Última atualização em 17/04/2020
Você com certeza já deve ter experimentado a angustiante sensação de ter um monte de iniciativas para conduzir e não saber por onde começar, não é mesmo? A parte mais difícil de estar nessa situação é justamente decidir qual projeto será realizado primeiro. E para escolher de forma estruturada, objetiva e racional, sem simplesmente se deixar levar por pressões externas, você pode utilizar a matriz BASICO.
Neste post você vai ver:
- O que é a matriz BASICO
- Qual a importância da matriz BASICO
- Critérios de seleção utilizados na matriz BASICO
- Como aplicar a matriz BASICO na priorização de projetos
O que é a matriz BASICO?
A matriz BASICO é uma ferramenta de priorização de projetos que leva em consideração seis critérios de seleção. São eles:
- Benefícios para a organização;
- Abrangência dos resultados;
- Satisfação do cliente interno;
- Investimento requerido;
- Cliente externo satisfeito (grau de impacto);
- Operacionalidade simples (grau de facilidade).
Cada um desses critérios deve ser considerado na hora de avaliar a relevância de um projeto e pode receber uma pontuação que varia em uma escala de 1 a 5. Ao final, os pontos atribuídos a cada critério devem ser somados, resultando no score da matriz BASICO. A partir do score de cada projeto podemos fazer um ranking de demandas, que deve ser discutido com o comitê, para validar o ranking calculado e confirmar a prioridade das demandas de maior score.
Portanto:
BASICO = Benefício para a organização + Abrangência dos resultados + Satisfação do cliente interno + Investimento requerido + Cliente externo satisfeito + Operacionalidade simples
Com essa ferramenta de priorização, você será capaz de organizar e coordenar melhor seus projetos. Confira os principais benefícios!
Qual a importância da matriz BASICO?
Já parou para pensar que tudo o que existe sempre pode ficar melhor? Pois é. Não é diferente nas organizações. O único problema é que não há tempo nem dinheiro suficiente para fazer todas as melhorias possíveis, é preciso saber o que “atacar” primeiro. Nesse sentido, ter um método estruturado e simples pode ajudar muito a tomar decisões baseadas em informações confiáveis, critérios claros e alinhados aos objetivos da organização, evitando assim ter que simplesmente atender aos pedidos de quem “grita mais”, causando insatisfação dos solicitantes.
Com a matriz BASICO, você utiliza uma série de critérios para selecionar aquilo que é mais importante e precisa ser feito primeiro, aumentando as chances de escolher o melhor projeto. Além de priorizar os projetos que trazem os melhores resultados, com a matriz BASICO é possível:
- Obter maior envolvimento e dedicação das partes interessadas;
- Diminuir a possibilidade de perda de prioridade ou cancelamento do projeto;
- Garantir que os recursos sejam utilizados no momento adequado;
- Reduzir desperdícios relacionados à gestão e execução do projeto;
- Evitar sejam investidos recursos em iniciativas que não valem o custo-benefício.
Outro ponto positivo da matriz BASICO é que ela é uma ferramenta relativamente simples de ser entendida, pois adota uma linguagem objetiva e racional. Desse modo, as partes envolvidas conseguem compreender de forma mais clara como a priorização dos projetos foi feita e por quais motivos um projeto ficou em determinada posição, reduzindo alguns conflitos com as áreas demandantes.
Gostou dos benefícios? Agora nós vamos entender melhor cada um dos critérios de seleção que compõem a matriz BASICO.
Entenda melhor os 6 critérios de priorização utilizados na matriz BASICO
Benefícios para a organização
Tem a ver com a quantidade de vantagens que um projeto pode trazer para a organização. Quanto mais vantagens estiverem associadas a um projeto, mais pontos ele deve marcar. Quanto menos vantagens associadas, menos pontos devem ser atribuídos. Confira o que significa cada nota:
- É um projeto que traz pouquíssimos benefícios, porém, contribui de alguma forma com a empresa.
- É um projeto que traz poucos benefícios ao negócio, mas traz benefícios quantificáveis para a operação.
- É um projeto que traz benefícios razoáveis para a empresa através das mudanças que propõe.
- É um projeto que traz benefícios significativos para a organização, podendo gerar inovação e lucro ao negócio.
- É um projeto de vital importância para a organização e pode estar ligado à sobrevivência da empresa.
Abrangência dos resultados
Refere-se à quantidade de pessoas que serão afetadas pelo projeto. Quanto maior o número de pessoas impactadas, maior deve ser a pontuação. Quanto menor o número de pessoas impactadas menor deve ser a pontuação. Confira o que significa cada nota:
- Projeto com abrangência mínima, até 5% da organização.
- Projeto com abrangência pequena, de 5% a 20% da organização.
- Projeto com abrangência razoável, de 20% a 40% da organização.
- Projeto com abrangência grande, de 40% a 70% da organização.
- Projeto com abrangência total, de 70% a 100% da organização.
Satisfação do cliente interno
Considera o quanto um projeto pode afetar positivamente a experiência dos colaboradores. Quanto mais o projeto impactar positivamente na satisfação dos colaboradores que serão afetados por ele, maior a pontuação recebida. Quanto menores os impactos, menor a pontuação recebida. Confira o que significa cada nota:
- O projeto tem impacto pequeno na satisfação do cliente interno, mas, ainda assim, pode contribuir de alguma forma no desenvolvimento da empresa.
- O projeto tem impacto razoável na satisfação do cliente interno, mas isso não é notado pelos colegas de trabalho.
- O projeto tem impacto médio na satisfação do cliente interno e isso é notado pelos colegas de trabalho.
