Como definir um Processo de Planejamento Estratégico

Última atualização em 22/04/2020

O planejamento estratégico é o ato de elaborar uma estratégia para garantir o futuro da organização. Ele aponta qual caminho a empresa deverá seguir para alcançar o destino desejado. Mas antes de começar a montá-lo, é preciso definir qual será o processo de planejamento estratégico. Isso mesmo. É fundamental “planejar o planejamento”.

Neste post você vai ver:

• Motivos para definir um Processo de Planejamento Estratégico
• Dicas para definir um Processo de Planejamento Estratégico

Acompanhe!

Motivos para definir um Processo de Planejamento Estratégico

Antes de desenvolver o planejamento estratégico é preciso decidir quais passos serão necessários para que ele seja construído com agilidade. Esse conjunto de passos pode ser chamado de processo de planejamento estratégico. Mas por que gastar energia antes de efetivamente botar a mão na massa? Listamos 3 motivos pelos quais isso é vital para a organização:

1. Prazo

Se você não tomar cuidado, o planejamento estratégico pode ser um trabalho infinito. Existem muitas opções, muitas possibilidades. Mas é preciso escolher, isto é, decidir o que é importante fazer no momento. Talvez você não possa (e nem deva) fazer tudo o que está à disposição. Nesse sentido, a palavra-chave é priorização! Priorizar é o ato de escolher uma opção X em detrimento de uma opção Y. Priorizar significa sempre deixar algo de lado.

Então qual o tempo ideal para o planejamento estratégico? A verdade é que… não existe um tempo ideal. É claro que não dá para fazer um planejamento estratégico em um mês. Provavelmente ele ainda não terá passado por todas as etapas necessárias. Há uma série de investigações e estruturações que precisam ser feitas para chegar a um plano de execução. Por outro lado, demorar mais de 6 meses para construir o planejamento pode ser sinal de que você está um pouco perdido.

2. Tempo das pessoas

É preciso ter em mente que as pessoas envolvidas no planejamento estratégico são profissionais do alto escalão da empresa. O comitê estratégico é formado pelos principais líderes da organização. Então, essas pessoas normalmente têm uma agenda apertada. É necessário saber aproveitar o tempo disponível, mesmo que ele seja escasso. Caso contrário, existe o risco de comprometer o avanço do planejamento estratégico.

Nesse sentido, encontros bem planejados tendem a ser a solução para otimizar o tempo. Por que não tentar pensa-los como cerimônias em vez de reuniões? Cerimônias devem ter pauta e duração definidas com antecedência. Além disso, exigem que os participantes preparem material de suporte. Outro ponto interessante das cerimônias é que, ao final de cada uma, é necessário sair com um plano de ações. Então não basta apenas discutir os problemas, é preciso agir.

3. Resultado

O trabalho precisa ter qualidade. Portanto, o resultado do planejamento estratégico está intimamente ligado ao processo selecionado, isto é, às escolhas que serão feitas. Para isso é preciso ter uma visão clara de mercado. Dessa forma, você terá pelo menos um norte na hora de tomar decisões. As opções devem ser deliberadas em torno do mercado em que uma empresa atua.

Quando isso não acontece, normalmente gasta-se mais tempo pensando no mercado e nos produtos do que planejando a estratégia. Assim, será um esforço a mais para usar ferramentas que não vão ajudar a estabelecer um caminho, uma visão de futuro. Elas vão ajudar a entender o que a empresa faz. Mas isso é outra conversa, que precisa ser feita antes do planejamento estratégico.

Então vamos para algumas recomendações sobre o processo de planejamento estratégico:

Dicas para definir um Processo de Planejamento Estratégico

Existem algumas recomendações para garantir que você cumpra o prazo, aproveite o tempo das pessoas e traga resultados. Essas recomendações ajudam a compor o processo de planejamento estratégico, que antecede o próprio planejamento da estratégia. Vamos lá!

1. Use uma metodologia

Você não precisa desenvolver tudo do zero e aprender coisas novas a cada ciclo de execução do planejamento estratégico. Utilize uma metodologia como base, vai facilitar a sua vida! Você tem que pensar que provavelmente centenas de pessoas já estudaram esse tema. Para que desperdiçar tempo descobrindo o que outras pessoas já se dedicaram a fazer?

Aproveite esse conhecimento. Mesmo que você não use a metodologia à risca, ela vai te ajudar. A partir dela você pode ter insights e conceber algo diferente. Dessa forma, o processo vai ser mais ágil e assertivo. Aqui entra o trabalho das consultorias em estratégia, que normalmente mantêm metodologias testadas e experimentadas.

Mas preste atenção a metodologias com objetivos específicos e restrições! Por exemplo, o Balanced Scorecard padrão, aquele criado por Kaplan e Norton, não prevê as etapas iniciais do planejamento estratégico. Isso porque ele foi feito pensando na execução da estratégia, não no planejamento. Então, tome cuidado.

2. Foque nas agendas

Faça seu processo se encaixar nas agendas do comitê estratégico. Planejar o trabalho de acordo com as agendas disponíveis naturalmente vai restringir o prazo do planejamento. Ah, e não se esqueça: não planeje uma ação se não der tempo de fazê-la. Dessa forma, verificar a disponibilidade dos envolvidos é um bom ponto de partida para o processo de planejamento estratégico.

A cada encontro com o comitê estratégico, é necessário planejar:

• O que precisa ser feito antes do encontro;
• O que pode ser feito no intervalo até o próximo encontro.

Então, limitar o tempo ajuda a organizar o processo de planejamento estratégico.

3. Conecte pessoas ao planejamento

Ainda que o planejamento estratégico seja conduzido por um grupo restrito de líderes, pode ser muito interessante envolver outras pessoas nessa empreitada. Isso serve para aspectos específicos, como: levantar informações, buscar opiniões e validar definições, por exemplo. Não é obrigatório fazer isso, mas uma construção colaborativa apresenta muitos benefícios.

Proporcionar espaço para que as pessoas participem reforça a importância delas para a organização. Significa abrir um canal de comunicação transparente, que considere os colaboradores na execução da estratégia. O que, é claro, precisa ser legítimo. Isso será importante tanto para a qualidade do plano quanto para a viabilidade da execução.

4. Escolha um bom mediador

Colocar o presidente ou o diretor financeiro como mediador dos encontros pode não ser uma boa ideia. Além de coloca-los em uma posição delicada, pode atrapalhar a condução do planejamento. Por isso, é muito importante encontrar um mediador neutro para manter os encontros saudáveis. Além de neutro, esse mediador deve ter experiência para liderar reuniões. Isso porque estamos envolvendo um grupo de pessoas que não é muito fácil de lidar.

Algumas empresas têm pessoas com experiência, conhecimento, habilidade e neutralidade para conduzir o planejamento, outras não encontram este perfil dentro de casa com disposição para este papel. Se este é o seu caso, saiba que contratar uma pessoa externa pode ser muito útil. O comitê estratégico provavelmente vai respeitar mais um consultor externo do que alguém interno escolhido. Isso porque existem relações de hierarquia e subordinação.

5. Capacite durante o percurso

Ninguém precisa saber ou lembrar de tudo. Por vezes, imagina-se que os líderes entendam de qualquer assunto. Mas isso não é verdade. Nesse sentido, o processo de planejamento estratégico pode prever o uso de alguns momentos para capacitar e treinar esses líderes. Mas eis um empecilho: normalmente esse grupo rejeita facilmente tentativas de treinamento.

Nesse caso, o segredo é elaborar pequenas sessões de conhecimento. Evite colocar as pessoas em treinamentos muito longos. O ideal é que as aprendizagens tenham duração de 30 a 90 minutos. E mais: procure focar mais na prática do que na teoria.

Na verdade, o ideal é mesclar um pouco dos dois. Dessa forma, você vai obter um bom resultado e proporcionar o crescimento em conjunto. Todos vão trabalhar com as mesmas informações e a mesma linguagem.

Conclusão

O processo de planejamento estratégico deve levar em consideração:

• Metodologia;
• Abordagem participativa;
• Agenda de encontros.

Esses três itens são o básico para construir o processo de planejamento estratégico e as entregas esperadas. Além disso, é preciso considerar que:

• Os encontros devem ser utilizados para demonstrar os avanços, isto é, aquilo que deve ser entregue em cada encontro;
• É muito útil planejar o conteúdo das reuniões: prever o que precisa sair pronto da reunião e o que pode ser feito depois.
• Alguém precisa estabelecer o ritmo do planejamento estratégico. Essa pessoa deve pedir, cobrar, motivar e reforçar.

Pronto! Agora é hora de executar o processo de planejamento estratégico concebido e torcer para que tudo aconteça da melhor forma possível! Para continuar aprendendo sobre planejamento estratégico, confira nosso e-book completo sobre como criar e gerenciar a estratégia da sua organização: