Gestão de projetos: o que é, principais conceitos e benefícios e como fazer em 5 passos

Gestão de projetos

A gestão de projetos é um conjunto de práticas e competências utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização, independentemente do tamanho ou da complexidade desses projetos.

Neste post você vai encontrar um resumo sobre os principais conceitos da gestão de projetos e aprender a executá-la na prática.

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Índice:


Boa leitura!

O que é um projeto?

De acordo com a sexta edição do Guia PMBOK®, uma das maiores referências globais sobre o assunto, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Mas o que isso significa exatamente? Vamos analisar as palavras destacadas separadamente para facilitar a compreensão:

  • Um projeto é um esforço temporário porque tem começo, meio e fim. Ou seja, é possível atribuir uma data de início e uma data de término a todo projeto. Isso não se aplica, por exemplo, a um processo, pois processos se repetem, portanto, são cíclicos, contínuos.

Por exemplo, vamos supor que você faça a limpeza da sua casa toda semana: você varre o chão, tira o pó e passa pano. Isso é um processo, pois você possui atividades bem definidas e contínuas e há uma repetibilidade nos resultados obtidos.

Por outro lado, se você estivesse reformando a sua casa, isso já seria um projeto, pois além de ser algo temporário, traria um resultado único. Depois da reforma, você já poderia voltar com o processo de limpeza da casa, que possivelmente não será o mesmo, sofrerá alguns ajustes.

  • Um projeto cria um produto, serviço ou resultado único porque nenhum projeto é igual ao outro. Mesmo que você e seu vizinho estejam construindo muros com o mesmo tamanho e utilizando os mesmos materiais, cada um dos muros está inserido em um contexto diferente.

Portanto, ambos têm suas peculiaridades, como qualidade do solo e inclinação do terreno, o que faz a entrega ser exclusiva. Em um processo, os resultados obtidos são sempre os mesmos, pois há um padrão sendo seguido, há uma repetibilidade das tarefas que vão gerar o resultado.


Diferença entre projeto e processo

Nesta tabela é possível perceber claramente as diferenças entre um projeto e um processo

Tipos de projetos

1. Projetos sociais

Um projeto social tem como principal objetivo proporcionar melhoria na qualidade de vida de pessoas e/ou comunidades envolvidas. Esses projetos começam, na maioria das vezes, a partir da necessidade de transformação de algum aspecto da sociedade. Além disso, as pessoas envolvidas costumam realizá-los por um viés solidário, isto é, sem nenhum tipo de remuneração financeira.

Podem ser considerados projetos sociais os movimentos realizados pelas ONGs (Organizações Não Governamentais) para arrecadar roupas, brinquedos e outros objetos com a finalidade de distribuí-los para comunidades carentes.

Comumente, os projetos sociais estão inseridos em um programa, que terá metas a serem atendidas. Até que essas metas não sejam atendidas serão executados projetos que contribuam para o seu atingimento.

2. Projetos culturais

Os projetos culturais têm como objetivo levar qualquer tipo de manifestação artística para um determinado grupo de pessoas, como, a dança, o teatro e a música. Os resultados de um projeto cultural podem ser dos mais variados: peça teatral, produção de um filme, lançamento de um livro, restauração de museus etc. A realização desse tipo de projeto nem sempre gera retorno financeiro.

3. Projetos de pesquisa

Em um projeto de pesquisa, o pesquisador descreve o que ele quer pesquisar, quais as intenções da pesquisa, quanto tempo ele levará e qual é o custo estimado do projeto. Um profissional da área da saúde, como um médico, por exemplo, pode desenvolver esse tipo de projeto em busca da cura para um determinado problema de saúde.

Neste tipo de projeto é bem importante definir um orçamento claro e determinar um prazo limite que fique muito explícito aos envolvidos. Isso vai evitar que o projeto se perpetue por um longo período sem atingir seus objetivos.

4. Projetos empresariais

Em um projeto empresarial o objetivo é criar oportunidades, transformar um negócio já existente ou estruturar um novo negócio.

Um exemplo simples de entender é o de uma empresa que pretende expandir suas operações para o mercado exterior. Antes de iniciar essa internacionalização, a empresa irá fazer pesquisa de mercado, orçamento e estimativa de lucro, e providenciará todas as questões burocráticas que envolvem essa expansão para, só depois disso, mudar para o exterior.

