Capacity planning: descubra o que é, como fazer e 4 motivos para aplicar na sua empresa

capacity planning

Quando se fala em gerenciar projetos, informação é essencial. É muito comum nos depararmos com organizações que conduzem seus projetos às cegas e passam informações de prazos sem ter certeza se existe disponibilidade da equipe para execução das atividades. Como consequência, encontramos equipes sobrecarregadas, projetos atrasados ou com o orçamento estourado. Como você deve ter percebido, tomar decisões com base em suposições pode ser perigoso. É nesse contexto que o capacity planning se faz útil: o planejamento da capacidade da equipe gera informações confiáveis para que o gestor baseie suas decisões e gerencie os recursos do projeto com assertividade.

Acompanhe este post, descubra o que é capacity planning e veja alguns motivos para aplicá-lo nos projetos de sua empresa!

O que é capacity planning?

Capacity planning, ou gestão de capacidade, é um conjunto de práticas feitas para descobrir a capacidade de entrega dos recursos, com a finalidade de planejar sua alocação. Apesar do uso do capacity planning ser comum no planejamento da rotina de fábrica, a prática pode ser aplicada em qualquer tipo de projeto.

Muitos gerentes utilizam o capacity planning para avaliar o nível de alocação e disponibilidade da equipe. Como um projeto passa por várias pessoas e departamentos até ser concluído, é muito importante garantir que a mão de obra necessária esteja disponível nos momentos certos para que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento.

Gestão de capacidade em Escritórios de Projetos

Quanto maior for a quantidade de projetos sendo conduzidos na empresa, maior é a necessidade de controlar a alocação das equipes, afinal, normalmente os recursos são compartilhados entre diversos projetos. O próprio gerente de portfólio precisa distribuir a atenção entre os projetos, e se não planejar a capacidade corretamente, poderá acabar assumindo mais responsabilidades do que é capaz.

Alocação de recursos

Para podermos elaborar o planejamento de capacidade, precisamos identificar a disponibilidade dos recursos.

Comumente, trabalhamos com a disponibilidade das pessoas (isto é, recursos humanos), mas também podemos controlar a alocação de equipamentos e ferramentas que podem ser requeridas por cada um dos projetos.

Quando falamos de disponibilidade, consideramos o número de horas úteis diárias de cada recurso. Desta forma, precisamos considerar feriados, folgas, férias e qualquer ausência programada, para que esses períodos não componham a capacidade de cada pessoa. Assim, teremos a visão do número de horas que efetivamente poderemos utilizar.

Conforme os projetos vão sendo planejados, passamos a consumir a disponibilidade dos recursos, que pode ser visualizada no mapa de capacidade juntamente com a alocação de recursos.

Nesse mapa é feito o cálculo de todas as horas disponíveis, o que possibilita a visão do número de horas para cada função e especialidade (ou seja, teremos a visão do volume de horas de acordo com os tipos de conhecimento para a execução das atividades). Funções como desenvolvedor e analista de processo, por exemplo, devem ser representadas separadamente.

Quer saber como fazer este mapa e porque ele é útil na gestão da capacidade da equipe? Confira o próximo tópico!

Como fazer o mapa de capacidade?

O mapa de capacidade é uma das ferramentas mais eficientes para fazer o capacity planning (ou gestão da capacidade). Para fazê-lo, você pode utilizar ferramentas de gestão como o Artia ou o Microsoft Project Server, ou então elaborá-lo manualmente por meio de planilhas de Excel.

De qualquer forma, existem algumas etapas que você deve seguir para ter um mapa de capacidade consistente, que apresente as informações que você precisa para ser mais assertivo ao planejar e monitorar a alocação de recursos dos seus projetos. Listamos elas a seguir:

Colete informações

O primeiro passo para construir o mapa de capacidade é organizar a visão da disponibilidade da equipe para atender aos projetos. É preciso que você reúna informações como:

  • Os recursos que vão compor o mapa de capacidade (individual);
  • A função e especialidade de cada recurso — por exemplo, função: desenvolvedor, especialidade: Java;
  • A carga horária diária de cada um dos recursos;
  • A disponibilidade para projetos — por exemplo, Maria tem uma carga de trabalho de 8h/dia e disponibilidade de 50%, logo, tem 4h/dia para atuar em projetos;
  • As ausências programadas de cada recurso (folgas, feriados, férias).

Monte a visão de disponibilidade

O segundo passo é relacionar as informações coletadas e preparar a visão de disponibilidade, isto é, avaliar a quantidade de horas dos recursos que podem ser consumidas pelos projetos na linha do tempo. A visão de horas disponíveis pode ser feita para monitorar um recurso específico ou um grupo de pessoas, conforme sua função ou especialidade.

