Gerenciar projetos não é uma tarefa fácil, existem muitos riscos a serem considerados, além de muito trabalho que precisa ser controlado. Nesse sentido, uma técnica que ajuda – e muito – a planejar e controlar todo o trabalho que precisa ser feito é a WBS (Work Breakdown Structure), estrutura analítica de projetos. Nesse post vamos te explicar por que essa técnica é tão importante e te dar um passo a passo de como criar a sua própria. Vamos lá?
Você pode ler o texto na ordem ou navegar pelo título que mais lhe interessa:
- O que é WBS?
- Qual a diferença entre WBS e o cronograma?
- O que é o Dicionário de WBS?
- Importância da WBS para um projeto
- Como fazer WBS em 5 passos infalíveis
- Como otimizar a construção da WBS
O que é WBS?
WBS significa Work Breakdown Structure, em tradução livre significa Estrutura analítica do Trabalho, no entanto, é mais conhecida pela sigla EAP, Estrutura Analítica do Projeto. A WBS é uma ferramenta utilizada para facilitar o gerenciamento de projetos por meio da decomposição hierárquica do escopo do projeto em partes menores. Seu principal objetivo é organizar as entregas do projeto.
A WBS faz parte do processo de gerenciamento de escopo do projeto, contemplado no guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o qual é uma das principais referências em gestão de projetos do mundo.
A estrutura analítica do projeto opera sob a lógica de destrinchar ou decompor todo o trabalho a ser feito, que foi detalhado no escopo, em partes menores, reduzindo até chegar a um conceito chamado de pacote de trabalho. O pacote de trabalho é a menor unidade de gerenciamento da WBS, e é constituído de um conjunto de atividades que serão executadas por um responsável.
Assim como existem diversos tipos de projetos existem diversos tipos de WBS, vamos conhecê-las:
- WBS por entregas: considera os produtos que devem ser gerados;
- WBS por fases: considera as fases do ciclo de vida do projeto;
- WBS por equipes: considera os setores e suas competências para executar o projeto;
- WBS por subprojetos: organiza o projeto a partir dos “miniprojetos” entregues dentro dele;
- WBS híbrida: considera 2 ou mais aspectos do projeto ao mesmo tempo.
Cada tipo de estrutura se adequa a um tipo de projeto, e pode ser usado como modelo para futuros projetos semelhantes dentro da sua empresa. Por exemplo, você executou o projeto de construção de uma casa nova e para isso utilizou a EAP híbrida. Quando seu time for executar um projeto semelhante é possível utilizar esse mesmo modelo híbrido para gerenciar esse novo projeto.
Se quiser saber mais sobre como utilizar esses modelos, leia nosso post com 5 benefícios de utilizar um modelo de EAP no detalhamento do escopo do seu projeto!
Nós explicamos que a WBS funciona com conjuntos de atividades, os pacotes de trabalho, mas sendo assim, você pode ficar na dúvida e pensar “Então, qual a diferença entre a WBS e o cronograma?”, isso nós vamos te explicar no próximo tópico, é só continuar a leitura.
Qual a diferença entre a WBS e um cronograma?
A WBS, como já explicamos é uma subdivisão dos trabalhos que compõem um projeto, para facilitar a visualização das entregas, dos responsáveis. Sendo assim, a WBS não comporta atividades, apenas pacotes de trabalho, que são agrupamentos de atividades de responsabilidade de um setor ou pessoa, e que devem ser independentes uns dos outros.
Já o cronograma do projeto é uma ferramenta de gerenciamento que busca atrelar as atividades ao tempo, com o objetivo de controlar a duração da execução do projeto. Um cronograma geralmente contém:
- Lista de atividades do projeto;
- Data de início de cada atividade;
- Data de término de cada atividade;
- Responsável por cada atividade;
- Status de cada atividade.
Sendo assim, a ideia é que o cronograma seja feito após a etapa de estrutura analítica do projeto e a partir dela, pois ela fornece todos os pacotes de trabalho necessários para se completar o projeto, juntamente com os responsáveis por cada um. Depois disso, o trabalho de um gerente de projetos é decompor os pacotes em atividades colocar prazos, anotar o responsável e montar o cronograma.
Se quiser entender mais sobre essa diferença, leia nosso post sobre a diferença entre EAP e cronograma!
Mas como vou saber o que está contido em cada pacote de trabalho? A resposta é muito simples: construindo um dicionário da WBS.
