Gestão de demanda: entenda o que é e descubra como focar nos projetos que realmente importam em 6 passos

Gestão de demanda

Ao final do dia, você normalmente tem a sensação de que não entregou nada de relevante para o negócio? Têm dificuldades em priorizar as iniciativas da sua organização? Pode não parecer, mas esses sentimentos são comuns nas empresas, afinal, é muito fácil se perder no meio de tantas solicitações de projetos e desviar da estratégia organizacional. Por isso, é tão importante ter um bom processo de gestão de demanda. E é sobre isso que vamos falar hoje.

Neste post você vai conferir:

Vamos começar alinhando um conceito básico:

O que é gestão de demanda e para que ela serve?

Gestão de demanda, quando se fala em projetos, é o processo de identificar, priorizar, executar e monitorar as iniciativas de uma empresa.

Basicamente, trata-se de administrar as solicitações de projetos que chegam na organização, certificando-se de que a disponibilidade das equipes não seja comprometida. Através desse controle, também garantimos que os projetos que já estão em andamento não atrasem ou extrapolem os recursos disponíveis. Além disso, a gestão de demanda abrange a revisão de iniciativas em execução, verificando se elas fazem sentido no contexto da empresa e se ajudam a executar a estratégia organizacional.

Gestão de Demandas de TI: por que fazemos muito e nunca é o suficiente?

Seria ótimo se conseguíssemos atender a todas as solicitações, não é mesmo? Acontece que os recursos organizacionais são limitados e, inevitavelmente, é preciso selecionar onde serão aplicados, para que tragam melhores resultados para a organização. Nem mesmo a maior equipe do mundo daria conta de executar todos os projetos solicitados pelas pessoas sem antes filtrar os prioritários entre eles. Porém, mais importante do que atender a todas as demandas é entregar as iniciativas dentro dos requisitos de qualidade exigidos e proporcionar resultados rápidos ao negócio.

Podemos dizer que a gestão de demanda é uma provocação para encontrar o equilíbrio entre a quantidade de demanda e a capacidade da equipe em atender essas demandas. É o momento de se perguntar: existe um volume excessivo de trabalho ou a equipe é pequena? As estimativas estão adequadas? A produtividade da equipe está conforme esperado? Não há uma resposta exata para essas perguntas, isso pode variar de organização para organização. Vale a pena analisar dados e testar aquilo que funciona melhor para o seu negócio.

Existem vários benefícios de estruturar um processo de gestão de demanda. Conheça alguns deles a seguir.

9 benefícios da gestão de demanda

1. Aumento do controle de custos

Quando você faz gestão de demanda, sabe exatamente para onde o dinheiro destinado aos projetos está indo. E mais: consegue perceber quando a conta não fecha. Dessa forma, pode realizar ações para obter mais recursos e adaptar o orçamento de alguns projetos até que os custos fiquem dentro da verba disponível.

2. Facilidade em cumprir os prazos dos projetos

Como mencionado anteriormente, a gestão de demanda tem o objetivo de equilibrar a quantidade de iniciativas e a disponibilidade da equipe. Dessa forma, torna-se mais fácil cumprir os prazos dos projetos, pois a equipe não ficará sobrecarregada ou subutilizada. Caso esteja, com a gestão da demanda teremos visibilidade dos problemas de alocação do time, identificando onde estão os gargalos e onde existe disponibilidade. Assim, é possível realizar ações para “desafogar” a fila de projetos, seja repriorizando as iniciativas ou contratando mais gente.

Kit de Gestão de Projetos

3. Melhoria no retorno sobre investimento (ROI)

Quando a organização passa a realizar primeiro os projetos estratégicos, é natural que o indicador de retorno sobre investimento (ROI) aumente. Afinal, imagina-se que para um determinado projeto ser considerado estratégico no processo de gestão de demanda, ele deve ser crucial para o negócio e trazer mudanças significativas que possibilitarão colher bons frutos ao término da iniciativa.

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4. Visibilidade para os projetos em andamento

Com as ferramentas utilizadas no processo de gestão de demanda, você poderá ter maior visibilidade sobre as iniciativas que estão em progresso. Uma dessas ferramentas é o portfólio de projetos. Esse instrumento, normalmente em formato de tabela, traz uma série de informações organizadas sobre as demandas, possibilitando um controle centralizado delas, indicando eventuais desvios e riscos. Além disso, o portfólio de projetos permite que outras pessoas consultem, em apenas uma página, o status de cada projeto.

Um portfólio de projetos corporativo é composto de projetos, programas e subportfólios

5. Transparência na alocação da equipe

O processo de gestão de demanda também possibilita que os clientes dos projetos visualizem como está a capacidade das equipes para atender às iniciativas. Às vezes, quem está de fora pode ter a impressão de que os projetos não estão indo para frente pela simples falta de vontade. Mas, na verdade, o que frequentemente atrapalha a execução das iniciativas é o fato de as equipes já estarem atendendo em seu limite máximo. Essa transparência na alocação auxilia no balanceamento de carga da equipe, otimizando a utilização dos recursos.

