5 benefícios de utilizar um modelo de EAP no detalhamento do escopo do seu projeto

Modelo de EAP

Decompor o escopo do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis é uma das etapas mais importantes do planejamento de um projeto. Mas o que fazer quando há pouco tempo disponível para investir nessa atividade? Uma das soluções possíveis é contar com o auxílio de um modelo de EAP. Mas você sabe o que é essa ferramenta e para que ela serve? Continue lendo este post para aprender:


Vamos começar alinhando alguns conceitos:

O que é EAP?


EAP é a abreviação de Estrutura Analítica de Projeto ou, em inglês, Work Breakdown Structure (WBS). Trata-se da representação gráfica e hierárquica — seja ela em diagramas ou listas — do trabalho que precisa ser feito para que um projeto seja concluído. A EAP pode ser organizada pelas fases do ciclo de vida do projeto, pelas entregas do projeto, pelos subprojetos contidos no projeto, pelos responsáveis de cada atividade ou, ainda, ser uma junção de todas essas coisas.

O que é um modelo de EAP?

Um modelo de EAP é um padrão de estrutura analítica de projeto que pode ser aplicado a vários projetos de natureza semelhante. Quando uma empresa trabalha com o mesmo tipo de projeto repetidas vezes, é comum que as informações sejam consolidadas em um template adaptável e testado, para que possam ser reaproveitadas. Afinal, não dá para reinventar a roda sempre.

Além do próprio modelo de EAP também podem ser utilizadas outras informações de projetos anteriores, como os dados de cronograma, por exemplo.

Confira alguns exemplos de EAP trazidos pelo PMBOK (2017):

Modelo de EAP Decomposta até o Nível de Pacotes de Trabalho

Modelo de EAP Organizada por Fase

Exemplo de EAP com Entregas Principais

Mas você pode estar se perguntando: e por que exatamente eu devo utilizar um modelo de EAP no meu projeto? Descubra os principais motivos a seguir.

Por que utilizar um modelo de EAP no seu projeto: 5 benefícios

Existem muitas vantagens em “reciclar” EAPs antigas:

1. Economia de tempo

Quando você utiliza uma EAP pronta em vez de criar uma do zero, você economiza todo o tempo que seria gasto na formulação e validação de uma estrutura analítica de projeto nova. Dessa forma, o gerente de projetos, sua equipe e demais stakeholders ficam livres para cuidar de outras atividades, muitas vezes mais urgentes do que a elaboração da EAP.

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2. Economia de recursos

Pense comigo: se a utilização de um modelo de EAP ajuda a diminuir os esforços gastos no planejamento do projeto, consequentemente também haverá redução de custos. Dessa forma, o dinheiro que seria gasto na elaboração da EAP pode ser destinado a outras atividades, igualmente ou até mais prioritárias.

3. Maior alinhamento da equipe

Outra vantagem de utilizar um modelo de EAP é que a sua equipe vai conseguir trabalhar melhor. Sabe por quê? Como a EAP já foi testada e comprovada, seu time confiará mais no detalhamento do trabalho que foi feito, além de ter mais familiaridade com as ações que deverão ser realizadas para a conclusão do projeto.

4. Segurança na tomada de decisão

Como um modelo de EAP já possui sua efetividade comprovada, é natural que o gerente de projetos se sinta mais seguro para tomar decisões no projeto. Afinal, ele poderá consultar a documentação de projetos anteriores que utilizaram o mesmo modelo de EAP e comparar com as condições do projeto atual, baseando-se em informações de qualidade.

5. Assertividade nos resultados

Aplicar um modelo de EAP garante a repetibilidade dos resultados, pois o que deu certo nos projetos anteriores possui grandes chances de dar certo nos próximos projetos (se observadas as pequenas alterações necessárias, é claro). A partir do momento em que os erros do passado se tornam lições aprendidas, significa que um nível maior de maturidade em gestão de projetos foi atingido.

Viu só como é fundamental utilizar um modelo de EAP? Se você já possui um na sua organização, experimente utilizá-lo no seu próximo projeto! Caso contrário, confira nosso passo a passo para construir uma EAP do zero, que possa ser convertida em um modelo no futuro.

