Como usar o AS-IS/TO-BE na Melhoria de Processos: transforme processos e aumente resultados

AS-IS/TO-BE

Os processos de negócio descrevem o que deve ser feito e como deve ser feito em uma organização. Contudo, se eles estiverem errados ou desatualizados, provavelmente não conseguirão atingir as expectativas. Nesse sentido, a melhoria de processos pode contribuir para encontrar a melhor forma de executar os processos da empresa, por meio do AS-IS/TO-BE. Mas você sabe o que isso significa? Continue lendo que nós vamos te contar!
Nesse texto você vai aprender:

Boa leitura!

O que é AS-IS/TO-BE?

AS-IS/TO-BE são fases do BPM (Business Process Management), que permitem promover a melhoria de processos de negócio. Portanto, são dois momentos: o AS-IS e o TO-BE. Observe:

AS-IS

AS-IS é a visão dos processos atuais de uma organização, que mostra como uma empresa realiza suas atividades em um determinado momento. É comum que o termo AS-IS seja utilizado como sinônimo para análise de processos. A análise de processos, por sua vez, é uma das 9 áreas de conhecimento do BPM CBOK®, referência mundial nas boas práticas de BPM.

Na análise de processos AS-IS os processos são descobertos e analisados. É o momento de exploração para criar uma visão comum das rupturas e desvios do processo. Essa etapa é anterior à fase de melhorias, chamado de TO-BE.

O AS-IS ajuda na descoberta de vários tipos de processos de negócio, sejam eles processos primários, processos de suporte ou processos de gerenciamento.

Se você não sabe ou não entende muito bem qual a diferença entre esses três tipos de processos, recomendamos a leitura do nosso post sobre o que é processo de negócio.

TO-BE

TO-BE é a visão dos processos futuros de uma organização, que mostra a melhor forma de realizar o processo. O TO-BE é também chamado de desenho de processos. Seu objetivo é propor melhorias nos processos das organizações, com base no que foi verificado no AS-IS. Assim como a análise de processos, o desenho de processos também é uma das 9 áreas de conhecimento do BPM CBOK.

Em que século está o seu BPM

O desenho de processos TO-BE envolve definir o fluxo de trabalho, os papéis e responsabilidades, as tecnologias necessárias ao processo, as fontes de dados e os momentos de integração com outros processos. O grande feito do TO-BE é promover condições reais de transformação nos processos, melhorando a competitividade da organização.

AS-IS/TO-BE na melhoria de processos

Situações em que o AS-IS/TO-BE pode ser vantajoso

A análise e o desenho de processos (AS-IS/TO-BE) podem ser especialmente vantajosos em determinadas situações. Abaixo destacamos as três que consideramos mais relevantes:

1. Atualização ou Revisão do Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é um momento de muita reflexão, principalmente sobre o alinhamento entre os objetivos estratégicos e os processos de negócio. Caso seja verificado que os processos não estão “conversando” com a estratégia, um projeto de melhoria de processos pode ajudar muito.

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No AS-IS vão ser identificados os pontos do processo que estão desconectados da estratégia. Já no TO-BE será construída uma nova visão do processo que esteja alinhada ao planejamento estratégico.

Afinal, o TO-BE traz informações qualificadas sobre os procedimentos adotados na organização. Essas informações podem trazer novos aspectos que ainda não foram pensados pelo comitê estratégico, mas que fariam uma grande diferença no alcance da visão de futuro desejada.

2. Queda de Performance Organizacional

Uma das causas de baixo desempenho corporativo é a ineficiência de processos. Detectar um problema em um processo deveria ser considerado algo digno de aplausos, e não de receio. Mas que bom que é possível tirar lições sobre os erros praticados e nunca mais cometê-los! O AS-IS fornece todas as informações necessárias para que problemas em processos sejam detectados e debatidos. Dessa forma, é possível fazer uma remodelagem dos processos (TO-BE) que recupere a performance organizacional!

Mapa de performance do processo

3. Aquisição de Novas Tecnologias ou Troca de ERP

O tempo passa e é natural que novas tecnologias sejam desenvolvidas, afinal, o ser humano possui a tendência em criar instrumentos para facilitar a sua vida. Na Era do BPM os processos de negócio são suportados pelas tecnologias. Após implantar um novo recurso, é comum que surja aquela pulguinha atrás da orelha: mas será que essa inovação é realmente necessária e está trazendo resultados?

O AS-IS/TO-BE também oferece um panorama da aplicação diária dos recursos tecnológicos, dando visibilidade para a forma como a tecnologia atua no processo e os impactos que ela causa. Dessa forma, é possível ter uma visão verdadeira do processo, e não baseada em suposições ou desejos.

A partir daí, fica mais fácil desenhar o novo processo com mais embasamento.

Melhorias de processos com AS-IS/TO-BE

AS-IS/TO-BE em 7 passos

1. Entenda o negócio

Antes de começar o mapeamento de processos (análise AS-IS), relembre a sua cadeia de valor! Ela te dará uma visão geral das atividades que a empresa faz e quais produtos e/ou serviços são gerados a partir delas. Lá estarão contidos os processos críticos do negócio, isto é, aqueles que afetam diretamente no cumprimento da missão da empresa.

É um bom ponto de partida se você não sabe direito por onde começar ou quais são os processos prioritários. A partir daí é só desdobrar os processos em ordem cronológica, do começo ao fim.