6. Segurança em tomar decisões

A capacidade de tomar boas decisões está diretamente ligada à qualidade das informações disponíveis. Com um processo de gestão de demanda estruturado e padronizado, será muito mais fácil coletar dados confiáveis, que podem trazer insights interessantes para decidir aquilo que vale a pena ser feito e aquilo que não vale. Ou seja, você conseguirá justificar o porquê tomou a decisão de suspender determinado projeto, por exemplo, através dos dados.

7. Agilidade para responder às mudanças

Outro ponto forte da gestão de demanda é que, ao trazer dados confiáveis e monitorar constantemente a execução dos projetos e alocação das equipes, ela proporciona agilidade para responder às mudanças.

Então, vamos supor que através de uma cerimônia (reunião) de acompanhamento das demandas você percebe que determinado projeto deixará de atender o problema para o qual foi criado, em razão da publicação de uma lei. Por ter uma rotina de monitoramento dos projetos, você conseguirá identificar essa mudança com muito mais velocidade e se preparar adequadamente para reagir a ela.

Projetos 4.0

8. Redução do estresse das equipes envolvidas em projetos

Parece um assunto batido, mas quando você tem visibilidade e transparência sobre o que está sendo feito até mesmo as próprias pessoas que participam apenas da execução dos projetos se beneficiam. É tranquilizador saber exatamente em quais projetos você está envolvido e ter, inclusive, a oportunidade de ajudar nas decisões de alocação dos recursos. Também é interessante saber quando existem mudanças na prioridade e ter consciência das justificativas para cada alteração. Afinal, um bom portfólio de projetos é resultado de um esforço de priorização colaborativo.

9. Foco naquilo que realmente importa

Este pode ser considerado um resumo de todos os benefícios proporcionados pela gestão de demanda. Se você não faz ideia de quais projetos estão rolando na sua organização ou qual o status de cada um e está com dificuldades para saber por onde começar a otimizar as solicitações, a gestão de demanda te ajuda a “pôr ordem na casa” e focar naquilo que realmente importa: projetos que trazem resultados rapidamente, com base em critérios que te ajudam nessas escolhas, diminuindo o empirismo.

Teste de maturidade em gestão de projetos

Benefícios anotados? Agora só falta botar a mão na massa… Confira nosso passo a passo sobre como fazer gestão de demanda e comece a colocá-la em prática na sua empresa!

Como fazer gestão de demanda em 6 passos

Separamos o processo de gestão de demanda em algumas etapas para facilitar o entendimento. É importante destacar que esses passos não necessariamente acontecem de forma sequencial. Acompanhe!

Etapa #1 — Estime a capacidade das equipes

Antes de começar a separar quais demandas são mais importantes para o negócio, é preciso identificar qual a capacidade das equipes responderem às iniciativas. Você precisa apurar quantas pessoas compõem as equipes de execução de projetos, qual a disponibilidade de cada uma, quantos projetos podem ser entregues em determinado período com os recursos disponíveis, quantos projetos podem ser realizados simultaneamente, entre outras informações relevantes. Para isso, você pode montar um mapa de capacidade, que te dará a visão de alocação por times, por papéis e por indivíduos.

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Etapa #2 — Identifique as iniciativas existentes

Identifique as iniciativas existentes na empresa, as que já estão em execução ou foram paralisadas e as que ainda não foram iniciadas. Peça para que os responsáveis pelas áreas enviem suas propostas de projetos futuros e informações sobre os projetos que já estão em andamento. Para evitar burocracias, você pode propor um modelo visual de proposta de projeto, como o canvas de projeto da Euax, que também pode ser utilizado como Termo de Abertura de Projeto, um documento importante para dar início a uma iniciativa.

O mais interessante de pedir para que as pessoas façam esse exercício de preencher o canvas é estimulá-las a refletir sobre a viabilidade e a real importância dos projetos. Dessa forma, já conseguimos ir, inclusive, pré-selecionando as demandas. Ou seja, se for muito difícil preencher o canvas com as informações de determinado projeto, pode ser que o problema seja o próprio projeto, que não consegue ser justificável do ponto de vista do negócio.

Canvas de projeto

Etapa #3 — Divida os projetos em categorias

Nesta etapa você precisará agrupar os projetos por afinidade. Algumas categorias que você pode criar são: projetos estratégicos, projetos mandatórios, projetos relacionados à sustentabilidade, projetos relacionados à transformação digital, projetos de segurança, projetos de inovação, entre outras categorias.

É importante que você faça os agrupamentos de acordo com as necessidades do seu negócio. Assim você garante que os agrupamentos realmente serão úteis para você no futuro, em vez de apenas mais uma classificação que alguém indicou. Então, se você faz projetos de desenvolvimento de produto com muita frequência, quem sabe não vale a pena criar uma categoria e definir um portifólio para esse tipo de projeto, que terá sua gestão centralizada.

