O que é um ERP e como implantá-lo: manual de sobrevivência para gerentes de TI

ERP

A implantação de um ERP pode criar um verdadeiro cenário de guerra em uma empresa. Se você é um gerente de TI, ou desempenha o papel de um, sabe bem o que é estar no meio de um campo de batalha. De um lado, a diretoria cobra a entrega de resultados. De outro, usuários insatisfeitos com o sistema atual, mas ao mesmo tempo resistentes à troca. E você, no meio do combate, já consegue sentir a desordem generalizada avançando.

Mas então qual seria a saída para evitar o caos na implantação do ERP? Neste post você não vai encontrar soluções milagrosas, respostas prontas ou o antídoto contra os riscos e as incertezas comuns nesse tipo de projeto complexo. Porém, vai encontrar algumas provocações que certamente vão te fazer refletir sobre aspectos importantes envolvidos na manutenção e troca de ERP. Afinal, é somente munido da estratégia e das ferramentas certas que você vai conseguir vencer a disputa! Pronto para iniciar essa jornada?

Boa leitura!

Para começo de conversa, vamos alinhar um conceito básico:

O que é um ERP?

Um ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) é um sistema de gestão que integra diferentes operações do negócio em um único lugar, centralizando as informações. Um sistema ERP é composto por diversos módulos (como Financeiro, Vendas, Compras, Recursos Humanos, Estoque, Contabilidade, Controladoria, Fiscal, Logística e Produção), que compartilham a mesma base de dados, portanto, são capazes de “conversar” entre si e automatizar os processos.

Módulos do ERP

Um ERP é dividido em várias “camadas”, que podemos resumir em:

  • Interface: parte do sistema visível aos usuários, onde são realizados os comandos que transmitem informações;
  • Processamento: consiste na utilização de dados para responder a um determinado comando realizado pelo usuário;
  • Armazenamento: local em que os dados são guardados com segurança, possibilitando a exportação.

Trocando em miúdos, um ERP é a tecnologia que possibilita que você troque milhões de planilhas espalhadas aos quatro cantos por um sistema centralizador, que te mostre de forma organizada e coesa aquilo que você precisa, após um simples comando.

Então, por exemplo, se você tem um e-commerce, precisa de visibilidade sobre os produtos que saem e a quantidade de produtos disponíveis em determinado momento. Afinal, apenas assim você conseguirá saber quando precisa renovar o estoque, certo? Há fornecedores de ERP, inclusive, que permitem configurar um lembrete automático disso.

E já que estamos falando de benefícios, confira a lista que preparei com as principais vantagens de ter um ERP na sua organização!

7 benefícios de ter um ERP na sua empresa

1. Facilita a tomada de decisão

Com um ERP na sua empresa, você poderá ter acesso a informações em tempo real. Como todos os módulos compartilharão a mesma base de dados, não haverá duplicidade ou conflito entre os dados. Assim, ficará muito mais fácil ter visibilidade dos números e saber a hora certa de agir! Além disso, será possível eliminar controles paralelos que só geram retrabalho. Exemplo disso é quando uma empresa possui várias planilhas para monitorar a mesma coisa, porém, utilizando diferentes metodologias que chegam a diferentes resultados.

2. Melhora a comunicação

Uma vez que você tenha um ERP implementado, com o tempo vai perceber que a comunicação entre as pessoas passará a fluir muito melhor! Afinal, todas elas estarão na mesma página porque terão acesso às mesmas informações no momento certo. Ou seja, trata-se do fim das chamadas “conversas de louco”, que pouco agregam para o negócio e só tendem a confundir e atrapalhar o andamento das atividades.

3. Aumenta a produtividade

O ERP é poderoso em automatizar tarefas repetitivas. Isso facilita a manutenção da padronização do processo, que passa a ser desempenhado com o mínimo de erros. Dessa forma, as pessoas terão mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas, que realmente agreguem valor ao cliente e aumentem a competitividade do negócio.

4. Reduz os custos

A longo prazo, a implantação de um ERP tem se mostrado bastante satisfatória na redução de custos. Essa redução vem de vários lados: aumento do desempenho do processo, rapidez na resposta às mudanças de mercado, foco em atividades estratégicas e por aí vai.

5. Maximiza o controle

Funcionalidades como controle de estoque e faturamento, fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, emissão de notas fiscais, boletos e relatórios, cadastro de clientes, fornecedores e serviços etc. ajudam a montar um panorama da operação e facilitam o gerenciamento dos processos primários da empresa. Também é natural que você consiga ter mais clareza sobre os pontos fortes e os pontos que podem ser otimizados nos processos.

