Metodologia Scrum: aprenda a gerenciar seus projetos de forma ágil

Metodologia Scrum

Você sabe por que tantas equipes adotam a metodologia Scrum no desenvolvimento dos projetos? Hoje, a competitividade e a dinâmica do mercado exigem agilidade e o tempo se tornou um dos ativos mais valiosos das organizações. Neste post você vai entender o que é Scrum, quais as suas vantagens e como aplicá-lo na gestão dos seus projetos. Vamos começar!

O que é Scrum?

O Scrum é um framework que contém um conjunto de conceitos, práticas e ferramentas para gerenciar projetos de forma ágil. Criado pelos estadunidenses Ken Schwaber e Jeff Sutherland, inicialmente essa metodologia foi pensada para atender apenas projetos de desenvolvimento de software, mas com o tempo começou a ser aplicada também em projetos de outra natureza, principalmente aqueles cujo escopo é pouco conhecido, seja por questões atreladas à tecnologia ou por incertezas dos requisitos de negócio.

No Scrum, a gestão de um projeto é dividida em sprints, que são ciclos curtos que podem variar de 2 a 6 semanas, mas são geralmente mensais. As sprints também podem ser chamadas de iterações. Cada ciclo gera uma ou mais entregas que acrescentam um incremento, isto é, uma nova funcionalidade ao produto. É importante dizer que toda sprint é uma timebox, ou seja, um evento com duração fixa.

Você já utilizou a metodologia Scrum na gestão de um projeto?

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Portanto, a principal diferença entre o Scrum, que segue os princípios do manifesto ágil, e as metodologias clássicas, é justamente o nível de detalhamento do escopo do projeto. Se no método cascata, por exemplo, todo o escopo é minuciosamente planejado antes do início do projeto, no Scrum o projeto é planejado aos poucos, conforme mais informações vão sendo conhecidas. Importante: as práticas do Scrum podem e devem ser adaptadas ao contexto de cada organização.

Métodos Ágeis: sua empresa está preparada?

Agora que você já sabe o que é a metodologia Scrum, pode estar se perguntando o que você e a sua empresa ganham ao adotar essas práticas ágeis. Confira os benefícios a seguir!

Vantagens da metodologia Scrum

1. Assertividade na entrega da solução

Qualidade é a capacidade de entregar projetos segundo os critérios definidos pelo cliente. Certamente, atender aos requisitos demanda um planejamento de cada etapa de desenvolvimento do produto. A metodologia Scrum conta com uma série de eventos focados no planejamento faseado do projeto, no acompanhamento do desempenho e na revisão dos processos utilizados.

Além disso, equipes Scrum têm uma política de realização de testes de qualidade. Afinal, no Scrum, ao término de cada sprint, devemos entregar um produto utilizável pelo cliente, que será validado pelo product owner, para garantir que as expectativas sobre o projeto estão sendo atendidas. Essa prática certamente afeta a qualidade e a satisfação dos usuários.

2. Colaboração entre os membros da equipe

Um dos grandes diferenciais da metodologia Scrum está na descentralização do gerenciamento. Desse modo, cada integrante da equipe possui suas responsabilidades e responde de forma equânime por cada etapa do projeto e por seus resultados. Como a responsabilidade é compartilhada, é natural que as pessoas passem a encarar a realização do projeto como uma missão coletiva, na qual um membro ajuda o outro.

3. Aumento da produtividade do time

Na metodologia Scrum, a gestão de um projeto é dividida em ciclos. Ao final de cada um deles é feita a entrega de pelo menos uma funcionalidade do produto. Essa quebra da entrega final em resultados menores e parciais é muito útil para fazer o trabalho render, pois diminui a complexidade das atividades, tornando-as mais fáceis de serem feitas.

4. Maior adaptabilidade às mudanças

Diferentemente do que ocorre em metodologias clássicas, nas quais é mais difícil aplicar alterações no decorrer dos projetos, no Scrum a capacidade de adaptação às mudanças é algo esperado e muitas vezes até desejado, pois significa que o escopo, antes desconhecido ou incerto, está sendo refinado.

A flexibilidade da metodologia Scrum permite adaptar projetos a novas situações e demandas do cliente, sem que, para isso, toda a cadeia de atividades seja comprometida. Assim, fica mais fácil alterar as prioridades e atender com mais precisão as necessidades de quem solicitou o projeto.

