Gestão de risco em TI: saiba como avaliar e gerenciar os do seu negócio

A gestão de riscos em Tecnologia da Informação (TI) é uma prática fundamental para organizações que buscam proteger seus ativos digitais e garantir a continuidade de suas operações em um ambiente cada vez mais complexo e vulnerável a ameaças cibernéticas.

Nesse contexto, a análise de riscos desempenha um papel crucial ao identificar, avaliar e priorizar potenciais ameaças e vulnerabilidades que podem afetar a segurança e a integridade dos sistemas de TI de uma empresa.

Ao adotar uma abordagem sistemática de avaliação de riscos de TI, as organizações podem tomar decisões informadas sobre alocação de recursos e implementação de controles de segurança adequados, mitigando assim os impactos negativos de eventos adversos e protegendo sua infraestrutura digital contra possíveis ataques e incidentes de segurança.

O que é gestão de riscos em TI?

A gestão de risco em Tecnologias da Informação (TI) refere-se ao processo sistemático de identificação, avaliação, tratamento e monitoramento de ameaças e vulnerabilidades potenciais que podem afetar a segurança, confiabilidade e integridade dos sistemas de informação e recursos digitais de uma organização.

Essa abordagem proativa permite aos profissionais de TI fazer a segurança dos dados da empresa e minimizar o impacto de eventos negativos, como ciberataques, falhas de hardware ou software, e erros humanos, que podem levar a interrupções, vazamento de dados, danos à reputação e custos financeiros.

Quais são os três processos principais da gestão de risco?

A gestão de risco em TI envolve três processos principais que, quando aplicados de forma sistemática e integrada, permitem a identificação, avaliação e tratamento de ameaças e vulnerabilidades potenciais. Esses processos são:

Identificação e análise de riscos

O primeiro passo na gestão de risco é a identificação de ameaças e vulnerabilidades que podem afetar os sistemas de informação e recursos digitais de uma organização.

Essa etapa envolve a análise de dados, relatórios de segurança e informações sobre ameaças conhecidas, além de uma compreensão do ambiente de negócios e das necessidades específicas da organização.

Avaliação de riscos

Após a identificação de ameaças e vulnerabilidades, é necessário avaliar o nível de risco associado a cada ameaça, levando em consideração fatores como a probabilidade de ocorrência, o impacto potencial e o custo de implementação das medidas de controle.

Essa avaliação permite priorizar as medidas de segurança e garantir que as recursos estão sendo alocados de forma eficiente e eficaz.

Leia também o conteúdo sobre Governança, Risco e Compliance (GRC)

Tratamento de riscos

Após a identificação e avaliação dos riscos, é necessário implementar medidas de prevenção, detecção e resposta a ameaças, que podem incluir medidas como: políticas de segurança, gerenciamento de identidade e de acesso, backup de dados, testes de penetração e treinamento de equipes.

As ações são aplicadas de acordo com o nível de risco associado a cada ameaça, levando em consideração fatores como a probabilidade de ocorrência, o impacto potencial e o custo de implementação das medidas de controle.

Confira também o post que explica o que é LGPD nas empresas

Quais são os riscos da TI?

  • Danos na infraestrutura;
  • Ataques hacker (sequestro de sistemas, danificação e vazamento de dados etc.);
  • Indisponibilidade de sistemas;
  • Falhas na energia;
  • Qualquer evento em potencial que está relacionado à área de tecnologia da informação e pode impactar a TI e o negócio.

Você sabe dizer se a sua empresa está preparada para enfrentar esses momentos de crise e indisponibilidade? Faça um teste rápido clicando no banner abaixo e descubra:

Os riscos da TI são também riscos ao negócio, pois o uso de soluções de TI pode culminar em eventos e condições que tem potencial para impactar a organização. Por isso, é preciso ter um PGCN.

Plano de gestão da continuidade de negócios PGCN

O plano de gestão de continuidade dos negócios vai ajudar a manter tudo sob controle caso uma crise ou desastre ocorrer. Esse plano inclui estratégias para toda a organização, TI inclusa.

A seguir, listamos um passo a passo para a avaliação de riscos em TI. Confira:

Leia também o post: Segurança digital

Como fazer avaliação de riscos de TI em 3 passos

1. Análise de ambiente

O primeiro passo é fazer um levantamento dos serviços e processos críticos. A análise do ambiente deve gerar um diagnóstico com um panorama geral sobre:

  • Processos;
  • Instalações;
  • Tecnologias;
  • Recursos críticos;
  • Pessoas.

É na etapa de análise que criamos o BIA (Business Impact Analisys):

Imagem que explica o que é Business Impact Analisys BIA
Conceito de Business Impact Analisys (BIA)

Deve-se levar em consideração os mais diversos eventos que podem de alguma forma afetar os negócios. Continuando com o exemplo da imagem acima, pensaríamos em eventos ou situações que poderiam levar o servidor ou o site da empresa a ficarem indisponíveis.

2. Definição da estratégia

Finalmente, a partir da avaliação dos riscos, definimos uma estratégia com dois tipos de atividades para o tratamento dos riscos levantados:

  • Atividades de Mitigação: são aquelas que fazemos com o objetivo de reduzir a probabilidade de um risco acontecer ou de reduzir seu impacto caso ocorra.
  • Atividades de Contingência: são aquelas que fazemos para tratar o efeito de um risco que se concretizou e que precisa de ação imediata para não causar mais estrago.

3. Criação do plano de continuidade

Se algum risco se concretizar, precisamos de um plano de continuidade. Ele inclui os seguintes pontos:

  • Plano de continuidade operacional e Plano de Contingência e Continuidade dos Negócios, que contém a estratégia de continuidade das operações caso se concretizem eventos que impactem o negócio;
  • Plano de Gerenciamento de crises, um plano de ação para contornar a crise e sobreviver a ela;
  • Plano de Recuperação de Desastres, para recuperar danos causados pela crise e recuperar a integridade do negócio, uma vez que a crise estiver controlada;
  • Plano de Testes, pois só podemos garantir a eficiência dos planos se realizarmos testes, certo? O plano de testes contém os objetivos, forma de realização e escopo dos testes.

Benefícios da criação de um PGCN

imagem com os Benefícios do PGCN
Benefícios do Plano de Continuidade de Negócios

Temos um webinar completo sobre avaliação de riscos em TI e PGCN. Nele, nossos especialistas explicam melhor as etapas de análise, como montar uma boa estratégia de continuidade e o que se deve ou não fazer durante a crise. Clique no banner abaixo para assistir!

PGCN: Como se preparar para as indisponibilidades do seu negócio

Agora que você já sabe o que é gestão de riscos em TI e como avaliá-los, aproveite para saber como a Euax pode ajudar a proteger o seu negócio das ameaças digitais. Fale com um especialista da Euax e saiba mais!

Aproveite para conhecer os serviços de segurança cibernética da Euax e veja como podemos ajudar a proteger a sua empresa.

Implantando a governança de TI: por onde começar?

Quando uma organização está implantando a governança de TI é comum que o projeto seja dividido em ações de curto, médio e longo prazo que, aos poucos, inserem os componentes necessários para construir a governança.

Essa implantação “faseada” faz com que a governança acompanhe o ritmo de desenvolvimento da TI e do próprio negócio. Trata-se de um caminho comprido e muitas vezes difícil, mas não impossível de ser trilhado.

Nesse post, você vai conhecer 5 etapas necessárias para começar implantando a governança de TI no seu setor. Pegue papel e caneta e vamos começar!

O que é governança de TI?

A governança de TI é um tipo de governança corporativa voltada exclusivamente para a área da tecnologia da informação.

Ela é responsável por garantir que os processos da TI estejam alinhados às estratégias do negócio e agreguem valor para a organização. Implantando a governança de TI, é possível averiguar os resultados, metas, desafios do setor e muito mais.

A governança de TI é feita por meio de normas, políticas e diretrizes pensadas para melhorar o desempenho da empresa.

Dessa forma, a governança de TI define processos, assegura se os objetivos da empresa estão sendo cumpridos e atribui papéis e responsabilidades.

Agora que você já sabe o que é governança de TI, que tal descobrir como implementar? Entenda na sequência:

Implantando a governança de TI: 5 passos essenciais

A governança de TI é essencial para gerenciar os riscos e garantir segurança para a empresa. Ela age como um mecanismo que assegura a proteção das informações, diminui custos, otimiza recursos e dá suporte para a tomada de decisão.

Ou seja, implantando a governança de TI no seu negócio, você e os colaboradores estarão mais preparados para novos desafios e contratempos que podem surgir na empresa.

Quer saber como fazer isso na prática? Veja como implantar a governança de TI na sua empresa em 5 passos essenciais:

1. Planejamento estratégico de TI

O planejamento estratégico de TI tem a função de garantir que a área de tecnologia da informação esteja alinhada com os objetivos estratégicos do negócio, direcionando todos os seus esforços e competências para alcançar a visão de futuro proposta pela empresa.

A partir da análise do ambiente interno e externo da TI, é traçado um plano com tudo aquilo que  ela deve fazer para ajudar a organização a entregar resultados através da tecnologia. Esse plano norteará boa parte das ações enquanto estiver implantando a governança de TI.

ebook estruturação do trabalho da TI

2. Escritório de Projetos (PMO)

Os projetos de TI são instrumentos que a área de TI possui para atingir os objetivos definidos no planejamento estratégico de TI.

Com um escritório de projetos (PMO), fica mais fácil priorizar os melhores projetos para a sua empresa, controlar o andamento dos projetos, assegurando que eles sejam entregues dentro do escopo, prazo e custos definidos, além de padronizar os processos de gestão de projetos.

3. Catálogo de serviços

Um catálogo de serviços é o conjunto de todos os serviços que a área de TI presta para as áreas de negócio. Esse catálogo é uma forma simples de apresentar tudo aquilo que a TI oferece para a organização.

Nele é detalhado o nome do serviço, suas características, a pessoa responsável pela sua execução, como solicitar o serviço, entre outras informações. Como a TI é uma prestadora de serviços, é muito importante que todos os clientes conheçam os serviços disponíveis.

4. Sistema de performance

Para se certificar que a TI está entregando os benefícios esperados é fundamental ter indicadores-chave de performance (KPIs) que demonstrem os resultados de forma rápida e simples.

Em um sistema de performance, os indicadores relacionam-se entre si e possuem uma relação de causa e efeito. Os resultados dos indicadores secundários (ou indicadores drivers) vão refletir diretamente no resultado do indicador resultante (ou indicador outcome).

Assim, no caso de indicadores abaixo da meta, fica mais fácil identificar onde está a raiz do problema e resolvê-la. Além disso, através da medição com KPIs é possível atribuir responsabilidades, ou seja, definir o “dono do indicador”. É ele que, vai responder pela performance do indicador, criando uma cultura de prestação de contas na empresa.

5. Frameworks de processos

Existem muitos frameworks de processos que ajudam a implantar a governança de TI. O ITIL® e o COBIT®, por exemplo, estabelecem modelos de implantação de governança de TI.

No ITIL (Information Technology Infrastructure Library) a governança está mais orientada à padronização e gestão dos serviços. Já no COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies), o foco está no relacionamento com as áreas de negócio.

Também existem outros padrões e corpos de conhecimento que não tratam especificamente da governança de TI, mas ajudam a área de tecnologia da informação em outros aspectos. Entre eles podemos citar o BABOK® (sobre análise de negócios), o Guia PMBOK® (que trata de gestão de projetos) e o BPM CBOK® (referência em gestão de processos).

Vantagens ao implantar a governança de TI

Como já falamos antes, implantando a governança de TI você garante maior segurança de informação e dados e, assim, assegura uma maior eficácia da tecnologia da informação na sua empresa.

Dessa forma, é possível estar preparado para desafios e várias situações, como:

  • Impedir o vazamento de informações e dados sobre sua empresa e seus clientes;
  • Prever problemas e riscos prejudiciais ao negócio, tendo mais precisão na tomada de decisões para a estratégia da organização;
  • Automatizar processos e tarefas, economizando tempo e dinheiro;
  • Garantir a usabilidade e facilitar o uso das ferramentas de TI já existentes.