6. Proporciona segurança da informação

Atualmente, os sistemas ERP têm melhorado de forma significativa sua tecnologia, tornando esse ambiente mais seguro e confiável para armazenar informações preciosas para o negócio. Por isso, não há motivos para ficar preocupado! Há diversos mecanismos de proteção que acompanham o ERP. Você pode tanto escolher uma solução na nuvem ou, se você se sentir mais confortável, instalar o ERP no servidor da sua empresa.

7. Eleva o compliance

Uma das características de um bom fornecedor de ERP é a adaptação contínua à legislação. Isso significa que, a cada nova mudança na lei, será gerada uma atualização para o ERP. Dessa forma, garantimos o compliance, ou seja, o cumprimento das obrigações legais. Isso não é pouca coisa, afinal, vale lembrar que uma empresa fora da lei é uma empresa exposta a riscos!

Para obter esses e outros benefícios você precisa, antes de mais nada, conhecer quais os tipos de ERP existentes. Afinal, não dá para escolher um fornecedor sem o mínimo de conhecimento, certo? A seguir, entenda as diferenças entre o ERP on-premise, o ERP on-demand e o ERP híbrido.

Tipos de ERP

ERP on-premise (local)

É o ERP hospedado no servidor da empresa e baseado na aquisição de licenças, que são instaladas em cada computador. O principal benefício desse tipo de ERP é que a empresa tem total controle sobre os dados e uma percepção maior de segurança. Contudo, a longo prazo, esse modelo pode se tornar mais caro, pois a implantação é demorada e complexa. Além disso, após a implantação, é preciso contar com uma equipe para fazer a manutenção do software.

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Portanto, ERPs on-premise são ideais para empresas mais conservadoras em relação ao cloud computing e que possuem recursos suficientes para bancar uma instalação local.

ERP on-demand (na nuvem)

É o ERP hospedado no servidor do fornecedor do sistema de gestão. A grande vantagem desse tipo de ERP é que você consegue acessá-lo de onde estiver, em qualquer lugar com uma boa conexão à internet. Além disso, ao contratar um ERP na nuvem você paga pelo serviço, não pela licença. É claro que cada modelo de assinatura pode ter restrições diferentes, como limite máximo de usuários. Aí fica a sua responsabilidade em escolher a melhor opção para o seu negócio.

Apesar de muitas empresas se sentirem inseguras em relação a esse tipo de tecnologia, atualmente ela é absolutamente segura. Em muitos casos, até mais segura que um ERP on-premise, pois o fornecedor precisa garantir essa segurança!

Portanto, ERPs on-demand são mais indicados para empresas que precisam de uma solução móvel com implantação rápida e econômica, e possuem acesso a uma boa conexão com a internet.

ERP híbrido

O ERP híbrido é aquele que mescla características do ERP on-premise e do ERP on-demand, trazendo o melhor dos dois mundos. Assim, é possível contar com o conforto de ter um ERP “em casa” e com a flexibilidade da conexão a distância, acompanhando o crescimento do negócio. Ideal para a maioria das empresas!

Se você ainda não tem um ERP na sua empresa, recomendo que você pule a próxima parte e vá direto para o momento em que explico como implantar um ERP! Agora, se você já possui um ERP e está em dúvidas se é melhor continuar com o que você tem ou trocar por outro, acompanhe a leitura na sequência.

Manter ou trocar de ERP? 7 sinais de que o ERP não está adequado às necessidades de negócio

Na hora de decidir se mantém ou troca o ERP da sua empresa, preste atenção nos sinais que a própria organização pode estar dando. Confira sete deles:

1. Você está tentando encaixar um quadrado dentro de um círculo

O ERP precisa atender aos processos de uma forma natural, indolor, desburocratizada. Ou seja, a empresa não pode se esforçar além do necessário para fazer o sistema caber no processo ou vice-versa. Lembre-se: o ERP deve fazer parte do dia a dia e ajudar as pessoas nas suas atividades. Caso contrário, não será possível aproveitar todo o potencial do sistema.

2. O sistema está tão customizado que é praticamente impossível atualizá-lo sem problemas

Se você possui um sistema customizado demais, tenho uma má-notícia: é possível que você tenha contratado o sistema errado ou não está sabendo aproveitar corretamente todas as funcionalidades do sistema de gestão integrada. É claro que um pouco de personalização é necessário para adequar o sistema à rotina da empresa. Mas, às vezes, menos é mais!

Como saber se está na hora de trocar de ERP

3. Você entra em pânico quando alguém comenta algo sobre alterações na legislação

Este é mais um sinal claro de que o seu sistema ERP não está mais dando conta de atender às suas necessidades, em razão da falta de um suporte adequado. Outra possibilidade é a existência de tanta customização que ficou praticamente impossível realizar qualquer outra alteração. Não importa em qual das duas situações você se encaixa: as duas são ruins e exigem um estudo imediato!

4. O ERP funciona razoavelmente, mas a tecnologia está ultrapassada e, em breve, vai trazer problemas

Sabemos que as tecnologias evoluem com uma velocidade impressionante, não é mesmo? Se o seu ERP utiliza uma tecnologia que não é ou não será mais suportada pelo fornecedor em breve, está na hora de trocar de ERP! Se os seus clientes e fornecedores estão utilizando outro padrão de tecnologia — melhor que o seu —, mesma coisa! Se você precisa de uma tecnologia mais rápida, idem! É melhor se antecipar do que ficar ultrapassado.

5. Você tem uma estratégia de crescimento e existem novos processos que precisam ser implementados para suportá-la

Se durante a elaboração do planejamento estratégico você percebeu que a sua empresa vai seguir novos rumos e será necessário implantar novos processos, fique atento se o ERP vai dar conta de tudo! Das duas, uma: ou você terá que rever sua estratégia ou adquirir um novo sistema de gestão empresarial.

6. O tempo de manutenção está subindo dia após dia

Quanto tempo demorou a última manutenção do seu ERP? A demora na atualização do sistema é um sinal claro de que o ERP já não dá mais conta das necessidades da empresa ou, então, que a tecnologia utilizada por ele está ficando defasada. Quanto menos tempo levar para atualizar o ERP, mais rápido a organização terá as informações que precisa para continuar evoluindo o negócio.

7. O atendimento do seu fornecedor atual não está mais adequado à sua necessidade

A sua empresa aumentou e o seu fornecedor de ERP continua do mesmo tamanho? Outra situação comum quando se trata de implantação de ERP é a organização experimentar um amplo crescimento e o sistema não dar conta de acompanhar essa evolução. Que fique bem claro: o seu fornecedor precisa dar conta de atender suas necessidades e prestar um suporte adequado aos usuários do sistema de gestão. Não dá para separar ERP de fornecedor!

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7 indícios de que está na hora de trocar de ERP

Se você optou por trocar seu ERP, confira algumas dicas para facilitar a implantação!

Como implantar um ERP em 6 passos

Além de serem bastante complexos, projetos de implantação de ERP apresentam alto custo e longa duração, afinal, envolvem muitas pessoas. Confira alguns passos que considero essenciais para uma boa implantação de sistema:

1. Escolha

Existem alguns pontos que você precisa levar em consideração na hora de escolher um ERP para a sua organização. É uma boa prática mapear os processos para entender como o negócio funciona e, somente depois, bater as necessidades da organização com os requisitos do sistema. Então, avalie a arquitetura da organização, levante os requisitos e os processos e, só depois, escolha o ERP mais adequado!

Aqui no blog temos um texto completo com 5 dicas para você escolher seu ERP!

2. Planejamento

Depois de escolher o melhor fornecedor de ERP, você precisará planejar como vai realizar essa implantação. Há diversas formas de fazer isso. Você pode, por exemplo, planejar a implantação em ondas. Ou, então, decidir pelo big bang, que é quando implantamos tudo de uma única vez. Tendo definido qual direção será seguida, é feita a reunião de kick off e o projeto é lançado e divulgado, juntamente com a definição das entregas.

Para facilitar o controle do projeto, você pode contar com um software de gestão de projetos, como o Artia.

3. Análise

Aqui é o momento de mapear os processos existentes, identificando a situação atual da organização e estabelecendo as ligações entre os processos de negócio e o ERP. Esse trabalho de mapeamento é necessário para que a equipe do projeto e demais partes interessadas consigam compreender como a implantação será feita efetivamente.

4. Realização

Etapa em que a equipe começa a trabalhar com as especificações técnicas e configurar o sistema. Quando o ERP padrão não dá conta de atender a todas as necessidades, é possível pedir algumas customizações. Vale lembrar que é importante selecionar as personalizações mais importantes, para não sobrecarregar o sistema. Outro ponto fundamental nesse momento é realizar alguns testes, para garantir que o sistema realmente atenda às necessidades de negócio.

5. Preparação

Depois de testar se o ERP realmente funcionou, chegou a hora de capacitar as pessoas. Esses treinamentos são necessários para que os colaboradores aprendam a utilizar o novo sistema e consigam aproveitar integralmente todas as funcionalidades disponíveis. Capriche nessa etapa, afinal, se os colaboradores não se sentirem seguros para usar o novo sistema, o projeto não conseguirá atingir os objetivos desejados!

6. Go live

Momento da virada, ou seja, da troca efetiva do sistema. É considerado o momento mais crítico do projeto, especialmente aqueles que adotam o estilo big bang. Por isso, é importante se certificar de que o projeto teve uma boa gestão de mudanças e contou com as estratégias de comunicação certas para sensibilizar as pessoas e diminuir a resistência.

Como evitar o caos na implementação do ERP

No passo a passo acima, você deve ter reparado que mencionamos algumas vezes o termo mapeamento de processos. Entenda qual o momento mais adequado para executar este trabalho:

Mapeamento de processos para ERP

Antes da escolha do ERP:

  • Fornece uma visão interna de como os processos são feitos hoje (AS-IS);
  • Coloca a casa em ordem;
  • Analisa problemas e redundâncias nos fluxos atuais e identifica melhorias que podem ser introduzidas;
  • Evita a perpetuação de práticas incorretas para o novo sistema;
  • Permite a definição correta dos requisitos do sistema e, consequentemente, a criação de uma RFP contendo tudo o que precisa;
  • Possibilita a escolha da solução mais aderente à realidade do negócio da empresa.

Durante a implantação do ERP:

  • Prepara a empresa para a implantação do novo sistema;
  • Declara as regras de negócio utilizadas pela empresa em seu modelo de negócio;
  • Demonstra ao consultor qual o processo executado na empresa;
  • Cria uma linguagem comum entre todos os participantes do projeto: analistas de TI, usuários, consultores;
  • Permite avaliar os pontos de gaps sistêmicos;
  • Serve de base para introdução de melhorias nos processos atuais baseadas nas funcionalidades do novo ERP (TO-BE);
  • Apresenta os pontos de integração entre as áreas;
  • Possibilita uma configuração adequada do sistema baseando-se nas regras de negócio e nos processos mapeados;
  • Serve de base para a confecção dos manuais de operação e das capacitações dos usuários.

Depois da troca de ERP:

  • Mantém os processos atualizados e otimizados;
  • Traz agilidade nas adaptações de processos com foco na melhoria de performance da empresa.

A importância da Modelagem de Processos na Implantação do ERP

Aproveite e confira também quais os principais equívocos cometidos na implantação de sistemas de gestão empresarial:

Erros comuns na implantação do ERP

Confira alguns erros comuns cometidos durante projetos de implantação de ERP.

1. Escolher o ERP pela “grife”

Nem sempre o software mais lembrado ou vendido será o adequado para a sua empresa. Dar uma chance para ERPs menos conhecidos vale a pena não só para o bolso, mas também para a adaptação dos colaboradores. Afinal, existem empresas menores que são focadas em mercados específicos, melhorando a usabilidade do sistema. Mais do que a marca, o importante é o conjunto de funcionalidades que o ERP oferece! Preste atenção para não ter de ficar customizando o sistema depois.

2. Não envolver áreas de negócio na definição dos requisitos

As áreas de negócio precisam participar ativamente do projeto de implantação de ERP. Afinal, quem vai usar o sistema de gestão no dia a dia são elas, não é mesmo? Por isso, é fundamental que a área de TI consiga entender as dores latentes e elaborar requisitos baseados em necessidades reais, não em suposições. Assim, é possível elaborar uma Request for Proposal (RFP), ou seja, uma solicitação de proposta completa e certeira.

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3. Estabelecer contratos inexatos com o fornecedor de ERP

Pode parecer preciosismo, mas um contrato bem-escrito pode eliminar muitas dores de cabeça no futuro. Esse documento é muito importante, pois garante o alinhamento de expectativas entre a empresa e o fornecedor de ERP, formalizando as responsabilidades dos dois lados. Ao trazer essa clareza, evitamos que a empresa exija uma coisa para a qual o fornecedor não se preparou ou, então, que o fornecedor deixe de entregar algo que a empresa precisa por falta de comunicação.

Erros comuns na implantação de ERP

4. Não modelar os processos de acordo com o novo sistema

Ao mapear e otimizar os processos que serão atendidos pelo ERP, eliminamos gaps e garantimos que a transição entre o modelo de trabalho atual e a incorporação do novo sistema será menos dolorosa para todos. Outros benefícios são: o estabelecimento de uma linguagem comum, facilidade na parametrização do ERP, colaboradores mais engajados nos treinamentos e eliminação de barreiras na comunicação.

