Indicadores de projetos: como medir corretamente o sucesso das suas iniciativas?

Indicadores de projetos

A cada reunião de acompanhamento, os gerentes de projetos precisam atualizar a situação das iniciativas que estão sob sua responsabilidade. Mas como avaliar de forma rápida e confiável a saúde de cada uma delas? Os indicadores de projetos (KPIs) funcionam como termômetros que indicam se um projeto está performando bem ou mal. Por isso, é preciso cuidado redobrado na hora de decidir quais KPIs acompanhar. Neste post você irá aprender:


Vamos lá!

Qual a importância de utilizar indicadores de projetos?

Indicadores de projetos ajudam a tomar decisões mais assertivas. Imagine que há três projetos rodando simultaneamente sob seu comando e, por um corte inesperado de verba, você precisará rever o uso dos recursos humanos e financeiros. De que forma você decide como otimizar o uso dos recursos ou até se deve ou não suspender alguma das iniciativas? Com indicadores de projetos você consegue ter informações rápidas, que proporcionam o embasamento necessário para justificar a sua escolha.

Indicadores de projetos garantem o melhor uso dos recursos. Monitorar constantemente a saúde do projeto é primordial para identificar de forma rápida os desvios e executar as melhores ações para contorná-los. Sem bons KPIs é necessário um esforço enorme para atingir os objetivos das iniciativas, mesmo que você seja uma pessoa de muita sorte.

Indicadores de projetos otimizam as reuniões de acompanhamento. Sabe aquelas conversas com as partes interessadas no projeto que costumam durar horas? Trazer apenas os indicadores certos para as reuniões é o primeiro passo para otimizar o tempo, pois traz visibilidade para as questões realmente importantes que precisam ser discutidas em grupo.

Indicadores de projetos trazem insights para iniciativas futuras. Mesmo que determinado projeto tenha sido um fracasso total, o fato de você saber exatamente o que deu errado (e o que deu certo) já é o primeiro passo para melhorar as falhas e potencializar os acertos. O que você não pode é continuar falhando sem saber o motivo, não é mesmo?

Agora que você já sabe os benefícios de utilizar indicadores de projetos, o seu próximo passo é conhecer os principais tipos de KPIs. Acompanhe!

Tipos de indicadores de projetos

Os indicadores de projetos podem ser divididos em quatro categorias: indicadores operacionais, indicadores de desempenho, indicadores de efetividade e indicadores de impacto. Conheça essas definições abaixo:

1. Indicadores operacionais

Os indicadores operacionais são aqueles utilizados no dia a dia da gestão do projeto. Ou seja, são os KPIs que o gerente de projetos precisa olhar todos os dias para garantir que a iniciativa está andando conforme o esperado. Em outras palavras, esse tipo de indicador está mais associado ao orçamento e ao cronograma do projeto. Os principais indicadores operacionais são:

  • Desvio de prazo;
  • Desvio de custo;
  • Desvio de esforço;
  • Índice de produtividade.

2. Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são aqueles que mostram o balanço final entre o que foi planejado e o que foi de fato realizado em um determinado período, indicando se as restrições estipuladas no planejamento do projeto estão sendo cumpridas ou não. Os principais indicadores de desempenho são:

  • ROI (Retorno sobre Investimento);
  • IDP (Índice de Desempenho de Prazo);
  • IDC (índice de Desempenho de Custo).

3. Indicadores de efetividade

Os indicadores de efetividade são aqueles que medem se as metas específicas do projeto foram atingidas ou não. Portanto, esse tipo de indicador aponta os efeitos sentidos pelos clientes do projeto a médio prazo. Por exemplo, vamos supor que um dos objetivos de um projeto seja reduzir o tempo de espera dos clientes de uma pizzaria em 30%. Os indicadores de efetividade mostrarão, em torno de algumas semanas ou meses, dependendo do projeto, se isso foi realmente obtido.

Os indicadores de efetividade podem variar de projeto para projeto, uma vez que correspondem às metas específicas de cada iniciativa. Se o seu objetivo for conquistar 20% de novos clientes em 2 meses, a porcentagem de novos clientes poderia ser um dos seus indicadores de efetividade.

4. Indicadores de impacto

Os indicadores de impacto são aqueles que medem os resultados obtidos a longo prazo com o projeto e mostram se a iniciativa atingiu o seu objetivo final. Por exemplo, se você realiza um projeto para reduzir custos, você só conseguirá confirmar se o projeto de fato contribuiu para isso depois de um tempo, não imediatamente.

Os indicadores de impacto podem ser qualitativos e quantitativos. Os qualitativos podem avaliar, por exemplo, o nível de satisfação do cliente. Já os quantitativos podem avaliar, por exemplo, a quantidade de novos clientes que uma mercearia recebeu.

Conseguiu identificar quais tipos de indicadores você já utiliza durante a gestão dos seus projetos? Confira a nossa lista com os principais indicadores de projetos e aprenda a calculá-los de forma simples.

