ERP – Enterprise Resource Planning: O que é, troca, implementação e mais!

Última atualização em 05/11/2024

Os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) são fundamentais para a gestão eficiente e integrada de uma organização. Eles centralizam informações de diferentes departamentos, como finanças, recursos humanos, produção e vendas, permitindo uma visão holística do negócio.

Isso permite uma visão holística das operações, facilitando a tomada de decisões estratégicas e a automação de processos essenciais. Além disso, o ERP melhora a precisão dos dados e a comunicação entre departamentos, reduzindo erros e retrabalho. Ao unificar as informações, as empresas ganham agilidade, escalabilidade e a capacidade de responder rapidamente às mudanças do mercado.

Neste guia você poderá aprender tudo sobre ERP, desde as vantagens do sistema, quais são principais tipos, como escolher a melhor plataforma e muito mais.

O que é um ERP?

Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) é um sistema de gestão integrada que reúne diferentes operações do negócio em um só lugar, centralizando as informações e facilitando o gerenciamento.

Podemos imaginar o sistema ERP como uma grande espinha de peixe: ele atravessa todos os processos do negócio, conectando informações e trazendo agilidade para a gestão.

Mas, como um ERP faz isso? Bom, um ERP é composto por diversos módulos que compartilham a mesma base de dados, que são capazes de “conversar” entre si e automatizar processos.

Na prática, a divisão em módulos facilita o armazenamento de dados e possibilita que diferentes setores trabalhem simultaneamente no sistema.

Na imagem, destacamos alguns dos módulos mais comuns de ERP:

Além disso, o sistema ERP funciona com base em três “camadas”:

• Interface: parte do sistema visível aos usuários, onde são realizados os comandos que transmitem informações;
• Processamento: consiste na utilização de dados para responder a um determinado comando realizado pelo usuário;
• Armazenamento: local em que os dados são guardados com segurança, possibilitando a exportação.

Assim, baseado em módulos e camadas, o ERP é um sistema que gera inúmeros benefícios para as empresas!
Recomendamos também a leitura do post sobre integração BPO e ERP

Vantagens de ter um ERP

Sem sombra de dúvidas, o ERP é um elemento essencial para os negócios. Esse tipo de software de gestão empresarial serve como base para o acompanhamento de processos e integração de dados.

Mas, se você não está convencido, veja quais são as principais vantagens em implementar um ERP no seu negócio:

1. Facilita a tomada de decisão

Com um ERP na sua empresa, você poderá ter acesso a informações em tempo real. Como todos os módulos compartilharão a mesma base de dados, não haverá duplicidade ou conflito entre as informações.

Assim, ficará muito mais fácil ter visibilidade dos números e saber a hora certa de agir! Além disso, será possível eliminar controles paralelos que só geram retrabalho.

2. Melhora a comunicação

Uma vez que você tenha um ERP implementado, com o tempo vai perceber que a comunicação entre as pessoas passará a fluir muito melhor.

Afinal, todas elas estarão na mesma página porque terão acesso às mesmas informações no momento certo.

3. Aumenta a produtividade

O ERP é poderoso em automatizar tarefas repetitivas. Isso facilita a manutenção da padronização do processo, que passa a ser desempenhado com o mínimo de erros.

Dessa forma, as pessoas terão mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas, que realmente agreguem valor ao cliente e aumentem a competitividade do negócio.

4. Reduz os custos

A longo prazo, a implantação de um ERP tem se mostrado bastante satisfatória na redução de custos. Essa redução vem de vários lados: aumento do desempenho do processo, rapidez na resposta às mudanças de mercado, foco em atividades estratégicas e por aí vai.

5. Maximiza o controle

Com o sistema ERP, é possível criar um panorama da operação para o gerenciamento dos processos primários da empresa. Assim, funcionalidades como controle de estoque e faturamento, fluxo de caixa, contas a pagar etc. passam a ser centralizadas no sistema.

6. Eleva o compliance

Uma das características de um bom fornecedor de ERP é a adaptação contínua à legislação. Isso significa que, a cada nova mudança na lei, será gerada uma atualização para o ERP. Dessa forma, garantimos o compliance, ou seja, o cumprimento das obrigações legais.

