Processos de gerenciamento de projetos: saiba quais são os 5 grupos elencados pelo Guia PMBOK®

Processos de gerenciamento de projetos

Não é à toa que as organizações têm investido cada vez mais em gestão de projetos. Afinal, é preciso experimentar coisas novas para obter resultados diferentes, certo? O guia PMBOK, uma das maiores referências do mundo no assunto, traz os principais processos de gerenciamento de projetos classificados em cinco grupos. Vamos conhecê-los?

Grupos de processos de gerenciamento de projetos

A distribuição das melhores práticas em grupos de processos de gerenciamento de projetos foi a maneira que os organizadores do PMBOK encontraram para simplificar e facilitar o entendimento dos leitores.

Os grupos de processos de gerenciamento de projetos se dividem em cinco:

  1. Grupo de processos de iniciação
  2. Grupo de processos de planejamento
  3. Grupo de processos de execução
  4. Grupo de processos de monitoramento e controle
  5. Grupo de processos de encerramento

Os processos de cada grupo podem ocorrer uma única vez durante o projeto (como o desenvolvimento do termo de abertura do projeto), periodicamente (como a aquisição de recursos) e continuamente (como o monitoramento dos custos).Processos de gerenciamento de projetos

Além disso, os processos de gerenciamento de projetos podem gerar saídas para processos do mesmo grupo, saídas para processos de outros grupos ou entregas para o projeto.

Vamos aprofundar cada um desses grupos de processos daqui para frente, que reúnem um total de 49 processos de gerenciamento de projetos, conforme a 6ª edição do guia PMBOK.

1. Grupo de processos de iniciação

O grupo de processos de iniciação abrange os processos necessários para definir um novo projeto ou uma nova fase do projeto. Isso inclui autorizar a abertura do projeto, compreender o escopo preliminar e fazer as primeiras estimativas de custo e prazo, além de identificar as partes interessadas e alinhar as expectativas sobre o projeto.

Em outras palavras, neste grupo de processos de gerenciamento de projetos damos os primeiros passos para realizar o projeto. É aqui que definimos o gerente de projetos e elaboramos o termo de abertura do projeto, um documento que contém informações básicas sobre a iniciativa e que pode ser feito de diversas formas, desde um texto corrido até um canvas construído de forma colaborativa.

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O grupo de processos de iniciação possui 2 processos:

  • Desenvolver o termo de abertura do projeto;
  • Identificar as partes interessadas.

Canvas de projeto

2. Grupo de processos de planejamento

O grupo de processos de planejamento abrange os processos necessários para estruturar o passo a passo que deve ser seguido para a execução do projeto. É neste momento que montamos o plano de gerenciamento do projeto, que depois se torna uma linha de base para o projeto, isto é, se torna uma referência que o gerente de projetos usa para comparar o que foi planejado e o que foi efetivamente realizado.

Este grupo de processos de gerenciamento de projetos contém um conjunto de práticas para definirmos o escopo total do projeto e o refinamento dos objetivos da iniciativa. É importante dizer que normalmente a construção do escopo do projeto é feita de forma progressiva, à medida que as informações vão se tornando mais claras e o nível de incerteza sobre o projeto diminui.

Outro ponto relevante é que o planejamento de um projeto não necessariamente é feito de uma única vez. É preciso revisar o plano de gerenciamento do projeto e adequar o planejamento ao contexto atual.

O grupo de processos de planejamento possui 24 processos:

3. Grupo de processos de execução

O grupo de processos de execução abrange os processos necessários para pôr em prática o que foi definido no plano de gerenciamento do projeto, garantindo que todos os requisitos estabelecidos sejam entregues. Isso inclui otimizar o tempo, coordenar recursos humanos, financeiros e materiais, além de engajar as partes interessadas. É importante dizer que o grupo de processos de execução consome a maior parte do tempo, do orçamento e dos recursos do projeto. Portanto, é preciso planejar muito bem antes de botar a mão na massa.

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O grupo de processos de execução possui 10 processos:

4. Grupo de processos de monitoramento e controle

O grupo de processos de monitoramento e controle abrange os processos necessários para medir o desempenho do projeto, comparando o que foi planejado com o que foi efetivamente executado. Dessa forma, o gerente de projetos consegue intervir a tempo em caso de algum desvio do que foi planejado.

Monitorar e controlar significa acompanhar o progresso, medir o desempenho, ajustar os desvios, coletar dados, divulgar informações, identificar variações, analisar tendências, apresentar alternativas, recomendar ações e corrigir desvios.

Outro ponto relevante sobre este grupo de processos de gerenciamento de projetos é o gerenciamento de mudanças, que estabelece um processo de aprovação de alterações no projeto. Isso é importante porque evita mudanças desnecessárias e que podem impactar no resultado do projeto. Assim que uma mudança é aprovada ela gera uma nova linha de base para o projeto, o que permite a continuidade do monitoramento e controle.

O grupo de processos de monitoramento e controle possui 12 processos:

  • Monitorar e controlar o trabalho do projeto;
  • Realizar o controle integrado de mudanças;
  • Validar o escopo;
  • Controlar o escopo;
  • Controlar o cronograma;
  • Controlar os custos;
  • Controlar a qualidade;
  • Controlar os recursos;
  • Monitorar as comunicações;
  • Monitorar os riscos;
  • Controlar as aquisições;
  • Monitorar o engajamento das partes interessadas.

5. Grupo de processos de encerramento

O grupo de processos de encerramento abrange os processos necessários para concluir formalmente uma fase ou um projeto. Neste momento, verifica-se a conclusão de cada uma das atividades do projeto e é feito o registro das lições aprendidas. Essas lições serão utilizadas como conhecimento em projetos semelhantes.

O grupo de processos de encerramento possui 1 processo:

  • Encerrar o projeto ou fase.

Embora o grupo de processos de encerramento possua apenas um processo, os organizadores do guia PMBOK optaram por manter o termo “grupo de processos” porque entenderam que ali estão inclusos os processos próprios das organizações.

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É sempre bom lembrar que, embora o guia PMBOK trate das boas práticas como processos, ele não prescreve um passo a passo. Portanto, não é uma metodologia, mas sim um repositório com tudo o que os gerentes de projetos do mundo inteiro têm feito de melhor. Então, tenha a clareza de que os processos de gerenciamento de projetos elencados no PMBOK precisam ser adaptados para o contexto da sua organização e de acordo com as características do projeto.

Agora que você já aprendeu quais são os processos de gerenciamento de projetos do PMBOK,  aproveite para ler também nosso e-book gratuito e aprenda quais as áreas de conhecimento da gestão de projetos e como colocar essas práticas em ação na sua empresa:

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