5. Projetos pessoais

Projetos pessoais ou projetos de vida são geralmente individuais e se baseiam em objetivos que as pessoas possuem, como por exemplo fazer uma viagem ou concluir um curso de graduação.

A compra de uma casa, por exemplo, é considerada um projeto pessoal. Antes de comprar o imóvel você se prepara para fazer esse investimento, analisa suas condições financeiras, estipula a data de mudança e, por fim, adquire a casa.

Mas não adianta muito ter uma coleção de projetos se eles não são bem gerenciados, certo? E você sabe o que realmente significa ter gestão de projetos? Acompanhe para descobrir!

O que é gestão de projetos?

Como te contamos anteriormente, a gestão de projetos é a estruturação da forma como o projeto é planejado, executado, monitorado e controlado. Isso inclui a elaboração e o detalhamento do escopo, a organização dos recursos humanos, financeiros e materiais, a montagem do cronograma e do registro dos custos, o monitoramento dos riscos associados ao projeto, além de uma série de outras ações.

Essas ações visam entregar um resultado adequado às necessidades e desejos dos clientes do projeto e assegurar que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, sem falhas ou desvios — ou com o menor número possível deles.

Essa estruturação do projeto vai proporcionar uma série de benefícios. Confira os seis principais:

Benefícios da gestão de projetos

1. Redução de custos

O gerenciamento de custos, uma das práticas da gestão de projetos, auxilia na montagem e no monitoramento de um orçamento equilibrado e assertivo. Uma vez que o gerente de projetos tenha elaborado a sua linha de base dos custos, fica mais fácil acompanhar se o que está sendo feito no projeto está batendo com aquilo que foi planejado. Esse monitoramento possibilita, inclusive, que se reduzam os custos a partir do aproveitamento de oportunidades, mas, principalmente, com a aplicação dos recursos financeiros no momento certo.

2. Otimização do tempo

O gerenciamento do cronograma, também uma prática da gestão de projetos, possibilita a montagem da linha de base do cronograma. Este poderoso instrumento, assim como a linha de base de custos, pode ser utilizado como referência na hora de comparar o tempo planejado com o tempo efetivamente gasto.

Dessa forma, o gerente de projetos possui mais controle sobre o projeto, já que ele sabe em qual momento cada recurso deve ser alocado, evitando desperdícios e otimizando a utilização dos recursos humanos, financeiros e materiais.

3. Resultados mais assertivos

Na gestão de projetos é preciso dedicar algum tempo para entender as necessidades que precisam ser atendidas, detalhar todo o trabalho do projeto e estabelecer processos que garantam a qualidade do produto final. Com esse planejamento e a rotina de monitoramento e controle de projetos, certamente o resultado final será mais assertivo e se aproximará mais daquilo que o cliente do projeto realmente pediu.

4. Controle dos riscos

Outro ponto positivo de fazer gestão de projetos é que adotando essas práticas você possui maior controle sobre os riscos. Afinal, você terá mapeado as principais ameaças ao projeto, saberá identificar os indícios de que essas ameaças estão se concretizando e o que fazer para minimizar os impactos nos projetos. Além disso, terá mapeado também os riscos positivos, isto é, as oportunidades, que podem gerar muitos ganhos ao projeto se bem aproveitadas.

5. Maior engajamento da equipe

Com as boas práticas da gestão de projetos, sua equipe se sentirá mais motivada e engajada no projeto, pois as informações são compartilhadas e alinhadas com todos os envolvidos, gerando assim uma relação de confiança e transparência. Ter um bom planejamento com estratégias para lidar com as partes interessadas e fazer um bom gerenciamento de equipe faz toda a diferença, porque possibilita mais comunicação e diálogo no dia a dia do projeto.

6. Maior satisfação do cliente


Esse benefício é uma consequência dos benefícios anteriores. A partir do momento em que você consegue gerenciar bem seu projeto – mantendo-o dentro do escopo, prazo e custo planejados – é natural que o seu cliente fique mais satisfeito com os resultados obtidos. Afinal, é este o objetivo comum de todos os projetos.
Viu só quantos benefícios? Para alcançar todos eles você precisa aprender alguns conceitos básicos da gestão de projetos, como o de ciclo de vida. Confira a seguir.

