Gerenciamento da comunicação: o que é, qual a importância e como fazer em 3 passos

Gerenciamento de comunicação

Você sabia que a comunicação está entre as habilidades mais requisitadas em gerentes de projetos? Essa exigência não é feita à toa, afinal, praticamente 90% do tempo desse profissional, durante a execução do projeto, é gasto com o gerenciamento da comunicação ou com problemas decorrentes dele. Quer entender melhor a importância dessa prática? Continue lendo o post!

O que é gerenciamento da comunicação?

O gerenciamento da comunicação é o planejamento, a execução e o monitoramento de estratégias de comunicação. Portanto, tem o objetivo de garantir que as informações certas estejam disponíveis para as pessoas que precisam no momento em que elas precisam, através do canal mais adequado, para que a informação chegue com o mínimo de ruído possível.

Existem basicamente dois tipos de comunicação: a verbal, que abrange tudo aquilo posto em palavras, na forma escrita ou falada, e a não-verbal, que inclui os gestos, a entonação da voz, a expressão do rosto, imagens etc. Tudo isso pode afetar a forma como uma mensagem é interpretada.

Os projetos possuem diferentes necessidades de comunicação, dependendo da complexidade, da quantidade de pessoas envolvidas, da cultura, do momento político da organização e do tipo de projeto.

Por exemplo: as estratégias de comunicação utilizadas no projeto da reforma de uma casa não são as mesmas utilizadas no projeto de construção de uma usina nuclear. Afinal, o número de pessoas impactadas é menor no projeto de reforma, assim como as consequências desses impactos. Além disso, as pessoas envolvidas no projeto são completamente diferentes. A seguir, entenda melhor qual a importância de gerenciar a comunicação.

Qual a importância do gerenciamento da comunicação?

A comunicação ultrapassa todas as áreas de um projeto, conectando-as. Quando isso não ocorre, o projeto fica exposto a falhas e riscos que podem atrasar as entregas, afetar o orçamento e diminuir a qualidade dos resultados. Nesse sentido, o gerenciamento da comunicação serve justamente para promover o alinhamento entre as partes interessadas, evitando pontas soltas no projeto.

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O gerenciamento da comunicação aumenta as chances de a mensagem enviada pelo emissor chegar ao receptor com o menor ruído possível, possibilitando uma decodificação mais exata da mensagem e evitando ambiguidades na comunicação. É importante falar em decodificação porque o recebimento de uma mensagem não significa que ela tenha sido compreendida.

Quantas vezes você saiu de uma reunião com a sensação de não ter entendido nada? Ou então, no caso de você ter sido o condutor da reunião, teve a impressão de que cada pessoa entendeu de uma forma diferente o que você estava tentando dizer?

Papel do gerente de projetos no gerenciamento da comunicação

Tudo começa no momento em que a organização decide iniciar um projeto. A partir disso, é preciso nomear um gerente de projetos e deixar claro para a organização sobre os movimentos que ocorrerão em função do novo projeto. Mesmo que não existam muitas informações e detalhes sobre o projeto, esse alinhamento inicial é importante para sinalizar e lembrar os envolvidos sobre o que está acontecendo e por quê.

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No detalhamento do escopo do projeto, a habilidade de comunicação do gerente de projetos é bastante requerida. É necessário fazer um trabalho pesado de entrevistas com o cliente para extrair suas principais necessidades e acordar qual a solução mais adequada para resolver o problema dele. Nesse sentido, uma boa comunicação é fundamental para garantir que aquilo que o cliente está pensando é o mesmo que o gerente de projetos entendeu e o mesmo que a equipe do projeto vai entregar.

Entre uma passagem e outra da informação, muitos detalhes podem se perder e a mensagem pode ir se transformando de uma forma que ninguém tem controle. Por isso, é importante definir algumas documentações “oficiais”. Assim, mesmo que alguém tenha esquecido de algum detalhe, poderá consultar na fonte de comunicação definida.

O gerenciamento da comunicação garante que a comunicação seja correta, concisa, clara, coerente e controlada. Isso é feito por meio do uso da gramática correta, da eliminação do excesso de palavras, do direcionamento das mensagens conforme as necessidades dos receptores, do encadeamento de um fluxo controlado e lógico de ideias etc.

Essas práticas ajudam a disseminar os objetivos do projeto, tomar decisões e registrar o desempenho da iniciativa. Portanto, o gerenciamento da comunicação ajuda a entender quem precisa de qual informação, quando as informações são requeridas, como elas devem ser fornecidas, por quem elas devem ser fornecidas, através de qual canal e com qual abordagem.

Existem alguns passos que devem ser seguidos para evitar mal-entendidos na condução de um projeto. Confira quais são eles.

3 passos para gerenciar a comunicação do projeto

1. Elabore o plano de gerenciamento das comunicações

O primeiro passo para fazer o gerenciamento da comunicação de um projeto é construir um planejamento. Nesse planejamento, chamado de plano de gerenciamento das comunicações (que também é um componente do plano de gerenciamento do projeto), você deverá especificar quais estratégias de comunicação serão adotadas no projeto, considerando os públicos aos quais as mensagens se destinam.