Como calcular os principais indicadores de projetos

1. Desvio de prazo

O desvio de prazo traz um balanço entre o prazo estimado e o prazo real do projeto, mostrando a porcentagem do projeto que está adiantada ou atrasada em relação ao tempo estimado no planejamento ou, ainda, se o projeto está dentro do tempo que foi planejado. Para calcular o desvio de prazo podemos aplicar a seguinte fórmula:

Para projetos concluídos:

Desvio de prazo = (Término real – Término planejado) / Duração planejada

Para projetos em andamento:

Desvio de prazo = (Previsão de término – Término planejado até o momento) / Duração planejada

Para interpretar o resultado obtido considere que:

  • Se o número for negativo, significa que o projeto está adiantado;
  • Se o número for positivo, significa que o projeto está atrasado;
  • Se o número for igual a 0, significa que o projeto está dentro do planejado.

Vamos a um exemplo?

Imagine que você precisa entregar um projeto com data planejada de término em 30/04 e sua duração é de 60 dias. Atualmente você está com uma previsão de término em 10/05.

Considerando essas informações, teríamos o seguinte cálculo:

(10/05 – 30/04) = 10 dias
10 / 60 = 0,16

Então, podemos dizer que este projeto está com 16% de atraso.

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2. Desvio de custo

O desvio de custo traz um balanço entre o custo estimado e o custo real ou previsto do projeto. Portanto, mostra a porcentagem do projeto que está acima ou abaixo do orçamento estimado no planejamento ou, ainda, se o projeto está dentro do orçamento que foi planejado. Para calcular o desvio de custo podemos aplicar a seguinte fórmula:

Para projetos concluídos:

Desvio de custo = (Custo real – Custo planejado) / Custo planejado

Para projetos em andamento:

Desvio de custo = (Custo previsto – Custo planejado) / Custo planejado

Para interpretar o resultado obtido considere que:

  • Se o número for negativo, significa que o projeto ficou abaixo do orçamento estimado;
  • Se o número for positivo, significa que o projeto estourou o orçamento estimado;
  • Se o número for igual a 0, significa que o projeto está dentro do orçamento estimado.

Vamos a um exemplo?

Imagine que você tenha planejado gastar R$ 2,8 mil no primeiro mês de um projeto, mas na realidade você está prevendo um gasto de R$ 3 mil. Aplicando a fórmula citada anteriormente teríamos:

(3000 – 2800) / 2800 = 0,07

Isso significa que o projeto está 7% mais caro.

3. Desvio de esforço

O desvio de esforço traz um balanço entre o esforço estimado e o esforço real do projeto. Portanto, mostra a porcentagem do projeto que está acima ou abaixo do esforço estimado no planejamento ou, ainda, se o projeto está dentro do esforço que foi planejado. Para calcular o desvio de esforço podemos aplicar a seguinte fórmula:

Desvio de esforço = Horas trabalhadas / Horas planejadas

Confira o nosso exemplo:

Imagine que você tenha planejado trabalhar 800 horas no primeiro mês de um projeto, mas na realidade tenha trabalhado 950 horas. Aplicando a fórmula citada anteriormente, teríamos: 950 / 800 = 1,18.

Ao multiplicar 1,18 por 100 para converter em porcentagem, obtemos 118%. 100% corresponde ao esforço planejado. Os 18% restantes são o esforço excedido. Ou seja, você está se esforçando 18% a mais do que o planejado para esse projeto. Esse resultado pode indicar que podemos ter atraso ou estouro do custo do projeto.

Por isso é tão importante cruzar as informações trazidas pelos indicadores. Dessa forma você consegue compreender qual a tendência para o projeto e estabelecer as ações necessárias.

4. Índice de produtividade

O índice de produtividade mostra o resultado que um recurso deve gerar, em média, após determinada quantidade de esforço. Para calcular o índice de produtividade de cada recurso podemos aplicar a seguinte fórmula:

Índice de produtividade = Meta / Quantidade de recursos

Então, se a sua meta é escrever 2 mil palavras por dia e há dois redatores disponíveis para realizar essa atividade, logo, será necessário um índice de produtividade de 1 mil palavras para atingir a meta estipulada. É importante dizer que esse número é apenas um parâmetro, pois as pessoas têm diferentes níveis de produtividade, que dependem do seu conhecimento, experiência e capacidade de organização.

Com o andamento do projeto, você poderia constatar, por exemplo, que um de seus redatores consegue escrever 1.200 palavras por dia, enquanto o outro consegue escrever apenas 900 palavras. A partir do momento em que você tem essas informações fica mais fácil alocar os recursos certos no momento certo do projeto.