Ciclo de vida do projeto

O ciclo de vida do projeto – ou Project Life Cycle, em inglês – é o conjunto de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término. Uma fase é um conjunto lógico de atividades que possibilita a conclusão de uma ou mais entregas. As entregas, por sua vez, são produtos tangíveis e verificáveis por meio de checklists, relatórios, protótipos etc.

Existem basicamente dois tipos de ciclo de vida de projeto:

1. Ciclo de vida preditivo

Também conhecido como ciclo de vida predeterminado, neste tipo de ciclo o escopo do projeto é totalmente detalhado desde o início. Assim sendo, as mudanças no projeto só poderão acontecer mediante uma solicitação formal, que será submetida a um comitê gestor de mudanças. Esse tipo de ciclo normalmente é utilizado quando existe um bom entendimento sobre o escopo do projeto. Exemplo: projeto de fabricação de um carro.

2. Ciclo de vida adaptativo

Projetos com o ciclo de vida adaptativo – também conhecido apenas como ciclo de vida ágil – não possuem escopo muito bem definido: o escopo vai sendo detalhado à medida que se obtém mais informações sobre o projeto. São acordados ciclos menores de trabalho e, portanto, há mais flexibilidade para as mudanças.

Neste tipo de ciclo de vida, cada iteração (conjunto de atividades) gera um incremento que acrescenta uma funcionalidade ao produto. Dessa forma, o escopo do projeto é detalhado de forma mais superficial, proporcionando uma visão panorâmica do projeto, que vai sendo aprofundada a cada iteração.

A grande vantagem disso é a facilidade em alocar as equipes do projeto. Importante dizer que o escopo da iteração não pode mudar depois que a iteração é iniciada. O que pode sofrer mudanças é o escopo do que está identificado para as iterações seguintes.

O ciclo de vida adaptativo é mais indicado para projetos que são muito variáveis ou desconhecidos. Exemplo: projeto de implementação de novas leis em softwares.

Para se aprofundar neste assunto, leia o post completo sobre ciclo de vida do projeto.
Existe uma série de processos que interagem nas fases do ciclo de vida do projeto. São eles: processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Vamos conhecer para que serve cada um deles?

Grupos de processos da gestão de projetos

Os grupos de processos da gestão de projetos são coleções de atividades organizadas, que devem ser realizadas ao longo do projeto. Os grupos de processos são independentes das fases do ciclo de vida e, por isso, um processo pode não estar presente ou se repetir em determinada fase do projeto.

1. Processos de iniciação

São os processos que ajudam a definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto. Seu objetivo é identificar e alinhar as expectativas das partes interessadas, além de elaborar a versão preliminar do escopo e realizar a primeira estimativa de custos, recursos e cronograma.

É através dos processos de iniciação que é feito o Termo de Abertura do Projeto, um documento que visa assegurar que só sejam autorizados os projetos que estejam de acordo com a estratégia da organização.

Fazem parte do grupo de processos de iniciação:

  • Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto;
  • Identificar as partes interessadas.

2. Processos de planejamento

São os processos que visam a criação do escopo total do projeto, o refinamento dos objetivos e a definição das ações para conclusão do projeto ou fase. Os processos de planejamento também contribuem para desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto e outros documentos utilizados no planejamento do projeto.

Fazem parte do grupo de processos de planejamento:

  • Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto;
  • Planejar o gerenciamento do escopo;
  • Coletar os requisitos;
  • Definir o escopo;
  • Criar a EAP;
  • Planejar o gerenciamento do cronograma;
  • Definir as atividades;
  • Sequenciar as atividades;
  • Estimar as durações das atividades;
  • Desenvolver o cronograma;
  • Planejar o gerenciamento dos custos;
  • Estimar os custos;
  • Determinar o orçamento;
  • Planejar o gerenciamento da qualidade;
  • Planejar o gerenciamento dos recursos;
  • Estimar os recursos das atividades;
  • Planejar o gerenciamento das comunicações;
  • Planejar o gerenciamento dos riscos;
  • Identificar os riscos;
  • Realizar a análise qualitativa dos riscos;
  • Realizar a análise quantitativa dos riscos;
  • Planejar as respostas aos riscos;
  • Planejar o gerenciamento das aquisições;
  • Planejar o engajamento das partes interessadas.

3. Processos de execução

Os processos de execução são aqueles destinados a colocar em prática o trabalho que foi definido no plano de gerenciamento do projeto e no escopo do projeto. Isso inclui coordenar recursos, otimizar o tempo e manter o engajamento das partes interessadas. Uma grande parte do tempo, do orçamento e dos recursos do projeto é consumida pelos processos de execução.

Fazem parte do grupo de processos de execução:

  • Orientar e gerenciar o trabalho do projeto;
  • Gerenciar o conhecimento do projeto;
  • Gerenciar a qualidade;
  • Adquirir recursos;
  • Desenvolver a equipe;
  • Gerenciar a equipe;
  • Gerenciar as comunicações;
  • Implementar respostas aos riscos;
  • Conduzir as aquisições;
  • Gerenciar o engajamento das partes interessadas.

4. Processos de monitoramento e controle

São os processos utilizados no acompanhamento das atividades do projeto, a fim de verificar se o desempenho atual do projeto condiz com o desempenho planejado. Esses processos analisam as variações, levantam tendências para o projeto, corrigem desvios e aprovam solicitações de mudanças.

Fazem parte do grupo de processos de monitoramento e controle:

  • Monitorar e controlar o trabalho do projeto;
  • Realizar o controle integrado de mudanças;
  • Validar o escopo;
  • Controlar o escopo;
  • Controlar o cronograma;
  • Controlar os custos;
  • Controlar a qualidade;
  • Controlar os recursos;
  • Monitorar as comunicações;
  • Monitorar os riscos;
  • Controlar as aquisições;
  • Monitorar o engajamento das partes interessadas.

5. Processos de encerramento

Trata-se de tudo aquilo que é feito para concluir e finalizar formalmente um projeto ou uma fase, certificando-se de que os contratos foram adequadamente encerrados e as lições aprendidas foram identificadas.

Fazem parte do grupo de processos de encerramento:

  • Encerrar o projeto ou fase;
  • Outros processos de encerramento que variam de organização para organização.



Os processos da gestão de projetos também podem ser organizados em áreas de conhecimento. A partir de agora vamos conhecer quais são elas e quais processos fazem parte de cada uma.

Áreas de conhecimento da gestão de projetos

As áreas de conhecimento da gestão de projetos são campos de especialização que trazem um conjunto de processos, práticas e ferramentas relacionados à área que está sendo tratada. Conheça cada uma das áreas de conhecimento da gestão de projetos:

1. Gerenciamento da integração do projeto

O gerenciamento da integração do projeto é a área de conhecimento que coordena todas as práticas de gestão de projetos. Ela é responsável por fazer com que toda a engrenagem funcione perfeitamente, encaixando todas as peças necessárias para realizar o trabalho. Em outras palavras, o gerenciamento da integração busca garantir a conexão e a integridade das informações detalhadas em todos os planos do projeto.

O gerenciamento da integração é uma atribuição exclusiva do gerente de projetos, pois ele é o único que possui uma visão geral do projeto. Portanto, essa atribuição não pode ser delegada a outro profissional. O gerente de projetos assume o papel de um grande maestro, que deve orquestrar todas as partes do projeto, fazendo com que todos estejam convergindo em prol de um mesmo objetivo e eliminando lacunas que podem afetar o desempenho da iniciativa.

São processos do gerenciamento da integração do projeto:

  • Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto: formalizar a autorização de um projeto, através de um documento escrito ou até mesmo de um canvas.
  • Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto: estruturar todos os processos que serão aplicados na gestão do projeto, visando a padronização.
  • Orientar e gerenciar o trabalho do projeto: colocar em prática o que foi definido no Plano de Gerenciamento do Projeto e executar as mudanças necessárias que forem aprovadas.
  • Gerenciar o conhecimento do projeto: aplicar os conhecimentos organizacionais existentes na condução do projeto e registrar as lições aprendidas no projeto em questão.
  • Monitorar e controlar o trabalho do projeto: acompanhar, relatar e analisar o progresso do projeto, promovendo intervenções quando necessário para alcançar os objetivos do projeto.
  • Realizar o controle integrado de mudanças: encaminhar, analisar, revisar e comunicar mudanças no projeto, certificando-se de que elas são realmente necessárias.
  • Encerrar o projeto ou fase: finalizar todas as atividades do projeto e arquivar as informações do projeto.

