PMO de TI: o que é e como implantar em 7 passos

Última atualização em 15/10/2021

Deixa a gente te perguntar uma coisa: já aconteceu de a sua TI investir tempo e dinheiro em um projeto que, no fim, acabou nem sendo muito aproveitado pelas áreas de negócio? Ou ainda, a TI ficar perdida em meio a dezenas de projetos e incêndios para apagar, sem saber o que fazer primeiro? E o orçamento, como fica no meio dessa confusão toda? Só perguntamos, porque essas situações são comuns em muitas empresas, e podem ser resolvidas com a ajuda de uma única estrutura: o PMO de TI.

Um PMO é uma excelente forma de organizar o caos na TI, priorizar projetos e controlar a alocação de recursos. Quer saber como funciona? Siga a leitura, pois vamos ensinar neste post!

O que é um PMO de TI?

PMO de TI é uma estrutura que ajuda a gerenciar os projetos da TI de uma empresa, promovendo padronização, priorização, metodologias e oferecendo suporte para o gerenciamento das inciativas.

O PMO de TI abrange todos os projetos do setor e aqueles demandados pelas áreas de negócio para a TI executar, e prioriza-os conforme a estratégia organizacional. Além disso, ele ajuda a área a entregar os melhores resultados possíveis nos projetos. Quer saber todos os benefícios de implantar um PMO de TI? No tópico a seguir, listamos cada um deles. Confira:

Benefícios de implantar um PMO de TI

Projetos alinhados à estratégia da organização

Todos os dias a TI recebe uma série de demandas. Nesse cenário, algumas empresas acabam perdendo tempo e dinheiro em projetos que não são importantes do ponto de vista estratégico. Por isso, ter um PMO de TI ajuda a priorizar as iniciativas certas e garantir que os recursos serão alocados em projetos que realmente trarão benefícios concretos.

Aumento da qualidade das entregas

Um PMO é responsável por disseminar boas práticas, processos e metodologias. Isso ajuda a melhorar os projetos da TI e aumentar a qualidade das entregas finais.

Capacitação dos gerentes de projetos

Com um PMO, os gerentes de projetos sempre terão para onde recorrer quando precisarem de algum tipo de informação ou suporte. Em resumo, é ter um centro de referência em boas práticas de gestão de projetos dentro da sua TI, melhorando o desenvolvimento dos gerentes de projetos.

Melhoria na tomada de decisões

Também cabe ao PMO catalogar informações importantes, gerenciar indicadores de desempenho dos projetos, cancelar ou pausar projetos etc. Logo, essa estrutura permite que os gerentes de projetos possuam dados importantes sempre em mãos, facilitando a tomada de decisões embasadas em números confiáveis.

Mas afinal, o que exatamente o PMO de TI faz para garantir todos esses benefícios? Vamos conferir?

Para que serve um PMO de TI?

O PMO de TI contribui para o sucesso dos projetos da TI, garantindo a utilização de metodologias, modelos e ferramentas, além de disseminar boas práticas de gerenciamento de projetos e gerir o portfólio de projetos. Também cabe ao PMO fazer o acompanhamento dos projetos, alinhar a comunicação e gerar relatórios.

Em geral, podemos listar as principais funções de um PMO de TI da seguinte maneira:

• Gerenciar as demandas do portfólio de projetos de TI;
• Controlar os recursos destinados aos projetos;
• Capacitar e dar suporte aos gerentes de projetos;
• Definir as metodologias de gestão de projetos utilizadas;
• Definir e revisar os processos de gerenciamento de projetos;
• Priorizar os projetos.

Vamos entender melhor os principais pontos?

Gerenciar as demandas e o portfólio de projetos

Gerenciar demandas significa controlar solicitações de projetos na TI, através de priorização e monitoramento da execução. Isso também significa garantir que a quantidade de projetos e o tamanho da equipe estejam em equilíbrio, para que o time seja capaz de atender a todas as solicitações.

Demandas surgem o tempo inteiro na TI. Sem organização, tudo vira uma completa bagunça rapidamente. É preciso garantir que a equipe e os recursos sejam suficientes para atender a todas elas. Daí a importância de investir em um orçamento distribuído, no qual as áreas de negócio que utilizam o serviço da TI pagam por ele com dinheiro do seu orçamento.

Também cabe ao PMO priorizar os projetos, para que sejam feitos antes aqueles que possuem maior relevância na estratégia organizacional. Há duas importantes ferramentas para isso: o portfólio de projetos e o mapa de capacidade.

O portfólio traz uma lista organizada com todas as inciativas e informações sobre elas, incluindo seu status e quando cada uma inicia e termina.

Já o mapa de capacidade permite uma visão da alocação da equipe, seja por indivíduos, times, grupos de papéis etc.

No tópico a seguir, vamos entender melhor como é feita a priorização de projetos.

Priorizar os projetos

Quando falamos sobre priorizar projetos, queremos dizer que as inciativas precisam ser analisadas, qualificadas e postas em ordem de execução. Mas é claro que isso não é feito com base em percepções pessoais, mas com a ajuda de métodos estruturados, como uma matriz de priorização. As mais comuns são a Matriz 4×4, a Matriz GUT, a matriz BASICO e a Matriz RICE. Você pode conferir sobre cada uma delas no nosso post sobre matriz de priorização.

Definir processos e metodologias

Também cabe ao PMO definir processos de gerenciamento de projetos, que são os conjuntos de atividades sequenciadas que ajudam a chegar a um determinado resultado. É a definição desses processos que permite padronização e repetibilidade.

As metodologias que serão utilizadas nos projetos também são definidas pelo PMO e, é claro, ele também deve capacitar os gerentes de projetos para que eles saibam aplicar essas metodologias.

Além de tudo isso, o PMO também pode definir e monitorar indicadores, e atuar como um suporte ou mesmo auditor no gerenciamento dos projetos. Mas isso depende do tipo de PMO de TI que a empresa possui. Vamos entender melhor essa diferença?

Tipos de PMO de TI

PMO de Suporte

Esse formato de PMO tem uma estrutura mais voltada para o apoio, com um perfil mais consultivo. Ou seja, ele dá recomendações aos gerentes de projetos, demonstrando desvantagens e vantagens em cada técnica, ferramenta ou modelo e sugerindo as melhores práticas e decisões para cada projeto.

Esse tipo de PMO também organiza a documentação dos projetos e ajuda a garantir que as informações de iniciativas passadas sejam utilizadas como lições para projetos futuros.

O PMO de suporte é ideal para empresas que possuem baixa maturidade em gestão de projetos. Afinal, implantar uma estrutura muito rígida, nesse caso, vai apenas gerar frustrações desnecessárias. O ideal é começar com um PMO que ajude a educar e disseminar boas práticas de gestão, para que a empresa possa adquirir maturidade. Depois sim será possível aplicar algum tipo de auditoria, conforme o PMO vai sendo reconhecido dentro da empresa.

PMO de Controle

O PMO de Controle não apenas dá apoio e suporte aos projetos, como também audita a conformidade dos processos de gerenciamento de projetos. Ou seja, esse PMO verifica se as boas práticas estão sendo cumpridas e se os projetos estão sendo gerenciados da forma que foi estabelecida pela organização.

Ele capacita os gerentes de projetos e depois busca garantir que os ensinamentos sejam colocados em prática.

A ferramenta utilizada por esse escritório de projetos é a auditoria de processos, que permite verificar se o processo está sendo seguido em todos os pontos. Isso não serve para expor pessoas que estão descumprindo regras, nem nada do tipo. Na verdade, as auditorias ajudam a fazer revisões no processo, para amarrar possíveis pontas soltas, assim como reduzir controles quando os gerentes de projetos adquirem mais maturidade.

Esse PMO também deve mensurar a qualidade dos projetos e controlar o portfólio de projetos, organizando e priorizando as iniciativas ou até mesmo tomando o controle de algumas delas para si.