O que é o dicionário de WBS?
O dicionário da WBS, ou dicionário da EAP, é uma tabela que descreve brevemente as atividades de cada pacote de trabalho, seus responsáveis e os critérios de aceitação. Uma vez que a WBS é uma estrutura que precisa ser de fácil visualização, geralmente representada por meio de esquemas, não contém explicações ou descrições. Portanto, para que o gestor e toda a equipe de projetos saibam o que fazer em cada nível de pacote de trabalho, um dicionário contendo essas informações é essencial.
O dicionário de WBS é composto por verbetes, como em um dicionário comum, e geralmente tem as categorias:
- Nome do pacote de trabalho
- Descrição
- Responsável
- Participantes
- Critérios de avaliação
Uma WBS facilita bastante o planejamento e a execução de um projeto de várias formas. No tópico abaixo vamos te mostrar os benefícios dessa técnica e explicar sua importância, não deixe de ler!
Importância da WBS para um projeto
1) Orienta o planejamento do projeto
A elaboração de uma WBS exige que o gerente de projetos colete todos os requisitos do projeto com os stakeholders, construa o escopo do projeto e o decomponha em níveis hierárquicos que sejam mais fáceis de gerenciar. Esse processo ajuda a visualizar todo o trabalho que precisa ser feito para cumprir as entregas, sem deixar margens para dúvidas ou suposições vagas.
A WBS pode ser feita tanto da forma tradicional, com papel e caneta, quanto online, utilizando um software de gerenciamento de projetos. De ambas as formas, a estrutura analítica de projeto contribui para um conhecimento aprofundado sobre todas as etapas que o projeto precisará cumprir até o final.
2) Fornece a base da construção do cronograma
A construção do cronograma de um projeto é uma das partes mais complexas de se fazer, porque ele está sujeito a atrasos, imprevistos e alterações. Nesse sentido, a WBS é uma prática que facilita a elaboração do cronograma, pois como ela é dividida em vários pacotes de trabalho, basta destrinchá-los em atividades, atribuir prazos e responsáveis e pronto, seu cronograma está feito!
3) Ajuda a prever os riscos
Uma vez que o gestor tem à mão um planejamento detalhado do trabalho, fica muito mais fácil identificar os possíveis riscos, como atrasos em uma etapa que irão influenciar em outra. A partir disso, ele pode se prevenir e tomar atitudes para que o projeto seja entregue na data prevista e com o mínimo de percalços.
Uma EAP definitivamente é útil para um projeto e é a base do planejamento, acredito que você já se deu conta disso. Então, sem mais delongas, vamos te ensinar como construir a sua própria WBS e facilitar o andamento do seu projeto em 5 passos simples. Confira:
Como fazer WBS em 5 passos infalíveis
1) Colete os requisitos do projeto
Antes de tudo, para montar uma WBS é preciso entender qual o escopo do projeto, ou seja, tudo o que preciso ser feito para ter o projeto pronto. Para ter esse escopo, é preciso que o gerente de projetos converse com o cliente para entender o que ele precisa e fazer uma lista de requisitos.
Embora seja simples, muitas vezes essa não é uma tarefa fácil , pois muitos clientes podem não saber exatamente o que querem ou não saber explicar seu desejo. Nesse sentido, o gerente de projetos precisa dispor de ferramentas como a entrevista com o cliente e até mesmo o design thinking, para entender qual o problema do cliente e qual o caminho que o projeto precisa percorrer para resolver esse problema.
2) Elabore o Termo de Abertura do Projeto
O Termo de Abertura do Projeto é um documento de base que contém as principais informações sobre o projeto e é necessário para orientar o gerenciamento do escopo e do andamento do projeto. Geralmente dados como: Justificativa, objetivos, descrição de escopo, lista de stakeholders, critérios de aceitação, exclusões, riscos entre outros itens são contemplados nesse documento.
Essas informações são essenciais para fazer o detalhamento de escopo do projeto e montar a WBS, uma vez que fornece a base do que cliente espera com a execução do projeto.
3) Decomponha o trabalho do projeto
Esse é o momento de montar a WBS, propriamente dita. A partir de agora, você precisa decompor o escopo do projeto em partes menores, em pequenas blocos de entregas, até chegar ao último nível de pacotes de trabalho, que como já dissemos , é um conjunto de atividades relacionadas. É importante que a WBS seja feita de forma visual e concisa, por meio de diagramas, listas ou a forma que você achar mais fácil de visualizar essa subdivisão do trabalho.