Quer obter essas e outras vantagens? Então, aprimore seus estudos em governança de TI.

O que estudar em governança de TI?

A TI é uma área que passa por atualizações constantes. Por isso, manter-se atualizado é fundamental para a sua carreira profissional. Com a governança de TI, isso não é diferente: é preciso conhecer as melhores práticas desse modelo de gestão.

Para te ajudar, separamos alguns materiais que você não pode deixar de conferir:

1. Implantando a Governança de TI: da Estratégia à Gestão de Processos e Serviços, por Aguinaldo Aragon Fernandes e Vladimir Ferraz Abreu.

Neste livro, os autores apresentam um modelo de governança de TI que pode ser adaptado a diferentes ambientes organizacionais. Mas, antes de chegar a esse método, os autores detalham cada etapa da governança de TI.

Assim, você poderá conhecer um pouco mais sobre:

  • Planejamento;
  • Gestão do portfólio de TI;
  • Alinhamento estratégico de TI;
  • Implementação e gestão da governança de TI;
  • Gestão do desempenho da TI.

Além disso, nesse livro também são analisadas mais de 30 práticas que podem ser aplicados a governança de TI, dentre elas: CobiT, ITIL, ISO/IEC 20000, PMBOK, CMMI, MPS-Br, BPM CBOK, BABOK, BSC, e outras mais.

2. Biblioteca ITIL

Com toda certeza você já conhece ou já ouviu falar do Information Technology Infrastructure Library (ITIL): um conjunto de boas práticas voltadas para a gestão de serviços de TI.

O ITL, é um framework de TI reconhecido a nível mundial, com o objetivo de melhorar os processos de TI e alinhar as soluções desenvolvidas com a necessidade do negócio.

Quando se trata de governança de TI, a prática de desenho de serviços do ITIL é um fundamental para esse modelo de gestão. Com ela, é possível:

  • Estruturar processos de TI;
  • Coordenar novas iniciativas;
  • Aprimorar os itens que compõe um serviço de TI.

Além disso, a biblioteca ITIL disponibiliza outras diversas boas práticas que podem ser aplicadas a governança de TI.

3. Guia PMBOK

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia com diretrizes para gestão de projetos em qualquer ambiente.

Embora o seu principal foco não seja a TI, as práticas presentes no PMBOK ajudam os gestores a aumentar a eficiência e a geração de valor, elevando a satisfação dos clientes.

Além disso, o PMBOK disponibiliza práticas para melhor aproveitamento dos recursos humanos, capitais e tecnológicos à disposição da liderança.

Afinal, como implantar a governança de TI?

Uma empresa possui uma governança de TI efetiva se essa área consegue prestar contas e garantir que as pessoas estão fazendo as coisas certas no momento adequado.

E para que a implantação da governança de TI pareça menos complicada, podemos estrutura-la em projetos menores, além de utilizar modelos de governança de TI e outros padrões reconhecidos no mercado. Assim, é possível obter ganhos rápidos ao longo da construção da governança e tornar a TI estratégica.

Saiba mais lendo nosso post completo com tudo o que você precisa saber sobre Governança de TI, ou se preferir, baixe o conteúdo gratuito em formato de e-book no banner abaixo!

Ebook Governança de TI
ITIL® é marca registrada da AXELOS LIMITED.
COBIT® é marca registrada da ISACA.
BABOK® é marca registrada do IIBA.
Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute.
BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.

Metodologia de projetos: o que é e como escolher a ideal?

Os desafios da gestão de projetos começam cedo, logo é necessário escolher a metodologia de projetos mais adequada ao trabalho que precisa ser feito. 

Porém, entre tantos processos, documentos e prazos, pode ser complicado saber quais práticas são mais efetivas, certo?

Por isso, neste post, vamos falar sobre metodologias de gerenciamento de projeto e seus principais conceitos, além de apresentar dicas valiosas para o sucesso do seu negócio!

Vamos lá?

O que é uma metodologia de projeto?

Uma metodologia de projeto é um conjunto de abordagens, processos, técnicas e ferramentas que são utilizados para planejar, desenvolver e gerenciar projetos de maneira eficaz.

Ela fornece uma estrutura para orientar as atividades desde o início do projeto até a sua conclusão, com o objetivo de alcançar os objetivos estabelecidos dentro das restrições de recursos, prazos e requisitos.

A escolha da metodologia de projeto adequada depende do tipo de projeto, das necessidades da equipe e da organização, das restrições de tempo, e de outros fatores relevantes.

Qual a importância da metodologia de projetos?

Uma metodologia é importante para a gestão de projetos de qualquer empresa, mas principalmente para aquelas que executam projetos complexos ou vários projetos simultâneos.

Isso porque, ela desempenha um papel crucial no sucesso e na eficiência dos projetos, oferecendo uma estrutura organizada e orientação para todas as fases do projeto, desde o planejamento até a conclusão.

Veja algumas das razões pelas quais a metodologia de projeto é importante:

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No geral, a metodologia de projeto oferece uma estrutura que ajuda a equipe a navegar pelos desafios do projeto de forma mais organizada, orientada e eficaz, maximizando as chances de sucesso e alcançando os objetivos estabelecidos.

Os tipos de metodologia de projeto

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Tradicional

As metodologias tradicionais (ou preditivas) são aplicadas de forma que todo o planejamento do projeto seja feito antes de sua execução.

Desse modo, todas as características relevantes do projeto, como cronograma, escopo, orçamento e materiais são definidos com antecedência. Isso acaba diminuindo a tolerância a mudanças no projeto.

Esse tipo de metodologia é mais usado por empresas que já possuem experiência com projetos e conhecem as práticas que melhor se encaixam a seu modelo de trabalho. Com essa expertise em projetos, essas organizações têm menos necessidades de fazer mudanças no planejamento. É claro que essa decisão também depende da disponibilidade de informações sobre o projeto, como abordaremos mais adiante.

Ágil

Uma metodologia ágil, ao contrário das tradicionais, é adaptável ao rumo que o projeto toma durante a execução. O planejamento é feito de forma iterativa, ou seja, as características são definidas de acordo com as entregas.

Se uma etapa do projeto acaba levando mais tempo para ser finalizada, por exemplo, o cronograma se adapta a esse imprevisto. Por isso, a tolerância a mudanças é muito maior.

Por ser mais flexível, a metodologia ágil é mais usada por startups e organizações, que não são tão familiarizadas com a gestão de projetos clássica. Assim, têm mais liberdade para fazer mudanças no planejamento e se adequar às mudanças rapidamente.

Além disso, a ágil é útil também para empresas que inovam constantemente, o que exige metodologias mais adaptáveis.

Híbrida

Uma metodologia híbrida, como o próprio nome sugere, é composta por um mix de conceitos tradicionais e ágeis. Assim, a empresa pode escolher quais práticas são mais adequadas para atingir seus objetivos e metas atuais, criando uma gestão de projetos “personalizada”.

Uma organização pode querer organizar o esforço das equipes em sprints, por exemplo, mas optar pela utilização de um escopo bem detalhado para obter a aprovação do cliente.

Assim, essa metodologia surge para empresas que já tem conhecimento extenso sobre projetos, porém que buscam inovação e atualização de suas práticas constantemente. Com uma metodologia híbrida é possível reunir o melhor dos dois mundos!

Tendo em mente os três diferentes tipos de metodologias, podemos apresentar as principais metodologias de gerenciamento de projetos.

Confira!

9 metodologias de projeto mais conhecidas

Sejam ágeis ou tradicionais, existem muitas metodologias de projetos no mercado, cada uma focada em um ou mais aspectos da gestão de projetos. Entre as mais conhecidas estão:

1. Cascata

Por ser muito sistemática e detalhada, é comum confundir a metodologia cascata com a categoria tradicional. Ela normalmente é usada quando todos os detalhes do projeto, como requisitos, prazos e recursos, estão bem definidos.

A cascata tem esse nome por ser sequencial, ou seja, uma etapa do projeto só é iniciada quando a anterior está concluída. Observe:

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Como a maioria das metodologias tradicionais, o planejamento da cascata é feito antes do início da execução do projeto e todas as etapas são reunidas e aprovadas uma única vez.

2. PRINCE2

A PRINCE2 é uma metodologia inglesa originalmente criada para projetos da área de TI, porém atualmente é usada por diversos setores. Ela se baseia em 7 princípios, 7 temas e 7 processos:

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Esses 21 conceitos fazem parte das melhores práticas da gestão de projetos e, apesar de ser uma metodologia tradicional, a PRINCE2 é flexível e pode ser usada em conjunto com outras estratégias, inclusive metodologias ágeis.

3. Scrum

Scrum é a metodologia ágil mais conhecida atualmente, originalmente criada para empresas de software. Nesse framework, a execução do projeto é dividida em sprints, pequenos ciclos de trabalho que geram entregas que compõem o produto final.

O planejamento do escopo do projeto é feito a cada sprint, de forma iterativa. Assim, é muito mais simples implementar mudanças na execução.

Apesar de ser considerada imprevisível por alguns, a metodologia scrum ajuda a criar uma solução que atende melhor às necessidades do cliente, além de aumentar a produtividade das equipes.

4. eXtreme Programming (XP)

A XP é uma metodologia muito semelhante ao Scrum, mais focada na simplicidade e produtividade. As sprints normalmente são mais curtas e testes e revisões são feitos constantemente, para garantir a qualidade do produto final.

Assim, essa metodologia consiste, basicamente, em levar todas as práticas consideradas benéficas para a gestão ágil ao extremo.

Ao contrário do que muitos pensam, a XP funciona muito bem para projetos complexos. Isso porque, graças aos ciclos de trabalho curtos e a alta tolerância a mudanças, é fácil prever, evitar e contornar riscos que podem comprometer todo o projeto.

5. Lean

Lean se traduz do inglês para “enxuto”. Bem como o nome sugere, a intenção desta metodologia é justamente tornar os processos mais simples. Isso, por meio de profissionais qualificados e trabalho inteligente, visando utilizar menos recursos para entregar um produto melhor.

Para isso, o Lean segue alguns princípios, como:

  • Minimizar o desperdício de recursos;
  • Maximizar a qualidade;
  • Investir na qualificação de profissionais;
  • Entregas rápidas;
  • Boa comunicação.

O que pode facilitar a adaptação a esta metodologia é utilizar uma ferramenta de kanban para administrar o andamento dos projetos.

6. PERT

PERT, ou Project Evaluation Review Technique, quer dizer Técnica de Revisão de Avaliação de Projetos. Dessa forma, a metodologia utiliza uma técnica de revisão para avaliar o tempo de cada tarefa de um projeto.

Aqui a intenção é reduzir ao máximo o tempo de cada etapa, já que a metodologia busca controlar o prazo e o orçamento de um projeto.

7. Método do caminho crítico (CPM)

Da sigla de Critical Path Method, a metodologia de CPM tem como intuito identificar as tarefas mais importantes (ou melhor, mais críticas) de um projeto, garantindo o gerenciamento do caminho a ser traçado e garantindo os prazos de entrega.

O CPM analisa e identifica o caminho mais longo e o caminho mais curto para a entrega de uma tarefa. Desse modo, viabiliza entregas mais rápidas das demandas mais importantes.

Essa metodologia é ideal para projetos ou equipes pequenos ou médios, principalmente.

8. ZOPP

Ziel-Orientierte Projekt Planung é o termo alemão para Planejamento de Projetos Orientado por Objetivos e consiste na metodologia que busca orientar os projetos seguindo objetivos específicos.

Para isso, reúne diversos profissionais em busca de somar perspectivas. Assim, os diferentes olhares sobre o projeto contribuem para a solução de problemáticas e sucesso dos objetivos.

9. Project Model Canvas

Com o Project Model Canvas, as planilhas e tecnologias mirabolantes são deixadas de lado! Essa metodologia trabalha com uma folha A4 e post-its para focar nas questões mais importantes de um projeto. São elas:

  • Por quê?
  • O quê?
  • Quem?
  • Como?
  • Quanto?
  • Quando?

A ideia é que cada pergunta seja respondida em um post-it, completando a folha com as ideias fundamentais por trás do projeto.

E agora chegamos ao ponto crucial deste texto: como escolher a metodologia de projetos ideal para sua empresa?

Como escolher uma metodologia de projetos?

Para escolher a melhor metodologia para seu projeto, é importante observar critérios como:

Conhecimento sobre o projeto

O quanto as pessoas envolvidas sabem sobre o projeto é um critério muito importante ao escolher a metodologia de projetos. Isso porque o nível de conhecimento das equipes afeta diretamente a necessidade de mudanças ao longo da execução.

O diagrama de Stacey nos ajuda a entender melhor essa relação:

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A partir do entendimento dos requisitos necessários e do domínio das tecnologias usadas para a execução do projeto, é possível determinar o conhecimento das pessoas sobre o projeto. Esse conhecimento pode ser dividido em quatro estágios:

  • Anarquia: nada se sabe sobre o projeto. Nesse estágio, as equipes não sabem nem como começar;
  • Complexo: o conhecimento é maior do que na anarquia, mas a vulnerabilidade do projeto a riscos ainda é grande. É o estágio perfeito para metodologias ágeis;
  • Complicado: há conhecimento suficiente sobre o projeto. Nesse estágio, metodologias tradicionais são ideais;
  • Simples: as equipes já estão familiarizadas com o projeto e sabem exatamente o que deve ser feito e como.

Atenção aos riscos

Projetos complexos normalmente estão associados a uma maior exposição aos riscos. Nesses casos, uma metodologia tradicional traz mais segurança aos stakeholders, já que os riscos são listados no escopo antes mesmo do início do projeto, junto de medidas preventivas.

Agora, quando o projeto está exposto a menos riscos ou a equipe precisa focar em outros elementos, como agilidade por exemplo, a metodologia scrum pode ser mais benéfica.

Por meio dela é possível completar etapas mais rapidamente, além de contornar eventuais riscos de forma mais simples.

Complexidade do projeto

Como você já deve ter percebido, a complexidade do projeto é um fator importante a se considerar ao escolher uma metodologia.

Isso porque, na maior parte das vezes, um projeto complexo exige mais esforço dos envolvidos, mais recursos e, principalmente, maior detalhamento do escopo.

Já projetos simples são executados de forma mais fluída e acabam não exigindo tanto planejamento.

Assim, uma metodologia tradicional acaba sendo mais benéfica para projetos complexos. No entanto, a empresa pode optar, caso obtenha o conhecimento necessário, por criar uma metodologia híbrida que inclui práticas ágeis e prioriza a flexibilidade sem deixar de lado o controle.

O Euax Acelera, por exemplo, é um framework híbrido desenvolvido pela Euax Consulting que combina boas práticas de mercado com anos de experiência dos nossos consultores. O Euax Acelera é baseado nos princípios do design thinking e busca promover a cocriação através de ferramentas visuais.

Agora que você possui todas as informações necessárias para escolher sua metodologia de projetos, o próximo passo é começar a planejar sua implantação.

Para te ajudar nessa etapa, separamos um webinar com práticas e dicas de como ter sucesso na implantação de práticas de Gestão de Projetos na sua empresa!

Não perca tempo e continue aprendendo. Clique no banner abaixo e confira!

Gestão ágil de projetos: entenda o que é e descubra como aplicá-la na sua organização


A gestão ágil de projetos virou tendência no mundo corporativo. Mas mais do que um simples modismo, essa forma de conduzir projetos proporciona benefícios reais para as organizações.

Se você quer entender melhor o porquê do sucesso desse modelo de gestão e como ele funciona, esta é a sua chance.

Acompanhe o post e descubra:

O que é gestão ágil de projetos?

Gestão ágil de projetos é um modelo de gestão que utiliza metodologias ágeis.

Essas metodologias priorizam a capacidade de adaptação e planejamento progressivo do projeto, diferente de metodologias tradicionais, que requerem um planejamento inicial rígido e poucas mudanças ao longo do projeto.

Para isso, na gestão ágil trabalha-se com ciclos curtos e pacotes de entregas.

Essas práticas têm sido muito aplicadas em projetos de desenvolvimento de software, nos quais a capacidade de adaptação é muito necessária. Porém, se encaixam muito bem em outros tipos de projetos, como em vendas, marketing, pesquisas e tecnologias avançadas.

Confira as principais características:

Capacidade de adaptação

Quando falamos de agilidade na gestão de projetos, estamos nos referindo à capacidade de adaptação. Ao invés de trabalhar com um planejamento e escopo rígido (como no modelo tradicional) fazemos o planejamento ao longo da execução do projeto.

No agile, trabalhamos em ciclos curtos que geram entregas. Essas entregas compõem aos poucos o produto final. Assim, novas demandas a serem entregues são adicionadas no planejamento com frequência, e mudanças de rota são comuns.

Além disso, as entregas frequentes possibilitam mais feedbacks. Assim, o ágil evolui e se adapta com as lições aprendidas. Além do mais, o cliente pode mudar seu posicionamento durante a execução do projeto, ou descobrir necessidades diferentes.

Teste de maturidade em gestão de projetos

O detalhamento do escopo da gestão ágil é feito progressivamente a cada ciclo de produção. Diferente da gestão tradicional, que gerencia um escopo bem definido previamente.

Entregas Frequentes

Na gestão ágil de projetos, os requisitos são classificados por prioridades, divididos em partes menores, detalhados e preparados para serem desenvolvidos.

Esse processo ocorre constantemente durante o projeto, permitindo a descoberta de novos itens, alterações em entregas existentes e repriorização de requisitos.

Esse detalhamento gradual dos requisitos possibilita a realização de entregas rápidas e menores, mas mais frequentes, que vão compondo aos poucos o produto final. Assim, a gestão é feita em ciclos curtos de 2 a 6 semanas.

Foco na agregação de valor

Na gestão ágil de projetos, o cliente é frequentemente envolvido nos trabalhos. Afinal, se as entregas são mais frequentes, a validação também é.

Assim, possibilitamos a entrega de valor, que vai sendo formada aos poucos até atingir as expectativas.

Transparência

Transparência é dar visibilidade aos problemas, trazendo-os para a discussão coletiva a fim de identificar soluções mais rapidamente.

Não é que na gestão clássica não exista transparência, mas na gestão ágil essa característica é mais evidente, materializando-se em cerimônias que servem para alinhar o projeto.

Agora que a definição de Gestão Ágil de Projetos já está esclarecida, vamos entender melhor quais as suas diferenças em relação a Gestão Tradicional. Confira!

Gestão Ágil x Gestão Tradicional

No último bloco, elencamos as características que fazem da Gestão Ágil o que ela é. Enquanto isso, outra metodologia ainda é muito usada por diversas empresas: a Gestão Tradicional.

Diferente da Gestão Ágil, a Gestão Tradicional foca no escopo. Ou seja, planeja cada detalhe dos projetos antes de sua execução.

Confira no quadro abaixo as principais diferenças entre as duas metodologias:

Gestão tradicional x Gestão ágil

No fim das contas, resta-nos perguntar: qual a flexibilidade dos seus projetos para entregas frequentes e à evolução?

Caso a resposta seja positiva, investir na implantação da gestão ágil de projetos pode ser um grande potencializador para os seus resultados!

Gestao-de-projetos-agil-tradicional-e-hibrida-CTA

A seguir, vamos apresentar algumas metodologias e ferramentas que vão te ajudar a implantar a gestão ágil de projetos na sua empresa!

Metodologias e ferramentas de gestão ágil de projetos

1. Scrum

O Scrum é a metodologia mais conhecida de gestão ágil de projetos.

As características que citamos acima sobre a gestão ágil se aplicam ao Scrum: o planejamento do projeto é feito ao longo de sua execução. São feitos ciclos de produção chamados Sprints, e ao fim de cada ciclo é gerada uma ou mais entregas que incrementam o produto.

Com essa metodologia, a equipe faz a inspeção e adaptação das demandas do ciclo de trabalho constantemente, a fim de entregar o melhor produto, em um espaço fixo de tempo.

2. Kanban

O Kanban é uma ferramenta de controle de fluxo de tarefas muito utilizada em conjunto com o Scrum.

Trata-se de um quadro normalmente dividido em três colunas: fazer, fazendo e feito. Assim, organizamos as atividades no quadro conforme o status delas.

Kanban gestão de tarefas

Seu objetivo é proporcionar uma forma simples de comunicação e que traga efetiva visibilidade para o trabalho que está sendo realizado.

Conforme o tipo de projeto que está sendo gerenciado, é possível acrescentar colunas no quadro do kanban, como “teste” e “aprovação”, por exemplo.

[Clique para ver em detalhes]

Kanban online grátis

Kanban online do Artia

3. eXtreming Programming (XP)

O eXtreming Programming (XP) é uma metodologia que consiste em levar ao extremo um conjunto de valores, princípios e práticas, como:

  • Boa comunicação;
  • Simplicidade;
  • Feedback rápido;
  • Trabalho de qualidade;
  • Abraçar mudanças.

Na prática, com as small releases, por exemplo, o feedback rápido maximiza a qualidade das pequenas entregas.

4. Lean

Também chamado de Lean Production, ou “Produção Enxuta”, a ideia do Lean é otimizar os processos, a fim de eliminar todos os desperdícios de tempo e recursos.

Buscando o trabalho inteligente, o Lean segue princípios, como:

  • Evitar a superprodução;
  • Priorizar o trabalho que entregue valor ao produto;
  • Eliminar movimentações desnecessárias;
  • Esforçar-se para fazer bem da primeira vez, sem perder com retrabalhos;
  • Inovar com rapidez;
  • Otimizar força de trabalho, ou qualificação dos profissionais.

Com as ferramentas em mãos, adaptar-se à gestão ágil é muito mais prático, não é mesmo?

Confira um passo a passo para simplificar:

Como fazer uma gestão de projetos em 5 passos

O que fazer antes de aplicar a Gestão Ágil de Projetos?

Um exemplo interessante é que comumente as pessoas entendem e explicam que na gestão ágil de projetos não é feita nenhuma documentação, ideia que está totalmente equivocada.

Antes de aplicar a gestão ágil, é precisar entender:

  • As necessidades da sua equipe;
  • A flexibilidade de entregas aceitas pelos clientes;
  • A abertura da sua gestão para mudanças.

E aí, pronto para começar a fazer gestão ágil de projetos na sua organização?

Assista ao nosso webinar gratuito sobre métodos ágeis e descubra se a sua empresa está preparada!

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O que é gestão de projetos: entenda a importância e como fazer em 5 passos

Gerir um projeto é como conduzir uma orquestra, harmonizando talentos, recursos e prazos para criar uma sinfonia de sucesso. No entanto, essa tarefa pode ser complexa e exigir um domínio de diversas habilidades.

Isso porque, desafios como prazos apertados, escopo indefinido e mudanças imprevistas podem surgir a qualquer momento. É aí que a expertise em gestão de projetos se mostra de extrema importância, proporcionando a estrutura e as ferramentas para enfrentar esses desafios de frente.

Quer saber sobre os principais conceitos da gestão de projetos, seus benefícios e como executá-la na prática? Então, siga a leitura!

Neste post você vai ver:

O que é um projeto?

Para entender melhor o que é a gestão de projetos, antes precisamos compreender o que de fato é um projeto.

De acordo com a sexta edição do Guia PMBOK, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Isso significa que ele tem começo, meio e fim, ou seja, é possível atribuir a todo projeto uma data de início e uma data de término.

Uma das principais características de um projeto é que ele é único, pois ele não pode ser repetido continuamente. Isso porque cada projeto possui especificidades técnicas e disponibilidade de recursos diferentes.

Características de um projeto

Em resumo, podemos dizer que um projeto:

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Isso inclui algumas ações, como:

  • Elaboração e detalhamento do escopo;
  • Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
  • Montagem do cronograma e registro dos custos;
  • Monitoramento dos riscos associados ao projeto.