PMO Diretivo

Esse tipo de PMO possui o maior grau de controle sobre os projetos dentre todos os outros. O nome Diretivo não é à toa: ele define e direciona os recursos para os projetos, escolhe quais gerentes vão trabalhar em cada iniciativa e a quantidade de dinheiro que pode ser gasta em cada uma delas.

O PMO Diretivo é um centro de excelência em gestão de projetos. Ele também faz recomendações aos gerentes de projetos e busca disseminar boas práticas e metodologias, assim como o PMO Consultivo. Além disso, ele realiza auditorias de conformidade para garantir que os processos de gerenciamento de projetos estão sendo seguidos adequadamente, assim com o PMO de Controle.

Agora que você entendeu tudo sobre o funcionamento de um PMO, que tal aprender a implantar um na TI da sua empresa? Preparamos um passo a passo simples para que você possa começar de forma descomplicada. Veja:

Como implantar um PMO de TI em 7 passos

1. Prepare a TI

Implantar um PMO vai causar mudanças na TI. Por isso, é preciso preparar o setor para trabalhar com essa estrutura. A melhor ferramenta aqui é a comunicação, para motivar a mudança e engajar as pessoas. Lembre-se: sem o apoio das pessoas, as chances de a implementação ser malsucedida são maiores.

2. Faça um diagnóstico da situação atual

Antes de qualquer outra coisa, você precisa diagnosticar a situação atual da TI, para entender os pontos que precisam de mudança e o tipo de atuação que o PMO terá. É preciso entender como a gestão de projetos é feita atualmente e quais práticas são mais adotadas.

3. Defina os objetivos do PMO

A partir desse diagnóstico, defina os objetivos do PMO na sua TI. Afinal, se você não souber exatamente porque quer um PMO, com certeza não está na hora de implantar um. São esses objetivos que vão definir o tipo de escritório de projetos a ser implantado, ajudando a decidir entre um PMO consultivo ou de controle, por exemplo.

4. Estruture o PMO

Agora, já podemos começar a estruturar o PMO. Pense na metodologia que será utilizada, no catálogo de serviços, e já vale a pena ir estruturando o seu portfólio de projetos e os indicadores de performance. Ademais, também estabeleça responsabilidades e papéis dentro do escritório de projetos.

5. Construa um novo processo de gestão de projetos

Com base no seu esboço do escritório de projetos e nas práticas já presentes na TI, você deverá construir um novo processo de gestão de projetos. Esse processo será um norte para todas as atividades do PMO. Lembre-se que esse novo processo precisa levar em conta a maturidade da TI, portanto, não existe receita de bolo!

6. Capacite os gerentes de projetos

Uma vez que toda a estrutura do PMO foi definida, você precisa capacitar os gerentes de projetos para que eles saibam trabalhar com as metodologias e processos estabelecidos. Explique a estrutura, o portfólio e os indicadores. Além disso, não deixe de ouvir ideias e  sugestões antes da implantação.

7. Coloque o PMO para rodar

Agora, você deve começar a executar os processos, cerimônias, reports e rotinas determinadas para o PMO, aplicando na prática tudo aquilo que foi planejado. Uma recomendação essencial: selecione alguns projetos como pilotos para o início do PMO. Você pode começar, por exemplo, dando suporte a alguns projetos específicos, e ir aumentando a abrangência aos poucos.

Procure sempre manter o protagonismo do PMO. Para isso, é fundamental sempre revisar e renovar as ferramentas utilizadas na gestão e principalmente aquelas que podem impactar nos resultados corporativos, como por exemplo a realização de pitch sessions.

Fizemos um webinar exclusivamente sobre esse assunto, para que você aprenda como gerar valor para a organização através do PMO implantado. Clique no banner abaixo para assistir e garantir o sucesso do seu escritório de projetos!

E aí? Esclarecemos para você o conceito de PMO de TI? Se ficou alguma dúvida ou se precisar de ajuda com a sua implantação, temos consultores disponíveis para conversar: