O que é gestão de projetos?

O que é Gestão de Projetos?

Todo projeto — uma viagem, uma campanha de marketing ou o lançamento de um site — deve ser planejado, executado e controlado, ou seja, precisa ser administrado. E para isso é preciso entender o que é gestão de projetos.

Nesse post você vai aprender:

  1. O que é um projeto?
  2. O que é gestão de projetos?
  3. Como fazer uma boa gestão de projetos
  4. O papel de um gerente de projetos
  5. As dez áreas de conhecimento da gestão de projetos

Boa leitura!

O que é um projeto?

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. PMBOK®

Por ser temporário, um projeto tem início, meio e fim e podemos dizer que está concluído quando o seu resultado é atingido. Muitas empresas fazem projetos, mas não os encaram dessa forma. Isso acontece porque não possuem uma visão muito clara sobre o que é um projeto.

Por exemplo: imagine que sua empresa vende um software de gestão empresarial. Um dos clientes entra em contato pedindo algumas personalizações para o negócio dele. Você se reúne com a equipe e verifica que o empreendimento vale a pena. Assim você está com um projeto em mãos: a entrega da personalização do software para o cliente.

Esse projeto iniciará no momento do acordo entre as duas partes e terminará quando o software for entregue para o cliente.

Para entender mais sobre o assunto leia o nosso texto sobre o que é um projeto.

Mas como definir os recursos que serão utilizados nesse projeto? Como dividir as tarefas de cada um na execução do projeto? Quais serão os prazos de entrega? Antes, é preciso entender o que é gestão de projetos.

Notebook e bloco de anotações - O que é Gestão de Projetos

O que é gestão de projetos?

Gestão de projetos é uma disciplina de gestão e governanças que reúne conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para executar um projeto. Gerir um projeto envolve receber a demanda, planejar, executar, controlar e entregar um resultado que atenda as expectativas das partes interessadas.

Para entender melhor o que é gestão de projetos, vamos retomar o exemplo anterior da empresa que vende um software de gestão. Gerenciar esse projeto abrangeria entender as necessidades do cliente, planejar essas alterações no software, envolver os programadores para executar essa modificação e controlar as etapas para garantir que tudo esteja dentro dos prazos acordados e qualidade esperada.

Além disso, a gestão de projetos também envolve equilibrar a execução do projeto dentro dos recursos disponíveis, por exemplo: verificar quantas pessoas precisam ser mobilizadas para realizar o projeto, se será preciso contratar pessoal externo, verificar qual valor monetário será dispendido e como equilibrá-lo entre as etapas do projeto.

Para o sucesso do gerenciamento de projetos, o cliente (ou qualquer outro stakeholder envolvido no projeto) deve participar durante todo o projeto, dando feedbacks e mantendo uma comunicação clara com a equipe de gerenciamento de projetos.

Outro importante fator de sucesso é realizar esse gerenciamento dentro de expectativas realistas: não adianta planejar a conclusão ou entrega do projeto em um prazo ou com um orçamento que não seja possível de cumprir com os recursos disponíveis. Ou, até, ignorar riscos conhecidos no início do projeto.

Leia também  Escritório de projetos: por que as empresas deveriam investir nisso?

E é importante lembrar: a gestão de projetos pode ser aplicada em qualquer tipo de projeto, independente do seu tamanho ou complexidade, como a ampliação de uma casa ou a mudança de identidade visual de uma empresa.

A maioria dos atrasos e desvio de planejamento em um projeto se dá por causa de uma má gestão. Para garantir que a sua empresa obtenha sucesso nos projetos, confira nossas dicas:

Como fazer uma boa gestão de projetos

Como você já sabe o que é gestão de projetos, é importante que conheça, também, algumas boas práticas. O PMBOK®, guia que padroniza e compila conhecimentos de gerenciamento de projetos, recomenda as boas práticas para uma gestão de projetos eficiente.

É preciso ressaltar que não são todas as boas práticas que podem ser aplicadas em todos os projetos. Depende do seu tamanho e da sua complexidade. Então cabe ao gerente de projetos identificar quais são necessárias.

