4 passos para uma Gestão de Stakeholders eficiente!

Última atualização em 01/07/2022

O início de um novo projeto gera impactos expressivos ao seu redor. Surgem os mais vários públicos de interesse, cada qual com o seu objetivo, que exercem influências decisórias para o sucesso do projeto. A esses públicos chamamos de stakeholders!

Fazer gestão de stakeholders é importante pois permite que o projeto esteja alinhado com as expectativas de todas as partes, evitando empecilhos no seu desenvolvimento.

Você sabe qual a importância que os stakeholders representam para o seu projeto e como gerenciá-los? Siga com a leitura e descubra como gerenciar esse público fundamental para os avanços do seu negócio!

O que são stakeholders?

Segundo o Guia PMBOK ® stakeholders são “pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactadas por decisões, atividades ou entregas do projeto”.

Por exemplo, um projeto para pavimentação urbana tem a comunidade local como um stakeholder. Antes de iniciar, é preciso convencer as pessoas de que, mesmo com as adversidades, a execução do projeto é importante para o local.

É preciso desenvolver estratégias de gestão que envolvam os stakeholders de modo a apoiarem as decisões do projeto, antes mesmo da sua execução.

Assim, é possível transformar os stakeholders em grandes aliados para o sucesso dos projetos.

O que é gestão de stakeholders?

Dessa forma, a gestão de stakeholders pode ser resumida como um processo de engajamento e gerenciamento das partes interessadas de um projeto.

Geralmente, pessoas com diferentes funções vão fazer parte desse trabalho, com níveis variados de influência sobre cada projeto. Por isso, é importante manter um bom relacionamento entre as partes para promover uma maior harmonia.

Como fazer gestão de stakeholders?

Todo projeto possui partes interessadas que são afetadas ou exercem influência sobre o resultado esperado. Para alinhar esse interesse com as perspectivas do projeto é preciso realizar o gerenciamento dos stakeholders.

Gerenciar stakeholders é encontrar uma maneira de engajar todas as partes de acordo com o nível de interesse. O gerenciamento de stakeholders pode ser dividido em 4 passos:

 

1. Identificação das partes interessadas

Antes de iniciar o projeto, é preciso identificar quais stakeholders possuem maior ou menor influência sobre o projeto. Encontrar essa relação ajuda a definir quais stakeholders serão mais priorizados que outros.

Nessa identificação os stakeholders podem ser classificados em primários ou secundários. A classificação dos grupos pode variar conforme a especificidade do projeto, mas sempre terá aqueles de maior ou menor influência.

Stakeholders primários

Stakeholders primários são aqueles cuja influência afeta diretamente o andamento do projeto. Geralmente, os stakeholders primários estão divididos em:

• Clientes;
• Concorrentes;
• Comunidade externa (podendo ser um stakeholder secundário, dependendo do projeto);
• Fornecedores;
• Funcionários;
• Investidores;
• Proprietários.

Stakeholders secundários

Por outro lado, os stakeholders secundários são aqueles cuja influência não é determinante para a execução do projeto. São eles:

• Imprensa;
• ONGs;
• Órgãos públicos.

 

Lembre-se: durante a classificação dos stakeholders, é preciso documentar as informações mais relevantes sobre cada um dos grupos para realizar um mapeamento dos interesses.

2. Criar estratégias de engajamento

Crie um planejamento que atenda às expectativas das partes durante todo o ciclo de vida do projeto. Esse planejamento precisa ser revisado e atualizado conforme mudam o interesse dos stakeholders.

Existem algumas ferramentas e técnicas que auxiliam no planejamento das estratégias de engajamento dos stakeholders. São elas:

• Opinião especializada;
• Coleta e análise da dados;
• Matrizes auxiliares de gerenciamento de projetos;
• Reuniões.

Opinião especializada

O cenário de execução do projeto pode alterar a qualquer momento. A diferença de interesses entre os stakeholders pode transformar um cenário favorável em conflituoso.

A opinião de um especialista traz um posicionamento imparcial sobre o projeto, facilitando a criação de estratégias de gerenciamento.

Hoje existem empresas especializadas em consultoria de projetos que podem te auxiliar nessa questão!

Coleta e análise de dados

Faça um levantamento sobre o perfil dos stakeholders. Esses dados ajudam a criar uma matriz do nível de engajamento que classifica os stakeholders de acordo com suas características.

É possível dividir os stakeholders em:

• Desinformado: sem conhecimento do projeto;
• Neutro: tem conhecimento do projeto, mas não opina sobre;
• Resistente: ciente do projeto e seus impactos, mas resistentes a mudanças;
• Apoiador: apoia a iniciativa do projeto.

Matrizes auxiliares de gerenciamento de projetos

As matrizes são ferramentas que mapeiam o grau de influência dos stakeholders com o projeto. As principais matrizes utilizadas para o gerenciamento são:

• Matriz de poder X Influência

Observa a relação entre poder e influência do stakeholders. Essa matriz ajuda a entender quais stakeholders possuem opinião determinante sobre o projeto e quais possuem maior influência sobre ele.

• Matriz do nível de engajamento

A matriz do nível de engajamento ajuda a identificar o nível de participação dos stakeholders no projeto e direcionar as estratégias de comunicação a esse público. Stakeholders mais engajados precisam de estratégias diferentes dos menos ativos.

Reuniões

Se possível, reúna-se individualmente com os stakeholders do seu projeto. Essas reuniões trazem precisão sobre os quão interessados ou afetados os stakeholders são pelo projeto.

As reuniões também auxiliam na identificação de variáveis de comportamento do stakeholder em diferentes cenários. Isso permite o registro e acompanhamento das flutuações de interesse.

3. Gerenciar o engajamento dos stakeholders

Gerenciar o engajamento dos stakeholders é desenvolver estratégias para a resolução de conflitos que podem aparecer durante o andamento do projeto. É preciso garantir a participação positiva de todas as partes durante todo o ciclo de vida do projeto.

4. Monitorar o engajamento dos stakeholders

Por fim, é preciso monitorar as mudanças de interesse que podem ocorrer durante o projeto. Assim, será possível realizar as adequações necessárias com praticidade e rapidez, sem prejudicar o andamento do projeto.

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