Última atualização em 07/11/2022
Fazer uma boa Definição de Escopo é uma parte crucial do planejamento de um projeto, pois evita mudanças constantes no trabalho. Contudo, esse é um tema que ainda levanta muitas dúvidas, inclusive entre as pessoas que vivenciam projetos na prática. Quer entender melhor como esse processo funciona? Acompanhe nosso post para aprender:
- O que é Escopo do Projeto?
- O que é Escopo do Produto?
- Como fazer Definição de Escopo
- Técnicas Utilizadas na Definição de Escopo
- Erros Comuns na Definição de Escopo
O que é Escopo do Projeto?
O Escopo do Projeto é todo o trabalho necessário para obter um produto, serviço ou resultado. Ele reúne informações relevantes sobre o projeto, como: objetivos específicos, entregas, tarefas, responsabilidades, prazos e custos. Além disso, estabelece os limites do projeto e os critérios de validação e aceitação das entregas.
De acordo com o Guia PMBOK®, referência mundial em gestão de projetos, o escopo do projeto deve conter o trabalho necessário – e apenas o necessário – para que o projeto possa ser entregue com sucesso. Entregar mais do que o cliente pediu recebe o nome de gold plating, prática arriscada e que pode gerar grandes riscos ao projeto!
Você pode, inclusive, fazer com que o cliente fique insatisfeito, pois aquilo que você considerou ser melhor para ele pode, na verdade, não dar conta de atender às suas expectativas ou não servir para o uso que ele pretendia. O melhor mesmo é prestar bastante atenção naquilo que foi pedido no escopo do produto, que funciona como um compilado das expectativas do cliente para determinado projeto.
Vamos entender melhor esse conceito?
O que é Escopo do Produto?
O Escopo do Produto é o conjunto de características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. Portanto, abrange todas os requisitos que os stakeholders (partes interessadas) desejam que o produto tenha. Então, enquanto o escopo do projeto diz “COMO” o trabalho deve ser feito, o escopo do produto diz “O QUE” deve ser feito.
Um bom escopo de produto é fundamental para o sucesso do projeto porque é ele que vai direcionar toda a estruturação do trabalho. Basta um requisito errado ou mal formulado para que o orçamento ou tempo de execução do projeto seja comprometido.
Mas se estiver tudo certo podemos partir para o que realmente interessa: fazer a definição de escopo!
Como fazer Definição de Escopo em 4 etapas
A definição de escopo pode ser dividida em algumas etapas básicas. São elas:
- Levantar os requisitos do projeto
- Descrever o trabalho do projeto
- Montar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
- Validar e controlar o escopo de projeto
Vamos discorrer sobre cada uma delas a seguir:
1. Levantar os requisitos do projeto
Nessa etapa são levantadas as exigências que o produto, serviço ou resultado deve atender para satisfazer as necessidades do cliente. É importante ter em mente que não é tão simples assim diferenciar aquilo que o cliente realmente precisa daquilo que é apenas um desejo dele.
Outra situação que pode acontecer é o cliente pedir a inclusão de um determinado requisito, mas o gerente do projeto conseguir oferecer uma solução muito melhor do que a que ele pediu, mas que atenda à mesma necessidade. Nesse caso, será preciso conversar com o cliente para que ele valide a entrega do melhor requisito para o negócio.
Requisitos podem ser divididos em duas categorias: funcionais e não funcionais. Os requisitos funcionais são aqueles que descrevem comportamentos e estão diretamente relacionados ao produto (design, dimensões, processos etc.). Já os requisitos não-funcionais se referem às condições ambientais indiretamente descritas (segurança, performance, confiabilidade etc.).
É importante que os requisitos sejam precisamente documentados e hierarquizados em uma linguagem clara e entendível por todos. Para levantar os requisitos você pode usar algumas técnicas como entrevistas, brainstorming, mapas mentais etc.
2. Descrever o trabalho do projeto
A partir dos requisitos levantados na etapa anterior já podemos descrever melhor o trabalho necessário ao projeto e montar uma Declaração Detalhada do Escopo. Esse documento descreverá aquilo que faz parte do projeto (escopo) e aquilo que não faz parte do projeto (não escopo), proporcionando um entendimento comum entre os stakeholders.
Além disso, a Declaração Detalhada do Escopo dá a base para montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) e para avaliar solicitações de mudanças no projeto. Isso porque ela inclui critérios de aceitação do produto e as entregas, restrições e premissas do projeto.
Entre as técnicas utilizadas para descrever o trabalho do projeto estão inclusas: opinião especializada, análise de produto e oficinas.
3. Montar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS) é a decomposição do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Existem basicamente três estratégias de construção de uma EAP:
1) por fases do ciclo de vida;
2) por entregas; e
3) por subprojetos.
Existe, ainda, uma quarta estratégia, a híbrida, que mistura um pouco das três estratégias citadas anteriormente. Não existe melhor ou pior, tudo vai depender do tipo do projeto.
A EAP deve seguir algumas regras, como a regra dos 100% e a regra 8-80 (ou 4-40). A regra dos 100% determina que a estrutura analítica do projeto deve conter a quantidade exata de trabalho, nem a menos nem a mais. Por isso, a soma dos “níveis filhos” deve ser igual a 100% do trabalho do “nível pai”. Já a regra do 8-80 determina que o ideal é que um pacote de trabalho tenha entre 8 e 80 horas de duração. Em alguns casos, é preciso reduzir esses números pela metade.
A técnica mais utilizada para destrinchar a EAP é a decomposição.
4. Validar e controlar o escopo de projeto
E, por fim, é preciso formalizar a aceitação das entregas com os stakeholders. Isso permitirá dar início aos trabalhos e, consequentemente, ao monitoramento da execução do projeto. Esse monitoramento é essencial para garantir que o projeto esteja aderente à sua linha de base. Caso não esteja, serão iniciadas ações corretivas para contornar os obstáculos.
No controle de escopo, o progresso do escopo do projeto e do produto são acompanhados juntamente com alterações na linha de base do escopo. Assim como a EAP, ele mostra entregas iniciadas, concluídas, atrasadas e canceladas.
Nesta etapa utilizamos a técnica de inspeção.
Vamos conhecer melhor todas as técnicas citadas ao longo da explicação!
Técnicas Utilizadas na Definição de Escopo
1. Entrevista
Entrevistas são conversas diretas com o objetivo de extrair informações. Para isso, o entrevistador prepara um roteiro de perguntas que deseja fazer ao entrevistado e registra as respostas, seja por meio de anotações ou gravação.
2. Brainstorming
É uma técnica utilizada para geração de ideias, em que um mediador conduz um grupo de pessoas que devem refletir sobre determinado assunto. O termo brainstorming pode ser traduzido como “tempestade cerebral” ou “tempestade de ideias”. Seu objetivo é promover o pensamento criativo para gerar uma grande quantidade de ideias que possam ser utilizadas para resolver problemas ou desenvolver projetos.
3. Mapa Mental
É uma técnica para organizar informações de maneira visual, estabelecendo relações entre elas. A utilização de mapas mentais é muito comum quando se precisa ter uma visão do todo ou estruturar rapidamente um conjunto de ideias, agrupando-as por afinidade. Dessa forma, essa ferramenta traz clareza e objetividade para o projeto. Os mapas mentais são bastante efetivos quando utilizado em parceria com o brainstorming.
4. Opinião Especializada
Consiste em trazer o apoio de um profissional que possua notório saber sobre determinado assunto. A técnica de opinião especializada é muito utilizada durante a especificação do escopo do projeto, atividade que envolve muitos detalhes técnicos. Para isso, você pode contar com a ajuda de consultores, das outras unidades dentro da organização e até mesmo dos stakeholders.
5. Análise de Produto
Consiste em um conjunto de técnicas para verificar a viabilidade de um produto. Entre essas técnicas estão inclusas: decomposição de produto, análise de requisitos, análise de sistemas, engenharia de sistemas, engenharia de valor e análise de valor.