Existe um passo a passo, que pode te ajudar a sistematizar essa etapa, veja:
- Escreva o nome do projeto. Exemplo: Casa Nova
- Escolha um dos modelos de organizar a WBS, essa escolha dependerá do tipo e da complexidade do seu projeto.
- Identifique o conjunto de entregas principais do projeto, que dentro da WBS é chamado de pacote de entregas. Faça um diagrama ou uma lista com todos os pacotes que compõem o projeto.
- Decomponha os grandes pacotes de entrega em partes menores, até chegar nos pacotes de trabalho.
- Para facilitar a criação do dicionário da estrutura analítica do projeto, atribua um código numérico a cada item. Você pode fazer isso á maneira de trabalhos acadêmicos, por exemplo: 1.1.2 – indica que este item faz parte do terceiro nível da WBS.
Ainda que esteja claro que a WBS termina nos pacotes de trabalho, muitos times têm dificuldades de saber quando chegam a esse nível. Nesse sentido, existem 2 regrinhas que podem ajudar a entender quando é hora de parar a decomposição. Vamos explicá-las brevemente, confira:
Regra dos 100%
A regra dos 100% determina que todos os níveis da WBS, quando completados, tem que corresponder a execução do projeto inteiro, nem a mais nem a menos. Segundo o Practice Standard for Work Breakdown Structures, publicado pelo PMI, “a soma de todos os trabalhos dos níveis ‘filhos’ deve ser igual a 100% do trabalho representado pelo ‘pai’ e a EAP não deve incluir qualquer trabalho que saia do escopo existente do projeto, isto é, não pode incluir mais do que 100% do trabalho”. Dessa forma, todos os níveis da WBS ou EAP devem corresponder a 100% do nível superior, com a quantidade exata de trabalho.
Além disso, a regra diz que um elemento “pai” não pode ter apenas um “filho”, da mesma forma que um elemento “filho” não pode ter mais de um “pai”.
Regra 8-80
Estabelece que um pacote de trabalho não deve ter menos que 8 horas e mais que 80 horas de duração, do contrário a unidade ficaria muito detalhada e difícil de gerenciar. Existem alguns tipos de projeto que conseguem utilizar essa regra reduzida a metade (4-40) por causa de suas especificidades.
4) Elabore o Dicionário da WBS
Depois de ter a estrutura pronta, é hora de estruturar o dicionário da WBS. O objetivo desse dicionário é simplificar a visualização do conteúdo de cada elemento da hierarquia da EAP. Sendo assim, você pode colocar as informações principais em cada verbete, como:
- Código
- Pacote de Trabalho
- Descrição
- Responsável
- Critérios de aceitação
Ficaria mais ou menos assim:
Além disso, é possível combinar o dicionário com a matriz RACI, se quiser saber como fazer isso e entender um pouco mais do dicionário da estrutura analítica do projeto, leia nosso post sobre o Dicionário da EAP!
5) Valide a WBS com as partes interessadas
Depois de ter tanto a WBS quanto o dicionário prontos, é preciso aprovar esses documentos com os stakeholders. Isso é necessário para garantir que o planejamento do projeto esteja de acordo com as expectativas das partes interessadas, sem desentendimentos ou falhas de comunicação. Para formalizar essa aprovação, é possível marcar uma reunião para fazer a apresentação e a discussão do planejamento.
Uma EAP otimiza toda a execução do projeto inteiro, mas você sabia que também existem maneiras de otimizar a construção dessa estrutura? Vamos te contar abaixo uma das formas de fazer isso, mas se quiser conhecer outras dicas, confira nosso post com 10 dicas para facilitar a construção da EAP!
Como otimizar a construção da WBS
Ao longo do texto, você pode ver que a construção de uma estrutura analítica de projeto não é tão complicada, mas que dá um pouquinho de trabalho, né? Principalmente para equipes que não tem muitas experiências com a execução de vários projetos. Uma forma de otimizar a criação de uma WBS é utilizando uma plataforma de gestão de projetos que possibilite elaborar essa estrutura online.
Com uma WBS online, você consegue compartilhar o documento com todo o time do projeto e os stakeholders, além de poder visualizar a situação de cada entrega, quais são os gargalos e os riscos.
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