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Canvas de projeto

2. Gerenciamento do escopo do projeto

O gerenciamento do escopo do projeto é a área de conhecimento que estabelece o trabalho necessário – e somente o necessário – para concluir um projeto com sucesso.

São processos do gerenciamento do escopo do projeto:

  • Planejar o gerenciamento do escopo: estabelecer a metodologia que será utilizada para definir, validar e controlar o escopo.
  • Coletar os requisitos: identificar as características e capacidades que o produto entregue deverá ter para satisfazer as reais necessidades e desejos do cliente.
  • Definir o escopo: fazer o primeiro detalhamento do trabalho do projeto, de maneira genérica e ampla.
  • Criar a EAP: fazer o segundo detalhamento do trabalho do projeto, chegando até o nível de pacote de trabalho, que representa um conjunto de atividades.
  • Validar o escopo: verificar e aprovar o escopo com as partes interessadas no projeto.
  • Controlar o escopo: monitorar o andamento do escopo e, em caso de desvios, executar ações de recuperação.

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Escopo de projeto - Qual o nível e detalhe ideal?

3. Gerenciamento do cronograma do projeto

O gerenciamento do cronograma do projeto é a área de conhecimento que visa organizar o trabalho necessário para entregar o escopo do projeto em um cronograma que permitirá controlar o tempo, as atividades e os recursos do projeto. Um cronograma é como se fosse um calendário e sua assertividade é decisiva na hora de saber se um projeto vai atrasar ou não.

São processos do gerenciamento do cronograma do projeto:

  • Planejar o gerenciamento do cronograma: estabelecer a metodologia que será utilizada para criar, validar e controlar o cronograma do projeto.
  • Definir as atividades: mapear todas as ações que serão necessárias para a execução do projeto.
  • Sequenciar as atividades: atribuir uma sequência lógica às atividades mapeadas anteriormente, deixando clara a relação entre elas.
  • Estimar as durações das atividades: fazer uma previsão de quanto tempo será gasto na execução de cada atividade, prevendo eventuais atrasos e equilibrando a utilização dos recursos.
  • Desenvolver o cronograma: consolidar tudo o que foi mapeado anteriormente (atividades, recursos, durações das atividades etc.) em um modelo de cronograma, de acordo com o que foi estabelecido no plano de gerenciamento do cronograma.
  • Controlar o cronograma: monitorar o progresso do cronograma, a fim de identificar eventuais desvios e agir na hora certa para impedi-los de avançar.

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Técnicas de desenvolvimento de cronogramas de projetos

4. Gerenciamento dos custos do projeto

O gerenciamento de custos do projeto é a área de conhecimento que tem por objetivo estabelecer um orçamento para o projeto e garantir que esse orçamento não seja ultrapassado.

São processos do gerenciamento dos custos do projeto:

  • Planejar o gerenciamento dos custos: estabelecer a metodologia que será utilizada na estimativa, orçamento, gestão, monitoramento e controle dos custos.
  • Estimar os custos: fazer uma previsão de quanto custará cada recurso, baseando-se nas informações disponíveis no momento.
  • Determinar o orçamento: criar uma linha de base de custos autorizada, que servirá de referência no controle dos custos.
  • Controlar os custos: acompanhar o progresso dos custos, comparando os custos planejados com os custos reais do projeto.

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5. Gerenciamento da qualidade do projeto

O gerenciamento da qualidade do projeto é a área de conhecimento que busca garantir que o projeto seja concluído com a qualidade necessária para atender às expectativas e necessidades do cliente. A qualidade, por sua vez, é a medida de quanto um projeto atende aos requisitos especificados no escopo. Esses requisitos devem ser SMART: específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. Dizemos que um projeto possui alta qualidade quando ele apresenta nenhum ou poucos defeitos.

Vale lembrar que o nível de qualidade não tem a ver com a quantidade de características técnicas da solução entregue pelo projeto, mas sim com a performance dessas características. De nada adianta ter um smartphone com uma câmera maravilhosa se cada vez que você tenta utilizá-la o aplicativo fecha, não é mesmo?