Para te ajudar, separamos e explicamos melhor algumas das mais importantes:

Defina um escopo

Escopo do projeto pode ser divido em duas partes: escopo do projeto e do produto. Comece pelo escopo do produto: delimite quais características esse produto terá. Depois que tiver definido as características do produto, planeje qual será o trabalho necessário para construir o resultado do projeto, chamado escopo do projeto. Isso garante que a equipe de gerenciamento de projetos não tente criar algo além ou inferior ao que o cliente pediu, porque isso gera riscos desnecessários ao projeto. Após a definição do escopo você pode estruturar o cronograma.

Escopo de Projeto - Qual o nível de detalhe ideal?

Para entender melhor como fazer um bom escopo, garantindo um bom gerenciamento de projetos, confira nosso post sobre 4 erros que você não pode cometer na definição de escopo.

Defina um cronograma

Um cronograma de projeto nada mais é do que a divisão das tarefas na linha do tempo que elas serão executadas, estipulando todas as datas de entrega. O cronograma deve ser o coração do projeto, afinal, como dissemos anteriormente, um projeto tem início, meio e fim, e a definição realista desses prazos é fundamental para garantir que tudo ocorra dentro do esperado.

Mapeie os riscos

Mapear os riscos de um projeto é fundamental para tomar medidas de precaução e não deixar que a ameaça desses riscos comprometa a entrega do projeto. Após a identificação dos riscos, monte um plano de respostas aos riscos, programando ações necessárias para evita-los ou reduzir seus impactos, essas tarefas devem fazer parte do cronograma. Nesse plano também deve ser avaliado o orçamento contingencial para atuar nos riscos.

Fique de olho nos custos

Ter um bom planejamento de gerenciamento de custos é essencial para que tudo saia dentro do que o patrocinador do projeto está disposto a arcar, portanto, fique de olho nos custos e garanta que os valores não sejam extrapolados. Avalie a opção de ter uma contingência gerencial para o projeto, isso pode ajudar se você não tiver segurança quanto ao escopo do projeto, devido ao nível de inovação do tema, ou devido aos riscos envolvidos na condução.

Leia também  Saiba como a gestão de projetos pode ajudar a gestão de equipes

Mantenha a organização

Essa é uma palavra de ouro no mundo da gestão de projetos. Organização envolve delegar funções para cada membro da equipe, documentar as etapas, entregar os planos no início do projeto, respeitar todos os prazos e controle na execução, visando garantir que tudo está saindo conforme o planejado. A comunicação é uma prática que vai ajudar muito nessa organização, pois por meio dela todos os envolvidos saberão como está a evolução do projeto e como cada parte será impactada em caso de desvios.

Para saber mais sobre como fazer um bom gerenciamento, confira nossos conteúdos sobre gestão de projetos.

Para que isso tudo aconteça, além de todos entenderem o que é gestão de projetos, a equipe também precisa de um bom gerente de projetos. Entenda melhor sobre a importância desse profissional para o andamento do projeto:

Arquitetos sobre um projeto - O que é gestão de projetos

O papel de um gerente de projetos

Um gerente de projetos é uma das peças-chave para o andamento dos projetos de uma empresa. O seu papel é planejar e controlar o projeto, garantindo o envolvimento e compromisso do time com os resultados do projeto. O gerente de projeto precisa garantir o alinhamento das expectativas das partes interessadas. Para isso ele precisa agir com proatividade, prever riscos e gerenciar toda equipe envolvida.

Para isso, esse gerente precisa ter algumas aptidões específicas:

Capacidade de liderança

A capacidade de liderança de um gerente de projetos é a habilidade de envolver as pessoas nos projetos, motivando-as a encontrar soluções que otimizem o tempo e os custos e contribuam para melhorias. Para ser esse líder, o gerente deve trazer segurança para a sua equipe, comunicar expectativas e dar reforços positivos sempre que for possível.