6. Oficinas
São sessões de trabalho intensivo que envolvem participantes-chave do projeto na discussão de um determinado assunto. Em projetos, as oficinas são bastante utilizadas no levantamento de requisitos, pois proporcionam, ao mesmo tempo, uma compreensão comum e multidisciplinar. Assim, alinhar todos na mesma página melhora a comunicação e aumenta as chances de as expectativas dos clientes serem alcançadas.
7. Decomposição
Técnica bastante utilizada para gerar a estrutura analítica de projeto (EAP), consiste em dividir e subdividir o trabalho do projeto em partes menores. Esse detalhamento é feito do maior nível para o menor nível e varia de acordo com o tamanho e a complexidade do projeto. Normalmente, o grau de decomposição está relacionado ao grau de controle desejado.
8. Inspeção
É o exame, medição e validação do trabalho e das entregas do projeto, para garantir que eles atendem aos requisitos do cliente e aos critérios de aceitação do produto. É uma técnica também chamada de revisão de produto ou auditoria. A inspeção é utilizada principalmente na etapa de validação e controle de escopo.
Encontrar um projeto que teve sua execução perfeita, com todos os marcos contratuais cumpridos, planejamento seguido à risca, custo dentro do previsto e qualidade esperada, é uma tarefa muito difícil. A maioria dos projetos contém inúmeros erros, que impactam em vários aspectos diferentes, principalmente em custos, prazos e qualidade.
Um dos principais determinantes para os atrasos e demais problemas em projetos são os erros na definição de escopo do projeto, que às vezes é tido como o grande vilão da história. Veja alguns dos erros de escopo mais comuns de acontecerem:
Erros Comuns na Definição de Escopo
1. Falta de Planejamento
Uma das etapas mais importantes de um projeto é o planejamento. Infelizmente, ele é bastante negligenciado e, muitas vezes, mal executado. Isso pode afetar todo o projeto, inclusive o escopo.
Determinar quais atividades devem ser realizadas para que o objetivo final do projeto seja cumprido é uma tarefa desafiadora. Gastar mais tempo nessa etapa garantirá que todos os envolvidos tenham conhecimento do projeto como um todo, podendo assim definir com mais precisão o que deve ser realizado.
2. Carência de Conhecimento Técnico
Quando um escopo de projeto é elaborado por profissionais que possuem pouco conhecimento técnico é normal que o escopo precise ser constantemente revisado. Além disso, ainda acarreta em problemas na produção de diversos documentos, como especificações técnicas, levantamento de quantitativos e projetos definitivos.
Para evitar essa situação, o profissional responsável deve ter um bom conhecimento da sua equipe, analisando o desempenho de cada profissional e garantindo que eles sejam alocados de acordo com suas características específicas.
3. Falha na Comunicação
Um dos maiores gargalos na definição de escopo talvez sejam as falhas de comunicação. Em várias situações, é possível notar a fala de uma assimilação correta da informação repassada.
É necessário certificar-se de que o que você quis dizer foi ouvido e compreendido em sua totalidade. Existem ruídos na comunicação (como enviar um e-mail e ele ir para a caixa de spam) que devem ser erradicados, visando sempre a correta transmissão da mensagem a todos os stakeholders do projeto.
4. Ignorar os Riscos da Definição de Escopo
Outro item negligenciado na definição de escopo são os riscos. Todo projeto tem seus perigos, que devem ser analisados, monitorados e corrigidos. É necessário verificar quais ameaças podem impactar o correto andamento das atividades, buscando sempre minimizá-las.
Ao se deparar com o escopo de um projeto, o gestor deve examiná-lo de forma a descobrir quais são os possíveis problemas que podem acontecer durante a fase de execução e, assim, pensar em maneiras para minimizar o risco, de forma que ele não interfira no processo de execução. Gerenciar os riscos é um dos segredos do sucesso de projetos.
Você já cometeu algum desses erros na definição de escopo? Tem alguma dica para evitá-los? Deixe seu comentário! Aproveite também para assistir ao nosso webinar gratuito e descubra qual o nível de detalhamento ideal do escopo de projeto!
Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).
Excelente material! Me orientou muito. Obrigado.