Um ponto importante é que essas informações precisam ser atualizadas com frequência e, sempre que houver atualização, deve-se avaliar o impacto dela nos projetos que estão planejados.

Feito isso, metade do mapa de capacidade está pronta. Vamos para o próximo passo:

Monte a visão de alocação

Conforme os projetos vão sendo planejados e as atividades vão sendo distribuídas na linha do tempo, essas informações devem ser atualizadas no mapa de capacidade, representando a alocação planejada de cada recurso.

É importante destacar, também, que quando atualizamos a visão de alocação é comum trazermos os dados da linha de base (a quantidade de horas planejadas) e compará-los com as horas realizadas e as horas agendadas (que podem ir mudando conforme o projeto avança).

Monte o mapa de capacidade

Agora que já foram estruturadas as visões de disponibilidade e de alocação, é necessário cruzar esses dados para gerar o mapa de capacidade. Assim, você poderá visualizar o consumo dos recursos disponíveis.

Além da informação de disponibilidade dos recursos, é possível verificar quão preciso está sendo o planejamento da alocação dos recursos. Observe nos exemplos abaixo:

mapa de capacidade

A linha vermelha representa a capacidade da equipe, isto é, a quantidade de horas que temos para serem alocadas em projetos. Nas barras em azul, temos o esforço planejado para o período, conforme a linha de base dos projetos.

O gerente deve estar sempre monitorando essas informações pois, caso as horas planejadas estejam muito descoladas da capacidade, é sinal de que existe um erro de planejamento e gestão.

Se o esforço planejado for maior do que a disponibilidade, o time será superalocado, o que pode afetar o resultado dos projetos (seja na qualidade, no prazo ou nos custos). Já se o planejado estiver muito menor que a disponibilidade, não há dúvidas de que há ociosidade dos recursos. Logo, cabe ao gerente avaliar se existe demanda de novos projetos ou se precisa calibrar o tamanho da equipe.

Monitore e ajuste o mapa de capacidade

Agora que tem o mapa de capacidade em mãos, você deve monitora-lo periodicamente e checar as informações que constam nele sempre que precisar de uma base para tomar decisões.

Em cerimônias de aprovação, por exemplo, quando a equipe do projeto se reúne para tomar decisões sobre o ciclo de vida do projeto, é importante ter o mapa de capacidade à mão para planejar quais iniciativas serão postas em prática, pausadas, e assim por diante.

Além disso, não se esqueça de ajustar o mapa caso haja modificações na equipe: se um colaborador, for desligado, por exemplo, a capacidade da equipe irá diminuir.

Agora que você já sabe o que é e como fazer o capacity planning, deve estar se perguntando…

Por que fazer capacity planning?

Como você já sabe, o capacity planning ajuda a organização a planejar a alocação dos recursos de acordo com os projetos que precisa desenvolver. A boa notícia é que, quando isso é feito, outras vantagens são desencadeadas. Vamos falar sobre cada uma delas a seguir:

1. Garante qualidade e pontualidade nas entregas

Uma das principais vantagens de fazer a gestão de capacidade (capacity planning) é garantir a qualidade e a pontualidade das entregas dos projetos da empresa, pois o planejamento dos projetos vai considerar a real disponibilidade dos recursos, alocando conforme a disponibilidade. Desta forma, os projetos terão prazos mais confiáveis e possíveis de serem atingidos dentro da qualidade esperada para o projeto, sem atropelos.

2. Melhora a produtividade

A produtividade pode aumentar se a gestão de capacidade for feita corretamente. Com o planejamento, é possível alocar os profissionais mais adequados para cada atividade e determinar de maneira clara o que cada um deve fazer. Dessa forma, os colaboradores não perderão tempo em atividades que não dominam, trabalharão motivados e darão o seu melhor nas áreas em que são especialistas.

3. Proporciona segurança na tomada de decisão

Para ser assertivo em suas decisões, o gerente precisa ter informações confiáveis sempre à mão. Dessa forma, consegue saber se precisa contratar novos colaboradores (terceirizados ou não), em que momento poderá assumir novos projetos, se há necessidade de negociar prazos de entrega e assim por diante.

4. Evita sobrecarga ou ociosidade da equipe

Se o gerente não souber a real capacidade de entregas da sua equipe, não terá certeza dos projetos que poderá executar, e pode acabar exigindo mais do que a capacidade real da equipe. Dessa maneira, poderá causar sobrecarga ou ociosidade, gerando desmotivação, queda na produtividade e diminuição da qualidade das entregas.

Existem vários motivos para implantar a gestão de capacidade na sua organização, não é mesmo? Os projetos podem ser gerenciados com base em informações confiáveis e você garante que serão executados com qualidade e entregues com pontualidade. Além do mais, fica muito mais fácil fazer uma boa gestão do portfólio de projetos quando você acompanha de perto a capacidade da equipe.

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