Essas ações visam entregar um resultado adequado às necessidades e desejos dos clientes do projeto. Também asseguram que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, sem falhas ou desvios — ou com o menor número possível deles.

Ela também possibilita que cada decisão seja embasada em estratégias e técnicas eficientes. Portanto, a gestão de projetos existe para que o projeto seja executado e concluído com sucesso.

Leia também o post sobre Matriz Swot

Benefícios da gestão de projetos

A gestão de projetos é capaz de trazer inúmeros benefícios para uma organização. Um deles é a redução de custos, pois através do gerenciamento de custos é possível monitorar as despesas e ter um orçamento mais equilibrado e assertivo.

Outro benefício da gestão de projetos é a redução de riscos. Quando você dota as práticas da gestão de projetos, possui um maior controle sobre os riscos. Afinal, você terá mapeado as principais ameaças ao projeto e saberá o que fazer para minimizar esses impactos.

Benefícios da gestão de projetos

Outros benefícios da gestão de projetos são:

Principais metodologias para aplicar na gestão de projetos

Na gestão de projetos, existem as metodologias ágeis e as metodologias clássicas. Vamos explicar um pouco de cada uma delas a seguir:

Metodologias clássicas

As metodologias clássicas de gestão de projetos são aquelas que trabalham com o ciclo de vida preditivo. Isso significa que elas buscam antecipar o trabalho do projeto, fazendo um planejamento detalhado das atividades.

Essas metodologias são mais indicadas para projetos em que se conhece bem o escopo do projeto e o escopo do produto. Ou seja, sabe-se o que fazer e como fazer.  Portanto, a restrição primária da gestão de projetos tradicional é o escopo.

Metodologias ágeis

As metodologias ágeis são aquelas que trabalham com o ciclo de vida adaptativo. Isso porque o escopo é detalhado progressivamente, à medida que são obtidas mais informações sobre o projeto.

Sendo assim, as metodologias ágeis são mais indicadas quando o projeto está inserido em um ambiente que muda com frequência. Portanto, a restrição primária da gestão de projetos ágil é o tempo.

Um exemplo de metodologia ágil é o Scrum, framework que contém um conjunto de conceitos, práticas e ferramentas para gerenciar projetos de forma ágil. No Scrum, o projeto é dividido em ciclos chamados de sprints, que geralmente têm a duração de duas a seis semanas.

O que faz um gestor de projetos?

O gerente de projetos é o profissional que planeja e coordena a execução dos projetos de uma empresa. Ele assume um papel estratégico à medida que é responsável por conduzir o trabalho de forma integrada.

Em outras palavras, podemos dizer que o gerente de projetos é conhecedor de todos os elos do projeto e, por esse motivo, consegue tomar boas decisões.

De acordo com o PMI (Project Management Institute), os gerentes de projetos são agentes de mudanças que precisam inspirar um sentimento de propósito nas pessoas.

Funções

São funções do gerente de projetos:

Depois de entender o papel do gerente de projetos, vamos passar os próximos tópicos e explicar de forma resumida os conceitos básicos da gestão de projetos, como: ciclo de vida, tipos de processos e muito mais. Continue a leitura!

Ciclo de vida de um projeto

O ciclo de vida do projeto é o conjunto de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término. Existem basicamente dois tipos de ciclo de vida de projeto. Confira eles a seguir:

1. Ciclo de vida preditivo

Também conhecido como ciclo de vida predeterminado, neste tipo de ciclo o escopo do projeto é totalmente detalhado desde o início. Portanto, as mudanças no projeto só poderão acontecer mediante uma solicitação formal.

Esse tipo de ciclo normalmente é utilizado quando existe um bom entendimento sobre o escopo do projeto. Exemplo: projeto de fabricação de um carro.

2. Ciclo de vida adaptativo

Projetos com o ciclo de vida adaptativo não possuem escopo muito bem definido: o escopo vai sendo detalhado à medida que se obtém mais informações sobre o projeto. São acordados ciclos menores de trabalho e, portanto, há mais flexibilidade para as mudanças.

Neste tipo de ciclo de vida, cada iteração (conjunto de atividades) gera um incremento que acrescenta uma funcionalidade ao produto. Dessa forma, o escopo do projeto é detalhado de forma mais superficial, proporcionando uma visão panorâmica do projeto, que vai sendo aprofundada a cada iteração.


Áreas de conhecimento da gestão de projetos

As áreas de conhecimento da gestão de projetos são campos de especialização que trazem um conjunto de processos, práticas e ferramentas relacionados à área que está sendo tratada. Conheça cada uma delas a seguir:

1. Gerenciamento da integração

O gerenciamento da integração do projeto é a área de conhecimento que coordena todas as práticas de gestão de projetos. Ela é responsável por fazer com que toda a engrenagem funcione perfeitamente, encaixando todas as peças necessárias para realizar o trabalho.

Em outras palavras, o gerenciamento da integração busca garantir a conexão e a integridade das informações detalhadas em todos os planos do projeto.

2. Gerenciamento do escopo

O gerenciamento do escopo do projeto é a área que estabelece o trabalho necessário para concluir um projeto com sucesso.

São processos do gerenciamento do escopo:

  • Planejar o gerenciamento do escopo;
  • Coletar os requisitos;
  • Definir o escopo;
  • Criar a EAP;
  • Validar o escopo;
  • Controlar o escopo.

3. Gerenciamento do cronograma

O gerenciamento do cronograma organiza o trabalho necessário para entregar o escopo do projeto em um cronograma. Isso irá permitir controlar o tempo, as atividades e os recursos do projeto.

4. Gerenciamento dos custos

O gerenciamento de custos do projeto tem por objetivo estabelecer um orçamento para o projeto e garantir que ele não seja ultrapassado.

5. Gerenciamento da qualidade

O gerenciamento da qualidade do projeto busca garantir que o projeto seja concluído com a qualidade necessária para atender às expectativas e necessidades do cliente. A qualidade, por sua vez, é a medida de quanto um projeto atende aos requisitos especificados no escopo.

6. Gerenciamento dos recursos

O gerenciamento dos recursos do projeto garante que o gerente de projetos e sua equipe terão à disposição os recursos necessários, no lugar e no momento certo.

Existem dois tipos de recursos:

  • Recursos de equipe (pessoas);
  • Recursos físicos (materiais, suprimentos, instalações e equipamentos).

7. Gerenciamento das comunicações

O gerenciamento das comunicações do projeto promove a troca eficiente de informações, certificando-se de que os stakeholders estejam sendo comunicados sobre todas as ações e decisões importantes tomadas no projeto.

8. Gerenciamento dos riscos

O gerenciamento dos riscos do projeto trata da gestão das incertezas do projeto. O objetivo dessa área é evitar as ameaças e potencializar as oportunidades que forem surgindo.

9. Gerenciamento das aquisições

O gerenciamento das aquisições do projeto auxilia na tomada de decisão de compra e trata do relacionamento com os fornecedores. Portanto, estabelece uma série de normas para comprar produtos e contratar serviços externos à equipe do projeto.

10. Gerenciamento dos stakeholders

O gerenciamento das partes interessadas busca identificar todas as pessoas e entidades que podem afetar o projeto ou serem afetadas por ele. Nessa área são analisadas as expectativas dos stakeholders e desenvolvidas estratégias de engajamento.


Como fazer uma gestão de projetos em 5 passosComo fazer

1. Escolha uma metodologia de gestão de projetos

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de projetos é escolher uma metodologia que se encaixe bem no seu projeto.

Para isso, observe as características de cada metodologia e veja se a sua aplicação está de acordo com as suas necessidades e expectativas.

2. Monitore os indicadores do projeto constantemente

Outro ponto essencial na gestão de projetos é ficar de olho nos números. Após fazer o planejamento utilizando a metodologia mais adequada, não se esqueça de estabelecer os indicadores certos.

É esse exercício de controle do projeto que fará você perceber quando há desvios e, consequentemente, agir sobre esses desvios com agilidade.

Alguns dos indicadores que você precisa monitorar são:

  • Valor agregado;
  • Índice de Desempenho de Prazo (IDP);
  • Índice de Desempenho de Custo (IDC).

3. Faça revisões no planejamento quando necessário

Não adianta passar dias planejando um projeto se esse planejamento ficar guardado na gaveta. Toda essa documentação deve ser utilizada como referência durante todo o ciclo de vida do projeto.

É preciso analisar e comparar constantemente aquilo que foi planejado e aquilo que está sendo efetivamente realizado. Dessa forma, você saberá quando é necessário mudar o planejamento para atender a questões específicas do projeto.

4. Invista em profissionais qualificados

O sucesso de um projeto está diretamente ligado ao nível de competência dos membros da equipe do projeto. Por isso, invista nas pessoas que estão conduzindo a sua iniciativa.

Uma boa forma de fazer isso é promover cursos, palestras e capacitações em um ambiente virtual de educação corporativa.

5. Utilize um software de gestão de projetos

A tecnologia também pode ser uma boa aliada na gestão de projetos. Hoje em dia, já existem softwares que ajudam na centralização de todas as informações necessárias à gestão, criando um ambiente de integração entre as pessoas e os projetos dos quais elas participam.

Confira nossa lista com algumas ferramentas de gestão de projetos e aprenda a escolher a melhor ferramenta para a sua organização.

Se depois de todo esse conteúdo você ainda ficou com dúvidas sobre gestão de projetos ou se sente inseguro em conduzir as suas iniciativas, não pense duas vezes antes de entrar em contato com os consultores da Euax.

ENTRE EM CONTATO!

Não deixe de conhecer nossos serviços de consultoria em gestão de projetos. Também pode ser interessante para você assistir ao nosso webinar gratuito sobre Gestão de Tempo em Projetos: 4 dicas para não perder o foco!

Brainstorming: como fazer em 7 passos simples

Nada é mais decepcionante do que levar dias preparando uma sessão de brainstorming e, ao compartilhar em um call, perceber que quase o time todo está entediado ou desmotivado a contribuir.

Você faz perguntas, brincadeiras, interage e nem uma alma sequer tira o microfone do mudo e comenta a sua fala.

As vídeo chamadas viraram uma ferramenta essencial para a maior parte das empresas nesses últimos anos. Mas como transformar uma simples call em uma reunião inesquecível?

Aqui vão 7 passos para você aplicar hoje mesmo e se tornar especialista em reuniões de brainstorm online engajadoras!

Como fazer brainstorming online em 7 passos:

1. Planeje a agenda com cuidado e compartilhe-a com antecedência

Reunir-se para um brainstorming online pode parecer simples, mas não é: demanda tempo, concentração do time e engajamento real das pessoas. Por isso, se preparar e proporcionar que seu time se prepare é essencial para não perder tempo da sua equipe no decorrer da sessão.

  • Primeiro, planeje a pauta, o que será discutido e o que você espera de contribuição de cada colaborador para essa reunião;
  • Em seguida, envie a pauta e o objetivo da reunião com um certo tempo de antecedência para que as pessoas possam ler, comentar, dar feedbacks e sugestões.

Isso ajuda a envolver o time antes mesmo de começar a reunião e manter todo mundo na mesma página.

Pode ter certeza que seu time chegará com o mindset certo para a reunião, com ideias prontas e será um encontro muito mais produtivo de colaboração em equipe online!

2. Convide as pessoas certas

É difícil realizar uma reunião remota com número muito grande de participantes, devido às limitações dos recursos tecnológicos e da capacidade de todos contribuírem com a conversa. De 1 a 10 pessoas é um bom número para começar.

Leia também: 9 ferramentas de gestão de tarefas para otimizar processos

3. Crie e compartilhe “as regras do jogo”

Seja um brainstorming, uma atualização do projeto, uma sessão de revisão do projeto ou qualquer tipo de reunião recorrente, estabeleça as regras e divulgue-as aos participantes antes da reunião, para que todo mundo saiba o que e como fazer durante a reunião.

Por exemplo:

  • Terá um momento para perguntas ou comentários?
  • Comentários devem ser feitos durante a reunião?
  • Os participantes terão um momento para apresentar suas ideias?
  • Alguém ficará responsável por anotar as pautas?

