Cronograma de Projeto: O que é e como fazer em apenas 6 passos

Última atualização em 25/10/2024

Um cronograma de projeto é fundamental para o sucesso de qualquer iniciativa, pois ele funciona como um mapa que guia a equipe, definindo as atividades, os prazos para cada etapa e as interdependências entre elas.

Com um cronograma bem estruturado, é possível visualizar a trajetória do projeto de forma clara e concisa, facilitando o acompanhamento do progresso e a identificação de possíveis desvios. Além disso, o cronograma permite uma melhor alocação de recursos, otimização do tempo e redução de riscos, garantindo que o projeto seja entregue dentro do prazo e dentro do orçamento estabelecido.

Neste post, iremos nos aprofundar no tema explicando desde o conceito, apresentaremos alguns exemplos e daremos 6 dicas de como fazer um cronogroma de processos. Confira!

O que é um Cronograma de Projeto?

Cronograma de projeto é uma ferramenta de gestão que tem por objetivo organizar atividades, recursos e prazos em único lugar.

Dessa forma, o gerente de projetos consegue ter uma melhor visibilidade das tarefas e suas dependências, além dos recursos que serão necessários para a execução de cada tarefa durante o ciclo de vida do projeto.

Isso permite maior controle sobre o tempo do projeto, evitando atrasos nas entregas. O cronograma de projeto também pode ser utilizado na comunicação com a equipe e demais stakeholders do projeto.

Então, de forma resumida, o cronograma de projeto proporciona uma visão geral sobre os prazos do projeto, mostra como e quando as entregas serão disponibilizadas e quem é responsável por cada parte dessas entregas.

Leia também o post sobre fluxograma de processos

Por que elaborar um Cronograma de Projeto?

Um cronograma de projeto te ajudará a:

Acompanhar o progresso do projeto

Com um cronograma de projeto você conseguirá ter uma visão geral de todas as atividades do projeto, suas dependências e quais recursos estão sendo empregados em cada atividade ou quando serão utilizados, otimizando o uso de recursos da organização.

Com o cronograma bem estruturado fica mais fácil monitorar se existe alguma coisa fora da linha de base que, se não for corrigida, poderá aumentar os custos, encarecendo o projeto.

Evitar atrasos nas entregas

Cada fase do ciclo de vida de projeto é marcada pela conclusão de uma ou mais entregas. O cronograma ajuda a acompanhar o projeto e a antecipar qualquer indício de desvio.

Além disso, possibilita que ações corretivas sejam tomadas para garantir que as entregas do projeto estejam disponíveis dentro do prazo estipulado, assegurando a satisfação do cliente.

Atualizar os stakeholders do projeto

O cronograma é uma forma visual e simples de informar as partes interessadas sobre o andamento do projeto. Com o uso desse instrumento, todos terão acesso às mesmas informações de forma rápida e sintetizada, facilitando a comunicação.

Viu só como é importante ter um bom cronograma de projeto em mãos para gerenciar as atividades do projeto? Confira como montar o seu em apenas algumas etapas.

Leia também o post de como elaborar um modelo de projeto

Elementos de um cronograma

Um cronograma de projeto é composto por vários 4 elementos fundamentais que garantem sua eficiência. quando bem gerenciados, são fundamentais para a criação de um cronograma realista e eficaz, permitindo uma condução eficiente do projeto.

1. Tarefas ou Atividades

As tarefas ou atividades são o ponto de partida de qualquer cronograma de projeto. Elas representam cada ação ou etapa necessária para alcançar os objetivos do projeto. Um cronograma bem estruturado deve detalhar todas as tarefas, desde as mais simples até as mais complexas, garantindo que nenhuma etapa seja ignorada. As tarefas precisam ser específicas e claras, para que a equipe saiba exatamente o que deve ser feito e em que sequência.

O nível de detalhamento também influencia na precisão do cronograma, sendo importante equilibrar a complexidade das tarefas para não sobrecarregar o planejamento com excessos ou omissões.

2. Duração das Tarefas

A duração das tarefas é um dos aspectos críticos para a gestão do tempo em um projeto. Ela se refere ao tempo estimado para a conclusão de cada atividade.

Estimar a duração de forma precisa é essencial para evitar atrasos e garantir o cumprimento do prazo total. Essa estimativa deve considerar a complexidade da tarefa, a experiência da equipe envolvida e a disponibilidade de recursos.