São processos do gerenciamento da qualidade do projeto:

  • Planejar o gerenciamento da qualidade: identificar requisitos e padrões de qualidade do projeto e estruturar a forma como será comprovado o atingimento do nível de qualidade esperado.
  • Gerenciar a qualidade: estabelecer as atividades que deverão ser feitas para que o projeto saia com a qualidade esperada.
  • Controlar a qualidade: monitorar e registrar os resultados das atividades de qualidade estabelecidas anteriormente.

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6. Gerenciamento dos recursos do projeto

O gerenciamento dos recursos do projeto é a área de conhecimento que visa garantir que o gerente de projetos e sua equipe terão à disposição os recursos certos, no lugar e no momento certo. Existem dois tipos de recursos: os recursos de equipe, que são as pessoas, e os recursos físicos, que são os materiais, suprimentos, instalações e equipamentos necessários à execução de um projeto. Além da estimativa e da obtenção de recursos, essa área de conhecimento envolve a capacitação da equipe do projeto, conforme as necessidades identificadas.

São processos do gerenciamento dos recursos do projeto:

  • Planejar o gerenciamento dos recursos: estabelecer metodologia sobre como os recursos do projeto — físicos e de equipe — serão estimados, adquiridos, gerenciados e utilizados.
  • Estimar os recursos das atividades: fazer uma previsão de quais e quantos recursos serão necessários para realizar o trabalho do projeto.
  • Adquirir recursos: obter membros de equipe, equipamentos, materiais, suprimentos e outros recursos necessários para realizar o trabalho do projeto.
  • Desenvolver a equipe: aperfeiçoar e desenvolver competências dos membros da equipe e melhorar o ambiente da equipe do projeto, a fim de aprimorar o desempenho do projeto.
  • Gerenciar a equipe: acompanhar a equipe do projeto, fornecer feedbacks sobre o desempenho do time e buscar soluções para eventuais problemas.
  • Controlar os recursos: monitorar os recursos utilizados versus os recursos planejados, executando ações de recuperação em caso de desvios.

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7. Gerenciamento das comunicações do projeto

O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que visa promover a troca eficiente de informações, certificando-se de que as partes interessadas estejam sendo comunicadas sobre todas as ações e decisões importa

O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que visa promover a troca eficiente de informações, certificando-se de que as partes interessadas estejam sendo comunicadas sobre todas as ações e decisões importantes tomadas no projeto. Isso aumenta as chances de as mensagens serem decodificadas corretamente, evitando ambiguidades.

Resumidamente, há dois tipos de comunicação: a verbal, que abrange tudo aquilo posto em palavras, na forma escrita ou falada, e a não-verbal, que inclui gestos, imagens, entonação da voz, expressão facial etc.

Os projetos possuem diferentes necessidades de comunicação e o que pode servir para uma iniciativa não necessariamente será aplicável a outra. Por exemplo, as estratégias de comunicação utilizadas no projeto da reforma de uma casa certamente serão diferentes das estratégias de comunicação utilizadas no projeto da construção de uma usina nuclear.

São processos do gerenciamento das comunicações do projeto:

  • Planejar o gerenciamento das comunicações: desenvolver um plano de comunicação com base nas necessidades de cada uma das partes interessadas.
  • Gerenciar as comunicações: executar a coleta, o armazenamento e a distribuição das informações às partes interessadas.
  • Monitorar as comunicações: acompanhar se realmente as informações estão chegando às partes interessadas.

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8. Gerenciamento dos riscos do projeto

O gerenciamento dos riscos do projeto é a área de conhecimento que trata da gestão das incertezas do projeto. O objetivo dessa área é evitar as ameaças ao projeto e potencializar as oportunidades que forem surgindo, dando respostas adequadas aos riscos.

