Última atualização em 26/12/2024
O planejamento é um dos elementos essenciais para o sucesso de um projeto. Por isso, ter um escopo bem definido e assertivo é crucial para não desapontar os clientes na hora de apresentar resultados. Quer aprender como fazer um escopo de projeto em apenas cinco passos? Continue lendo esse texto para descobrir!
Mas, antes de mergulhar fundo na prática, vamos relembrar o conceito de escopo de projeto para estarmos bem alinhados.
O que é Escopo de Projeto e qual a sua importância?
Escopo de Projeto é a descrição do trabalho necessário para entregar aquilo que foi pedido pelo cliente, seja um produto, serviço ou resultado. O escopo traz informações muito importantes na condução do projeto, tais como: objetivos específicos, entregas (parciais e total), tarefas, prazos, custos e por aí vai. Dessa forma, ele contribui para criar uma visão geral e comum do projeto entre todos os participantes.
Algumas das perguntas a serem respondidas no escopo de projeto são:
- Quais os limites do projeto?
- Quais passos serão necessários para tirar o projeto do papel?
- Quem será responsável por atividades críticas?
- Como o trabalho da equipe do projeto será verificado e aprovado?
- Caso seja necessário realizar alguma alteração, como será o controle de mudanças?
A definição do escopo de projeto possui uma forte ligação com a satisfação do cliente. Afinal, é através do escopo que o gerente de projeto e sua equipe conseguem entender melhor o que precisa ser entregue para atender às expectativas e necessidades do cliente e focar todos os seus esforços naquilo que realmente importa.
Quer entender melhor como o escopo funciona na prática? Veja nosso texto Exemplo de Escopo de Projeto: passo a passo para montar o seu ainda hoje sem erros!
Viu, só? Um bom escopo de projeto impacta positivamente na vida de vários stakeholders (partes interessadas)! Isso nos leva à segunda parte desse texto, em que abordaremos como construir um escopo de projeto de qualidade em apenas 5 passos. Confira:
Como fazer um Escopo de Projeto em 5 passos
Existem algumas etapas fundamentais na hora de elaborar um escopo de projeto. São elas:
1. Criar um plano de gerenciamento de escopo do projeto
O plano de gerenciamento de escopo do projeto ajuda a dar o start nos trabalhos. Ele fornece orientações sobre como o projeto deverá ser administrado, pois determina a forma de definir, validar e controlar o escopo. Esse plano é criado a partir do termo de abertura do projeto, dos ativos de processos organizacionais e de outros fatores ambientais da empresa.
Conheça o significado de cada um desses termos:
- Termo de abertura do projeto: descrição alto nível do projeto e das características do produto.
- Ativos de processos organizacionais: conjunto de políticas e procedimentos, informações históricas, base de conhecimento de lições aprendidas etc.
- Fatores ambientais da empresa: conjunto de elementos que afetam a organização, como cultura organizacional, infraestrutura, administração de pessoal, condições de mercado etc.
2. Entender as necessidades do cliente
Uma necessidade é algo extremamente importante para alguém. A capacidade de captar exatamente aquilo que o cliente do projeto precisa é uma habilidade a ser aprimorada. Não adianta apenas perguntar: quais são suas necessidades? É preciso ir a fundo na mente do cliente para saber do que ele realmente precisa e separar isso de desejos secundários.
Para entender as necessidades do cliente podem ser utilizadas várias ferramentas, como: entrevistas, oficinas facilitadas, observação, grupos de discussão etc. É interessante utilizar essas ferramentas com a abordagem do Design Thinking, que é centrada nas pessoas e preza valores como colaboração, empatia e experimentação.
Leia também o post sobre roadmap de projetos
3. Levantar os requisitos
Nessa etapa são levantados os requisitos que o produto ou serviço precisa ter para que os objetivos do projeto sejam cumpridos. Os requisitos nada mais são do que converter as necessidades do solicitante do projeto em condições ou capacidades que precisam ser atendidas e são facilmente mensuráveis.
Requisitos podem ser divididos em:
- Requisitos funcionais: comportamentos do produto. Exemplo: processos.
- Requisitos não-funcionais: condições ambientais necessárias para que o produto ou serviço seja eficaz. Exemplo: confiabilidade.
4. Descrever as entregas do projeto e seus responsáveis
Consiste em criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que decompõe hierarquicamente o projeto em partes menores para facilitar a gestão. Dessa forma, a EAP traz uma visão mais detalhada do trabalho a ser feito e das entregas que deverão resultar desse trabalho.
O desdobramento mínimo da EAP é formado por pacotes de trabalho, que contêm as atividades que possibilitarão as entregas. É papel do gerente de projeto garantir que não tenha trabalho demais nem de menos.
Importante: o nível de detalhamento da EAP varia de projeto para projeto. Uma dica legal para saber a hora de parar é quando você percebe que a entrega pode ser atribuída a uma pessoa sem que ela precise da ajuda de outras pessoas para executar seu trabalho. Cuidado para não transformar a EAP em um checklist!
Para criar a estrutura analítica do projeto é possível contar com duas ferramentas: a decomposição e a opinião especializada.
- Decomposição: técnica que consiste em dividir e subdividir o escopo do projeto em partes menores.
- Opinião especializada: é o ato de consultar um especialista para extrair conhecimento especializado.
5. Validar e monitorar o escopo do projeto
Nesse momento o cliente e o patrocinador aceitam (ou recusam) o escopo do projeto, com base nos critérios estabelecidos no plano de gerenciamento (primeiro item desta lista). A validação possibilita o monitoramento, que consiste em acompanhar o andamento do projeto e lidar com eventuais solicitações de mudanças e ações corretivas ou preventivas.
O principal objetivo do monitoramento é evitar desvios no projeto (Scope Creep). Para isso podemos utilizar a análise de variação, uma ferramenta para verificar se existe diferença entre a linha de base do projeto e o seu desempenho real e qual a dimensão dessa diferença.
Agora que você já sabe como fazer um escopo de projeto, conheça alguns dos desafios que normalmente acontecem durante esse processo e evite surpresas!
Desafios na hora de montar um Escopo de Projeto
Separamos os três desafios mais comuns na elaboração de um escopo de projeto. São eles:
1. Falta de clareza nos requisitos
Os requisitos de um produto precisam ser objetivos e refletir precisamente as necessidades do cliente. Por isso, gaste tempo na elaboração dessa lista e revise a forma como os requisitos estão sendo comunicados. Verifique se estão entendíveis e não causam ambiguidade. Essa simples atitude pode evitar enormes problemas no futuro, além de ser uma garantia para você e para o cliente.
2. Detalhamento excessivo das atividades
Planejar um projeto não significa desdobrá-lo em tarefas microscópicas, mas sim materializar de forma inteligente todo o trabalho a ser feito para garantir que nada será esquecido. Isso quer dizer que a estrutura analítica do projeto precisa trazer um detalhamento simples, mas equilibrado. Nem tão simples ao ponto de ser ineficiente, nem tão complexo a ponto de causar ansiedade em quem lê.
3. Falta de comunicação entre a equipe
Outro ponto importantíssimo para ficar atento é a falta de comunicação no time do projeto. Estabelecer um alinhamento entre as pessoas envolvidas na execução do projeto é fundamental para o bom andamento dos trabalhos. Quando as pessoas não possuem uma visão geral do produto final, dificilmente criarão a sinergia que possibilita a agilidade. Isso pode ser contornado por meio de uma abordagem mais colaborativa sobre o projeto, como o Design Thinking.
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Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