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5. Descentralização das informações

A metodologia Scrum dinamiza o conhecimento das etapas e possibilita uma visão comum do projeto para toda a equipe, sem concentrar as informações em uma única pessoa. Em outras palavras, a ideia é que todos saibam o que está acontecendo na iniciativa, dando abertura para sugestões de melhorias.

Quer começar a aplicar a metodologia Scrum na gestão dos seus projetos? Confira o que você precisa saber para dar início aos trabalhos.

Como aplicar a metodologia Scrum na gestão de projetos

Para começar a aplicar o Scrum na sua empresa, você precisa conhecer os papéis, os artefatos e os eventos que integram o conjunto de práticas dessa metodologia. É recomendável que você comece pelo básico e apenas depois faça as adaptações necessárias ao seu contexto.

Papéis

Product owner

É o representante do produto, que decide quais funcionalidades serão construídas e em qual ordem. O product owner deve agir como uma espécie de “defensor” dos interesses do usuário da solução que está sendo construída. É de sua responsabilidade manter o foco no objetivo e informar à equipe quais são os resultados desejados na formulação e desenvolvimento do projeto. É a pessoa que vai esclarecer as dúvidas de negócio que, eventualmente, a equipe tenha. O product owner deve estar envolvido diariamente com o time, estabelecendo uma relação de proximidade e sinergia.

Scrum master

Responsável por disseminar os valores, princípios e práticas do Scrum. Diferentemente de um gerente de projetos, o scrum master age como um facilitador, ajudando a empresa a adaptar o framework para o seu contexto. Ele é a pessoa à qual os membros do development team recorrem quando precisam de auxílio para resolver um problema. Outra atividade do scrum master é proteger a equipe de fatores que possam atrapalhar a produtividade.

Development team

É a equipe de desenvolvimento, que deve ser multidisciplinar e autogerenciável, contabilizando de 3 a 9 pessoas. Geralmente é composta por arquitetos, programadores, testadores, designers, entre outros cargos. É importante dizer que não há uma divisão exata de tarefas entre o time: assume a demanda que tiver mais disponibilidade e condições para tal.

Scrum team

É a equipe envolvida no projeto, composta pelo product owner, o scrum master e o development team. Em projetos complexos, pode ser necessário ter mais do que um scrum team. Afinal, na metodologia Scrum é melhor ter mais equipes com poucas pessoas do que uma única equipe que não consegue se autogerenciar.

Dependendo da empresa, também pode ser necessário criar outros papéis que não aqueles determinados no framework.

Artefatos

Product backlog

É a lista priorizada de requisitos necessários para a construção de um produto de alto valor. Quem dá a palavra final no product backlog é o product owner. Os requisitos não devem ser detalhados em excesso, pois isso poderia consumir muito tempo do projeto, contrapondo-se à agilidade proposta pelo Scrum. O ideal é que a lista de requisitos seja detalhada até a definição de pronto (definition of ready). Portanto, dizemos que o product backlog nunca está completo e pode ser aperfeiçoado durante as reuniões de planejamento do projeto.

Sprint backlog

É o conjunto de itens que será entregue ao final de uma sprint. O sprint backlog é montado a partir do product backlog. Vale destacar que, diferentemente do product backlog, a sprint backlog não sofre mudanças. O que foi planejado para a sprint e entrou em execução não pode ser retirado daquele ciclo, exceto se for um requisito equivocado ou que pode causar algum erro no projeto, mas ele será paralisado, não substituído.

Definition of ready

Toda a equipe deve ter um entendimento comum do trabalho que deve ser realizado. Dizer que um requisito foi detalhado até o definition of ready significa dizer que o scrum team já possui todas as informações necessárias para começar a trabalhar, ou seja, todo mundo já entendeu o que é para fazer e qual funcionalidade deve ser desenvolvida para atender a determinado requisito. Portanto, em resumo, o definition of ready significa que já existem informações suficientes para um requisito começar a ser desenvolvido.

Definition of done

Com um scrum team maduro, é esperado que o definition of ready seja expandido para incluir critérios mais rigorosos, de alta qualidade. É aí que entra o definition of done, que indica os critérios de aceite da entrega, possibilitando a verificação de que o time fez tudo o que precisava ser feito para que a entrega seja dada como concluída. Alguns exemplos de definition of done poderiam ser:

  • Codificado seguindo o padrão X.
  • Testado utilizando as técnicas X e Y.
  • Documentado.
  • Liberado em ambiente de QA.