Além disso, imprevistos ou desafios inesperados devem ser levados em conta, de forma a incluir margens de segurança que possibilitem ajustes sem comprometer o prazo geral do projeto.

3. Dependências entre Tarefas

As dependências entre tarefas mostram a relação de interdependência entre as atividades. Algumas tarefas não podem começar até que outras sejam concluídas, criando uma sequência lógica de execução. Existem diferentes tipos de dependências, como as “dependências finais-início”, onde uma tarefa deve terminar para que outra possa começar, e as “dependências início-início”, onde duas atividades começam ao mesmo tempo. Essas dependências precisam ser bem mapeadas no cronograma para evitar gargalos ou conflitos que possam gerar atrasos no projeto.

4. Recursos Alocados

Os recursos alocados são os elementos físicos e humanos que são atribuídos às tarefas para garantir sua execução. Esses recursos incluem a equipe do projeto, equipamentos, materiais e até mesmo software ou ferramentas necessárias. A correta alocação de recursos é essencial para garantir que as atividades possam ser realizadas dentro do prazo e sem interrupções. Além disso, o gerenciamento adequado dos recursos garante que a equipe não fique sobrecarregada e que os materiais estejam disponíveis no momento certo, evitando desperdícios e ineficiências.

Leia também o post sobre milestone de projetos

Como montar um Cronograma de Projeto em 6 passos

O Guia PMBOK®, referência internacional em gestão de projetos, aponta algumas boas práticas para a construção do cronograma de projeto. Confira quais são elas:

1. Planeje o gerenciamento do cronograma

O primeiro passo para montar um cronograma de projeto é estruturar como você vai fazer isso. Esse é o momento de escrever o plano de gerenciamento de cronograma, que contém instruções e diretrizes para a administração do cronograma.

Isso inclui a escolha da metodologia, as regras para documentação e as diretrizes para monitoramento e controle do projeto, por exemplo.

2. Defina as atividades

Após elaborar um plano de gerenciamento de cronograma, é preciso identificar as atividades necessárias para entregar o projeto. Para isso, você pode consultar a estrutura analítica do projeto (EAP), que contém o detalhamento do escopo até o nível de pacote de trabalho.

Na hora de decompor os pacotes de trabalhos em atividades é altamente recomendável que você envolva a equipe do projeto. Afinal, ninguém melhor do que os especialistas no assunto para dizer o que precisa ser feito, não é mesmo?

Dependendo da complexidade do projeto, você também pode (e deve) estruturar os atributos das atividades.

Esses atributos normalmente incluem, além do próprio nome da atividade, seu código identificador, uma breve descrição da atividade, atividade sucessora e predecessora, responsável pela atividade, indicadores para medir a qualidade da atividade, entre outros atributos relevantes para o gerenciamento do cronograma.

Outro instrumento muito útil é a lista de marcos, que sinaliza os pontos significativos do projeto.

Nesse momento não pense em mais nada além do que deve ser feito. Ou seja: esqueça o tempo necessário ou qual a sequência. Foque no detalhamento do trabalho!

3. Sequencie as atividades

Depois de montar a sua lista de atividades, você precisa atribuir uma ordem de execução, montando uma sequência lógica e identificando as relações entre as atividades.

Você não consegue montar o telhado de uma casa sem antes construir a fundação, certo? Claro que esse exemplo é óbvio, mas dependendo do tipo de projeto, especialmente em projetos mais complexos, essas relações podem não ficar tão aparentes assim. Por isso, é tão importante reservar um tempo para sequenciar as atividades.

Na hora de decidir o que deve ser feito primeiro é muito interessante que você também peça o auxílio da sua equipe. Muitas vezes o gerente de projetos não possui todas as informações técnicas sobre o projeto e pode acabar sequenciando as atividades equivocadamente.

Toda atividade, exceto a primeira e a última, deve ser conectada a uma atividade sucessora e a uma atividade predecessora. Você precisa se perguntar:

• Essa atividade afeta outras atividades? Se sim, quais e de que forma?
• Essa atividade é afetada por outras atividades? Se sim, quais e de que forma?
• Essa atividade pode ser realizada paralelamente a outras? Se sim, quais?

Ao seguir esse roteiro você perceberá que é muito mais fácil sequenciar as atividades!

Recomendamos a leitura do post sobre Diagrama de Gantt

4. Estime as durações das atividades

Nessa etapa você precisa atribuir o tempo esperado para a conclusão de cada atividade. As estimativas de duração das atividades devem ser feitas com base nos recursos humanos, financeiros e materiais disponíveis.

