de fazer isso sem gerar muitos impactos é realizar primeiro um projeto-piloto, fazendo testes rápidos e pontuais, para depois aumentar a abrangência do PMO.

Então, por exemplo, se estivermos falando da implantação de um PMO corporativo, você pode começar primeiro dando suporte para os gerentes de projetos de TI e monitorando os projetos dessa área para depois estender o controle do PMO à toda organização.

Se você deseja ter um alto grau de sucesso nos projetos e levar a sua empresa à maturidade, é recomendável ter a ajuda de uma consultoria especializada no assunto na hora de implantar um PMO. A consultoria te ajudará a evitar erros e frustrações durante o processo de implantação, além de assegurar melhores resultados.

A Euax Consulting, por exemplo, fechou uma parceria com a Rede Lojacorr e implantou um escritório de projetos e processos na organização. Confira o resultado no vídeo.

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