4. Inicie com uma fala poderosa

Hora de iniciar a reunião! Comece com um discurso poderoso, reforçando quatro pontos principais da sua sessão:

  1. Qual o objetivo da reunião? O que é esperado da reunião, qual a expectativa para uma reunião bem sucedida, o que deve ser atingido ao final da reunião (definição de metas, ideias novas, planos bem definidos, etc.)
  2. Quais os aprendizados? O que cada um vai aprender ou tirar de insight principal dessa reunião.
  3. Por que cada um é importante? Mostrar porque todos os presentes são importantes pelo seu conhecimento e background para contribuir para a reunião.
  4. Qual o papel de cada um? Explicar o que cada pessoa deve fazer, qual sua função na reunião, o que é esperado de cada um.

Usar uma ferramenta de lousa digital como a Miro pode te ajudar a começar a organizar as pautas e objetivos da reunião para que todo mundo fique no mesmo “quadro”.

brainstorming como fazer

Exemplo de quadro da Miro com brainstormings, checklists, planos de ação e mais criados por um time em um chamada online.

Leia também: Canvas: conheça essa metodologia de inovação e sua relação com o Design Thinking

5. Quebre o gelo antes de iniciar a reunião

As atividades de quebra gelo são excelentes para descontrair o time e deixar eles à vontade para conversar e trocar ideias no call.

A Miro te dá uma infinidade de possibilidades para criar atividades de quebra-gelos divertidas e que todo mundo vai gostar de participar! Abaixo algumas inspirações que você pode aplicar hoje mesmo.

Roda das emoções

Quer saber qual a vibe do time naquele dia? Peça para que eles coloquem pontinhos nas emoções que correspondem ao sentimento deles naquele momento.

Lembre-se: nada de julgar ou questionar emoções complexas nesse momento, esse deve ser um momento aberto para que as pessoas se sintam confortáveis em compartilhar.

roda das emoções Miro

Altos e baixos no trabalho e vida pessoal

Uma forma divertida de engajar o time também é pedir para que eles compartilhem os altos e baixos da semana ou de um certo período para entender um pouco como cada um está se sentindo e evoluindo no trabalho e pessoalmente.

compartilhar altos e baixos Miro

Escolha seu filme preferido

Cada um pode ter um pontinho com suas iniciais e colocar o seu ponto no filme ou série que mais gosta. Pode gerar boas risadas e descobertas de colegas de equipe que possuem o mesmo gosto.

escolher filme favorito Miro

Quer mais inspirações? A própria comunidade de usuários da Miro também cria diversos modelos de atividade quebra-gelo que você pode copiar e começar a usar hoje mesmo.

6. Engaje sua equipe

A principal forma de fazer reuniões online sem ser entediante é usando recursos visuais: não é por acaso que times como Dell, Cisco, Zendesk e Deloitte usam a Miro para fazer reuniões online mais divertidas e engajadoras.

Uma lousa online infinita permite que você inclua:

  • Imagens;
  • Post its;
  • Diagramas e fluxogramas;
  • Mapas mentais;
  • Vídeos;
  • Checklists;
  • Anotações;
  • Comentários;
  • Emojis;
  • E muitos outros recursos!

Tudo isso pode ser feito ao mesmo tempo com todo seu time editando o quadro ao mesmo tempo. É um mundo de possibilidades.

Em segundo lugar, crie momentos de interação entre a parte teórica e prática. Você pode apresentar algumas informações e em seguida pedir feedbacks. Ou pode trazer os objetivos da reunião e fazer uma votação para que as pessoas decidam qual tópico discutir primeiro.

Para que tudo flua bem, intercale o formato de participação:

  1. Em um momento, peça que as pessoas desmutem o microfone e falem sua opinião,
  2. Em outro momento, peça que elas escrevam direto no board sua opinião através de post its ou comentários.

Na Miro, há uma série de treinamentos gratuitos (em inglês, por enquanto) para quem quer aprender mais e criar reuniões e workshops incríveis!

Veja também: 5 ferramentas do Design Thinking para resolução de problemas

7. Faça um follow up com seu time

A reunião foi incrível, todo mundo participou, se divertiu… mas e aí? Quais os próximos passos? Quem vai ficar responsável pelo o quê? Não tem nada para melhorar na reunião?

Um dos pontos mais importantes para fazer reuniões incríveis é ter a certeza de que aquilo que precisa ser resolvido foi direcionado para a pessoa certa (e ela está ciente), como também recolher feedbacks dos participantes para as próximas chamadas.

Uma ideia é deixar um espaço para feedbacks no próprio quadro, após a apresentação, para que as pessoas possam deixar suas impressões ou somente elogiar seu incrível trabalho! 👏

feedback de reunião Miro

Agora que você tem todas as dicas de como especialistas da Miro fazem sessões de brainstorming e planejamento, é hora de colocar em prática!

Você pode começar criando uma conta para a sua empresa gratuitamente, testando as funcionalidades, convidando os colegas do time para contribuir e criando uma reunião que jamais será esquecida!

Disaster Recovery: o que é e como montar uma estratégia de recuperação de desastres para a sua empresa

Desastres podem acontecer a qualquer momento. Quando você menos espera, eventos negativos impactam a sua empresa e causam danos difíceis de consertar. É para ajudar em momentos como esse que existe o disaster recovery, uma estratégia de recuperação para seguir com as operações após um desastre.

Nesse post, vamos ensinar tudo sobre disaster recovery, desde a importância, até dicas de como implementar. Siga a leitura para conferir!

O que é disaster recovery? 

Disaster recovery, ou recuperação de desastres, refere-se ao conjunto de procedimentos e estratégias adotadas por organizações para restaurar suas operações críticas após a ocorrência de um desastre, seja ele natural, como terremotos ou inundações, ou provocado por ações humanas, como falhas de sistemas ou ciberataques.

O objetivo do disaster recovery é minimizar os impactos negativos causados por tais eventos, garantindo a continuidade dos negócios e a proteção dos dados essenciais da empresa. Isso envolve a implementação de planos de contingência, backups de dados, sistemas de redundância e a realização de testes regulares para assegurar a eficácia dos processos de recuperação em situações de emergência.

O que é dr em TI?

Na TI, disaster recovery, ou Disaster Recovery Plan (DRP), consiste em estratégia, políticas e procedimentos acionados quando ocorre um desastre que impacta os sistemas e/ou a infraestrutura da TI de uma empresa. As ações dessa estratégia visam reparar os danos e garantir que a empresa seja capaz de continuar as operações.

Um desastre é uma situação na qual há perda de recursos e a recuperação deles exige um grande esforço. Um bom exemplo disso seria se o local onde ficam os servidores de uma empresa fosse destruído e outro lugar precisasse ser utilizado.

Como nunca se sabe quando algo assim pode acontecer, é preciso ter um plano de recuperação de desastres documentado, para que ele seja colocado em ação assim que a empresa precisar.

Leia também o post sobre gestão de risco em TI

Causas acidentais que o Disaster recovery pode ajudar

O disaster recovery pode ajudar as empresas a lidar com diversas causas acidentais que podem resultar em desastres. Abaixo listamos algumas causas e como o Disaster Recovery Pode Ajudar as empresas:

Desastres Naturais

  • Causas: Incluem enchentes, raios, incêndios, terremotos e tornados.
  • Como o Disaster Recovery Ajuda: Permite a rápida recuperação das operações afetadas, minimizando os impactos negativos e garantindo a continuidade dos negócios

Erros Humanos

  • Causas: Falhas de equipamentos, quedas de energia e acidentes industriais.
  • Como o Disaster Recovery Ajuda: Facilita a restauração dos dados e serviços essenciais da empresa, evitando perdas significativas e mantendo a produtividade

Crimes Cibernéticos

  • Causas: Incluem ataques de hackers, phishing e ransomware.
  • Como o Disaster Recovery Ajuda: Permite a recuperação rápida dos dados sequestrados da empresa ou corrompidos, garantindo a continuidade das operações e minimizando os prejuízos financeiros

Estratégias comuns de disaster recovery 

Para que você consiga entender melhor, separamos algumas estratégias comuns de disaster recovery, que ajudam a evitar que uma empresa perca dados ou paralise processos e diminuem o impacto dos eventos negativos. Algumas dessas estratégias são:

  • Backup externo: armazenamento de dados em unidades removíveis ou não locais.
  • Cold Site: essa estratégia consiste na criação de uma infraestrutura básica em uma segunda instalação raramente usada, para continuar as operações caso houver danos à estrutura física original da organização.
  • Hot Site: um ambiente secundário que espelha todos os equipamentos de TI, mantém os dados originais da organização de forma replicada, e pode ser utilizado em caso de desastres.
  • Disaster Recovery as a Service: um fornecedor replica os dados da empresa e permite que a organização siga as operações em instalações oferecidas pelo provedor em caso de desastres físicos. Trata-se de um serviço pago.
  • Back Up as a Service: nesse modelo de serviço, um provedor terceirizado faz backup dos dados de uma organização.
  • Virtualização: a organização faz backup e replica operações, dados e ambientes de computação em máquinas virtuais que podem ser utilizadas em caso de desastres.

O que é teste de disaster recovery?

O teste de disaster recovery é um procedimento essencial realizado por organizações para avaliar a eficácia e a prontidão de seus planos de recuperação de desastres.

Esse tipo de teste envolve simular situações de emergência, como falhas de sistemas, desastres naturais ou ciberataques, a fim de verificar se os processos e procedimentos estabelecidos são capazes de restaurar as operações críticas da empresa dentro do tempo previsto e com o mínimo impacto possível.

Ao realizar testes regulares de disaster recovery, as organizações podem identificar falhas, ajustar seus planos conforme necessário e garantir que estejam preparadas para lidar com potenciais crises de forma eficaz.

Veja também o post sobre Análise de risco em Segurança da Informação

Benefícios de ter um plano de recuperação de desastres

Um plano de recuperação de desastres é fundamental para que a empresa não precise paralisar as operações por causa de imprevistos. Isso traz uma série de benefícios para o negócio como um todo. Vamos conferir quais são?

Ajuda a estruturar uma gestão de riscos eficaz 

Parte do trabalho de gestão de riscos é justamente planejar o que será feito caso um evento de impacto negativo acontecer. É claro que é preciso tentar evitar que ele aconteça, mas caso isso não for possível, a organização terá documentado o que precisa ser feito para se recuperar da situação.

Garante maior segurança da informação 

Na era da tecnologia, muito se fala sobre segurança dos dados e da informação Ameaças tecnológicas são uma realidade, e cabe à TI certificar-se de que a empresa está preparada para enfrentá-las.

Nesse sentido, ter um plano de recuperação de desastres é essencial, pois ele vai garantir que a organização não perderá ou vazará dados e saberá como se recuperar de possíveis danos tecnológicos.

Evita a paralização das operações 

Eventos de impacto negativo podem afetar a TI a qualquer momento. Entretanto, há formas de impedir que esses impactos causem a paralização das operações do setor e da empresa como um todo.

Uma dessas formas é o plano de recuperação de desastres, que vai orientar a empresa após o acontecimento, de modo a garantir a superação dos danos.

Evita perdas financeiras 

A junção de todos os benefícios anteriores garante o principal: que mesmo após o desastre, os prejuízos financeiros da organização sejam minimizados ou até totalmente neutralizados.

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Dito isso, vamos entender melhor como funciona uma estratégia de disaster recovery nos tópicos a seguir:

Como criar plano de recuperação de desastres?

Montar uma equipe de pessoas qualificadas é um bom primeiro passo para quem quer investir em uma estratégia de disaster recovery. Muitas das funções cabem ao próprio departamento de TI, porém, alguns profissionais de outras áreas também serão envolvidos na estratégia.

Além de especialistas de TI, membros da gestão executiva participarão do processo para aprovar a estratégia, as políticas e o orçamento relacionado ao plano de recuperação de desastres.

Além disso, representantes de cada área do negócio devem contribuir na estratégia, para que necessidades específicas de outras áreas sejam levadas em conta.