Dicas de como o Design Thinking pode agilizar o mapeamento de processos

2. Defina metodologias e formas de monitoramento do projeto de melhoria

O projeto de melhoria de processo (AS-IS/TO-BE) precisa ser muito bem planejado. Portanto:

Determine objetivos, metas e indicadores

Estabeleça o objetivo do projeto e defina qual será a estratégia de execução. Sugerimos a estratégia em ondas para reduzir impactos e riscos inerentes às mudanças em processos. Tendo isso definido, planeje seu projeto e estabeleça uma rotina de monitoramento para garantir que o projeto está indo de encontro ao objetivo traçado. Não hesite em fazer correção de rota!

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Escolha quais metodologias/técnicas serão utilizadas

Existem diversas técnicas e metodologias para análise e desenho de processos. Conheça algumas delas:

  • Observação: prestar atenção nos procedimentos executados e anotar as impressões sobre ele.
  • Entrevistas: conversa qualitativa com usuários-chave.
  • Questionários: aplicação de uma lista de perguntas-padrão a uma quantidade X de colaboradores.
  • Design Thinking: conjunto de práticas que tem por objetivo encontrar soluções criativas para os problemas, sempre estimulando a empatia, colaboração e experimentação.

Guia prático de Design Thinking

A escolha dos métodos dependerá da cultura organizacional. Avalie aquilo que se aplica melhor dentro do contexto da sua empresa.

3. Colete informações sobre os processos

Procure entender qual o objetivo do processo, onde ele se encaixa dentro da cadeia de valor e quais os sistemas necessários para suportar o processo. Essa é a etapa em que os participantes do processo contribuirão com o conhecimento que só quem vive o processo na prática consegue ter acesso. Por isso, envolva os stakeholders e tente descobrir quais as suas principais dificuldades e os riscos atrelados ao processo e o que eles acham que poderia ser melhorado.

4. Analise e documente os processos

Tente transformar as informações coletadas com os stakeholders do processo em conhecimento útil e aplicável. Responda às perguntas:

  • Qual o input (entrada) do processo?
  • Qual o fluxo de atividades do processo?
  • Qual o output (saída) do processo?
  • Quais as principais entregas do processo?
  • Quem são os responsáveis pelo processo?
  • Quais recursos são destinados ao processo?
  • Qual o custo, tempo e variação do processo?
  • O processo está em conformidade com os indicadores?

A reflexão sobre essas indagações vai compor a documentação da análise do processo (AS-IS) e mostrar o entendimento do estado atual do processo. Mas, cuidado para se manter fiel ao que realmente acontece no cotidiano da organização. Não vá misturar o AS-IS com o TO-BE! Por isso é importante que essa etapa seja rápida.

5. Proponha melhorias e redesenhe os processos

Depois do AS-IS, chegou a hora de ir para a segunda etapa da melhoria de processos. No TO-BE é fundamental observar alguns pontos como:

  • Momentos de interação do cliente com o processo;
  • Atividades do processo que realmente geram valor;
  • Redução de gargalos (acúmulo de trabalho) e handoffs (fluxos de informação dentro do processo).

Na hora de redesenhar o processo, pare de buscar informações excessivamente completas e definitivas sobre eles. Sempre haverá oportunidades de melhorias. Por isso, mantenha o processo simples, para que seja de fácil leitura e compreensão. Quanto mais simples melhor!

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O nível de detalhamento do processo vai depender dos objetivos definidos lá na etapa 2. Para remodelar os processos utilize uma notação padronizada, como o Business Process Modeling Notation (BPMN). Além de ser uma linguagem bastante conhecida, os diagramas de BPMN também são entendidos por softwares de automação de processos.

6. Valide a nova visão dos processos

Embora o TO-BE seja construído com base em muitos estudos feitos no AS-IS, pode ser que a organização não fique completamente satisfeita com a nova visão de processos apresentada. Por isso, a fase de validação é muito importante. Este momento será crucial para confirmar e legitimar a nova visão de processo. Caso seja necessário, serão feitos ajustes para adaptar o que foi pensado pelo analista de processos ao resultado desejado pela organização.

7. Implante e monitore os processos reformulados

Depois de tudo esquematizado e validado, chegou a hora de colocar o novo processo para rodar. É comum que ocorram algumas dificuldades no início, como a resistência dos colaboradores. Para isso, é interessante que o projeto de implantação tenha uma atenção especial nas ações de gestão de mudança organizacional, que buscará formas de reduzir os impactos causados pela mudança.

Depois de implantar, será necessário acompanhar o andamento do novo processo e checar se ele está realmente melhor em relação ao processo anterior.

Ajuda especializada

Para que seu projeto de melhoria de processos seja um sucesso, você pode contar com o apoio de alguns profissionais, como um gerente de projetos e um analista de processos. Cada um deles terá uma função diferente e crucial no êxito do projeto.

O gerente de projetos, como já é esperado, será responsável por conduzir o projeto, garantir o seu bom andamento e relatar possíveis dificuldades. Já o analista de processos executará todos os procedimentos necessários para a descoberta do processo atual (AS-IS) e a construção do novo processo (TO-BE). Isso inclui conversar com as pessoas, levantar informações e sintetiza-las em um processo, que depois deverá ser aprovado pelos envolvidos.

Nesse sentido, pode ser bastante interessante para a organização contratar uma consultoria externa que disponibilize profissionais com domínio de ferramentas adequadas ao AS-IS/TO-BE. Eles poderão auxiliar o gerente de projetos e o analista de processos na melhor forma de conduzir os trabalhos.

Inscreva-se no webinar gratuito e assista a uma de nossas consultoras abordando a melhoria de processos com foco em resultados!

Melhoria de processos com foco em resultados

BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.
Vinicius Nóbile de Almeida

Sócio diretor da Euax, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, com mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado PMP, CBPP e Cobit Foundation.

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