Implantação de sistema: Conceito, desafios e como realizar com sucesso

Última atualização em 27/05/2025

A implantação de sistemas de informação, especialmente os sistemas integrados de gestão empresarial (ERP), é um processo estratégico que visa aprimorar a eficiência operacional e a integração dos processos organizacionais. No entanto, essa implementação representa um desafio significativo, pois requer mudanças estruturais e culturais dentro das empresas. A complexidade desse processo é evidenciada por estudos que analisam os fatores que influenciam o sucesso ou o fracasso na adoção desses sistemas.

Uma pesquisa realizada com as 50 maiores empresas industriais atuantes no Brasil identificou diversos fatores críticos que impactam a implantação de sistemas ERP. Entre os principais desafios apontados estão as dificuldades relacionadas à funcionalidade do sistema, necessidade de customizações do ERP, adaptação aos processos de negócio existentes e limitações do ERP em apoiar os planos estratégicos globais das organizações.

Além disso, aspectos como treinamento intensivo dos usuários, engajamento das lideranças e fatores humanos, sociais e culturais foram destacados como determinantes para o sucesso da implementação .

Pensando nisso, preparamos este post para te ajudar a fazer a implantação de sistema na sua organização de forma prática e estratégica. Fique à vontade para ler o texto na íntegra ou ir direto para o tópico que mais lhe interessa:

Veja a lista com os principais eventos de tecnologia

O que é implantação de sistema?

A implantação de sistema é o processo de introdução, integração e disponibilização de um novo sistema de software ou hardware dentro de uma organização, com o objetivo de otimizar processos, melhorar a eficiência operacional e atender às necessidades específicas do negócio. 

Esse processo envolve várias etapas, incluindo o diagnóstico das necessidades, planejamento detalhado, escolha e configuração da solução tecnológica, treinamento dos usuários e monitoramento contínuo para garantir que o sistema funcione conforme esperado.

A implantação de sistema é considerada um projeto complexo e crítico, pois impacta diretamente pessoas, processos e tecnologias da empresa, exigindo uma gestão cuidadosa da mudança, comunicação eficaz e engajamento de todos os envolvidos para minimizar resistências e maximizar os benefícios da nova solução

Os 3 aspectos da implantação de sistema

Quando uma empresa decide fazer a implantação de um sistema, essa decisão nunca é à toa, ela sempre visa melhoria nos processos, adequação ao tamanho e às necessidades da organização e, no fim das contas, visa aumentar o lucro.

Tendo isso em vista, as mudanças que a empresa irá enfrentar nessa implantação são para o bem do negócio como um todo. No entanto, entre outros cenários, as organizações falham em deixar claro para os colaboradores o benefício dessa mudança e enfrentam resistência por parte deles.

Pessoas

Isso nos leva ao primeiro aspecto essencial da implantação de sistema: as pessoas. É de extrema importância que a organização faça uma boa gestão de mudanças organizacionais (GMO) para garantir que as pessoas estejam receptivas e preparadas para a mudança que virá com o novo sistema.

Processos

Além das pessoas, outro aspecto da implantação a se considerar são os processos, afinal são eles os responsáveis por entregar valor ao cliente e serão inevitavelmente afetados com a implantação do novo sistema. Por isso, é necessário que se faça mapeamento e otimização dos processos mais relevantes antes de implantar o sistema, para garantir que a solução irá cristalizar processos que funcionem devidamente.

Tecnologia

Por último, temos que a tecnologia, ou seja, o sistema em si, obviamente é muito importante para que aconteça todo o projeto de mudança e implantação. Nesse sentido, a organização precisa saber escolher a ferramenta que mais se encaixa com seu perfil e necessidades. A elaboração de uma Request For Proposal é muito útil para ajudar a escolher a solução ideal.

Para enfatizar a importância desses três pilares, trouxemos uma imagem que mostra o cenário da organização quando não se tem todos esses componentes ativos dentro da empresa. Confira:

 

A partir da figura, é possível perceber que um aspecto não consegue ser útil sem o outro, e por isso, as empresas devem continuamente trabalhar para manter esses pilares em harmonia, principalmente durante a implantação de um sistema.

Agora que você já conhece quais são os aspectos que devem estar no centro da implantação do sistema, vamos nos aprofundar em cada um deles nos próximos tópicos. Continue a leitura!

Otimize os processos antes de fazer implantação de sistemas

Os processos são essenciais para o bom funcionamento de uma empresa, pois é por meio deles que o fluxo de trabalho ocorre e o produto é entregue. Por isso, é preciso colocá-los como prioridade antes de fazer a implantação do sistema.

É preciso garantir que esses processos estejam gerando resultados e sejam otimizados antes de implantar um novo software, isso porque um sistema irá “congelar” os processos atuais. A ferramenta serve para se encaixar ao modelo de funcionamento atual da organização, e otimizá-lo e, por conta disso, se os processos tiverem falhas e gargalos, irão continuar dessa forma, gerando o que chamamos de “automatização do caos”.

Por esse motivo, é essencial que a empresa invista em mapeamento de processos antes da implantação, assim entende-se quais são e como ocorrem os processos atuais e o que pode ser melhorado.

Algumas consequências dessa falta de mapeamento antes da implantação podem ser:

• Excesso de customização.
• Contratos inexequíveis.
• Desgaste das equipes.
• Atrasos no go live.
• Encarecimento do projeto.

Agora que você viu a importância de pensar nos processos antes de tudo, vamos te dar algumas dicas de como fazer o mapeamento de processos. Confira:

Como otimizar processos para implantar sistemas

O mapeamento e a otimização de processos servem para analisar o padrão de funcionamento atual, identificar falhas e criar um novo padrão de entrega do produto ou serviço.