A imagem abaixo ajuda a entender melhor a diferença entre definition of ready e definition of done:

Metodologia Scrum: definition of ready vs definition of done

Eventos

Sprint planning (ou sprint planning meeting)

Reunião dividida em duas partes, que geralmente possui duração de 8 horas. Na primeira parte, a equipe seleciona, alinha e detalha os requisitos que vão entrar na sprint. Já na segunda parte, cada item da sprint é estimado e decomposto nas tarefas necessárias para produzir as entregas. O tamanho da sprint é definido anteriormente, no momento da iniciação, e será o mesmo em cada sprint do projeto.

Daily scrum meeting

É a reunião diária que o scrum team faz para alinhar a comunicação do projeto. O daily scrum não pode ter mais que 15 minutos de duração. É recomendável que todos fiquem de pé durante a reunião, justamente para não cair na tentação de ultrapassar os 15 minutos propostos.

No daily scrum, cada um dos membros do time precisa responder três perguntas:

  • O que você fez no dia anterior?
  • O que você fará hoje?
  • Quais os possíveis fatores que podem atrapalhar a realização do trabalho planejado?

Com essa exposição dos problemas, o scrum master pode pensar em formas de contorná-los, ajudando o time a manter a produtividade.

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Sprint review meeting

Ao final de cada sprint, é feita uma reunião para apresentar ao product owner as funcionalidades implementadas. Essa reunião dura no máximo 4h e tem o objetivo de averiguar e adaptar o produto que está sendo construído. É um evento informal e a apresentação do incremento tem como foco motivar, receber feedback e incentivar a colaboração.

Sprint retrospective

É parecida com a sprint review meeting e ocorre depois dela. A diferença é que, no lugar das funcionalidades, a equipe revisa o processo executado para gerar as funcionalidades. Depois da sprint retrospective, que deve durar no máximo 3h, é feita uma nova sprint planning, voltando ao primeiro evento do Scrum.

Resumindo o Scrum

A dinâmica do Scrum pode ser resumida na imagem abaixo:

Metodologia Scrum resumo

A partir do product backlog, que contém os requisitos do produto, é montada a sprint backlog, com as funcionalidades que deverão ser desenvolvidas ao longo da duração da sprint, que pode levar de 2 a 6 semanas.

Todos os dias o scrum team realiza o daily scrum meeting, que é uma reunião de até 15 minutos em que o time relembra as atividades do dia anterior, planeja as atividades do dia e elenca possíveis empecilhos à realização do projeto. Assim que uma sprint termina, outra sprint tem início e assim ocorre sucessivamente, até o fim do projeto e a entrega do produto final.

É importante lembrar que o Scrum pode ser complementado com outras ferramentas, que não pertencem ao framework, mas são amplamente utilizadas junto com as práticas do Scrum. Conheça duas delas:

Burndown chart

O burndown chart é um gráfico que relaciona os itens a fazer com o tempo disponível para entregá-los. Este gráfico é atualizado todos os dias, com o objetivo de facilitar o acompanhamento do progresso das atividades pela equipe do projeto e demais partes interessadas. Com essa ferramenta, é possível verificar atrasos com mais eficiência, monitorando se o que foi planejado corresponde ao que está sendo executado.

Kanban board

Com origem no Sistema Toyota de Produção, trata-se de um quadro para controle do andamento dos trabalhos. Esse quadro é dividido em alguns estágios, que normalmente são: fazer, fazendo e feito. Dependendo do tipo de projeto podem ser acrescentados outros estágios, como “aprovação” e “teste”.

Para utilizar o kanban, basta criar alguns cartões (ou post-its) com os nomes das tarefas e colocá-las no estágio em que se encontram. Quando uma tarefa muda de estágio, é necessário atualizar o kanban. Uma das principais vantagens dessa ferramenta é dar uma visão comum do progresso do projeto, facilitando a comunicação.

E já que estamos falando de compartilhar a gestão do projeto e envolver todo o time, recomendo que você baixe o canvas de projeto da Euax, uma ferramenta visual e colaborativa que vai te ajudar a acelerar seu projeto, independentemente se você estiver utilizando uma metodologia clássica ou uma metodologia ágil, como o Scrum. Aproveite, o download é gratuito!

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