Capacidade de desenvolver pessoas

A capacidade de desenvolver pessoas consiste em provocar a evolução da equipe durante a execução do projeto. Para isso, o gerente de projetos deve deixar claro a importância das atividades de cada um e conversar informalmente para entender as ambições e sonhos dos seus colaboradores, a fim de ajuda-los a alcançar esses desejos. Uma equipe mais desenvolvida e motivada é sinônimo de projeto bem executado.

Habilidade de comunicação

A comunicação é essencial para qualquer tipo de gestão e nos projetos não poderia ser diferente. O que parece óbvio para você pode não estar tão claro para o outro. Por isso, a boa comunicação de um gestor de projetos é essencial para manter clareza entre toda a equipe, alinhando o ritmo de projeto, dificuldades que podem ser encontradas e muito mais.

Habilidade interpessoal

Habilidade interpessoal é a arte de manter um bom relacionamento com as pessoas. Para um gerente de projetos isso é fundamental. A capacidade de se relacionar com os membros da equipe ajuda nas outras aptidões que descrevemos acima: a entender quais as ambições e objetivos da equipe e melhorar a comunicação entre as pessoas envolvidas.

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Capacidade de gerir o tempo

O tempo pode ser o maior aliado ou o pior inimigo de um gerente de projetos, vai depender da sua capacidade de fazer uma boa gestão. Projetos requerem muita energia, já que serão executadas várias atividades ao mesmo tempo, por isso é preciso definir prioridades e estimular a autodisciplina dos colaboradores para que auxiliem na otimização do tempo.

Gestão de Tempo em Projetos: 4 dicas essenciais

E, para completar, o gerente de projetos também deve ter conhecimento das 10 áreas da gestão de projetos:

As dez áreas do conhecimento em gestão de projetos

Segundo o PMI (Project Management Institute ou Instituto de Gerenciamento de Projetos, instituição internacional responsável por orientar profissionais dessa área), a gestão de projetos é composta por dez áreas do conhecimento que o gerente e sua equipe devem possuir e aplicar para fazerem uma gestão eficiente:

  1. Gerenciamento da Integração: integra todos os grupos e processos que farão parte do projeto.
  2. Gerenciamento de Escopo: mapeia todas as etapas que serão necessárias para a realização do projeto.
  3. Gerenciamento de Custos: faz a estimativa, orçamento e controle de todos os custos.
  4. Gerenciamento de Qualidade: analisa e controla a qualidade do projeto e do seu gerenciamento.
  5. Gerenciamento das Aquisições: planeja todas as compras de produtos ou serviços externos que serão necessários para a execução do projeto.
  6. Gerenciamento dos Recursos: organiza quais recursos serão necessários para a conclusão do projeto, desde o pessoal envolvido até os materiais e a infraestrutura.
  7. Gerenciamento das Comunicações: alinha as informações e objetivos entre todas as partes envolvidas no projeto.
  8. Gerenciamento de Risco: prevê os riscos do projeto para tomar medidas preventivas sobre esses riscos.
  9. Gerenciamento do Cronograma: estima quanto tempo cada etapa do projeto durará.
  10. Gerenciamento das Partes Interessadas: identifica quais são as partes interessadas e garante a transparência na troca de informações entre os stakeholders.

Para saber mais desse assunto leia sobre as principais áreas do gerenciamento de projetos.

Resumindo

Neste post você aprendeu o que é gestão de projetos, as principais boas práticas para fazer um gerenciamento eficiente, o papel de um gerente de projetos e quais áreas do conhecimento ele precisa dominar. Vimos que organização e comunicação são palavras de ouro nessa gestão e que um bom planejamento é essencial para o sucesso da entrega.

Agora que você sabe o que é gestão de projetos e qual o papel de um gerente de projetos dentro da organização, assista também nosso webinar, entenda o que é escritório de projetos e comece hoje mesmo a implantar essa estrutura dentro da sua organização.

escritório de projetos

Vinicius Nóbile de Almeida

Sócio diretor da Euax, formado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em projetos. É certificado PMP pelo PMI (Project Management Institute) e CBPP (Certified Business Process Professional).

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