O que um plano de recuperação de desastres precisa ter?

Política, objetivos e visão geral

O primeiro tópico no Plano de Recuperação de Desastres deve ser uma visão geral dos objetivos e da política de recuperação de desastres, com regras sobre quando os mecanismos devem ser ativados e quais os procedimentos adequados.

Responsáveis

Você também precisa estabelecer um comitê de recuperação de desastres, que será responsável por botar o plano em prática caso um evento de impacto acontecer.

Análise de riscos

Análise de riscos consiste em mapear os riscos existentes à organização e os impactos que cada um deles causaria, bem como criar planos de ação para superar cada um deles.

Business Impact Analysis (BIA)

Fazer um Business Impact Analysis (BIA) também é comum. O BIA avalia o impacto dos riscos identificados no negócio. Além disso, ele mostra os potenciais efeitos da interrupção de determinados processos caso houver um problema. Com isso, é possível identificar quais são os processos-chave, que não podem ser interrompidos de forma alguma.

Recovery Point Objective (RPO)

O Recovery Point Objective (RPO) define a quantidade de dados (mensurada por tempo) que uma empresa toleraria perder no caso de um desastre. Por consequência, ele determina de quanto em quanto tempo a empresa precisa fazer backup dos arquivos.

Por exemplo: uma empresa possui um RPO de 5 horas. Isso significa que é preciso fazer backup a cada 5 horas, para que os arquivos mais velhos do que isso não sejam perdidos. Logo, a tolerância de perda de dados nessa organização é de até 5 horas.

Recovery Time Objective (RTO)

O Recovery Time Objective diz por quanto tempo os sistemas podem ficar parados sem causar danos significativos para a organização. Por exemplo: em determinados casos, uma empresa pode ficar dias com os sistemas parados sem danos graves. Em outros, segundos de parada podem ser suficientes para danos substanciais. Tudo depende da empresa e do sistema.

Passo a passo das ações de resposta

O Plano de Recuperação de desastre deve listar as ações que serão feitas caso um desastre ocorrer e o passo a passo para a execução delas. Isso é muito importante para que as ações de resposta sejam executadas corretamente e não acabem gerando mais problemas.

Ferramental que deve ser utilizado na recuperação

A recuperação de desastres pode envolver a utilização de determinados softwares e outras ferramentas específicas. Por isso, o plano de recuperação de desastres deve esclarecer os detalhes sobre o ferramental que deve ser utilizado.

Ações para lidar com questões financeiras e jurídicas

A ocorrência de um desastre pode gerar consequências financeiras e jurídicas. É por isso que o plano de recuperação também deve levar em conta os passos essenciais para lidar com essas questões, como o pessoal que deve ser contatado para resolvê-las, por exemplo.

Diagrama de toda a rede e local de recuperação

O plano também deixa claro o local de recuperação de desastres da empresa, para que os backups, ambientes e dados sejam facilmente acessados. Esse local pode ser interno, externo, ou totalmente na nuvem.

Plano de Gestão de Continuidade de Negócios (PGCN)

O Plano de Recuperação de Desastres é apenas um dos elementos da Gestão da Continuidade de Negócios, que tem como objetivo recuperar as operações de forma ágil e eficaz. Ela ajuda no enfrentamento de situações de crise e desastre através de uma estratégia completa.

O Plano de Gestão de Continuidade de Negócios inclui, além do plano de recuperação de desastres:

  • Plano de Continuidade Operacional (PCO);
  • Plano de Contingência e Continuidade dos Negócios (PC / PCN);
  • Plano de Gerenciamento de Crises (PGC);
  • Plano de Testes.

A criação de um plano de gestão de continuidade de negócios passa pelas seguintes etapas: preparação, análise, desenho e encerramento.

Em resumo, consiste em fazer um diagnóstico do ambiente, levando em conta processos, instalações, tecnologias, recursos críticos e pessoas. Essa análise serve para descobrir potenciais riscos, para que planos de ação possam ser criados e aplicados caso os problemas aconteçam.

Com base nas análises feitas nas etapas anteriores, começamos a desenhar a estratégia e documentá-la. É aqui que ocorre a criação dos planos citados acima, inclusive o plano de disaster recovery.

Por último, é preciso testar e mensurar os resultados para saber se a estratégia foi bem concebida. Se antes o negócio estava vulnerável a falhas e ameaças, agora está seguro e pronto para continuar as operações mesmo em situações de crise e desastre.

Caso você ainda tenha dúvidas sobre o nível de maturidade da sua organização em disaster recovery, que tal fazer um teste? Elaboramos um questionário que revela se a sua empresa está preparada para enfrentar momentos de crise ou indisponibilidade. É rápido de responder e ainda te ajuda a ter alguns insights sobre o assunto! Clique no banner abaixo para acessar:

Plano de gestão de continuidade de negócios PGCN

Como fazer um Plano de Gestão de Crises em 4 passos!

Todo mundo já passou por uma crise, seja ela pessoal, corporativa, econômica e até de reputação. O fato é que as crises surgem o tempo inteiro, quando menos esperamos. No mundo corporativo, ela pode levar um negócio à ruína, e é para evitar que isso aconteça com a sua empresa que criamos esse post. Nele, vamos falar tudo sobre Gestão de Crises: do planejamento à tomada de decisões. Se interessou? Então siga a leitura para saber tudo sobre esse assunto!

O que é uma crise?

Uma crise é um período de desordem repentina que causa um impacto negativo, seja em uma empresa, na vida pessoal, na economia ou em qualquer outro âmbito. Ou seja, a crise é um momento difícil e problemático que surge quando menos esperamos.

Um bom exemplo de crise que (praticamente) todas as empresas passaram recentemente foi a pandemia do Coronavírus. Essa crise gerou impactos na economia, na forma de trabalhar, na forma de se comunicar e até no modo de viver!

E o que isso exigiu das empresas? Bem, exigiu capacidade de dar respostas rápidas para solucionar os novos problemas dessa realidade completamente diferente. É aí que entra o home office, os cortes de gastos, as ferramentas de comunicação online etc.

Entendido o que é uma crise, podemos começar a falar sobre Gestão de Crises. Vamos lá?

O que é Gestão de Crises?

Como dissemos anteriormente, a pandemia exigiu que as empresas dessem respostas rápidas para passar por cima da situação. Podemos dizer que gestão de crises é justamente isso: o conjunto de ações implementadas no período de caos para que a empresa seja capaz de sobreviver a ele, minimizando os impactos negativos.

Muitos pensam que o trabalho da Gestão de Crises é apenas fazer um planejamento prévio antes que ela venha. E sim, isso é parte do trabalho. Mas, Gestão de Crises também envolve tomar ações rápidas e bem pensadas no período de crise. Ou seja, não se trata apenas de planejar, mas de tomar boas decisões quando a crise vem.

Por isso, é importante que os responsáveis e envolvidos na gestão da crise saibam bem o que estão fazendo, para não acabarem tomando decisões erradas que podem levar a graves consequências.

O papel da comunicação na gestão de crises

Outro erro comum é achar que gestão de crises é papel exclusivamente do setor de comunicação, seja do time de Relações Públicas ou de Marketing. Por isso, é preciso diferenciar Gestão de Crises de Gestão da Comunicação durante crises.

A comunicação é um dos pontos fundamentais para superar uma crise. Tanto a comunicação interna (para evitar pânico e conflitos com colaboradores), quanto externa (que envolve relação com a mídia, com o público e outros stakeholders externos). Porém, Gestão de Crises vai além da comunicação: ela envolve toda a empresa, do RH ao financeiro, dos vendedores à diretoria.

Ou seja, uma boa Gestão de Crises cuida de todos os pilares necessários para que a empresa siga firme e forte rumo aos objetivos estratégicos, mesmo perante cenários conturbados. Só isso já é um ótimo motivo para começar a investir em Gestão de Crises, não é mesmo? Porém, ainda há vários outros benefícios que ela pode trazer. Vamos conferir quais são eles?

Benefícios de investir em gestão de crises

Melhora a imagem da marca

Crises de imagem podem destruir o sucesso de uma empresa. Por isso a Gestão de Crises inclui medidas para preservar a imagem da marca perante clientes, colaboradores, fornecedores, parceiros e todos os outros stakeholders. Afinal, perder a confiança desses atores prejudicaria seriamente os negócios, não é mesmo?

Permite respostas rápidas aos problemas

Gerenciar crises também envolve dar respostas rápidas aos problemas que aconteceram. Saber como agir rapidamente na hora da crise é o diferencial que pode garantir a sobrevivência do negócio mesmo perante cenários caóticos.

Permite uma recuperação rápida

Sem Gestão de Crises, a recuperação do negócio após eventos de impacto negativo é lenta e morosa. Em pouco tempo, a empresa se vê em uma nova crise e ainda nem foi capaz de superar completamente a anterior. Complicado, né?

Invista em Gestão de Crises para garantir uma recuperação rápida. Assim, a empresa pode logo seguir em frente e deixar o cenário problemático para trás.

Complementa a gestão de riscos

A Gestão de Riscos é fundamental para mitigar riscos, aproveitar situações positivas e elaborar respostas aos riscos. A Gestão de Crises, por sua vez, complementa esse trabalho, pois trata-se de um conjunto de ações que são aplicadas caso o evento negativo acontecer e a empresa entrar em um período de caos em decorrência dele.

Evita prejuízos financeiros

Toda crise, mesmo que não seja financeira, acaba gerando prejuízos em dinheiro no final. Crises de imagem, ambientais, sociais, ou de qualquer outro tipo, acabam fazendo com que a empresa sinta o impacto no bolso. Para que isso não aconteça (ou para minimizar o dano financeiro), investir em gestão de crises é essencial.

Dá agilidade ao negócio

Hoje em dia, o mercado passa por transformações constantes e difíceis de acompanhar. Isso exige agilidade, que nada mais é do que capacidade de adaptação. Empresas que não possuem agilidade não sobrevivem no mundo atual.

A gestão de crises trabalha a capacidade de ser ágil em momentos incertos e complexos, garantindo que a empresa possa responder rapidamente às mudanças e seguir em frente.

E então, conseguiu entender a importância de investir em Gestão de Crises? Pois agora vamos te ensinar a elaborar um Plano de Gestão de Crises facilmente, com 4 passos simples! Confira:

Como fazer um Plano de Gestão de Crises em 4 passos

1 – Preparação

Antes de tudo, precisamos encarar a criação do Plano de Gestão de Crises como um projeto. Portanto, estabeleça responsáveis, prazos, metodologias, entregas e faça todo o planejamento que o projeto deve ter

Lembre-se também de que, quanto mais participativa for a criação do plano, melhor. Afinal, mais pessoas podem dar contribuições valiosas no processo.

2 – Análise

Depois da preparação, a etapa seguinte é a Análise. É aqui que faremos um diagnóstico do ambiente, levando em conta fatores como instalações, tecnologias, processos, recursos críticos e pessoas. Ou seja, vamos tentar identificar as crises que podem surgir e começar a planejar como vamos lidar com elas.

A utilização da Matriz SWOT e da Matriz de Probabilidade e Impacto pode ser muito útil aqui. Elas ajudam a entender melhor os riscos aos quais a empresa está exposta e como exatamente eles impactam o negócio. Além disso, entrevistas com stakeholders também podem ajudar.

3 – Desenho

Agora, você já pode começar a criação do documento em si. Um Plano de Gestão de Crises costuma ter:

  • Momento em que o plano deve ser acionado e mecanismo de ativação;
  • Declaração de política;
  • Objetivo e escopo;
  • Instruções sobre como usar o plano;
  • Pessoas/comitê de gestão de crises;
  • Funções/responsabilidades de cada um;
  • Instrumentos de comunicação;
  • Orientações para relacionamento com a imprensa;
  • Orientações para porta-vozes;
  • Entre outros pontos

Vale lembrar que o plano de gestão de crises faz parte da Gestão da Continuidade do Negócio. Essa gestão também envolve criar outros planos relacionados, como:

  • Plano de Continuidade dos Negócios: estratégia documentada para a continuidade das operações caso acontecerem eventos que impactem o negócio;
  • Plano de Recuperação de Desastres: para recuperar a integridade da organização e sanar os danos causados por causa da crise, uma vez que estiver controlada;
  • Plano de Testes: para garantir que o plano é eficiente, é preciso realizar testes. Por isso, o plano de testes documenta os objetivos, forma de realização e escopo dos testes;
  • Plano de Gestão de Continuidade dos Negócios: esse documento abraça toda a estratégia de Gestão de Continuidade, documentando todas as ações e objetivos dela.