É importante lembrar que a estimativa não deve ser baseada exclusivamente no chute. Aconselha-se que o gerente de projetos busque informações de projetos anteriores que sejam semelhantes, a critério de comparação.

Ah, não se esqueça de ter uma reserva de tempo para lidar com os riscos conhecidos do projeto! Além disso, certifique-se de atribuir números realistas, considerando a disponibilidade dos recursos para atuação no projeto.

Quando estiver estimando a duração das tarefas, lembre-se de considerar que um recurso provavelmente será utilizado em mais de uma atividade! A partir dessa visão de recursos, é natural que aconteçam modificações na sequência das atividades. Por isso, também recomenda-se envolver a equipe do projeto nessa etapa.

Conheça algumas técnicas para estimar as durações das atividades:

Estimativa análoga

Utilização de dados históricos de um projeto semelhante ao que está sendo realizado como parâmetros para estimar a duração do tempo de cada atividade. É uma técnica mais rápida que as demais, mas também mais imprecisa.

Estimativa paramétrica

Consiste em criar “regras” para o cálculo das durações das atividades, com base em dados históricos. Por exemplo, imagine que você precisa calcular quanto tempo será necessário para pintar uma casa com 200 m² de paredes.

Consultando os dados disponíveis, você verifica que um pintor demora 1h para pintar 20 m². Logo, para concluir a pintura da casa seriam necessários pelo menos 10h. É uma técnica um pouco demorada, porém mais precisa.

Estimativas de três pontos

Cálculo da duração média das atividades considerando três cenários: otimista, realista e pessimista.

Se fossemos considerar o exemplo anterior (da pintura da casa) teríamos o seguinte: em um cenário realista o pintor levaria 10 dias para pintar a casa; em um cenário otimista o pintor levaria 6 dias para pintar a casa; já em um cenário pessimista, o pintor levaria 17 dias para pintar a casa.

Ao somar cenário otimista + cenário realista + cenário pessimista e dividir por 3, obtemos a estimativa de três pontos. Nesse caso, a estimativa para conclusão da pintura da casa seria de 11 horas, em vez de 10. Portanto, a estimativa de três pontos é muitas vezes tratada como um refinamento de outros tipos de estimativas.

Estimativa “bottom-up”

Divisão de uma atividade em tarefas menores, sendo que a soma da duração das tarefas equivale à duração total da atividade.

Lembre-se: a escolha de uma ou mais técnicas para estimar as durações das atividades dependerá do tipo de projeto que está sendo gerenciado, da metodologia definida no plano de gerenciamento do cronograma e do tempo disponível para estimar as durações das atividades.

5. Desenvolva o cronograma

Depois de listar e sequenciar as atividades e estimar sua duração, o próximo passo é revisar criteriosamente as informações e consolidar o cronograma, com as datas planejadas de início e fim de cada atividade. Para isso é necessário:

• Escolher um método de elaboração do cronograma (por exemplo, método do caminho crítico);
• Inserir os dados do projeto em uma ferramenta de cronograma (como o Artia, por exemplo);
• Consolidar o cronograma.

Para facilitar a criação de um cronograma, você pode usar um modelo de cronograma. Essa opção normalmente é utilizada em projetos que têm um ciclo de vida padrão e que tem uma sequência de tarefas comuns à maioria dos projetos, como por exemplo, projetos de desenvolvimento de software.

As ferramentas de gerenciamento de cronograma frequentemente possuem algumas opções para visualizar o cronograma de forma gráfica, com um diagrama que mostre as dependências entre as atividades, a alocação dos recursos e os marcos do projeto.

Dependendo do tipo do projeto, o cronograma também pode ser apresentado de uma forma resumida, apenas com a lista de marcos.

O formato mais comumente utilizado para representar o cronograma é o gráfico de Gantt, que apresenta as atividades em um eixo vertical e as datas em um eixo horizontal, sendo que as durações das atividades são representadas por barras horizontais, conforme as datas de início e de fim das atividades.

6. Controle o cronograma

Consiste em monitorar o andamento das atividades do projeto, atualizando o progresso do trabalho e gerenciando as mudanças na linha de base do cronograma. Nesse momento serão gerados os indicadores de desempenho do projeto, permitindo o seu acompanhamento e possíveis revisões no cronograma. Ao fim do projeto, deverão ser registradas as lições aprendidas, para que os erros desse projeto não sejam repetidos em projetos futuros.