Etapa #4 — Selecione e priorize os projetos

Depois de criar as categorias para facilitar a priorização dos projetos, chegou a hora de estabelecer critérios para cada uma das categorias criadas. Você pode aplicar os critérios em uma matriz de valores, como a matriz 4×4, ou utilizar ferramentas prontas, como a matriz GUT, a matriz BASICO e a matriz RICE.

Após elencar os critérios para cada categoria de projetos, você precisará analisar cada um dos projetos conforme os parâmetros definidos, atribuindo uma pontuação para cada um deles por projeto. Então, basta relacionar as notas (somando ou multiplicando, ou o que a ferramenta que você estiver utilizando mandar) a fim de obter a nota final da iniciativa. Por fim, classifique os projetos, montando um ranking de iniciativas.

Complicou? Vamos a um exemplo fictício para simplificar!

Vamos supor que você está utilizando a nossa matriz GUT em Excel para priorizar os projetos de TI. A matriz GUT considera os critérios de gravidade (relativo ao impacto que o projeto pode causar na organização), urgência (relativo ao tempo disponível para realizar o projeto) e tendência (probabilidade que o problema resolvido pelo projeto tem de piorar) na priorização dos projetos.

Matriz GUT Excel

Imagine que a iniciativa 1 recebeu nota 5 para todos os critérios, a iniciativa 2 recebeu notas 4, 3 e 5 para gravidade, urgência e tendência, respectivamente, a iniciativa 3 recebeu notas 3, 3 e 4, respectivamente, e a iniciativa 4 recebeu as notas 3, 2 e 3, respectivamente, como mostra a imagem abaixo:

Matriz GUT

Ao multiplicarmos as notas para cada um dos projetos obteremos o score “GUT” de cada uma das iniciativas, que neste caso são, respectivamente, 125, 60, 36 e 18. Ao estabelecer o ranking das demandas, teremos a iniciativa 1 em 1º lugar, a iniciativa 2 em 2º lugar, a iniciativa 3 em 3º lugar e a iniciativa 4 em 4º lugar, dessa forma:

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Matriz GUT

Pronto! Mais uma etapa concluída!

Etapa #5 — Faça o balanceamento dos projetos

Na etapa de priorização com a matriz GUT (ou outra ferramenta de priorização de sua preferência) obtemos um ranking de iniciativas com base na ordem crescente das notas, certo? Essa ordem calculada já é muito útil para identificarmos os projetos mais importantes para a empresa, mas sozinha ainda pode deixar algumas lacunas. Por exemplo, se dois ou mais projetos ficarem com a mesma nota, a priorização se torna um pouco inútil, não é mesmo?

3 ferramentas para priorização de iniciativas que podem mudar a sua vida

É aí que entra o balanceamento dos projetos. Trata-se de uma priorização mais “manual” das iniciativas, com o objetivo de adequar a ordem de prioridade dos projetos ao orçamento disponível, às condições atuais do negócio e à capacidade das equipes executarem aquele projeto naquele momento. Dessa forma, você garante que haja um equilíbrio entre as diversas carteiras de projetos e que os recursos disponíveis — inclusive financeiros — serão suficientes para dar conta de todas as demandas.

Por exemplo, considere que você possui um orçamento de R$ 400 mil e quatro projetos para fazer. O projeto 1 custa R$ 200 mil, o projeto 2 custa R$ 250 mil, o projeto 3 custa R$ 50 mil e o projeto 4 custa R$ 100 mil. Como você escolhe quais dos projetos vai fazer e quais dos projetos vão ficar para uma próxima etapa se esses foram os quatro projetos mais bem colocados? Pela ordem calculada da matriz GUT, você conseguiria fazer apenas o projeto 1 e precisaria conseguir mais R$ 50 mil para dar continuidade ao segundo projeto mais importante da lista.

Mas, ao balancear as demandas, você poderia inverter a ordem dos projetos, e deixar o projeto 2 fora da lista de projetos que você irá executar. Assim, seria possível realizar mais dois projetos sem ultrapassar o orçamento e ainda sobraria R$ 50 mil para investir em outro projeto!

Etapa #6 — Monitore o andamento das iniciativas

Depois de decidir quais projetos serão executados, conforme a priorização e o mapa de capacidade das equipes, você precisará fazer o acompanhamento dessas iniciativas e do próprio portfólio de projetos. Afinal, durante a execução dos projetos, as prioridades da empresa podem mudar e você precisará rever a priorização da sua lista.

Afinal, a priorização é contínua e é preciso estabelecer um momento na reunião de acompanhamento do portfólio para que a priorização dos projetos seja confirmada, considerando que entre uma reunião e outra podem surgir novas demandas. Monitorar o andamento das iniciativas também significa estabelecer um padrão para essas reuniões, que também podem ser chamadas de cerimônias de acompanhamento.

Nessas cerimônias, o comitê de priorização dos projetos deverá monitorar o portfólio, divulgar os resultados obtidos com os projetos, tirar dúvidas dos contratantes de projetos, conscientizando-os de que não é possível entregar tudo, já que a organização possui recursos limitados e que nem todos os projetos agregam valor para o negócio.

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