Isso não é pouca coisa, afinal, uma empresa fora da lei é uma empresa exposta a riscos!

Para obter esses e outros benefícios, primeiro você precisa saber quais os tipos de ERP existentes. Afinal, antes de escolher um fornecedor, é ideal ter um pouco de conhecimento sobre o assunto, certo?

A seguir, conheça os tipos ERP e entenda suas diferenças.

Quais são os tipos de ERP?

Antes de escolher um fornecedor ERP, é importante ter em mente qual é o tipo mais adequado ao seu negócio. Caso você escolha o sistema errado, toda a implantação pode desandar.

Dada a complexidade, a escolha de ERP deve considerar todas as necessidades da organização, incluindo o formato da plataforma. Nesse sentido, podemos classificá-lo em três tipos:

• ERP on-premise (local): hospedado no servidor da empresa e baseado na aquisição de licenças, que são instaladas em cada computador;
• ERP on-demand (na nuvem): hospedado no servidor do fornecedor do sistema de gestão. A compra é baseada na aquisição do serviço, não licenças;
• ERP híbrido: híbrido é aquele que mescla características do on-premise e do on-demand.

Existem também os ERPs que são específicos para determinado segmento de mercado, como é o caso do Nomus ERP Industrial, que é voltado para indústrias e o Bluesoft, que é especialista em varejo por exemplo. Desta forma, ao selecionar o modelo é importante escolher o que mais se enquadra no tipo de negócio da empresa.

Porém, em cada uma desses tipos, o ERP pode ser modelado para atender suas necessidades. O ERP pode ser customizado de acordo com os interesses das áreas do negócio, mas customizações em excesso devem ser evitadas, pois isso dificulta a manutenção do sistema e encarece o projeto.

O melhor é contar com os módulos que citamos lá no início, que podem ser aplicados em:

• Gestão financeira: personalize módulos de caixa para a emissão de notas ficais e outros recursos;
• Gestão de estoque: tenha controle de entrada e saída de insumos ou produtos;
• Gestão de produção: fundamental para a gestão de processos e de produção;
• Gestão logística: acompanhe todo o ciclo da entrega;
• Gestão de pessoas: gerencie todos os processos que envolvem o capital humano da empresa;
• E muito mais.

 

Como escolher um ERP ideal?

Como você está vendo, estamos insistindo em dizer que escolher um ERP não é uma tarefa fácil. Isso porque a implementação de um ERP – etapa seguinte a escolha – requer mudanças em todos os processos de trabalho da organização.

É preciso que a escolha seja minuciosa, pois, lá na frente, você precisará convencer a diretoria e seus colegas de trabalho que usar esse sistema trará bons resultados.

Por isso, é preciso fugir dos erros mais comuns na escolha de um ERP, como:

1. Escolher pela “grife”

São muitos os ERPs famosos utilizados por empresas líderes de mercado. Esses sistemas, que certamente são funcionais, nem sempre terão fit com os processos da sua organização.

Do que adianta ter o melhor sistema ERP se as equipes o deixam de lado e utilizam controles paralelos?

2. Não envolver as áreas do negócio na definição dos requisitos

As áreas de negócio precisam participar ativamente do projeto de implantação de ERP. Afinal, elas irão utilizar o sistema no dia a dia de trabalho.

Por isso, é fundamental que a área de TI consiga entender as dores latentes e elaborar requisitos baseados em necessidades reais, não em suposições. Assim, é possível elaborar uma Request for Proposal (RFP), ou seja, uma solicitação de proposta completa e certeira.

3. Não mapear processos antes da implantação

Ao mapear e otimizar os processos que serão atendidos pelo ERP, eliminamos gaps e garantimos que a transição entre o modelo de trabalho atual e a incorporação do novo sistema será menos dolorosa para todos.

Assim, já no novo sistema é possível estabelecer uma linguagem comum, facilitar a parametrização do ERP e engajar os colaboradores nos treinamentos.

Aqui, nós citamos três erros comuns na escolha de um ERP. Mas, caso você queira conhecer mais alguns e evitar problemas, assista ao webinar abaixo!

Agora que você já conhece alguns dos erros mais comuns, vamos falar sobre as boas práticas para a escolha desse sistema.

Nesse sentido, existem algumas perguntas-chaves que podem ser feitas para te ajudar a escolher o melhor ERP, como:

• Esse sistema melhora os meus processos de trabalho?
• Essa solução melhora a comunicação do meu negócio?
• O suporte é adequado?
• Consigo realizar alterações no sistema sem ir contra a legislação?
• Consigo aumentar a minha produtividade?
• Ao longo prazo, meus custos serão reduzidos?
• Consigo maximizar o controle das operações de trabalho?
• Tenho a segurança de que meus dados estão seguros?

Como um ERP mantêm a segurança das informações?

Um dos critérios para a escolha do ERP é o nível de segurança que esse sistema traz ao tráfego de informações.

As legislações deixam claro o quanto as organizações trabalham com informações que não devem ser compartilhadas, vendidas ou colhidas sem autorização. Por isso, é fundamental que cada ferramenta utilizada possua mecanismos de proteção.

Nesse caso, um ERP oferece essa segurança através da criptografia, uma tecnologia que necessita de uma chave de ativação (como uma senha). Assim, apenas usuários que possuem a chave podem acessar as informações.

Também é importante destacar que o próprio sistema ERP possui diversos mecanismos de proteção da informação, concedidos pelo fornecedor.

Além disso, ele pode ser configurado para automatizar soluções de controle de entrada e saída, como firewalls, que minimizam as chances de ataques de hackers e malwares na sua operação.

Troca de ERP

Muito mais do que te ajudar a decidir se troca ou mantém seu sistema de gestão, a avaliação de aderência promove a valorização da TI, dá visibilidade para as áreas mais críticas da organização e mitiga riscos ao negócio. Também é o primeiro passo para melhorar os processos.

Em vez de ser mais uma dor de cabeça, é possível utilizar o ERP para transformar o negócio e mostrar como a área de Tecnologia da Informação cria valor para a empresa. Assista ao webinar gratuito “Como saber se está na hora de trocar de ERP”, ministrado pelo especialista Charles Prada, e comece a fazer a diferença hoje mesmo!

1. O ERP não suporta os processos da sua organização

Se a sua organização tem uma estratégia de crescimento, frequentemente ela está melhorando e transformando processos para atingir a alta performance.

Se o ERP não é capaz de acompanhar essas mudanças, sendo preciso customizá-lo cada vez mais, provavelmente ele não é o ideal para a sua operação de trabalho.

2. Você entra em pânico quando alguém comenta algo sobre alterações na legislação

Este é mais um sinal claro de que o seu sistema ERP não está mais dando conta de atender às suas necessidades, em razão da falta de um suporte adequado.

Outra possibilidade é a existência de tanta customização que ficou praticamente impossível realizar qualquer outra alteração. Não importa em qual das duas situações você se encaixa: as duas são ruins e exigem uma mudança imediata.

3. Os colaboradores têm dificuldade em usar o sistema e optam por controles paralelos

Nós já falamos por aqui que o ERP faz parte do dia a dia das áreas de negócio. Caso ele não atenda as expectativas de todas as partes, ele será mais uma ferramenta de gaveta do que um sistema facilitador do trabalho.

Se você está percebendo que os colaboradores optam mais por planilhas e outros controles paralelos, está na hora de começar uma mudança.

Na imagem, você pode conferir outras dicas para saber se precisa trocar de ERP.

Como implantar um ERP em 6 passos

Uma implantação de ERP mal feita pode levar o negócio ao fracasso. Portanto, trata-se de um projeto de alta complexidade no qual há dificuldades relacionadas à cultura, tempo, migração de dados, engajamento das equipes, escolha do ERP ideal, prazos, demandas etc.

É por isso que os cuidados com a implantação devem ser tomados desde o início. A seguir, temos um guia com as etapas de implantação de um ERP, para que você saiba como deve proceder desde o começo do projeto.

Por isso, antes de iniciar a implementação, uma boa prática é desenvolver um plano de trabalho, definindo prazos, metas e objetivos a serem conquistados com o novo sistema.

Estabelecido o plano de trabalho, você poderá implementar um ERP em 6 passos:

1. Diagnóstico

Existem alguns pontos que você precisa levar em consideração na hora de escolher um ERP para a sua organização. Antes da escolha, é fundamental realizar um mapeamento de processos para entender a estrutura da organização e, somente depois, elaborar uma RFP (Request For Proposal) para escolher os fornecedores do sistema.

