Última atualização em 16/12/2024
O plano de ação 5W2H ajuda equipes e gestores a encontrarem um ponto de partida para o alcance dos objetivos, ajudando na definição de estratégias e planejamentos, sendo uma ferramenta essencial para a gestão eficiente de projetos e processos, pois proporciona uma estrutura clara e objetiva para a definição de atividades e responsabilidades.
Além disso, o 5W2H facilita a comunicação entre os membros da equipe e stakeholders do projeto, assegurando que todos estejam alinhados em relação ao que deve ser feito e a sua importância. Ao adotar essa abordagem, as organizações conseguem não apenas otimizar processos, mas também aumentar a transparência e a accountability,
Para saber como o 5W2H pode te ajudar a ter sucesso nos seus projetos, continue a leitura e descubra as vantagens de utilizar esse framework!
O que é 5W2H?
5W2H é um modelo de plano de ação que auxilia gestores e equipes a definirem todas as atividades necessárias para a realização de um projeto.
Com essa ferramenta, é possível criar planos de ação rapidamente, com agilidade e praticidade, desenvolvendo tarefas eficientes para o cumprimento das demandas.
O plano de ação 5W2H auxilia na definição das etapas necessárias para alcançar o objetivo, definindo prazos, atribuindo responsabilidades e administrando atividades.
Mas, não se engane: o 5W2H não inibe a formalidade necessária para a execução de um plano de ação. Então, não se esqueça da documentação que será necessária nessa etapa!
A construção do plano de ação 5W2H ocorre a partir da resposta a 7 pontos fundamentas:
Confira abaixo o que cada um desses pontos significa:
What? (o que?)
Refere-se ao que será executado. É preciso especificar com clareza e objetividade qual é a ação a ser executada.
Why? (por que)?
Pergunte-se: por que é preciso executar a atividade? Nesse ponto, você irá definir a justificativa para a execução daquela ação. Também procure descrever qual a necessidade a ser atendida e qual solução a ação representa.
Who? (quem?)
Esse ponto auxilia na delegação de tarefas. Escolha as pessoas responsáveis para a execução das atividades. Defina o líder, a equipe de trabalho e qual será a força empregada pelo time naquela ação.
Where? (onde?)
Pense onde será executado o trabalho. Considere ambientes físicos e virtuais e pergunte-se: Onde será realizado? Será preciso utilizar alguma plataforma? Defina o local e registre quais custos estarão envolvidos nessa etapa.
When? (quando?)
Defina um prazo de execução de cada aspecto da atividade. Considere responder as seguintes questões: Quando começa e termina o trabalho? Quanto tempo cada pessoa terá para executar as atividades? Há entregas intermediárias a serem feitas? etc.
How? (como?)
Defina como o trabalho será feito: quais são os padrões a seguir? Quais parâmetros legais irá seguir? Quais as etapas do ciclo de vida a ser executado? E assim sucessivamente.
How much? (quanto?)
Agora que você já mapeou toda ação a ser executada, defina todos os custos necessários para o seu desenvolvimento. Se preferir, revise os itens anteriores e pense qual o investimento necessário para cada um deles.
Ao responder essas perguntas, é possível identificar com precisão quais são os aspectos a serem considerados naquela ação, e até mesmo antecipar a identificação de variáveis que possam interferir no projeto.
Quem criou o 5W2H?
A ferramenta 5W2H, que é amplamente utilizada na gestão de projetos, possui uma história rica e atribuições a diversas figuras importantes. Apesar da ausência de um consenso definitivo sobre sua criação, os principais nomes que aparecem como criadores são o de Taiichi Ohno, engenheiro e guru da produção, e Eiji Toyoda, presidente da Toyota na época.
Desta forma, o 5W2H teria surgido no Japão durante a década de 1950, impulsionado pelo crescente foco na eficiência e produtividade. A Toyota, empresa automobilística inovadora, desempenhou um papel fundamental na popularização da ferramenta, utilizando-a para otimizar seus processos de produção e alcançar a excelência operacional.
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Quais os benefícios do plano de ação 5W2H?
Existem inúmeras vantagens em utilizar o framework 5W2H. Algumas das principais são:
- É uma ferramenta versátil, aplicável em muitos tipos de projetos;
- É uma forma rápida de botar o planejamento no papel e estruturar iniciativas;
- Ajuda na realização de brainstorms;
- Entre outras.
Onde aplicar o framework 5W2H?
Por ser um método voltado para a criação de um plano de ação, o 5W2H pode ser aplicado em vários projetos. Contudo, sua aplicação costuma ser comum em:
- Brainstorms;
- Planejamento estratégico;
- Processos;
- Projetos.
Exemplos de plano de ação 5W2H
Como fazer o 5W2H?
Uma das maneiras mais fáceis de utilizar esse método é por meio de planilhas. Cada aba representa um dos 7 pontos que precisam ser respondidos no momento de elaborar o plano de ação.
Ao trazer esse método para uma planilha, é possível desenvolver, com praticidade e automação, um plano de ação e compartilhá-lo com toda a equipe envolvida naquele trabalho.
Para aplicá-lo, basta responder a sete perguntas básicas sobre a atividade que você deseja realizar: O que? Por quê? Onde? Quando? Quem? Como? e Quanto?. Ao responder a essas perguntas, você garante que todos os aspectos de uma tarefa sejam considerados, desde a sua definição até a sua conclusão.
Agora que você já conhece o 5W2H, comece agora mesmo a utilizá-lo na sua empresa! Baixe nossa Matriz 5W2H em Excel e tenha um modelo pronto para começar a desenvolver o seu plano de ação!
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
