Entenda como fazer gerenciamento de recursos em 6 passos

Gerenciamento de recursos

A falta de gerenciamento de recursos pode afetar gravemente o desempenho de um projeto. Recursos inadequados ou mal alocados muitas vezes comprometem o prazo, a qualidade e o orçamento das iniciativas. Mas o que você pode fazer para impedir que isso aconteça? Continue acompanhando este post para descobrir!

Vamos começar alinhando o conceito de gerenciamento de recursos:

O que é gerenciamento de recursos?

O gerenciamento de recursos é o conjunto de processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos de um projeto.

Existem dois tipos de recursos: os recursos de equipe e os recursos físicos. Os recursos de equipe são os recursos humanos, ou seja, as pessoas que prestam serviços. Ao compor a equipe de um projeto, os indivíduos recebem papéis e responsabilidades. Já os recursos físicos são os materiais, suprimentos, instalações e equipamentos necessários para a execução de um projeto.

Na hora de fazer o gerenciamento de recursos é preciso levar em consideração alguns pontos. A seguir, você vai aprender como fazer gerenciamento de recursos na prática!

Como fazer gerenciamento de recursos em 6 passos

A sexta edição do Guia PMBOK®, uma das maiores referências internacionais em gestão de projetos, elenca seis processos básicos para fazer o gerenciamento de recursos. Confira um resumo sobre cada um deles.

1. Planeje o gerenciamento de recursos

Na etapa de planejamento, o gerente de projetos definirá como os recursos físicos e de equipe serão estimados, adquiridos, gerenciados e controlados durante o projeto, determinando a abordagem e o nível de esforço que serão aplicados nessas atividades.

O principal instrumento a ser consolidado nesta etapa é o plano de gerenciamento de recursos. Esse documento deve conter orientações sobre a classificação, alocação, gestão e liberação dos recursos. Além disso, precisa apontar quem faz o quê no gerenciamento de recursos e quem tem autoridade para tomar certas decisões, além de direcionar o treinamento e desenvolvimento de equipe.

A grande vantagem de documentar todos esses itens é que, ao deixar claro quais as expectativas sobre o gerenciamento de recursos, é possível reduzir mal-entendidos e diminuir as frustrações das partes interessadas.

Sempre lembrando que o gerente de projetos normalmente não é o responsável funcional dos recursos e, por esse motivo, é importante que no plano sejam explicitadas as responsabilidades e alçadas tanto do gerente de projetos como do gestor funcional (gestor do departamento).

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2. Estime os recursos das atividades

A etapa de estimativa de recursos é o momento em que o gerente de projetos e sua equipe sentam para definir a quantidade e as características dos recursos físicos e de equipe necessários à conclusão do projeto. Existem várias técnicas que podem ser utilizadas para isso, como a estimativa bottom-up, a estimativa análoga e a estimativa paramétrica. Este processo normalmente é realizado várias vezes durante o projeto.

Dependendo do tipo de projeto, a estimativa de recursos exigirá um conhecimento prévio da legislação local. Por exemplo: em um projeto de construção de casa, é necessário conhecer as leis de construção civil e de proteção ambiental.

Para facilitar a visualização das estimativas, é possível montar uma estrutura analítica de recursos, que é uma representação hierárquica que organiza os recursos por categorias. Mas, não basta apenas ter a “lista” dos recursos. É preciso especificá-los, convertendo-os em requisitos, isto é, capacidades facilmente mensuráveis.

3. Adquira os recursos

Etapa que pode ser resumida na obtenção dos recursos físicos e de equipe necessários à conclusão do projeto. É possível captar recursos de duas formas: interna e externa.

Os recursos internos são aqueles que já estão disponíveis na organização. É possível obtê-los a partir do alinhamento e da negociação com os gerentes das áreas. Já os recursos externos são aqueles que precisam ser obtidos através de um processo formal de aquisição, que exige o levantamento de fornecedores, o recebimento de propostas e a efetivação dos contratos.

A aquisição de recursos pode ser documentada em um calendário de recursos, que identifica quando e por quanto tempo cada recurso está disponível. Funciona mais ou menos como um mapa, que facilita e agiliza a tomada de decisão.

4. Desenvolva a sua equipe

O gerenciamento de recursos também envolve o desenvolvimento das pessoas. Afinal, a execução correta das atividades é afetada pelo quanto a equipe do projeto domina determinadas competências. Já pensou se um engenheiro civil fosse designado para tocar uma obra e não tivesse conhecimento em materiais de construção? Isso é falta de competência!

As competências são os conhecimentos e as habilidades necessárias para executar uma ou mais atividades. Elas podem ser desenvolvidas através de cursos, palestras, workshops, especializações etc.

É preciso avaliar se a equipe deve ser preparada para o projeto ou se a melhor opção é subcontratar ou adquirir esses recursos. Na hora de tomar esse tipo de decisão é interessante analisar se as habilidades e os conhecimentos que precisarão ser desenvolvidos também serão aplicáveis a outros projetos ou se é algo pontual. Além disso, pode ser necessário avaliar em que medida o tempo de preparação e desenvolvimento dos recursos afeta o orçamento ou o prazo do projeto.

5. Gerencie a sua equipe

Significa acompanhar o desenvolvimento dos membros da equipe, orientando as pessoas e ajudando-as a resolver os problemas encontrados durante a execução das atividades. É quase como conduzir uma orquestra, em que existe a intensidade e o momento certo para cada instrumento ser tocado.

É papel do gerente de projetos construir um ambiente colaborativo e motivador, que facilite a execução do trabalho em equipe, além de liderar e inspirar a equipe do projeto. Também cabe a esse profissional gerenciar conflitos, propor desafios, conceder oportunidades, reconhecer conquistas e dar feedbacks. A forma com que isso ganhará forma na gestão do projeto dependerá muito do estilo de liderança do gerente. Para saber mais sobre o assunto, assista ao nosso webinar gratuito sobre estilos de liderança.

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6. Controle os recursos

Trata-se do monitoramento dos recursos atribuídos e alocados no projeto, garantindo que eles estejam disponíveis na hora certa, no lugar certo e na quantidade certa. Caso a utilização real dos recursos não esteja batendo com a utilização planejada, o controle de recursos ajudará a detectar esse desvio, possibilitando a execução de ações corretivas o mais cedo possível.

O processo de controle de recursos costuma gerar relatórios sobre o desempenho do trabalho e eventuais solicitações de mudanças, além de atualizações nos documentos do projeto.

Conseguiu entender como fazer o gerenciamento de recursos na sua organização? Os seis processos citados acima são uma ótima forma de começar. Mas lembre-se: você deve adaptá-los à realidade da sua empresa. Assista ao nosso webinar gratuito e entenda como ter sucesso na implantação de práticas de gestão de projetos na sua organização!

Como ter sucesso nas práticas de Gestão de Projetos

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