Com os processos mapeados, é possível reduzir o número de erros na implantação do novo sistema, pois as operações de trabalho foram pré-preparadas para funcionar naquele formato.

2. Planejamento

Após elaborar o RFP e escolher o fornecedor de ERP, você precisará planejar como vai realizar a implantação. Você pode, por exemplo, planejar a implantação em ondas -quando a mudança ocorre em etapas- ou então pela big bang, implementando tudo de uma única vez.

Definido qual direção será seguida, é preciso avaliar os fornecedores e stakeholders para dar início a uma reunião de kick off, na qual o projeto é lançado e divulgado, juntamente com a definição das entregas.

Lembre-se: o planejamento da implementação não pode ser definido apenas pelo fornecedor. É importante acompanhar o projeto e realizar suas considerações.

3. Análise

Lembra que na primeira etapa você realizou um mapeamento de processos? Aqui é o momento de estabelecer ligações entre os processos de negócio e o ERP.

Essa etapa é fundamental para que a equipe do projeto e demais partes interessadas consigam compreender como a implantação será feita efetivamente.

Dado a essa complexidade, a etapa de análise é tão importante quanto a etapa de escolha. Caso o sistema implantado não siga a lógica das operações do seu negócio, ele está fadado ao caos.

4. Realização

É nessa etapa que a equipe começa a trabalhar com as especificações técnicas e configurar o sistema. É nessa etapa que são realizados os testes no sistema, a fim de descobrir se ele atende as reais necessidades do negócio.

Se o ERP não atender a todas as necessidades, é possível pedir algumas customizações, mas não é o ideal. Quanto mais forem as customizações, mais sobrecarregado estará o sistema.

5. Preparação

Depois de testar o ERP e comprovar que ele atende as especificações do seu negócio, é preciso capacitar as pessoas para utilizá-lo.

Nessa etapa, é necessário realizar treinamentos para que os colaboradores aprendam a utilizar o novo sistema e consigam aproveitar integralmente todas as funcionalidades disponíveis.

Capriche nessa etapa, afinal, se os colaboradores não se sentirem seguros para usar o novo sistema, o projeto não conseguirá atingir os objetivos desejados!

6. Go live

Por fim, chegamos ao momento mais crítico: a troca efetiva do sistema. Nessa última etapa, certifique-se de que o projeto foi bem executado, teve uma boa gestão de mudanças e os colaboradores adeririam bem a ferramenta.

Como você viu, implantar um ERP é tarefa complexa. Tão complexa aliás, que qualquer deslize pode transformar essa mudança de sistema em um caos generalizado. Por isso, você pode precisar de ajuda para conduzir essa inciativa.

Nesse sentido, contratar uma consultoria especializada na implementação do ERP pode ser a melhor saída.

Durante a etapa da Escolha:

1 – Mapeamento de processos

Rever seus processos antes de começar a implantação é uma ação estratégica. Ao contrário do que se pensa, um ERP não transforma os processos e sim os cristaliza, e se eles estiverem inadequados é assim que ficarão.

Uma implantação sem mapeamento de processos pode resultar em:

• Excesso de customização;
• Adiamentos sucessivos do Go Live;
• Contratos inexequíveis;
• Desgaste das pessoas.

Uma dica muito importante nesse momento é saber escolher quais processos serão mapeados. Não é possível fazer o mapeamento de todas as atividades, pois essa prática exige muito tempo, recursos e energia da organização. Por isso, foque nos processos mais relevantes da empresa, aqueles que serão mais impactados com a implantação do ERP.

2 – Escolha bem o ERP

Escolha um ERP adequado ao seu negócio. É fundamental reconhecer o seu modelo de negócio, a sua estratégia, e escolher o melhor fornecedor para você! Os erros mais comuns na escolha de ERP são:

• Não considerar os requisitos do negócio;
• Utilizar somente indicações de terceiros;
• Não considerar a estratégia da empresa;
• Deixar o fornecedor controlar os requisitos e o processo de seleção;
• Não possuir um processo de seleção;
• Escolher pela marca;
• Escolher o mais barato;
• Escolher o primeiro que aparecer;
• Escolher pelo discurso do vendedor.