Plano de gestão de continuidade de negócios PGCN

4 – Encerramento

Por último, é preciso checar os resultados e verificar se os objetivos foram atingidos e se o plano é eficaz e completo.

A diferença entre uma empresa que não possui um plano de gestão de crises e uma que possui, é que a primeira está vulnerável às situações problemáticas. A crise acaba se tornando sinônimo de desespero e perda financeira.

Já uma empresa que possui um plano de gerenciamento de crises está preparada para situações adversas e caóticas, é capaz de contorná-las e recuperar o negócio rapidamente, além de minimizar os impactos financeiros e de reputação.

Quando se trata de riscos e crises, nada melhor do que contar com a experiência de profissionais qualificados que já passaram por isso. Nesse sentido, podemos te ajudar a fazer não só o Plano de Gestão de Crises, mas todo o Plano de Gestão de Continuidade de Negócios para proteger a sua empresa.

Veja como nós fazemos

Gestão de riscos corporativos: como fazer em 7 passos infalíveis

Você sabe a quantidade de riscos aos quais a sua empresa está exposta todos os dias? Sabia que alguns deles podem até ser bons? É até possível arriscar uma resposta baseada nas suas percepções, mas a única forma de responder a essas perguntas de forma precisa é fazendo a gestão de riscos corporativos. E se a sua empresa ainda não tem um processo claro de gestão de riscos, esse post é para você! Nele, vamos ensinar como fazer gestão de riscos na sua organização e ainda daremos um passo a passo para não errar. Vamos começar?

O que é gestão de riscos corporativos?

Gestão de riscos corporativos é uma série de práticas que uma empresa adota para identificar os riscos aos quais a organização ou seus projetos estão expostos e criar planos de ação para agir sobre eles.

Correr riscos é inevitável. Quando você se levanta cedo, corre o risco de sentir sono ao longo dia. Quando toma café, corre o risco de ficar ansioso demais. Quando vai até o escritório, corre o risco de pegar trânsito. Mas também tem o risco de ser produtivo, se deparar com a estrada livre e ainda encontrar um colega de escritório que você não via há bastante tempo. Se há riscos no nosso cotidiano, então imagine os que existem em uma grande empresa com objetivos bem traçados!

É aí que entra a gestão de riscos: ela ajuda a garantir que a corporação estará preparada para os diversos eventos que podem acontecer.

Apesar da ideia negativa que o termo passa, um risco não é necessariamente algo ruim. Na verdade, trata-se apenas de um evento que pode ou não acontecer e que vai impactar negativamente ou positivamente nos objetivos da organização. Ou seja, podemos dizer que um risco está sempre associado a uma incerteza.

O processo de gestão de riscos serve justamente para identificar esses eventos que podem acontecer e elaborar estratégias para evitá-los ou contorná-los (caso o risco seja negativo) ou aproveitá-los em favor da organização (caso o risco seja positivo).

De acordo com a ISO 31000 (norma internacional de gestão de riscos) para que a gestão seja eficaz, ela deve:

  • Criar e proteger valor;
  • Ser parte integrante de todos os processos organizacionais;
  • Fazer parte da tomada de decisões;
  • Abordar explicitamente a incerteza;
  • Ser sistemática, estruturada e oportuna;
  • Basear-se nas melhores informações disponíveis;
  • Ser sob medida;
  • Considerar fatores humanos da organização;
  • Ser transparente e inclusiva;
  • Ser dinâmica, interativa e capaz de reagir a mudanças;
  • Facilitar a melhoria contínua da organização.

Quais os benefícios de fazer gestão de riscos corporativos?

Fazer gestão de riscos corporativos traz uma série de benefícios para a saúde da organização. Confira os principais:

Otimização dos investimentos

Conhecer melhor o terreno em que se está pisando é fundamental para otimizar os investimentos da empresa. Assim, ela estará pronta para investir nas oportunidades certas quando aparecerem, assim como alocar melhor os recursos conforme acontecerem mudanças no trajeto.

Respostas rápidas e eficientes aos eventos

Quando uma empresa não investe em gestão de riscos, ela pode ser pega de surpresa por eventos que prejudicarão o atingimento dos objetivos estratégicos. Em contrapartida, a gestão de riscos vai garantir que a empresa esteja pronta para esses eventos e possua respostas pré-planejadas, que serão aplicadas rapidamente e a ajudarão a sair vencedora.

Redução de prejuízos

Um evento negativo pode causar grandes prejuízos financeiros a uma empresa. Na verdade, alguns deles podem até levá-la à falência. Por mais que um evento negativo chegue a acontecer, os prejuízos decorrentes dele poderão ser reduzidos se a situação for gerenciada.

Sobrevivência no mercado

Dito isso, é possível concluir que a gestão de riscos corporativos é fundamental para a sobrevivência da empresa no mercado, ainda mais nos dias de hoje. Afinal, o mercado atual está em constante mudança, o futuro é de incertezas e a qualquer momento um baque pode acabar com o seu planejamento.

Aumento nos lucros

Por fim, um resultado da gestão de riscos é um aumento nos lucros, graças ao aproveitamento das oportunidades, à mitigação de riscos negativos e à gestão de crises. Em outras palavras, fazer gestão de riscos corporativos vai ajudar a melhorar os lucros da sua empresa.

Com todos esses benefícios, você já deve estar se perguntando como implantar a gestão de riscos corporativos na sua empresa, não é mesmo? Pois então siga a leitura, pois resumimos a implantação em 7 passos para você aplicar sem erro! Veja:

Como implantar gestão de riscos corporativos em 7 passos

1. Planejar a gestão de riscos

Essa primeira etapa consiste em definir a forma como os riscos serão gerenciados, incluindo metodologias, ferramentas, pessoas envolvidas etc. Você pode documentar tudo em um plano de gerenciamento de riscos, que deve ser atualizado conforme houver mudanças de cenário.

Reuniões e opinião especializada são importantes ferramentas nessa etapa. Além disso, a empresa pode utilizar lições aprendidas no passado para inspirar ações e diretrizes.

2. Identificação e classificação dos riscos

O segundo passo é identificar os riscos aos quais a organização está exposta. Esses riscos precisam ser classificados para que possamos trabalhar sobre eles adequadamente. Em geral, classificamos os riscos em internos e externos.

Riscos internos envolvem:

  • Pessoas;
  • Processos;
  • Tecnologia;
  • Conformidades;
  • Etc.

Riscos externos envolvem:

  • Economia;
  • Meio ambiente;
  • Sociedade;
  • Legislação;
  • Etc.

Uma ferramenta comumente utilizada nessa etapa é a Matriz SWOT. Esse framework é usado para desvendar as forças, oportunidades, fraquezas e ameaças ao seu negócio. Além dele, o diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) também pode ajudar a descobrir a causa raiz dos problemas da empresa.

Matriz SWOT

Matriz swot 1

Análise de premissas, reuniões de brainstorming, revisões de documentação e opinião especializada também são algumas ferramentas que podem ser utilizadas na etapa de identificação de riscos.

3. Análise qualitativa dos riscos

Essa etapa consiste em priorizar os riscos identificados, levando em conta a probabilidade de realmente acontecerem e os impactos que cada um deles causará à organização. Também há outros fatores que podem ser analisados, como urgência e gerenciabilidade.

Além disso, também é preciso atribuir um responsável para cada risco. Essa pessoa terá o papel de planejar uma resposta eficaz e garantir que ela seja implementada.

Entre as principais ferramentas que podem ajudar nessa etapa, estão a matriz de probabilidade e impacto, gráfico de bolhas, entrevistas para coleta de dados, reuniões, opinião especializada, análise de dados e outras.

4. Análise quantitativa dos riscos

Essa análise avalia em números quais são os impactos que os riscos anteriormente priorizados poderiam causar nos objetivos da organização. Por exemplo, é possível aplicar técnicas para descobrir quanto tempo um projeto vai atrasar se determinado evento acontecer. Ou então, quanto dinheiro a mais a empresa terá que gastar se certo evento acontecer.

Essa análise requer dados de alta qualidade e pode ser feita com o auxílio de ferramentas como: simulação, análise de sensibilidade, análise da árvore de decisão, diagramas de influência etc.

Identificação de riscos em projetos

5. Planejamento de respostas

Agora é hora de desenvolver estratégias, alternativas a ações para lidar com os riscos individualmente ou de forma agrupada. As ações adequadas dependem da relevância do risco e do orçamento disponível. A ideia é minimizar as ameaças, maximizar as oportunidades e reduzir a exposição geral da empresa aos riscos.

Podemos classificar o gerenciamento de riscos corporativos de acordo com o nível de gestão. Assim:

  • Gerenciamento de crises: esse nível é o clássico “apagar incêndios”, ou seja, agir sobre os riscos apenas depois que já se tornaram um problema.
  • Conserto de falhas: nesse nível, a empresa detecta e reage aos riscos rapidamente, mas apenas depois que os eventos já aconteceram.
  • Mitigação de riscos: nesse caso, a empresa planeja antecipadamente as ações, mas sem fazer nada para eliminar os riscos.
  • Prevenção: aqui, a empresa implementa e executa um plano de identificação e prevenção de riscos para evitar que eles cheguem a se tornar um problema.
  • Eliminação das causas: nesse nível, a empresa identifica e elimina os fatores que geram os riscos.
  • Aceitação: consiste em reconhecer e assumir os riscos, sem realizar nenhuma ação sobre eles. Pode parecer prejudicial, mas riscos podem ser aceitos quando representam uma oportunidade, são irrelevantes, são muito caros de resolver ou não é possível solucioná-los.

Lembre-se que nem todos os riscos são gerenciáveis, levando em conta que há limitações de tempo, dinheiro, recursos etc.

6. Implementação de respostas

Nessa etapa, será colocado em prática o plano de ação elaborado anteriormente. Essas respostas podem ser encaradas como projetos, então, as ferramentas que podem ajudar aqui são os softwares de gerenciamento de projetos, que ajudam a organizar o trabalho, obter indicadores e garantir o sucesso do projeto.

7. Monitoramento

Depois, acompanhe a exposição da empresa aos riscos, e esteja pronto para executar as respostas planejadas, quando necessário. O monitoramento também ajuda a identificar se as respostas estão sendo suficientes, se os riscos sofreram alterações e até se surgiram novos riscos. Ou seja, o trabalho de gestão de riscos é constante.

Essa etapa também inclui verificar o cumprimento dos processos de gerenciamento de riscos e a utilização das reservas de contingência. As principais ferramentas para a realização dessa etapa são as reuniões e auditorias.

E então, conseguiu entender como funciona um processo de gestão de riscos? Aproveite e conheça o jeito Euax de fazer Gestão de Riscos Corporativos.

Veja como nós fazemos

Posicionamento estratégico: o que é e como definir o posicionamento de uma empresa

Você provavelmente já ouviu falar nos antitranspirantes Axe e Dove. O que você pode não saber é que ambas as marcas são submarcas de uma outra: a Unilever. Agora, você sabe o que permite à Unilever abrigar várias marcas de antitranspirantes e ainda assim diferenciá-las entre si, a ponto de não prejudicarem uma à outra? O posicionamento estratégico das marcas.

É o posicionamento que define a forma como a empresa vai competir no mercado. É o que garante o seu diferencial competitivo, sua vantagem sobre os concorrentes e a forma como o público enxerga a sua marca.

Quer saber como essas e tantas outras marcas construíram um posicionamento estratégico para obter sucesso? Então siga a leitura, pois nesse texto vamos ensinar tudo sobre esse tema!

O que é posicionamento estratégico?

Posicionamento estratégico é a forma como uma marca se apresenta, se direciona e se distingue das demais no mercado, por meio de uma proposta de valor própria e orientando-se a determinado público. Isso inclui seu diferencial competitivo e os desejos e/ou necessidades às quais a marca atende.

No passado, havia poucas marcas no mercado, com uma quantidade muito menor de representantes de cada segmento. O poder de escolha do consumidor era pequeno, e os produtos buscavam atender a públicos muito mais amplos, mas essa não é a situação hoje em dia.

Na verdade, o mercado está cada vez mais saturado de novas marcas que surgem diariamente para atender a desejos e necessidades específicas. O que diferencia essas marcas entre si é o posicionamento estratégico.

E-book Planejamento Estratégico

Traremos de volta o exemplo citado acima. A Unilever abriga várias marcas de antitranspirantes em seu conglomerado, como Axe, Dove e Rexona. Essas marcas, contudo, estão posicionadas estrategicamente de forma diferente:

  • Dove foca no cuidado com a pele;
  • Axe foca no perfume;
  • Rexona foca na proteção.

E é esse posicionamento que direciona as marcas para o público que elas pretendem atingir, conforme as dores que se propõe a atender. Isso constrói o diferencial de cada uma e, no fim, define se você vai escolher pegar Dove, Axe ou Rexona na prateleira do supermercado.

Ao definir um posicionamento estratégico, a empresa está decidindo a forma como pretende se construir não só no mercado, mas no imaginário do consumidor, enfatizando seus atributos mais primordiais.

E o que acontece se a minha empresa não se posicionar estrategicamente? Bem, nesse caso, o próprio mercado se encarregará de posicionar a sua marca no espaço onde ela couber. O problema é que esse espaço pode não ser exatamente aquele que você gostaria de ocupar.

Há dois jeitos básicos de definir um posicionamento estratégico: a abordagem “de fora para dentro” e a abordagem “de dentro para fora”. Vamos falar sobre cada uma delas para que você consiga entender melhor:

Estratégia “de fora para dentro” vs. Estratégia “de dentro para fora”

Estratégia “de fora para dentro”

A estratégia “de fora para dentro” consiste em análise de mercado para descobrir a melhor forma de competir. Nesse modelo, ferramentas como a Matriz SWOT são frequentemente utilizadas, assim como pesquisas de mercado.

Além disso, empresas que utilizam esse tipo de abordagem costumam:

  • Adaptar-se ao mercado, dando menos foco para as habilidades e capacidades internas na hora de definir o posicionamento;
  • Buscar formas de enfraquecer, eliminar e deslocar concorrentes, para obter uma melhor flexibilidade de preços e atuação no mercado;
  • Buscar alianças com membros da cadeia produtiva e concorres, para facilitar o posicionamento. Entretanto, práticas como oligopólios e monopólios são proibidas pela legislação.

Essa abordagem foi popularizada por Michael Porter, processor em Harvard e autor do livro Competitive Strategy. Mais a frente, falaremos sobre sua ideia mais notável: os Tipos Genéricos de Estratégia.

Estratégia de “dentro para fora”

Nessa perspectiva, a empresa identifica internamente seus diferenciais e capacidades de acordo com os recursos disponíveis. Ou seja, o posicionamento se dá por meio das capacidades organizacionais, e é o ambiente interno que garante a competitividade.

Nesse formato, a organização precisa:

  • Construir capacidade e recursos internos difíceis de serem copiados pela concorrência;
  • Como a fonte competitiva é interna, a organização deve concentrar bastante energia em protegê-la dos concorrentes;
  • Buscar formas de desenvolver novas capacidades, para que elas não sejam superadas pelos concorrentes.

Essa perspectiva tem origem na Visão Baseada em Recursos (VBR), estudada pela economista Edith Penrose e publicada em seu livro The Theory of the Growth of the Firm, maior referência em VBR.

E qual dessas abordagens devo escolher?

Não há um certo ou errado na hora de escolher uma abordagem, pois tudo depende do contexto da sua organização. Além disso, nada impede a sua empresa de se basear em ambas as visões para construir um posicionamento estratégico, pois cada uma fornecerá insights diferentes.

Caminhos para descobrir o posicionamento estratégico da minha organização?

Existem dois caminhos para reconhecer o posicionamento estratégico de uma organização: o caminho complexo e o caminho reflexivo. Vamos ver como cada um deles funciona?

Caminho Complexo

O caminho complexo é uma análise e pesquisa profunda sobre o mercado em que a empresa está inserida, incluindo:

  • O tamanho do mercado e quanto de Market Share cada empresa que disputa nele tem;
  • O motivo da competição e a posição atual ou futura da empresa na disputa.

Caminho reflexivo

Caso a sua empresa não tenha condições de seguir o caminho complexo, fazendo profundas pesquisas de mercado, você pode utilizar modelos já existentes, fazendo um caminho reflexivo. Entre eles, os mais comuns são as Estratégias Genéricas de Porter e a Tipologia Estratégica de Miles & Snow.

Para algumas empresas, esses modelos podem não ser muito úteis. Afinal, eles são questionados por sua tentativa de generalizar algo tão complexo como o posicionamento estratégico.

CTA - [Canvas] Mapa estratégico personalizável

Além disso, esses modelos são mais adequados para estratégias definidas “de fora para dentro”, pois estão mais relacionadas à análise externa. Dito isso, vamos conhece-las:

Estratégias genéricas de Porter

1. Custo total

É a diferenciação através dos preços baixos. Nesse modelo, a empresa precisa focar em reduzir custos na produção, fazer mais com menos, e eliminar atividades que não geram valor. Os produtos, por sua vez, possuem padrões mínimos de qualidade, atendendo a segmentos que buscam produtos e serviços baratos.

Em geral, empresas que seguem essa estratégia:

  • Controlam o orçamento minuciosamente;
  • Perseguem a otimização dos processos;
  • Buscam otimizar o tempo de trabalho;
  • Apostam na produção em larga escala;
  • Usam metas quantitativas para motivar os colaboradores.

2. Diferenciação

Essa estratégia foca na percepção que os clientes têm sobre o produto ou serviço. A ideia é criar soluções únicas, passar a ideia de exclusividade. Com o valor agregado, é possível cobrar um preço maior pela solução sem perder espaço no mercado.

Empresas que seguem essa estratégia:

  • Investem muito em engenharia de produtos;
  • Unem Marketing e Pesquisa e Desenvolvimento;
  • Superam as expectativas dos clientes;
  • Se preocupam em melhorar a experiência do cliente de forma constante;
  • Buscam ser reconhecidas por qualidade, inovação e tecnologia.

3. Enfoque

Nesse caso, a marca atende a uma demanda ou nicho específico do mercado. Pode ser de acordo com questões geográficas, faixa de renda ou faixa etária, por exemplo. Nesses casos, as empresas possuem pouca participação no mercado global, mas podem se tornar extremamente consumidas por um nicho específico.

Essa estratégia pode ser subdividida de acordo com as estratégias anteriores: enfoque no custo e enfoque na diferenciação. Cada uma das subdivisões apresenta as características anteriormente listadas, mas aplicadas a um único nicho ou segmento.

Tipologia estratégica de Miles & Snow

Miles & Snow também estabelecem tipos de estratégias competitivas. Vejamos quais são:

1. Defensiva

Nessa estratégia, a marca foca em ser a melhor em determinado mercado ou produto/serviço. São especialistas naquilo que fazem, e por isso conseguem praticar os melhores preços. Mesmo que utilizem um preço abaixo do mercado, ainda conseguem ter lucro, pois possuem os menores custos de produção.

2. Prospectora

Nessa estratégia, a empresa está sempre buscando por novos mercados e inovações. De certa forma, essas empresas promovem instabilidades no mercado, por causa do alto investimento em pesquisa e desenvolvimento.

3. Analítica

Essa estratégia é uma mistura das duas primeiras. Ou seja, ela opera em dois tipos de mercado, sendo um relativamente estável e outro em constante mudança.

4. Reativa

Esse modelo não é considerado uma estratégia. Na verdade, uma empresa reativa apenas reage às pressões externas. Aqui, os administradores percebem mudanças e incertezas ocorrendo no ambiente organizacional, mas não respondem efetivamente às turbulências e mudanças.

Algumas empresas possuem planejamento estratégico, mas são consideradas reativas por não apresentarem o comportamento de quem executa uma estratégia.

Dito tudo isso, já deu para entender que a definição de um posicionamento estratégico pode ser feita das mais diversas formas. Para que você não fique perdido, separamos 3 passos simples para quem quer encontrar um posicionamento estratégico perfeito, com algumas das melhores práticas do mercado. Confira:

3 passos para definir o posicionamento estratégico de uma empresa

1. Escolha um único atributo

Pode ser difícil escolher um posicionamento, pois a alta gestão geralmente quer vender a marca como a melhor em todas as frentes. O melhor preço, a melhor do ramo, a mais inovadora etc.

Entretanto, é muito importante que a sua empresa escolha um posicionamento claro, conforme aquilo que você consegue ou é capaz de entregar ao consumidor. Ou seja, aquilo em que você pode ser competitivo e que o diferencie dos concorrentes.

Se muitas marcas já estão posicionadas de determinada forma, pode ser interessante seguir por outro caminho, a não ser que você seja capaz de ser absolutamente melhor do que todas elas.

Perceba que, quando a Dove escolhe focar em cuidado com a pele, e a Axe escolhe focar em perfume, elas renunciam a outros caminhos. Escolher um norte significa, também, renunciar às outras direções.

Lembre-se: quem atira para todos os lados não acerta alvo nenhum.

2. Faça pesquisas de mercado

Pesquisas de mercado são excelentes aliadas na hora de criar um posicionamento, especialmente as pesquisas qualitativas. Pesquisas qualitativas são profundas e ajudam a entender melhor o consumidor.

Em geral, grandes marcas pesquisam em consumidores extremos. Ou seja, pessoas cujo propósito de vida é o discurso que você escolheu na primeira dica. São as pessoas completamente apaixonadas pelo tipo de solução que você oferece, pelo mercado no qual você atua.

Por exemplo: um consumidor extremo de maquiagem seria alguém completamente apaixonado por maquiagem. Alguém cujo propósito de vida é usar maquiagem. Não se trata apenas de alguém que usa muito (um heavy user), mas se alguém que é louco por isso.

Essas pessoas são difíceis de encontrar, mas entregam respostas valiosas em pesquisas de mercado. São elas que vão te ajudar a entender o que realmente toca a vida do consumidor da sua solução, aquilo que eles realmente estão procurando. Consumidores eventuais geralmente não são capazes de dar respostas tão boas.

As perguntas podem incluir desde questões relacionadas ao sentimento que a solução causa, até os motivos pelos quais elas são tão apaixonadas por isso. As respostas ajudam a gerar insights valiosos para o posicionamento estratégico, criando um posicionamento único e perfeito.

3. Atrele o posicionamento à comunicação da marca

Depois, é preciso atrelar o posicionamento à comunicação da marca: o slogan, a identidade visual, a brand persona, o discurso para os colaboradores e para o púbico etc. Tudo precisa estar permeado de posicionamento.

Um bom exemplo disso é a Nike. A empresa buscou consumidores extremos relacionados a performance. Resultado? Um insight: “se eu tenho um corpo, eu consigo”. A partir daí, a marca definiu um posicionamento claro em uma frase de efeito que se tornou sinônimo da marca: just do it.

Aqui, o trabalho é de branding. Construa uma plataforma de marca consistente e comunique-a para todo o mercado.

Seguindo esses três passos, você vai criar uma proposta de valor única e muito difícil de ser copiada pela concorrência. Pode até ser um pouco complexo, mas não é impossível. Para te ajudar com isso, criamos um canvas de proposta de valor, no qual você pode estruturar e visualizar sua vantagem competitiva em uma única página.

Com ele, você pode visualizar seu modelo de negócio e descobrir a melhor forma de comunicar os benefícios da sua solução para o público. Clique no banner abaixo e faça download gratuitamente!

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