Matriz RACI (matriz de responsabilidades): o que é e como montar uma para o seu projeto

Matriz RACI (matriz de responsabilidades)

Quando os papéis e responsabilidades não estão claros em um projeto é comum que aconteçam desentendimentos constantes entre os membros da equipe que está realizando a iniciativa. Nesse sentido, uma ferramenta que pode auxiliar a reduzir esse tipo de problema é a matriz RACI, comumente chamada de matriz de responsabilidades. Quer aprender a utilizá-la no seu projeto? Neste post você vai entender:

Boa leitura!

O que é a matriz RACI (matriz de responsabilidades)?

A matriz RACI ou matriz de responsabilidades é uma ferramenta em formato de tabela que ajuda no alinhamento do nível de envolvimento da equipe do projeto em cada atividade, facilitando a gestão e a execução do projeto e dando visibilidade para os papéis que cada membro do projeto está assumindo. Apresenta os seguintes benefícios:

  • Evita conflitos sobre os limites de responsabilidades ao deixar claro as obrigações de cada um;
  • As pessoas conseguem identificar mais facilmente com quem devem manter contato sobre uma tarefa e acabam-se as dúvidas sobre quem responde por qual atividade;
  • Os membros do projeto ficam mais alinhados quanto ao nível de envolvimento nas atividades do projeto;
  • A formalização dos papéis ajuda o gerente de projetos a dar feedbacks positivos ou negativos, principalmente quando se trata de um time grande;
  • Pode ser o pontapé inicial para implantar uma cultura de responsabilização e prestação de contas.

Na sua empresa, você utiliza a matriz RACI na gestão de projetos?

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RACI é um acrônimo para responsible (responsável), accountable (aprovador), consulted (consultado) e informed (informado). É importante ressaltar que a matriz RACI também é muito utilizada na gestão de processos, portanto, sua aplicação não está limitada a uma área da gestão de negócios. A seguir vamos conhecer melhor o que significa cada um dos termos citados anteriormente.

(R)esponsible — responsável

Como o próprio nome sugere, o responsible ou responsável é quem executa a atividade, ou seja, o “dono” da tarefa. Pode ser que exista mais de um responsável pela tarefa, mas é recomendável que, ao preencher a matriz de responsabilidades, seja designada apenas uma pessoa. É como diz o ditado: cachorro com dois donos morre de fome.

(A)ccountable — aprovador

O accountable ou aprovador é a autoridade dentro da matriz RACI. Quem assume esse papel é responsável por aprovar o resultado de determinada atividade. É ele quem tem poder de decisão e dá o aceite formal para o responsável, que executou a atividade. É importante que no momento de planejamento do projeto, quando elaborada a EAP, sejam definidos os critérios de avaliação de cada atividade. Assim evitamos conflitos no momento de validação, que podem atrasar o cronograma do projeto.

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(C)onsulted — consultado

O consulted, como você já deve ter adivinhado, é quem pode ser consultado na hora de executar uma atividade. Trata-se de uma figura especialista em determinado assunto, que possui conhecimentos e habilidades avançados e, portanto, pode contribuir muito com o resultado final. Seu papel é tirar dúvidas, dar dicas e sugerir melhorias. Importante: uma atividade pode exigir que um ou mais especialistas sejam consultados. Aqui a comunicação é de via dupla, entre o responsável (executor) e o consultado (especialista).

(I)nformed — informado

O nome desse papel é muito claro: refere-se àquele(s) que deve(m) ser notificado(s) sobre uma determinada atividade. Normalmente, as notificações estão relacionadas ao início e ao término da atividade e como ela afeta cada parte interessada. Aqui a comunicação é de mão única: o responsável (executor) notifica o informado (interessado no assunto).

Um exemplo de parte interessada que se encaixa na definição de informado é o usuário de um sistema, por exemplo, que não atua diretamente no resultado de uma atividade, mas pode ser impactado ou tem interesse no seu resultado.

Além das definições tradicionais, a matriz RACI pode conter algumas variações dos papéis tradicionais e papéis extras, como o backup, o notify, o originator e o manager. Isso acontece porque diferentes projetos têm diferentes necessidades. Mas ainda bem que a matriz de responsabilidades é flexível e comporta bem adaptações! Confira como os papéis citados anteriormente são utilizados.

Backup

Designa a pessoa que substituirá o responsible de uma atividade, em casos excepcionais. É necessário prestar bastante atenção na hora de nomear um backup para uma atividade. Faça isso somente com as atividades críticas do projeto! Vale ressaltar que um backup só pode ser atribuído a uma tarefa caso seja realmente necessário.