5. ROI (Retorno sobre Investimento)

O ROI (Retorno sobre Investimento) é um indicador que mostra o retorno obtido com o investimento feito no projeto. Quando o ROI é maior que 0 significa que você teve um retorno favorável. Já quando o ROI é menor que 0, significa que o projeto não colheu os resultados esperados. Caso o resultado seja 0, indica que o projeto pagou o valor investido, não houve perda. É muito simples calcular o ROI, basta aplicar a seguinte fórmula:

ROI = (Retorno – Investimento) / Investimento

Vamos supor que você tenha investido R$ 4,2 mil em um projeto e que, após seis meses, esse projeto tenha rendido R$ 5,98 mil. De acordo com a fórmula apresentada anteriormente, teríamos o seguinte:

(5980 – 4200 ) / 4200 = 0,42

Portanto, podemos dizer que para cada R$ 1 investido no projeto houve um retorno de R$ 0,42, ou seja o resultado do projeto pagou o investimento e ainda gerou resultado positivo.

6. Valor Agregado (VA)

O valor agregado (VA) mostra o quanto do escopo foi efetivamente entregue até determinado momento do projeto. O custo e o prazo para essa entrega podem ter sido maiores ou menores e, por isso, o IDP (Índice de Desempenho de Prazo) e o IDC (Índice de Desempenho de Custo) têm relação direta com o VA.

Para calcular o VA, é preciso dividir o percentual de escopo concluído pelo percentual de escopo planejado. Por exemplo: se você precisa construir 100 km de ciclovia e em um mês entrega 30 km, podemos dizer que o projeto possui um valor agregado de 30% naquele período. Para chegar a este número basta dividir 30 por 100 e, depois, multiplicar por cem para obter o percentual.

7. IDP (Índice de Desempenho de Prazo)

O Índice de Desempenho de Prazo (IDP) revela como está o andamento do projeto em relação ao cronograma planejado para o momento. O IDP é também chamado de Schedule Performance Index (SPI). Podemos fazer a leitura do IDP da seguinte forma:

  • IDP acima de 1 significa prazo acima do planejado, isto é, as entregas estão sendo feitas antes da data estimada.
  • IDP abaixo de 1 significa prazo abaixo do planejado, isto é, as entregas estão sendo feitas depois da data estimada.
  • IDP igual a 1 significa prazo igual ao planejado, isto é, as entregas estão sendo feitas conforme as datas estimadas no cronograma.

Para calcular o IDP basta dividir o valor agregado (VA) pelo valor planejado (VP), dessa forma:

IDP = Valor agregado / Valor planejado

Para exemplificar vamos seguir pensando na construção da ciclovia.

Considerando que devemos construir os 100 km de ciclovia em 10 dias de projeto, a um custo de R$ 1 por km, nossa expectativa é fazer 10 km por dia de projeto. No quinto dia de projeto, identificamos que fizemos 45 km dos 50 km esperados. Aplicando a fórmula nessas informações teremos:

IDP = VA / VP
IDP = 45 / 50
IDP = 0,9

Por se tratar de um IDP menor do que 1, podemos concluir que as entregas estão atrasadas.

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8. IDC (Índice de Desempenho de Custo)

O Índice de Desempenho de Custo (IDC) revela como está o andamento do projeto em relação ao orçamento planejado para o momento. O IDC é também chamado de Cost Performance Index (CPI). Podemos fazer a leitura do IDC da seguinte forma:

  • IDC acima de 1 significa que os gastos estão abaixo do planejado.
  • IDC abaixo de 1 significa que os gastos estão acima do planejado.
  • IDC igual a 1 significa que os gastos do projeto são equivalentes aos gastos planejados.

Para calcular o IDC basta dividir o valor agregado (VA) pelo custo realizado (CR), dessa forma:

IDC = Valor agregado / Custo realizado

Vamos considerar o cenário da construção da ciclovia.

Nosso plano é construir 100 km em 10 dias, com expectativa de custo de R$ 100 mil (R$ 10 mil por dia). Vamos considerar que estamos no 6º dia de projeto e foram construídos 65 km de ciclovia. Ao fazer as contas podemos constatar que o valor agregado do projeto é de 65% e que o custo realizado foi de R$ 60 mil.

Aplicando a fórmula teremos:

65/60 = 1,08

Dessa forma, concluímos que os gastos do projeto estão abaixo do planejado.

Conclusão

Ter um histórico de indicadores facilita muito na hora de planejar projetos futuros. Além disso, lembre-se de sempre analisar os indicadores juntos. Um indicador sozinho pode não dizer muita coisa ou então pode esconder problemas que só serão percebidos a longo prazo. A quantidade de indicadores que você irá gerenciar no seu projeto dependerá muito da complexidade dele, mas os indicadores que citamos já são um bom começo.

Precisa de ajuda para gerenciar os KPIs certos para o seu projeto? Não pense duas vezes antes de entrar em contato conosco ou conhecer nossos serviços de consultoria em gestão de projetos. Será um prazer te ajudar!

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