Exemplo de cronograma de projeto

Abaixo apresentamos dois exemplos de cronograma de projeto: um de desenvolvimento de site e outro sobre a implantação de um ERP

Exemplo de crogroma de projeto – Desenvolvimento de site Coporativo

Explicação do cronograma

Detalhamento das Fases:

1. Definição de requisitos (2 semanas): O time de negócios e TI se reúne para definir as funcionalidades e o escopo do site. Não há dependências anteriores.
2. Criação do wireframe (1 semana): Um wireframe básico do site é criado pelo designer, após a definição dos requisitos (Tarefa 1).
3. Design do layout (2 semanas): O designer trabalha no layout visual, incluindo a identidade visual da empresa. Esta etapa só pode começar após a criação do wireframe (Tarefa 2).
4. Desenvolvimento front-end (3 semanas): Os desenvolvedores front-end criam as interfaces do site. Depende do design finalizado (Tarefa 3).
5. Desenvolvimento back-end (3 semanas): Simultaneamente ao desenvolvimento front-end, o back-end é construído para suportar as funcionalidades do site.
6. Testes de funcionalidade (2 semanas): O time de QA realiza testes de funcionalidade, integração e usabilidade. Dependente da conclusão dos desenvolvimentos front-end e back-end (Tarefas 4 e 5).
7. Revisões e ajustes (1 semana): Com base nos resultados dos testes, ajustes são feitos para corrigir problemas.
8. Lançamento e implantação (1 semana): O site é publicado e implantado no servidor, com o apoio da equipe de TI e marketing.

Exemplo de crogroma de projeto – Desenvolvimento de site Coporativo

Detalhamento das Fases:

1. Análise de Requisitos (3 semanas): A equipe interna se reúne com consultores para levantar as necessidades específicas da empresa, definindo os módulos e funcionalidades que o ERP deverá ter. Não há dependências anteriores.
2. Seleção do Fornecedor (2 semanas): Baseando-se na análise de requisitos, a empresa seleciona o fornecedor do ERP que mais se alinha às suas necessidades. Depende da conclusão da análise de requisitos (Tarefa 1).
3. Definição da Arquitetura de Sistema (2 semanas): A arquitetura técnica, incluindo servidores, banco de dados e integrações com sistemas existentes, é definida pelo time de TI e consultores, após a seleção do fornecedor (Tarefa 2).
4. Configuração do Sistema ERP (4 semanas): O sistema ERP é configurado de acordo com as necessidades da empresa, incluindo parametrizações específicas. Depende da definição da arquitetura (Tarefa 3).
5. Migração de Dados (3 semanas): Dados de sistemas legados são transferidos para o novo ERP, sendo verificada a compatibilidade e a integridade dos dados. Essa etapa só pode começar após a configuração do sistema (Tarefa 4).
6. Testes do Sistema (2 semanas): O time de TI e QA testa o sistema configurado, verificando se todos os módulos e funcionalidades estão operando corretamente. Depende da conclusão da migração de dados (Tarefa 5).
7. Treinamento de Usuários (2 semanas): A equipe interna e os usuários-chave recebem treinamento específico sobre como utilizar o ERP. Treinamento só começa após os testes do sistema (Tarefa 6).
8. Go-Live (Implantação) (1 semana): O ERP é oficialmente implantado na empresa, tornando-se o sistema operacional principal para todas as áreas, com suporte contínuo da equipe de TI e consultores. A implantação ocorre após o treinamento dos usuários (Tarefa 7).

Dicas para utilizar o Cronograma de Atividades do Projeto

1. Nunca deixe de atualizar o progresso de seu cronograma, afinal de contas, ter um cronograma desatualizado é a mesma coisa que não ter.
2. Uma vez que o cronograma esteja atualizado, invista tempo analisando a tendência de progresso e definindo ações de contorno para os possíveis desvios.
3. Não esqueça de configurar o calendário do projeto, inserindo feriados, folgas e férias.
4. Preste muita atenção na hora de estabelecer a sequência de atividades, pois dependências erradas podem gerar um grande “buraco” no projeto e até mesmo atrasar a entrega do resultado.
5. Não tenha atividades maiores do que 40 horas. Tarefas entre 8 e 40 horas facilitam o gerenciamento e a tomada de decisão.
6. Utilize um software para apontar horas e controlar o tempo gasto nas atividades do cronograma. Uma ótima opção é utilizar um software com a funcionalidade de Timesheet Online, como o Artia, por exemplo.

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