São processo do gerenciamento dos riscos do projeto:

  • Planejar o gerenciamento dos riscos: definir de que forma os riscos serão gerenciados, o que inclui a escolha da metodologia e das ferramentas. Isso deverá ser documentado no plano de gerenciamento dos riscos.
  • Identificar os riscos: mapear os riscos individuais e gerais do projeto, bem como suas características. Aqui incluem-se oportunidades e ameaças.
  • Realizar a análise qualitativa dos riscos: priorizar os riscos individuais identificados, considerando sua probabilidade de ocorrência e seus impactos nos objetivos do projeto.
  • Realizar a análise quantitativa dos riscos: avaliar – em números – quais impactos os riscos individuais priorizados anteriormente podem acarretar no projeto.
  • Planejar as respostas aos riscos: desenvolver alternativas, estratégias e ações para lidar com a exposição geral aos riscos e tratar os riscos individuais.
  • Implementar respostas aos riscos: colocar em prática as respostas planejadas anteriormente.
  • Monitorar os riscos: acompanhar a exposição do projeto aos riscos, identificando o melhor momento para executar a resposta planejada.

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9. Gerenciamento das aquisições do projeto

O gerenciamento das aquisições do projeto é a área de conhecimento que auxilia na tomada de decisão de compra e trata do relacionamento com os fornecedores. Portanto, estabelece uma série de normas para comprar produtos e contratar serviços externos à equipe do projeto. Essa área de conhecimento costuma interagir bastante com as demais, afinal, todas elas podem precisar de alguma aquisição.

Comumente, o gerente de projetos opta por adquirir somente aquilo que a equipe do projeto não tem condições de proporcionar. Além disso, o gerenciamento das aquisições pode ser responsabilidade do GP ou de um setor específico da organização. Não há jeito certo ou errado: o primeiro proporciona uma maior chance de acertos quanto ao produto ou serviço adquirido; já o segundo possibilita mais controle sobre os esforços de contratação.

São processos do gerenciamento das aquisições do projeto:

  • Planejar o gerenciamento das aquisições: documentar as decisões de compra do projeto.
  • Conduzir as aquisições: entrar em contato com um vendedor e estabelecer contratos.
  • Controlar as aquisições: monitorar e encerrar contratos.

10. Gerenciamento das partes interessadas do projeto

O gerenciamento das partes interessadas é a área de conhecimento que busca identificar todas as pessoas e entidades que podem afetar o projeto ou serem afetadas por ele. Nessa área são analisadas as expectativas dos stakeholders e desenvolvidas estratégias de engajamento.

Esse trabalho com as partes interessadas é normalmente iniciado após a assinatura do termo de abertura do projeto. Como cada um dos stakeholders pode afetar o projeto de uma forma diferente, é preciso classificá-los de acordo com o seu nível de engajamento e nível de influência. Assim, será possível elaborar ações de engajamento mais acertadas, executando-as de forma priorizada.

São processos de gerenciamento das partes interessadas do projeto:

  • Identificar as partes interessadas: mapear os stakeholders do projeto, suas necessidades e influência no projeto.
  • Planejar o engajamento das partes interessadas: elaborar estratégias para envolver os stakeholders no projeto.
  • Gerenciar o engajamento das partes interessadas: colocar em prática as estratégias definidas anteriormente e lidar com possíveis questões que surgirem.
  • Monitorar o engajamento das partes interessadas: acompanhar o nível de envolvimento dos stakeholders do projeto, adaptando as estratégias quando necessário.

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A importância da Gestão de Stakeholders para o sucesso dos projetos

Ufa, é muita coisa a ser feita não é mesmo? Para simplificar ainda mais como você deve proceder na gestão de projetos, separei este passo a passo com cinco etapas, que representa o essencial que você precisa ter na hora de conduzir suas iniciativas.

Como fazer gestão de projetos em 5 passos

1. Escolha uma metodologia de gestão de projetos

O primeiro passo para fazer gestão de projetos é escolher uma metodologia. Uma metodologia é um conjunto de práticas, técnicas, ferramentas e padrões que já foi testada e traz resultados comprovados. Na gestão de projetos existem as metodologias ágeis e as metodologias clássicas.

Metodologias clássicas

As metodologias clássicas de gestão de projetos são aquelas que trabalham com o ciclo de vida preditivo e buscam antecipar o trabalho do projeto, fazendo um planejamento detalhado das atividades. Essas metodologias são mais indicadas para projetos em que se conhece bem o escopo do projeto e o escopo do produto. Ou seja, sabe-se o que fazer e como fazer. Portanto, a restrição primária da gestão de projetos tradicional é o escopo.

