Última atualização em 18/08/2025
O 5W2H ajuda equipes e gestores a encontrarem um ponto de partida para o alcance dos objetivos, ajudando na definição de estratégias e planejamentos, sendo uma ferramenta essencial para a gestão eficiente de projetos e processos, pois proporciona uma estrutura clara e objetiva para a definição de atividades e responsabilidades.
Além disso, o Plano de ação 5W2H facilita a comunicação entre os membros da equipe e stakeholders do projeto, assegurando que todos estejam alinhados em relação ao que deve ser feito e a sua importância.
Para saber como o 5W2H pode te ajudar a ter sucesso nos seus projetos, continue a leitura e descubra as vantagens de utilizar esse framework!
O que é 5W2H?
O 5W2H é uma ferramenta de planejamento que organiza a execução de projetos com base em 7 perguntas:
- How much? (Quanto custará?)
- What? (O que será feito?)
- Why? (Por que será feito?)
- Where? (Onde será feito?)
- When? (Quando será feito?)
- Who? (Quem fará?)
- How? (Como será feito?)
O plano de ação 5W2H auxilia na definição das etapas necessárias para alcançar o objetivo, definindo prazos, atribuindo responsabilidades e administrando atividades. Com essa ferramenta, é possível criar planos de ação, garantindo clareza na definição de responsabilidades e maior controle sobre a execução de projetos e processos empresariais.
O que significa cada sigla do 5W2H?
A construção do plano de ação 5W2H ocorre a partir da resposta a 7 pontos fundamentas:
Confira abaixo o que cada um desses pontos significa:
What? (o que?)
Refere-se ao que será executado. É preciso especificar com clareza e objetividade qual é a ação a ser executada.
Why? (por que)?
Pergunte-se: por que é preciso executar a atividade? Nesse ponto, você irá definir a justificativa para a execução daquela ação. Também procure descrever qual a necessidade a ser atendida e qual solução a ação representa.
Who? (quem?)
Esse ponto auxilia na delegação de tarefas. Escolha as pessoas responsáveis para a execução das atividades. Defina o líder, a equipe de trabalho e qual será a força empregada pelo time naquela ação.
Where? (onde?)
Pense onde será executado o trabalho. Considere ambientes físicos e virtuais e pergunte-se: Onde será realizado? Será preciso utilizar alguma plataforma? Defina o local e registre quais custos estarão envolvidos nessa etapa.
When? (quando?)
Defina um prazo de execução de cada aspecto da atividade. Considere responder as seguintes questões: Quando começa e termina o trabalho? Quanto tempo cada pessoa terá para executar as atividades? Há entregas intermediárias a serem feitas? etc.
How? (como?)
Defina como o trabalho será feito: quais são os padrões a seguir? Quais parâmetros legais irá seguir? Quais as etapas do ciclo de vida a ser executado? E assim sucessivamente.
How much? (quanto?)
Agora que você já mapeou toda ação a ser executada, defina todos os custos necessários para o seu desenvolvimento. Se preferir, revise os itens anteriores e pense qual o investimento necessário para cada um deles.
Ao responder essas perguntas, é possível identificar com precisão quais são os aspectos a serem considerados naquela ação, e até mesmo antecipar a identificação de variáveis que possam interferir no projeto.
Quais os benefícios do plano de ação 5W2H?
Existem inúmeras vantagens em utilizar o framework 5W2H. Algumas das principais são:
- É uma ferramenta versátil, aplicável em muitos tipos de projetos;
- É uma forma rápida de botar o planejamento no papel e estruturar iniciativas;
- Ajuda na realização de brainstorms;
- Entre outras.
Onde aplicar o framework 5W2H?
Por ser um método voltado para a criação de um plano de ação, o 5W2H pode ser aplicado em vários projetos. Contudo, sua aplicação costuma ser comum em:
- Brainstorms;
- Planejamento estratégico;
- Processos;
- Projetos.
Exemplos de plano de ação 5W2H
Para facilitar a visualização de como o plano de ação 5W2H pode ser aplicado no dia a dia das empresas, reunimos alguns exemplos práticos em diferentes contextos. Abaixo, você confere uma tabela ilustrativa que mostra como preencher cada um dos sete elementos da metodologia de forma clara e objetiva.
Como fazer o 5W2H?
Uma das maneiras mais fáceis de utilizar esse método é por meio de planilhas. Cada aba representa um dos 7 pontos que precisam ser respondidos no momento de elaborar o plano de ação.
Ao trazer esse método para uma planilha, é possível desenvolver, com praticidade e automação, um plano de ação e compartilhá-lo com toda a equipe envolvida naquele trabalho.
Para aplicá-lo, basta responder a sete perguntas básicas sobre a atividade que você deseja realizar: O que? Por quê? Onde? Quando? Quem? Como? e Quanto?. Ao responder a essas perguntas, você garante que todos os aspectos de uma tarefa sejam considerados, desde a sua definição até a sua conclusão.
Integração do 5W2H com Outras Ferramentas de Gestão
A integração do 5W2H com outras ferramentas de gestão potencializa a eficácia na identificação de problemas, planejamento estratégico e execução de ações. Essa abordagem permite estruturar planos de ação mais completos e direcionados, garantindo uma gestão mais eficiente e orientada a resultados.
PDCA
O ciclo PDCA é uma ferramenta de melhoria contínua que se encaixa perfeitamente com o 5W2H. O 5W2H complementa o ciclo PDCA ao detalhar as ações de cada etapa do processo.
Na etapa Plan, responde às sete perguntas para definir objetivos e detalhar ações (ex: What para metas e How much para recursos). Durante o Do, garante execução alinhada às responsabilidades (Who) e prazos (When). No Check, fornece parâmetros para avaliar resultados (Why não foi alcançado) e no Act, redefine prioridades com ajustes nos métodos (How) e cronogramas.
Diagrama de Ishikawa
Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe, essa ferramenta auxilia na identificação das causas raízes de um problema.
Ao combiná-la com o 5W2H, é possível estruturar um plano de ação detalhado para mitigar as causas identificadas.
Por exemplo: o What define medidas corretivas para gargalos identificados na “mão de obra”, enquanto o Where e When estabelecem local e prazo para implementação.
Essa combinação transforma diagnósticos complexos em etapas executáveis, vinculando análise causal a soluções práticas. Enquanto o Diagrama de Ishikawa mostra os fatores que levam a um problema, o 5W2H define as ações práticas para solucioná-lo, atribuindo responsáveis e prazos.
Análise SWOT
A matriz SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) é usada para avaliar o ambiente interno e externo de uma organização. avalia forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de um negócio ou projeto.
O 5W2H pode ser usado para transformar essa análise estratégica em um plano de ação estruturado. Por exemplo, ao identificar uma oportunidade de mercado, o 5W2H ajudará a detalhar o que deve ser feito, quem será responsável e como a empresa poderá aproveitar essa oportunidade.
Matriz Gut
Utilizada para priorizar problemas com base na Gravidade, Urgência e Tendência, a Matriz GUT ajuda na tomada de decisão estratégica.
Ao integrar o 5W2H, é possível detalhar como os problemas prioritários serão resolvidos, garantindo que as ações sejam implementadas de forma clara e organizada. Dessa forma, a matriz GUT define o que precisa de atenção imediata, enquanto o 5W2H estrutura a execução das soluções.
Agora que você já sabe tudo sobre o Plano de ação 5W2H, aproveite para conhecer a consultoria de processos da Euax by Selbetti e saiba como podemos ajudar a otimizar os processos da sua empresa!
Outras perguntas sobre 5w2h
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