É importante reforçar que esta etapa gera um plano inicial, porém, durante a execução do projeto é comum que as estratégias de comunicação sejam revistas, agora com mais domínio e conhecimento sobre as características das partes interessadas e envolvidas no projeto.

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A efetividade da comunicação está diretamente ligada à escolha de ferramentas adequadas de distribuição da informação. Por exemplo: você já parou para se perguntar quando é melhor mandar um e-mail e quando é melhor agendar uma reunião para comunicar e discutir determinadas informações? Já teve dúvida sobre a escolha das palavras? É no gerenciamento da comunicação que esses pontos são discutidos e transformados em atividades.

Vale ressaltar que quando falamos de comunicação do projeto, não estamos falando apenas da comunicação da gestão, através do cronograma e do reporte de progresso. Também é necessário pensar na comunicação sobre as mudanças e impactos do projeto na organização, deixando claro para as pessoas envolvidas quais os benefícios que elas terão quando o resultado do projeto estiver em uso.

Na hora de elaborar as estratégias de comunicação é importante se perguntar:

  • Quais informações devem ser comunicadas?
  • Por que as informações a serem distribuídas são relevantes?
  • Qual o intervalo de tempo e a frequência da distribuição das informações?
  • Quem é responsável por cada comunicação?
  • Quem receberá cada informação?
  • Quais as ferramentas que podem ser utilizadas na comunicação do projeto? Quais as mais apropriadas e para quem?
  • Qual o tempo e o orçamento disponíveis para gerenciar as comunicações?
  • As partes interessadas são internas e/ou externas?
  • A equipe está agrupada no mesmo local?
  • Quais idiomas serão utilizados na comunicação?

Dica: faça um planejamento colaborativo

Uma dica que pode te ajudar a ser mais assertivo no planejamento, principalmente se você possui dificuldades em identificar e entender os diferentes públicos existentes na organização, é não tentar fazer tudo sozinho. Envolva as pessoas na construção do plano de gerenciamento das comunicações, nem que seja por meio de uma sessão de brainstorming rápida. Pergunte a elas quais formas de comunicação elas preferem e converse com especialistas em comunicação sobre qual linguagem utilizar em cada mensagem!

Algumas formas de comunicação que você pode adotar são: conversas informais, feedbacks, reuniões presenciais e a distância, apresentações, envio de e-mail, disponibilização de relatórios, quadro de avisos, boletins informativos, briefings, grupos de discussão etc. Não há uma receita pronta: cada organização é diferente da outra, assim como cada projeto é diferente do outro. Sempre que possível, utilize imagens: trata-se de uma ótima forma de atingir o público e melhorar a compreensão da mensagem.

É importante lembrar que o plano de gerenciamento das comunicações não é escrito em pedra e vai sofrer modificações ao longo do andamento do projeto, à medida que as necessidades das partes interessadas mudarem.

2. Execute as atividades de comunicação listadas no plano

Depois de montar o seu planejamento é preciso executá-lo: pôr em prática as ações definidas com base naquilo que foi discutido em grupo. É neste momento que você realizará as atividades que ajudarão a garantir que as informações do projeto sejam coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e, acima de tudo, estejam disponíveis no momento certo para quem precisar.

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À medida que você estiver executando as atividades de comunicação planejadas, é natural que precise ir fazendo pequenas adaptações no plano. Isso é comum e você não precisa se preocupar em fugir um pouco do que foi planejado, desde que continue atendendo às necessidades das partes interessadas.

O gerente de projetos precisa ficar atento e adequar a comunicação ao momento do projeto, portanto, as informações devem ser passadas no momento em que os envolvidos tenham condições de compreendê-las. Isso não significa transmitir mensagens irreais ou erradas, mas ir fornecendo detalhes conforme o projeto avança.

3. Monitore a efetividade das atividades de comunicação

Nesta etapa você vai acompanhar o andamento das atividades de comunicação através de indicadores. É preciso estar atento à temperatura do projeto para avaliar se as comunicações que estão sendo executadas estão atingindo seus objetivos. As informações sobre o progresso da execução do plano de comunicação normalmente são compiladas em um documento conhecido como relatório de desempenho. Por meio do monitoramento é possível verificar se as ações de comunicação realizadas estão sendo realmente efetivas, produziram os resultados esperados e contribuíram para o sucesso ou fracasso do projeto.

Quando o gerente de projetos ou outra pessoa verifica que as ações de comunicação não estão sendo satisfatórias, é possível intervir e pensar em novas formas de levar as informações até as partes interessadas que precisam delas.

E aí, conseguiu ter uma base de como fazer o gerenciamento da comunicação do seu projeto? Para que você comece com o pé direito, separamos um canvas para te ajudar a planejar o seu projeto de forma colaborativa e visual, facilitando o alinhamento das partes interessadas. O download do canvas de projeto da Euax é gratuito. Aproveite!

Canvas de projeto

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