Notify

É uma espécie de variação do informed, mas que indica especificamente um membro do projeto que precisa saber quando uma atividade é concluída, pois dará prosseguimento a ela ou precisa do resultado da atividade para utilizar como insumo em uma tarefa.

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Originator

É aquele que gerou a necessidade daquela atividade, ou simplesmente, quem passou o “briefing”, dando uma visão aos envolvidos de como a atividade deve ser executada e qual é o resultado esperado.

Manager

Papel assumido por quem gerencia times e tarefas, mas não tem poder de decisão para aprovar resultados.

Viu só como é possível fazer customizações na matriz RACI? Só é preciso ter um pouco de cuidado para não tornar complexa uma ferramenta que tem como princípios a simplicidade e a transparência. Confira agora como montar passo a passo uma matriz de responsabilidades para o seu projeto!

Como montar uma matriz RACI (matriz de responsabilidades)

1. Defina as atividades do projeto

O primeiro passo para montar uma matriz RACI é definir quais atividades o seu projeto precisa para ser executado. Você pode fazer isso a partir da estrutura analítica do projeto (EAP), quebrando os pacotes de trabalho definidos anteriormente em atividades.

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)

2. Mapeie as partes interessadas no projeto

Depois que você fez isso, precisa mapear as principais partes interessadas no projeto que, além dos membros da equipe de trabalho, incluem todos aqueles que serão afetados de alguma forma pelo projeto. Não esqueça de listar também os “especialistas”, que assumirão o papel de consultados durante a gestão da iniciativa.

3. Monte uma tabela com as informações

Um terceiro passo para montar a matriz de responsabilidades é reunir essas informações de modo a compor uma tabela. As linhas deverão conter as atividades e as colunas deverão conter os nomes ou os cargos das pessoas.

Se você estiver trabalhando com uma equipe pequena, pode se beneficiar mais ao escrever os nomes das pessoas mesmo, pois isso faz a sua matriz de responsabilidades ser ainda mais personalizada. Já em equipes grandes, é melhor usar o nome dos cargos, como “arquiteto de sistemas”, por exemplo.

4. Defina as responsabilidades (RACI)

Depois de fazer o esqueleto da matriz RACI, basta preencher os espaços faltantes com a letra correspondente, relacionando atividades e pessoas (ou cargos). Vale lembrar que uma pessoa pode assumir mais de um papel na matriz RACI. Então, o arquiteto de sistemas pode ser responsável em uma determinada atividade e consultado em outra, por exemplo. Tudo dependerá do projeto que está sendo conduzido.

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Como dito anteriormente, toda demanda deverá ter pelo menos um responsável e apenas um aprovador, reduzindo assim conflitos de responsabilidades. Portanto, nem todas as atividades terão consultados e informados.

Ah, é interessante envolver a equipe do projeto na definição das responsabilidades RACI. Esse esforço colaborativo ajuda a trazer o alinhamento necessário para a execução das atividades e garantir que todos compreendam e concordem com seu papel.

Exemplo de matriz RACI (matriz de responsabilidades)

Para te ajudar a entender melhor como funciona a matriz de responsabilidades, considere o exemplo de um projeto de construção de uma casa. Entre as atividades necessárias para tirar o projeto do papel poderíamos citar:

  • Fazer a fundação;
  • Levantar as paredes;
  • Pintar as paredes;
  • Mobiliar a casa;
  • Monitorar o andamento do projeto.

Além disso, poderíamos ter os seguintes cargos:

  • Pedreiro;
  • Pintor;
  • Designer de interiores;
  • Engenheiro civil;
  • Cliente.

Matriz RACI (matriz de responsabilidades)

A tabela acima ilustra como poderia ficar a matriz RACI considerando as informações dispostas anteriormente. Observe que, dependendo da atividade, o engenheiro civil assume diferentes responsabilidades, abrangendo todos os papéis: responsável, aprovador, consultado e informado.

Não esqueça que, no momento que você montar seu plano de recursos humanos e stakeholders, deve deixar claro os papéis que cada membro da equipe do projeto ou parte interessada vai exercer no projeto.

Em “Fazer a fundação” e “Levantar as paredes”, por exemplo, o engenheiro assume tanto o papel de aprovar o resultado da atividade como apoiar a sua execução, pois possui conhecimentos profundos no assunto. Além disso, em algumas atividades existem cargos que não estão marcados com nenhuma letra da matriz RACI, pois não faz sentido envolvê-los na tarefa.

A matriz RACI é o primeiro passo para engajar as partes interessadas do seu projeto. Se você quiser saber mais sobre esse assunto, assista ao nosso webinar gratuito sobre tipos de stakeholders e aprenda a formular estratégias específicas para cada envolvido na iniciativa.

Gestão de stakeholders: descubra os tipos de stakeholders e como eles podem afetar os projetos

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