- O projeto tem impacto grande na satisfação do cliente interno e isso é ativamente reconhecido pelos colegas de trabalho.
- O projeto possui impacto acentuado na satisfação do cliente interno, afetando-o diretamente.
Investimento requerido
Este critério está relacionado aos investimentos necessários para realizar o projeto. Ao avaliar o investimento requerido, devemos considerar o valor da equipe envolvida, o custo dos materiais necessários no projeto, além do valor financeiro necessário para sua execução. Se for preciso dispender muitos recursos no projeto, ele deve receber uma pontuação mais baixa. Do contrário, se for necessário dispender poucos recursos no projeto, ele deve receber uma pontuação mais alta. Confira o que significa cada nota:
- O projeto precisa de muitos recursos para ser realizado, os quais a empresa não possui (altíssimo investimento).
- O projeto precisa remanejar recursos de outras áreas para ser realizado (alto investimento).
- O projeto requer recursos além dos disponíveis para o departamento (médio investimento).
- O projeto demanda poucos recursos, que já estão disponíveis ou são fáceis de conseguir (baixo investimento).
- O projeto precisa de uma quantidade insignificante de recursos (baixíssimo investimento).
Cliente externo satisfeito (grau de impacto)
Considera o grau de impacto do projeto na satisfação do cliente final. Quanto mais positivo for o impacto do resultado do projeto no consumidor do resultado, maior a pontuação que deverá ser atribuída. Quanto menor o impacto, menos pontos o projeto receberá quanto a esse critério de seleção. Confira o que significa cada nota:
- O projeto não traz nenhum impacto na satisfação do cliente final.
- O projeto traz um impacto pequeno na satisfação do cliente final e nos processos primários.
- O projeto traz um impacto médio na satisfação do cliente final e nos processos de apoio.
- O projeto traz um impacto grande na satisfação do cliente final e nos processos de apoio.
- O projeto traz um impacto muito grande na satisfação do cliente final.
Operacionalização (grau de facilidade)
Refere-se ao grau de facilidade em realizar o projeto, ou seja, tem a ver com a sua viabilidade técnica. Quanto mais fácil for executar um projeto, mais pontos ele deve receber. Quanto mais difícil for executar um projeto, menos pontos ele deve receber. Um projeto pode ser mais ou menos difícil de ser conduzido por causa de fatores como restrições legais, falta de domínio de tecnologia, alta resistência às mudanças etc. Confira o que significa cada nota:
- É muito difícil realizar o projeto, porque sua operacionalização depende de ações e decisões que vão além da organização.
- O projeto é de difícil execução, pois depende de mobilização interna da organização, incluindo decisões e mudanças de cultura.
- O projeto tem uma dificuldade média de ser realizado, pois depende de tecnologias que não são facilmente encontradas no mercado.
- É fácil realizar o projeto, que depende de tecnologias já consolidadas no mercado.
- Projeto muito fácil de ser realizado, pois há domínio da tecnologia requerida.
Agora que você já sabe quais os critérios de seleção utilizados na matriz BASICO, confira passo a passo como aplicar essa ferramenta na priorização dos seus projetos!
Como aplicar a matriz BASICO na priorização de projetos
Além de conhecer os critérios da matriz BASICO, para utilizar corretamente essa ferramenta de priorização é preciso seguir alguns passos. O primeiro deles é fazer uma lista com os projetos que você quer priorizar. Esse momento é muito importante porque, durante essa avaliação, que deve ser feita de forma colaborativa e com representantes de várias áreas da organização, você já vai deixando de lado alguns projetos, selecionando-os.
Depois, que você listou os projetos que vão entrar no esforço de priorização, precisa organizá-los em uma tabela como esta:
Como você pode observar, do lado esquerdo fica a coluna de iniciativa, que são os projetos ou candidatos a projetos que precisam ser priorizados. Ao meio, temos a letra inicial de cada critério de seleção que, juntas, formam o acrônimo BASICO.
Para cada projeto, você precisa atribuir uma nota de um a cinco dentro dos critérios da matriz BASICO. É interessante envolver um grupo de pessoas neste momento. A priorização colaborativa vai diminuir o risco de fazer uma priorização unilateral e fora da realidade da empresa. Depois basta fazer a soma das notas. Com o score de cada projeto, é possível obter um ranking de demandas, ou seja, a ordem priorizada de execução dos projetos. Esses critérios também podem ajudar na decisão de suspensão de um projeto.
Ranking calculado vs. Ranking forçado
É importante ressaltar que, às vezes, será necessário intervir no ranking calculado e ajustar a ordem, pois existem critérios específicos de cada negócio que podem se sobressair àqueles da matriz BASICO. Essa revisão deve ser feita por um comitê em conjunto com as principais partes interessadas nos projetos. Inclusive, caso um projeto acabe recebendo a mesma nota que outro, você pode definir qual dos critérios da BASICO tem mais peso para desempatar ou você pode utilizar algum dos critérios de negócio.
Como critério de negócio você pode considerar o alinhamento da iniciativa com os objetivos estratégicos da organização, a disponibilidade da equipe em conduzir a iniciativa naquele momento, entre outros. Mas não se esqueça: o melhor caminho é sempre compartilhar as informações e permitir que as decisões sejam feitas de forma colaborativa.
Vale lembrar que o sucesso da priorização de projetos não está apenas em utilizar a matriz BASICO ou qualquer outra ferramenta, mas em avaliar a capacidade da equipe e fazer revisões constantes na ordem dos projetos, adequando ao momento da empresa. Você pode saber mais a respeito desse assunto assistindo ao nosso webinar gratuito sobre priorização de portfólio de projetos com foco em resultados!