3 – Analise o contrato com calma

Contratos genéricos ou mal elaborados podem dificultar o projeto. O contrato precisa ser específico e deixar claro os papeis de todas as partes envolvidas.

Dicas:

1. O contrato deve prever penalização ao fornecedor em caso de atraso do projeto, não cumprimento dos acordos de qualidade, escopo e demais itens;
2. Anexar os requisitos utilizados no processo de seleção (RFP) do ERP.

Na etapa de Realização:

Teste, teste, teste!

Muitas implantações de ERP geram problemas por falta de testes. Alguns projetos deixam os testes exclusivamente para o final e, quando ocorrem atrasos ao longo do projeto, essa etapa fica ainda mais enxuta. Não encurte os testes em hipótese alguma!

O segredo dos bons testes é:

• Metodologia de testes robusta;
• Bons casos de testes;
• Massa de testes;
• Homologação.

Lembre-se: os usuários encarregados não são testadores profissionais! Analistas de testes e equipes de testes estão aí para isso.

Na etapa de Go Live:

Go Live responsável

Se as coisas não estão prontas, não temos um Go Live! Algumas empresas atrasam etapas da execução e acabam apressando o Go Live, o que é um problema. As equipes não estão preparadas, as pessoas estão mal treinadas, os dados ainda não são suficientes, os testes foram rasos, mas a data de entrega chegou! E agora? Vamos repetir: se as coisas ainda não estão prontas, não temos um Go Live.

Erros comuns na implantação do ERP

1- Não planejar a implantação

Implantar um ERP sem um bom planejamento prévio é um dos erros mais graves que podem ser cometidos por uma organização, mas se você leu esse post até aqui, já está no caminho certo. Planeje todas as etapas antes para não ter problemas depois!

2- Não pensar no futuro

O sistema implantado não pode ser aderente apenas hoje. Na verdade, ele deve ser capaz de acompanhar o crescimento da organização e atender a todas as necessidades que a empresa terá amanhã. Essa visão a longo prazo é fundamental para obter sucesso com o novo sistema.

3- Não envolver as áreas de negócio na definição de requisitos

Muitas empresas reservam a definição de requisitos para a área de TI, sem envolver as áreas de negócio. Essas organizações esquecem que quem vai utilizar o sistema no dia a dia são justamente as áreas de negócio, portanto é necessário envolvê-las nessa definição.

Quando a TI define os requisitos sozinha, você corre o risco de levar em conta requisitos que não são importantes e deixar de lado requisitos indispensáveis.

4- Subestimar o tempo e os recursos necessários

A implantação de um ERP envolve os recursos de toda a organização, afinal, não é um projeto que se conclui da noite para o dia. Isso envolve tempo, dinheiro e muito esforço. Podem ser necessários consultores, gerentes de projetos especializados, e também um planejamento que considere possíveis atrasos.

5- Excesso de customizações

A customização de ERP pode parecer uma solução para muitos problemas, mas na verdade você só está gerando novos problemas para o futuro. Customizar demais indica que você escolheu o sistema errado ou que está exigindo muitas particularidades. O problema disso é que o excesso de customização torna as atualizações e o suporte quase impossíveis, e em pouco tempo a manutenção do sistema será algo insustentável.

A importância de uma consultoria na implementação do ERP

As consultorias em ERP te ajudam a entender quais são as reais necessidades da sua organização e encontrar o sistema adequado para elevar seus padrões de produtividade e performance.

Por serem observadores externos a organização, os consultores são neutros em seus direcionamentos, indicando apenas aquilo que mais faz sentido ao seu processo.

Se você precisar de ajuda especializada, saiba que pode contar a Euax Consulting! Possuímos um time especialista em tecnologia da informação, com amplo experiencia de mercado e conhecimento nos grandes fornecedores de ERP (como SAP, Microsoft e Oracle).

Confira abaixo o vídeo do case da Morlan, que conseguiu aumentar a sua produtividade após a Implantação de ERP

Conheça agora mesmo a consultoria de ERP da Euax e saiba como podemos ajudá-lo na troca e implantação de ERP.