5. Subestimar o tempo e os recursos necessários ao projeto de ERP

Não dá para implantar um ERP da noite para o dia: esse projeto demanda esforço, tempo e dinheiro! Se quiser fazer do jeito certo, precisará envolver recursos de toda a organização. A área de TI dificilmente conseguirá implantar o ERP sozinha! É preciso contar com pelo menos uma pessoa especializada em gestão de projetos, uma pessoa especializada em gestão de mudanças e, é claro, um ou mais usuários-chave por área de negócio!

6. Exagerar nos pedidos de customizações

Quando você escolhe um ERP baseado na “grife” e não nas necessidades do negócio, é comum que seja necessário realizar uma série de customizações. A princípio, você pode até achar que não há nenhum problema. Todavia, a longo prazo, um elevado número de customizações pode acarretar em lentidão no sistema e até na inviabilidade de atualizar o ERP. Recomendo que você personalize apenas os relatórios e transações muito específicas do negócio. Evite mexer no core system.

7. Falhar na identificação e na gestão dos stakeholders

Uma implantação de ERP, logicamente, envolve um grande número de pessoas. Dessa forma, é preciso prestar muita atenção no gerenciamento das partes interessadas. É preciso identificar os principais stakeholders do projeto e entender quais o nível de engajamento e de influência de cada um deles. A partir dessas informações, será possível elaborar estratégias adequadas para preparar as pessoas para as mudanças.

8. Trazer dados com “lixo” do sistema antigo

Ao migrar de um sistema para outro é comum que seja necessário trazer alguns dados do sistema antigo para o sistema novo. No entanto, o que muitas empresas fazem é levar todo o lixo do ERP atual para o futuro sistema que será instalado. É muito importante fazer um filtro e selecionar apenas os dados indispensáveis ao negócio. O excesso de informações pode comprometer o desempenho do sistema. Nesse sentido, uma saída é o ERP antigo ficar sempre disponível para você consultar quando necessário.

9. Confiar apenas na gestão do fornecedor

Normalmente, os fornecedores já designam um gerente de projetos para conduzir a iniciativa de troca de ERP. No entanto, é fundamental ter um “representante” dos interesses do cliente envolvido no projeto. Não é que o fornecedor vai enganar o cliente, mas com certeza fará a gestão do projeto do ponto de vista dele. Portanto, é preciso ter alguém para cobrar as pessoas e gerenciar os recursos do ponto de vista da empresa contratante.

10. Ter um processo de gestão de mudanças ineficiente

A troca de ERP obrigará as pessoas a mudarem o seu jeito de trabalhar. Sendo assim, é absolutamente normal que, no início, as pessoas fiquem insatisfeitas. Afinal, há uma grande margem de incerteza envolvida no projeto. Portanto, é necessário pensar em estratégias de comunicação para diminuir a resistência e acelerar a passagem por esse estágio de mudança.

11. Não ter as pessoas certas, nos lugares certos e totalmente dedicadas

Lembra que eu te falei para envolver as áreas de negócio no projeto? As iniciativas de troca de ERP exigem a participação dos melhores profissionais da sua empresa, isto é, os grandes conhecedores do negócio! Não adianta muito selecionar uma pessoa que acabou de entrar e ainda está entendendo o processo e a cultura da empresa. Envolva os colaboradores que estão há mais tempo e são fundamentais para o negócio.

A importância de uma consultoria em ERP

De acordo com a Revista Computerworld, em muitas empresas a aderência dos sistemas de ERP chega a apenas 35%. Além disso, conforme o Aberdeen Group, entre as funcionalidades disponíveis no software, apenas 27,6% são realmente utilizadas. Se você não quer fazer parte dessas estatísticas, procure ajuda especializada!

Segundo o IDG Research Services, empresas com ERP aderente possuem crescimento 35% mais rápido e produtividade 10% maior. Já deu para perceber que contar com um bom sistema de gestão empresarial é fundamental para o aperfeiçoamento do negócio, não é mesmo? As consultorias em ERP entram nesse jogo porque têm experiência e sabem exatamente o que fazer para que o projeto aconteça da melhor maneira possível!

Por isso, se você precisa de ajuda para implantar um ERP na sua empresa, conte com a Euax Consulting. Nossos consultores são especialistas em gestão de projetos de ERP e possuem a experiência e o conhecimento necessários para atender a todas as suas necessidades. Inscreva-se no webinar gratuito e confira o trabalho de implantação de ERP que realizamos no Sesi!

Como engajar stakeholders em um grande projeto de implantação de ERP? Conheça o case do SESI/SC!

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