EAP (Estrutura Analítica do Projeto): o que é, como fazer e qual a diferença entre EAP e Cronograma

EAP estrutura analítica de projetos

Você sabia que mudanças de escopo constantes são um dos maiores problemas na gestão de projetos? Por isso, elaborar uma boa EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é fundamental para vencer o desafio de garantir que todo o trabalho do projeto seja mapeado e controlado. Leia nosso post para entender:

Vamos começar!

O que é EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto), do inglês Work Breakdown Structure (WBS), é a subdivisão hierárquica do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Seu objetivo primário é organizar o que deve ser feito para produzir as entregas do projeto.

A EAP garante ao gerente de projetos a visibilidade das principais entregas, facilitando o controle de tempo e de custo. Ela faz parte do processo de gerenciamento de escopo do projeto, descrito no Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), uma das principais referências em gestão de projetos do mundo.

Para quem ainda não está acostumado, a estrutura analítica de projeto pode parecer uma ferramenta muito difícil e complexa. Mas, uma vez que você adquira prática, vai perceber que ela é simplesmente a base do gerenciamento de projetos. Isso porque a EAP favorece tanto o gerente do projeto e sua equipe como o patrocinador, clientes, fornecedores e outros stakeholders (partes interessadas).

De forma geral, a estrutura analítica do projeto ajuda a:

  • Definir o trabalho necessário para o projeto;
  • Promover uma visão comum do trabalho do projeto;
  • Entregar a linha de base do escopo;
  • Controlar o andamento do projeto;
  • Atualizar documentos anteriores;
  • Apoiar outros processos de gerenciamento de projetos, como estimar custos, planejar recursos e identificar riscos.

Mas, qual a diferença entre a EAP e o Cronograma?

O cronograma de projeto é um instrumento de gestão, muitas vezes organizado em forma de quadro, que serve para controlar o tempo de um projeto. Com essa visão de cronograma, é possível identificar mais facilmente desvios que podem acontecer no projeto e, assim, tomar ações para corrigi-los. Portanto, o cronograma contém:

  • Lista de atividades do projeto;
  • Data de início de cada atividade;
  • Data de término de cada atividade;
  • Responsável por cada atividade;
  • Status de cada atividade.

Técnicas de desenvolvimento de cronogramas de projetos

Diferentemente do cronograma, a estrutura analítica do projeto não comporta atividades. A sua última unidade de decomposição é o pacote de trabalho. Um pacote de trabalho, por sua vez, é um conjunto de atividades, normalmente atribuído a um departamento (que recebe orçamento para fazer uma entrega específica). Pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros e não devem se repetir ao longo da estrutura analítica do projeto.

Resumindo: a EAP diz COMO FAZER, enquanto o cronograma mostra O QUE FAZER.

Por isso, é interessante que você siga essa ordem na hora de montar o escopo do seu projeto:

  1. Faça um canvas de projeto;
  2. Faça a estrutura analítica do projeto;
  3. Faça o cronograma do projeto, a partir da EAP.

Conseguiu entender a diferença entre EAP e cronograma? Então, vamos ao próximo passo: aprender como fazer uma EAP na medida certa para o seu projeto!

Como fazer uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Os padrões do PMI, seja o Guia PMBOK ou o Practice Standard for Work Breakdown Structures, refletem sempre as boas práticas utilizadas pelo mercado. Dessa forma, cabe ao gerente de projetos escolher a maneira de desdobrar a estrutura analítica do projeto junto com a equipe. A EAP pode ser mais orientada a produtos ou ao ciclo de vida do projeto, mas precisa ser útil tanto no planejamento quanto no monitoramento posterior.

Existem, basicamente, quatro estratégias para montar a EAP:

  1. Por fases: considera as fases do ciclo de vida do projeto.
  2. Por entregas: considera os produtos do projeto.
  3. Por subprojeto: considera os “miniprojetos” que compõem o projeto;
  4. Híbrida (por fases, entregas e/ou subprojetos): considera diversos aspectos do projeto ao mesmo tempo.

Como dissemos, não existe certo ou errado. O certo é aquilo que o gerente de projetos e sua equipe decidirem que é mais adequado ao tipo de projeto que está sendo gerenciado. Por isso, utilize o bom-senso!

Agora que você já sabe que existem diversas estratégias para montar a estrutura analítica do projeto, pode estar se perguntando: mas como saber qual o nível de detalhamento ideal? Existem duas regrinhas muito interessantes que é preciso levar em consideração na hora de montar a EAP, não importa qual estratégia de decomposição tenha sido escolhida. São elas: a regra dos 100% e a regra do 8-80.

Regra dos 100%

Estabelece que “a soma de todo o trabalho dos níveis ‘filhos’ deve ser igual a 100% do trabalho apresentado pelo ‘pai’ e a EAP não deve incluir qualquer trabalho que saia do escopo existente do projeto, isto é, ele não pode incluir mais do que 100% do trabalho”. Em outras palavras: cada nível da EAP deve ser igual a 100% do trabalho da EAP; da mesma forma, cada atividade deve ser igual a 100% do trabalho do nível. Logo, a estrutura analítica do projeto deve conter a quantidade exata de trabalho, nem a mais nem a menos.

Além disso:

  • Um elemento “pai” não pode ter somente um “filho”;
  • Um elemento “filho” não pode ter mais de um “pai”.

Quer saber mais? Acesse nosso post sobre a regra dos 100% em projetos.

Regra 8-80

Estabelece que um pacote de trabalho deve ter, no mínimo, oito horas de duração e, no máximo, oitenta horas de duração. Em alguns tipos de projeto esse número pode ser reduzido pela metade (4-40). Ter esse limite de horas é muito interessante para evitar que a estrutura analítica do projeto fique tão detalhada a ponto de dificultar a gestão e o monitoramento. Cuidado com o micro gerenciamento!

Normalmente é recomendado o desdobramento de três níveis na EAP:

  1. Nível 0: produto do projeto;
  2. Nível 1: fases do ciclo de vida;
  3. Nível 2: componentes (pacotes de trabalho).

Esse desdobramento deve utilizar um sistema de codificação numérico, que ajude a identificar e a relacionar a hierarquia na estrutura analítica do projeto, dessa forma:

1.1.2 -> mostra que determinado elemento faz parte do terceiro nível hierárquico da EAP.

Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre como fazer uma EAP, confira nosso post Como fazer uma EAP para o seu projeto em 4 passos.

Vamos a um exemplo para contextualizar melhor?

Exemplo de EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Vamos imaginar que nosso projeto é construir uma casa e que optamos por uma estratégia de decomposição híbrida, com fases e entregas. Utilizando os três níveis e o sistema de codificação numérico temos a seguinte estrutura analítica de projeto:

exemplo de EAP

Se tivéssemos levado ao pé da letra a decomposição por produto, correríamos o risco de ter no nível 1 o tijolo, com sua decomposição indicando:

Comprar → Preparar → Assentar

Quase um absurdo, não? Imagine o monitoramento de um projeto desses!

Outra questão está relacionada à “granularidade” da estrutura analítica de projeto. Vamos lembrar que EAP vem de WBS (Work Breakdown Structure, ou Estrutura de Decomposição do Trabalho, em tradução livre). Então o último nível da EAP chama-se pacote de trabalho e, sim, demonstra trabalho. Precisa demonstrar isso para sabermos que chegamos no último nível.

Então é preciso tomar cuidado para não detalhar demais, o que é chamado de micro gerenciamento, algo ruim. No nosso exemplo da casa, detalhar demais poderia ser demonstrado por itens como:

  • Comprar tijolos;
  • Comprar cimento;
  • Comprar argamassa;
  • Comprar impermeabilizante;
  • Comprar náilon;
  • Etc.

Neste caso, se observarmos que o pacote de trabalho é uma lista de atividades, temos um único item: Alvenaria de Elevação.

Ainda é importante lembrar que antes da estrutura analítica de projeto devemos fazer um bom trabalho de identificação dos requisitos. Ou seja, entender as características do que iremos entregar.

No exemplo da casa:

  • De quantos cômodos precisamos?
  • Será uma única cor para todas as paredes ou teremos variações?
  • Será utilizado piso cerâmico ou laminado?
  • Terão quantas tomadas?

Enfim, não podemos descrever a EAP sem antes entender o que será entregue e cuidar para não transformar a EAP (escopo do trabalho) na definição de requisitos (escopo do produto).

Modelo de EAP

Quando se trabalha com frequência num mesmo tipo de projeto, é possível evoluir a EAP e transformá-la num modelo. Isso tornará novos projetos muito mais rápidos, pois teremos um modelo de estrutura analítica de projeto, de cronograma, de estimativa de recursos e durações, tudo padronizado, algumas etapas economizadas, bastando uma adequação e revisão a cada projeto.

Voltando aos objetivos principais da EAP:

  • No planejamento, uma boa EAP garante que você lembrou tudo (ou quase tudo) que precisa ser feito no projeto, portanto aumentando as chances de assertividade do cronograma e dos custos.
  • No monitoramento, uma boa EAP garante que você saiba onde está, como está seus compromissos e seu desempenho.

Conseguiu entender tudo? Agora que você já sabe como fazer uma EAP chegou o momento de construir o dicionário da EAP. Mas o que é isso?

Como montar o Dicionário da EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

O dicionário da EAP é uma tabela que descreve os pacotes de trabalho, seus responsáveis e critérios de aceitação. Essa ferramenta ajuda a complementar a estrutura analítica do projeto, pois traz informações que não puderam ser incluídas no diagrama da EAP. Dessa forma, ficam explícitas quais as expectativas em relação aos resultados das entregas do projeto.

Voltando ao nosso exemplo da casa, poderíamos ter o seguinte “verbete” no dicionário da EAP:

Pacote de Trabalho: alvenaria de elevação
Descrição: levantamento de paredes, utilizando o método especificado no projeto de construção civil.
Responsável: Pedro Alcântara.
Participantes: Flávia Marcelino, Kássio Freitas.
Critérios de Aceitação: firmeza, ausência de rachaduras, bom isolamento térmico.

É claro que demos um exemplo bem simples, mas deu para entender não é mesmo? O dicionário da EAP é ótimo para ser consultado quando alguém fica com dúvidas a respeito daquilo que deve ser entregue, facilitando a comunicação do time. Além disso, também auxilia na hora de construir o cronograma, segundo passo depois da elaboração da EAP.

Quer continuar aprendendo sobre EAP? Assista ao nosso webinar gratuito e desvende os mistérios por trás da estrutura analítica do projeto agora mesmo!

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)

Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).
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