Como montar uma EAP

Montar uma EAP do zero não é fácil, mas vamos tentar simplificar em alguns passos simples para você. Vamos lá, preste atenção!

1. Mapeie os requisitos do cliente

O primeiro passo para montar uma EAP é entender o problema que precisa ser resolvido. É importante ressaltar aqui que essa não é uma tarefa fácil. Acredite, nem sempre os clientes sabem exatamente do que precisam. Portanto, cabe ao gerente de projetos capturar informações e coletar dados para confirmar se o problema identificado é realmente o problema a ser tratado.

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Para isso você pode utilizar as ferramentas do Design Thinking, que ajudam a entender e alinhar o problema antes de efetivamente buscar uma solução para ele. Fique atento para não ser induzido a uma determinada solução por falta de conhecimento. Isso pode fazer com que o projeto não consiga resolver o problema e gere insatisfação no cliente.

Design Thinking para Gestão de Projetos

2. Monte o Termo de Abertura do Projeto

O Termo de Abertura do Projeto é um documento que contém informações primárias sobre o projeto, como: justificativa, objetivos, uma breve descrição do escopo, lista de stakeholders, critérios de aceitação das entregas, exclusões, premissas, restrições, riscos, entre outras. Essas informações, mesmo sendo básicas, já promovem o primeiro alinhamento para aprovação do início do projeto e, a partir dessa aprovação, o gerente de projetos deve aprofundar o detalhamento do escopo, conforme explicaremos nos próximos passos.

Ter essas informações reunidas é essencial para montar a EAP, já que sem elas o detalhamento do projeto ficaria vago e até mesmo incorreto. Para facilitar na construção do termo de abertura você pode baixar nosso canvas de projeto e construir esse documento junto com a sua equipe!

Canvas de projeto visão geral da iniciativa

3. Decomponha o trabalho do projeto

Depois de ter feito o Termo de Abertura, é hora de colocar a mão na massa e montar a EAP. Para isso, utilize a técnica de decomposição, que consiste em dividir e subdividir o escopo do projeto e suas entregas em partes menores, chamadas de pacotes de trabalho. Um pacote de trabalho, por sua vez, é um conjunto de atividades relacionadas.

É importante dizer que o nível de detalhamento do escopo vai depender do nível de controle necessário ao projeto. Lembre-se que a EAP serve, acima de tudo, para dar visibilidade para o projeto e, portanto, precisa ser simples. Deixe a descrição dos pacotes de trabalho para fazer no dicionário da EAP, uma espécie de tabela com os atributos de cada componente da EAP.

Escopo de projeto - Qual o nível e detalhe ideal?

4. Valide a EAP com as partes interessadas

Não basta apenas montar uma EAP. É preciso que os stakeholders estejam de acordo com o mapeamento do trabalho que foi feito. Por isso, é necessário fazer uma reunião para apresentar, discutir, revisar e consolidar a versão final da estrutura analítica de projeto. Uma vez aprovada, a EAP está pronta para ser utilizada!

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Algumas dicas:

  • A EAP deve conter exatamente 100% do trabalho do projeto, nem a mais nem a menos.
  • Não tente surpreender seu cliente com entregas que ele não pediu explicitamente (Gold Plating). Isso pode ser um tiro no pé e você pode perder o controle do seu projeto por não saber os impactos da inclusão de uma nova condição ao escopo.
  • Os pacotes de trabalho devem conter no mínimo 8 horas de duração e no máximo 80 horas de duração (Regra 8-80). Dependendo do tipo de projeto esses números poderão ser cortados pela metade (Regra 4-40).
  • Cuidado para não transformar gelo em água. Não detalhe demais as coisas! O micro gerenciamento vai consumir muito esforço dos envolvidos e não vai garantir a assertividade nas entregas.
  • Evite alterações no projeto. Caso sejam necessárias mudanças, certifique-se de que foram avaliados e alinhados todos os impactos gerados por essas mudanças e que haja um aceite formal antes de executá-las.

Ficou com alguma dúvida e deseja se aprofundar no assunto? Assista ao webinar gratuito Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP) e depois conte nos comentários o que achou!

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)


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