Metodologias ágeis

As metodologias ágeis são aquelas que trabalham com o ciclo de vida adaptativo, ou seja, quando o escopo é detalhado progressivamente, à medida que são obtidas mais informações sobre o projeto. Portanto, as metodologias ágeis são mais indicadas quando o projeto está inserido em um ambiente que muda com frequência. Portanto, a restrição primária da gestão de projetos ágil é o tempo.

Não há certo ou errado na hora de optar por uma metodologia ou outra. Tudo dependerá do quanto você conhece e domina o escopo do projeto. Quanto maior o nível de incerteza sobre o escopo do projeto, mais indicado é o uso do método ágil. Uma boa opção também é trabalhar com metodologias híbridas, que trazem tanto elementos da gestão tradicional como elementos da gestão ágil.

Não podemos deixar de dizer que nenhum dos métodos exige burocracias ou documentações desnecessárias. Com dito anteriormente, a metodologia é um conjunto de ferramentas. Portanto, a cada planejamento de projeto, é preciso avaliar quais são as melhores ferramentas a serem utilizadas, levando em conta as características do escopo, da equipe e da organização.

Para aprender mais sobre as metodologias de gestão de projetos, recomendamos que você escute nosso webinar A briga da Gestão de Projetos: ágil x tradicional, disponibilizado aqui em formato de áudio:

2. Monitore os indicadores do projeto constantemente

Outro ponto essencial na gestão de projetos é ficar de olho nos números. Após fazer o planejamento utilizando a metodologia mais adequada ao tipo de projeto que está sendo conduzido, não se esqueça de estabelecer os indicadores certos. É esse exercício de controle do projeto que fará você perceber quando há desvios no projeto e, consequentemente, agir sobre esses desvios com agilidade.

Alguns dos indicadores que você precisa monitorar são: o valor agregado, o Índice de Desempenho de Prazo (IDP), o Índice de Desempenho de Custo (IDC), entre outros. Confira nosso post completo sobre indicadores de projetos e entenda melhor esse assunto!

3. Faça revisões no planejamento quando necessário

Não adianta nada passar dias planejando um projeto se esse planejamento ficar guardado na gaveta. Toda essa documentação deve ser utilizada como referência durante todo o ciclo de vida do projeto. É preciso analisar e comparar constantemente aquilo que foi planejado e aquilo que está sendo efetivamente realizado. Dessa forma, você saberá quando é necessário mudar o planejamento para atender a questões específicas do projeto.

É importante ter em mente que um planejamento não é escrito em pedra, ele pode mudar a qualquer momento. A grande questão é que isso precisa ser feito com muito cuidado. No caso da metodologia tradicional, as mudanças precisam passar um processo mais rigoroso de aprovação. Já no caso da metodologia ágil, as mudanças já são esperadas e são feitas com mais frequência do que na metodologia tradicional. Ainda assim, requer um processo de aprovação.

4. Invista em profissionais qualificados

O sucesso de um projeto está diretamente ligado ao nível de competência dos membros da equipe do projeto. Por isso, invista nas pessoas que estão conduzindo a sua iniciativa. Uma boa forma de fazer isso é promover cursos, palestras e capacitações em um ambiente virtual de educação corporativa, como o Twygo – Plataforma EAD, que já conta com alguns cursos disponíveis em seu catálogo.

5. Utilize um software de gestão de projetos

A tecnologia também pode ser uma boa aliada na gestão de projetos. Hoje em dia, já existem softwares que ajudam na centralização de todas as informações necessárias à gestão, criando um ambiente de integração entre as pessoas e os projetos dos quais elas participam. Confira nossa lista com algumas ferramentas de gestão de projetos e aprenda a escolher a melhor ferramenta para a sua organização.

Se depois de todo esse conteúdo você ainda ficou com dúvidas sobre gestão de projetos ou se sente inseguro em conduzir as suas iniciativas, não pense duas vezes antes de entrar em contato com os consultores da Euax. Não deixe de conhecer nossos serviços de consultoria em gestão de projetos. Também pode ser interessante para você assistir ao nosso webinar gratuito em que ensinamos como explicar para o seu diretor que o projeto precisa de ajuda especializada.

Como explicar para o seu diretor que o projeto precisa de ajuda profissional

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