Como fazer uma EAP para o seu projeto em 4 passos

Como fazer uma EAP

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta muito utilizada pelos gerentes de projetos no detalhamento do escopo de uma iniciativa. Se você ainda tem dúvidas sobre por onde começar a fazer uma EAP, vale a pena continuar lendo este post. Além de te explicar passo a passo como fazer uma EAP, vamos te dar algumas dicas valiosas para tornar tudo mais fácil.

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Boa leitura!

Como fazer uma EAP para o seu projeto em 4 passos

1. Monte o Termo de Abertura do Projeto

O detalhamento do escopo do projeto começa muito antes da criação da EAP. Já no início da gestão de projetos — em que é preciso formalizar a abertura do projeto — devemos pensar no trabalho necessário para entregar o resultado esperado.

Escopo de projeto - Qual o nível e detalhe ideal?

O Termo de Abertura do Projeto é um documento curto e simples, que servirá de base para a construção da estrutura analítica do projeto. Esse termo normalmente contém as seguintes informações:

Neste momento ainda não há o detalhamento do escopo, mas já são estabelecidos acordos e direcionamentos para que isso seja feito.

Um ponto normalmente negligenciado durante a elaboração do Termo de Abertura é a definição dos critérios de aceitação das entregas, essencial para determinar o nível de qualidade esperado dos resultados. Outro ponto que precisa ser considerado é o conjunto de exclusões do projeto, que deixa claro o que está fora do escopo. Isso evita muitas divergências e discussões no desenrolar dos trabalhos.

No nosso post sobre exemplo de escopo do projeto você pode conferir um exemplo de Termo de Abertura do Projeto para a implantação de uma Universidade Corporativa. Em nosso site também disponibilizamos um canvas para ajudar no planejamento do projeto. É só clicar no banner para baixar!

Canvas de projeto visão geral da iniciativa

2. Decomponha o projeto em partes menores

Depois de montar o Termo de Abertura do Projeto, alinhar as principais ideias e definir as características e objetivos do projeto, chegou a hora de efetivamente construir a EAP. Então, mão na massa! Utilizando a técnica de decomposição, o gerente de projetos e sua equipe vão detalhar hierarquicamente o trabalho necessário para entregar o projeto até o nível de pacote de trabalho.

Não entendeu? A gente te explica: um pacote de trabalho nada mais é do que um conjunto de atividades relacionadas, isto é, que têm a ver com uma mesma entrega. Na EAP, o trabalho representa o resultado das atividades do projeto, e não propriamente a atividade que será executada pela equipe do projeto. As atividades devem estar no cronograma.

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Cabe lembrar que a EAP pode ser representada tanto por diagramas como por listas. Nos dois casos é recomendável que cada item da EAP seja sucedido de numeração (1, 1.1, 1.1.1, 1.1.2, 2, 2.1, 2.2 e assim por diante).

Existem várias formas de montar uma estrutura analítica de projeto:

  • EAP por fases: organiza o projeto pelas fases do ciclo de vida do projeto.
  • EAP por entregas: organiza o projeto pelos produtos que devem ser gerados.
  • EAP por subprojetos: organiza o projeto a partir dos “miniprojetos” dentro dele.
  • EAP por equipe: organiza o projeto pela relação de pessoas envolvidas no projeto.
  • EAP híbrida: considera diversos aspectos do projeto ao mesmo tempo.

Para facilitar, siga essa ordem:

  1. Escreva o nome do seu projeto. Por exemplo: Casa Nova.
  2. Escolha uma das formas de organizar a EAP citadas anteriormente. Essa decisão dependerá do tipo e da complexidade do projeto. Nesse caso, escolhemos a EAP híbrida. Mas você deverá optar pelo formato que fizer mais sentido para você.
  3. Identifique o conjunto das entregas do projeto, que na EAP é chamado de pacote de entregas. Essa visão do projeto em entregas facilita a identificação de algum ponto faltante para entregar os objetivos definidos no Termo de Abertura.
  4. Decomponha o trabalho do projeto em pacotes de trabalho (conjunto de atividades), mais facilmente gerenciáveis. Lembre-se que os pacotes de trabalho ainda não são as atividades do projeto, as atividades do projeto serão detalhadas no cronograma.
  5. Você pode identificar cada item da EAP com um código identificador numérico, isso vai ajudar no dicionário da EAP ou outros pontos do detalhamento do escopo.

Ficará assim:

EAP

Pronto! Agora só falta uma coisa: o dicionário da EAP.

3. Elabore o Dicionário da EAP

Como você deve ter percebido, a representação visual ou mesmo em listas da estrutura analítica do projeto não traz muitos detalhes do trabalho a ser realizado. Afinal, essa nem é a proposta da ferramenta. Por isso temos o dicionário da EAP, que nada mais é do que um documento com os atributos e as especificações de cada pacote de trabalho.

4. Consolide a EAP

Depois de montar a EAP e seu dicionário, o gerente de projetos precisa aprovar esses documentos com as partes interessadas do projeto. Para isso pode ser feita uma reunião para discutir e aprovar o trabalho que foi mapeado para o projeto. Dessa forma, garantimos que tudo o que foi pensado esteja de acordo com as expectativas dos stakeholders.

A importância da Gestão de Stakeholders para o sucesso dos projetos
Viu só como fazer uma EAP não é um bicho de sete cabeças? Confira algumas dicas de como tornar esse processo ainda mais assertivo:

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10 dicas para facilitar a construção da EAP

1. Utilize substantivos, não verbos

Lembre-se que o último nível de decomposição da estrutura analítica do projeto é o de pacote de trabalho. Logo, não podemos atribuir um nome que comece com verbo, pois essa é a nomenclatura utilizada para as atividades, que vão ser organizadas no cronograma de projeto. Além disso, a EAP precisa ser a mais sucinta possível, gerando visibilidade para o trabalho do projeto.

2. Capriche na identificação dos requisitos

Se você deseja fazer uma boa EAP precisa investir em uma boa coleta de requisitos. A coleta de requisitos consiste em extrair do cliente quais as suas reais necessidades. O grande problema disso é que muitas vezes o cliente não tem essa resposta muito bem formulada. É aí que entra o trabalho do gerente de projetos que deve se valer de técnicas, como a entrevista, para obter essas respostas com o maior nível de exatidão possível.

3. Tome cuidado com o detalhamento excessivo

Um dos erros mais comuns na hora de elaborar a estrutura analítica do projeto é detalhar excessivamente o trabalho. Mas como evitar que isso aconteça? Você precisa pensar a EAP como um direcionamento e um resumo do trabalho do projeto. Se o detalhamento que você fez estiver mais parecido com uma checklist, melhor começar novamente! De qualquer forma, saiba que uma EAP com três níveis de detalhamento normalmente é suficiente para a maioria dos projetos.

4. Mantenha a EAP simples

A EAP é uma ferramenta simples por natureza. Portanto, a formulação do dicionário da EAP não é um mero capricho. Esse dicionário é fundamental para compreender o que realmente precisa feito para entregar o projeto. Enquanto a EAP mostra uma visão geral, o dicionário da EAP acrescenta informações relevantes sobre os pacotes de trabalho.

5. Utilize um modelo

Se a sua organização já possui um histórico de gestão de projetos consolidado, certamente haverá modelos de EAP que foram utilizados anteriormente em outros projetos. E nada impede que você aplique esses modelos em um projeto parecido com o que você esteja fazendo, mesmo que seja só para dar uma inspiração. Dessa forma, você economiza tempo e dinheiro.

6. Siga a regra dos 100%

A EAP deve conter apenas o trabalho que realmente faz parte do projeto. Para verificar se não existe trabalho que ultrapassa o escopo podemos aplicar a regra dos 100%. Funciona assim: a soma de todo o trabalho nos níveis inferiores (ou níveis-filhos) deve ser igual ao nível mais alto (ou nível-pai).

Portanto, a estrutura analítica do projeto deve conter a quantidade exata de trabalho, nem a mais nem a menos. Além disso, um nível-pai não pode ter somente um nível-filho associado a ele, da mesma forma que um nível-filho não pode estar associado a mais de um nível-pai. Para saber mais sobre esse assunto, leia nosso post específico sobre a regra dos 100%.

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7. Siga a regra do 8-80 (ou 4-40)

Para buscar o nível ideal de detalhamento dos pacotes de trabalho, você pode adotar a regra do 8-80, que estabelece que um pacote de trabalho deve ter no mínimo 8 horas e no máximo 80 horas. Em alguns projetos esses parâmetros podem ser reduzidos pela metade, em uma regra 4-40.

O mais importante é evitar o microgerenciamento, tomando cuidado para os custos de gestão não ultrapassarem os custos do próprio pacote de trabalho. Além disso, é preciso evitar que os pacotes de trabalho sejam muito longos, pois isso dificulta o acompanhamento.

8. Evite o Gold Plating

Para quem não sabe o gold plating consiste em entregar além do que o cliente solicitou, com o objetivo de surpreendê-lo. Parece algo positivo, mas se você parar para pensar, essa prática pode gerar grandes riscos ao projeto, como estourar o orçamento e desrespeitar o cronograma planejado anteriormente. Portanto, aquilo que não foi explicitamente solicitado pelo cliente não deve ser acrescentado sem uma proposição formal de mudança.

9. Evite o Scope Creep

O scope creep se refere ao excesso de alterações no projeto, sem que haja controle dessas mudanças. Normalmente isso acontece por causa de falhas na documentação dos requisitos, que muitas vezes é feita com pressa. Além de investir tempo nessa documentação, para evitar o scope creep você precisa ter um processo de gestão de mudanças muito bem definido, que garanta que as informações realmente cheguem até às partes interessadas.

10. Utilize um software de gestão de projetos

Softwares como o Artia — que centralizam os documentos do projeto e os integram aos processos de gestão — podem ser bastante úteis para otimizar a comunicação e disseminar a EAP entre os stakeholders. Saiba mais sobre a EAP online do Artia.

Esperamos que você tenha conseguido entender como fazer uma EAP. Para se aprofundar neste tema você pode conferir um de nossos webinars gratuitos sobre estrutura analítica de projeto. Depois conte o que achou nos comentários!

Desvendando a Estrutura de um Projeto (EAP)

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