Gerenciamento de Custos em Projetos: o que é, qual a importância, como fazer e dicas práticas

Gerenciamento de custos em projetos

Já chegou ao final de um projeto e as contas simplesmente não fecharam? Saiba que você certamente não é o único, afinal, o estouro do orçamento é apontado como uma das maiores causas de falhas em projetos. Nesse sentido, o gerenciamento de custos em projetos é uma prática essencial para garantir que os custos não ultrapassem o orçamento estipulado, mesmo em caso de imprevistos.

Neste post você vai aprender:


Vamos começar pelo básico:

O que é Gerenciamento de Custos em Projetos?

Gerenciamento de Custos em Projetos é um conjunto de processos que tem por objetivo garantir que o projeto seja entregue dentro do orçamento aprovado. Dessa forma, é possível conciliar os recursos financeiros que o projeto precisa para ser concluído e aqueles que o patrocinador realmente pode ou está disposto a pagar.

É importante ressaltar que os processos de gerenciamento de custos em projetos podem, inclusive, se sobrepor aos processos de gerenciamento de escopo, cronograma, qualidade, recursos, comunicação, riscos etc. Dessa forma, se o orçamento for a principal restrição sinalizada pelo patrocinador do projeto, os demais pontos devem se adequar ao orçamento disponibilizado.

Além dos custos com recursos humanos e materiais, o gerenciamento de custos também considera as consequências de investir mais ou menos nesses recursos. Por exemplo, se os custos com planejamento de produto forem reduzidos, isso pode acarretar em falhas operacionais do produto, que provavelmente só serão descobertas no meio do projeto.

Conforme a 6ª edição do Guia PMBOK®, os processos de gerenciamento de custos em projetos incluem:

  • Planejar o gerenciamento dos custos;
  • Estimar os custos;
  • Determinar o orçamento;
  • Controlar os custos.

Falaremos sobre cada um desses processos mais para frente. Agora vamos nos concentrar em compreender por que o gerenciamento de custos é tão importante. Afinal, se você não conseguir perceber o valor dessa prática, provavelmente também não compreenderá a necessidade dos processos citados anteriormente.

Você possui um gerenciamento de custos bem estruturado na sua empresa?

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Importância do Gerenciamento de Custos em Projetos

Você já parou para pensar que mesmo que um projeto consiga ser entregue dentro do escopo, qualidade e prazo solicitados, se ele ultrapassar o orçamento ainda assim será malvisto pela diretoria?

É isso mesmo, afinal, ninguém gosta de perder dinheiro ou gastá-lo no momento inadequado! Mas é aí que entra o tal do gerenciamento de custos em projetos. Quanto mais cedo os custos financeiros de cada recurso (humano ou material) forem calculados, melhor para o projeto.

O gerenciamento de custos traz uma forma estruturada para planejar, estimar, determinar e controlar os custos. Dessa forma, garante que nenhuma etapa seja esquecida e proporciona a elaboração de um orçamento mais próximo da realidade. Lembre-se que o orçamento é um instrumento que serve para ajudar e, portanto, não pode ser visto como mais um documento que o gerente de projetos é obrigado a entregar.

Outra vantagem de fazer gerenciamento de custos em projetos é ter a visão do custo de cada atividade do projeto aos cofres do patrocinador. Dessa forma, é possível comprovar os gastos e justificar o porquê foi investido dinheiro em determinados recursos. Além disso, esse controle permite que, ao final do projeto, o gerente de projetos faça um levantamento das lições aprendidas referente a gestão de custos, para que possa utilizar na elaboração dos documentos orçamentários nos próximos projetos, buscando ser mais assertivo.

Acho que já deu para entender, não é mesmo? Mas como fazer gerenciamento de custos em projetos? Continue acompanhando e descubra!

gerenciamento de custos em projetos

Como fazer Gerenciamento de Custos em Projetos

Como comentamos anteriormente, em sua 6ª edição o Guia PMBOK elenca 4 processos de gerenciamento de custos em projetos. São eles:

1. Planejar o gerenciamento dos custos

Consiste em determinar como o gerenciamento de custos será feito. Isso inclui a escolha da metodologia e a elaboração de diretrizes sobre a mensuração dos custos do projeto. Essas diretrizes servem para padronizar unidades de medida, níveis de precisão e exatidão, regras para medição de desempenho etc.

1.1 Entregas do processo

1.1.1 Plano de gerenciamento de custos

Componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve os processos de gerenciamento de custos e as ferramentas e técnicas desses processos.

1.2 Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada;
  • Análise de dados;
  • Reuniões.

2. Estimar os custos

Consiste em prever os custos aproximados para a execução de um projeto, baseando-se nas informações disponíveis no momento. Isso inclui a análise de alternativas (comprar vs. fazer, alugar vs. comprar etc.) e o compartilhamento de recursos para otimizar custos (por exemplo, dividir um equipamento que também está sendo usado em outro projeto). O processo de estimar custos pode ser realizado várias vezes durante o projeto, conforme necessário.

2.1 Entregas do processo

2.1.1 Estimativa de custos

Previsão dos custos necessários para a execução de um projeto. Inclui também a previsão das reservas necessárias em caso de imprevistos: reservas de contingência para riscos identificados e reservas gerenciais para trabalho não planejado.

2.1.2 Bases das estimativas

Detalhes adicionais sobre as estimativas de custos, que podem incluir: premissas, restrições, riscos etc.

2.1.3 Atualizações nos documentos do projeto

Atualizações do registro de premissas, do registro das lições aprendidas e do registro dos riscos.

2.2 Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada;
  • Estimativa análoga;
  • Estimativa paramétrica;
  • Estimativa “bottom-up”;
  • Estimativa de três pontos;
  • Análise de alternativas;
  • Análise de reservas;
  • Custo da qualidade;
  • Softwares de gerenciamento de projetos;
  • Votação.

3. Determinar o orçamento

Consiste em estabelecer a linha de base dos custos, isto é, a representação de um orçamento aprovado. A determinação do orçamento pode ser feita com base nas atividades individuais (definidas no cronograma) ou nos pacotes de trabalho (definidas na EAP). Sem uma linha de base dos custos não é possível monitorar e controlar os custos do projeto. Vale lembrar que mudanças na linha de base dos custos só podem ser feitas por meio de pedidos formais, através de uma solicitação de mudança.

Os processos de estimar os custos e determinar o orçamento normalmente são feitos juntos, especialmente em projetos menores. Contudo, as ferramentas utilizadas em cada um deles são diferentes, como você verá logo mais.

3.1 Entregas do processo

3.1.1 Linha de base dos custos

Versão aprovada do orçamento, sem incluir as reservas gerenciais, isto é, as verbas retidas para cobrir riscos que não foram mapeados.

3.1.2 Requisitos de recursos financeiros do projeto

Soma entre os gastos projetados na linha de base de custos e as reservas gerenciais, com indicação da fonte de cada recurso.

3.1.3 Atualizações nos documentos do projeto

Atualizações nas estimativas de custos, no cronograma do projeto e no registro de riscos.

3.2 Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada;
  • Agregação de custos;
  • Análise de reservas;
  • Revisão de informações históricas;
  • Reconciliação dos limites dos recursos financeiros;
  • Financiamento.

4. Controlar os custos

Consiste em monitorar o andamento do projeto, comparando os custos previstos no orçamento com os custos reais do projeto, ao longo do tempo. Caso esses dois números não estejam batendo, o gerente de projetos deve tomar ações para evitar que o orçamento seja extrapolado.

O processo de controlar os custos também inclui a atualização do orçamento e a gestão das mudanças. Toda mudança no projeto, autorizada ou não, deve ser comunicada aos stakeholders (partes interessadas). Assim é garantido o alinhamento entre as expectativas do que será entregue e o que está realmente planejado, bem como os impactos das solicitações de mudança aprovadas ou reprovadas.

A importância da Gestão de Stakeholders para o sucesso dos projetos

4.1 Entregas do processo

4.1.1 Informações sobre o desempenho do trabalho

Documentação de como o trabalho está sendo realizado em comparação ao que foi planejado na linha de base dos custos.

4.1.2 Previsões de custos

Cálculo do ENT (Estimativa no Término) e comunicação desse indicador aos stakeholders.

4.1.3 Solicitações de mudança

Pedidos formais para realização de alterações no projeto.

4.1.4 Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Atualizações no plano de gerenciamento de custos, na linha de base dos custos e na linha de base da medição do desempenho.

4.1.5 Atualizações de documentos do projeto

Atualizações no registro de premissas, na base das estimativas, nas estimativas de custos, no registro de lições aprendidas e no registro dos riscos.

4.2 Técnicas e ferramentas

  • Opinião especializada;
  • Análise de valor agregado;
  • Análise de variação;
  • Análise de tendências;
  • Análise de reservas;
  • Índice de desempenho para término (IDPT);
  • Software de gerenciamento de projetos.

Resumindo…

Processos de gerenciamento de custos em projetos


Já deu para ter uma noção de como fazer gerenciamento de custos em projetos, não é mesmo? Confira agora algumas dicas práticas para garantir que o seu projeto realmente vai respeitar os custos acordados com o patrocinador:

Dicas para manter o projeto dentro do orçamento

1. Faça revisões periódicas no orçamento

O orçamento é um documento dinâmico e, portanto, deve ser atualizado de acordo com as informações disponíveis sobre o projeto. Essa prática de revisitar o orçamento constantemente assegura que ele seja o mais realista possível e, dessa forma, consiga cumprir sua função de antecipar os custos do projeto com fidelidade.

2. Fique de olho no escopo do projeto

Um escopo desconhecido, mal definido ou excessivamente otimista também pode deixar o projeto mais caro. Se o gerente de projetos não sabe exatamente qual o trabalho necessário para executar o projeto fica difícil fazer estimativas assertivas, concorda? Portanto, vale a pena investir tempo e dinheiro planejando um bom processo de gerenciamento de escopo.

Outro ponto importante é ficar de olho nas mudanças do projeto, assegurando que só sejam feitas as mudanças que foram autorizadas, além de ter o cuidado de garantir que a solicitação de mudança seja realmente necessária naquele momento do projeto.

Você precisa se perguntar: o que vai acontecer se eu entregar o projeto sem essa mudança que foi identificada nesse momento? Lembre-se que solicitações de mudança geram retrabalhos que, por sua vez, geram custos irrecuperáveis. Então, uma solicitação de mudança só deverá ser aprovada se o resultado que será obtido com ela é maior que o seu custo.

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3. Comunique os custos para a equipe do projeto

Muitas vezes informações a respeito dos custos do projeto não chegam até à equipe do projeto, seja por falta de tempo ou por descuido. Contudo, é fundamental que o gerente de projetos comunique essas informações para a sua equipe, afinal, transparência gera conscientização. Uma vez que o time sabe como está o andamento dos custos do projeto, maiores são as chances de ele se comprometer em manter o orçamento.

Se mesmo com essas dicas você sentir que o seu projeto não está andando conforme o esperado, talvez seja hora de chamar reforços. Assista ao nosso webinar gratuito e saiba como explicar para o seu diretor que um projeto crítico precisa de ajuda especializada! Aproveite também para dar uma olhada no nosso post completo sobre gestão de projetos.

Como explicar para o seu diretor que o projeto precisa de ajuda profissional

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