1) Defina os processos que serão mapeados

Primeiro, é preciso ter bem claro quais processos serão mapeados e em seguida colocá-los em um portfólio de processos. Ao contrário do que se pensa, não é possível mapear ou transformar todos os processos da empresa de uma só vez, se não a quantidade de trabalho acumulado será grande e o projeto, impossível de ser terminado.

Por isso, é mais eficiente escolher quais processos serão otimizados, aqueles geram impacto nos processos e trazem resultados rápidos.

Algumas perguntas que podem ser feitas para a escolha de quais processos mapear, podem ser:

• Por que é preciso mapear esse processo?
• Qual a criticidade desse processo?
• Quais os riscos envolvidos nesse processo?
• Esse processo precisa atender a normas e regulações? Se sim, quais?
• Qual o objetivo do mapeamento desse processo? (documentação, melhoria, padronização, transformação etc.)
• Qual o nível de detalhamento mais adequado para esse processo? (Lembre-se: quanto maior a complexidade e o risco do processo, maior deverá ser o nível de detalhamento).

2) Faça um mapa dos processos escolhidos

Nessa etapa, é preciso fazer um desenho de como os processos funcionam, da sequência de atividades que compõem cada processo. Nesse sentido, é necessário detalhar as atividades realizadas, e anotar todas as etapas necessárias, o tempo que cada uma leva para ser completa, e até mesmo questões culturais da empresa, como por exemplo: “em tese, o material x tem de ser revisado por duas pessoas, mas na realidade, apenas uma faz esse trabalho”. Tudo isso para que, ao fim dessa etapa, se tenha uma visão clara e minuciosa de como os fluxos de trabalho ocorrem.

É importante que essa etapa seja feita de forma colaborativa e envolva o maior número de possíveis de colaboradores, porque são eles que lidam com os processos no dia a dia e, por isso, sabem dos detalhes e das particularidades de cada um.

3) Valide o mapeamento do processo

Depois da elaboração do mapa de processo, você precisa assegurar que o que foi mapeado está correto, condiz com a realidade. Também é importante que você valide o documento. Validar o mapa quer dizer legitimar o processo, isto é, verificar que todos entenderam o processo, e que não houve falhas. No caso de um mapeamento ponta a ponta, você pode validar com os colaboradores e o dono do processo, já no caso de mapeamento departamental, com o gestor da área.

4) Identifique os problemas

Feita a validação, análise com calma todos os processos e avaliar o funcionamento e eficácia de cada um, reconhecendo quais são as falhas, os gargalos e os riscos. Vale anotar quais processos são muito demorados, geram retrabalho e erros.

E importante que você seja sincero em reconhecer quais práticas não fazem mais sentido no contexto atual da empresa e quais devem ser incorporadas.

Além do reconhecimento das falhas, é preciso pensar em como melhorar esses processos. Como já dissemos, o mapeamento deve ser colaborativo para que se tenha noção de quais problemas os colaboradores enfrentam com os processos e como otimizá-los.

5) Crie um novo processo otimizado

Por último, faça um desenho do que seria o processo ideal, mais funcional e otimizado, e aplique as mudanças necessárias para que ele se concretize. Nesse desenho, é importante incluir um novo fluxo de trabalho, com processos automatizados. Os processos que podem ser automatizados são os feitos manualmente e de forma repetida. A partir desse novo esquema, você tem uma ideia do que é necessário ter em um software para que esses novos processos automatizados ocorram.

Depois disso, você poderá levantar os requisitos desse novo modelo de processo e fazer uma seleção do sistema que mais se adapta a ele.

A otimização de processos é bastante útil quando feita antes de procurar um software. No entanto, não basta fazê-la e esperar que os problemas estejam resolvidos, é preciso prestar atenção na hora de escolher um sistema.

Nesse sentido, uma Request for Proposal é peça chave para ajudar a escolher um software. Trata-se de um documento enviado aos possíveis fornecedores que elenca todos os requisitos para a aquisição do sistema.  A criação de uma RFP permite que você tenha mais clareza para analisar as propostas.

Pensando nisso, nós preparamos dois tópicos focados em explicar como a RFP ajuda na implantação de um sistema e 4 dicas para ajudar você a montar uma Request for Proposal. Se quiser saber quais são, continue lendo!

Como é feita a implantação de sistema?

A implantação de um sistema é feita em etapas. Abaixo listamos as principais etapas:

1. Diagnóstico

A etapa inicial da implantação de sistemas consiste em um diagnóstico aprofundado das necessidades e desafios da organização. Nesta fase, é realizada uma análise detalhada dos processos atuais, identificando pontos críticos, lacunas e oportunidades de melhoria que o novo sistema deverá atender.

O objetivo é compreender o contexto operacional e as demandas específicas da empresa, garantindo que a solução tecnológica escolhida seja adequada para resolver os problemas existentes e potencializar a eficiência.

Esse diagnóstico também envolve o levantamento das expectativas dos usuários e a avaliação da infraestrutura tecnológica disponível, o que permite antecipar possíveis adaptações e customizações necessárias para o sucesso do projeto.

2. Planejamento

Após o diagnóstico, a fase de planejamento é fundamental para estruturar todo o processo de implantação. Nessa etapa, são definidos os objetivos claros e mensuráveis do projeto, o escopo, o cronograma do projeto detalhado, o orçamento e a alocação de recursos humanos e tecnológicos. Também são estabelecidas prioridades, responsabilidades e estratégias para mitigar riscos identificados. O planejamento inclui a escolha do software mais adequado, a avaliação da necessidade de customizações e o alinhamento das expectativas entre todas as partes envolvidas, especialmente a equipe interna.

3. Elaboração da EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta que organiza o projeto em partes menores e gerenciáveis, facilitando o controle e o acompanhamento das atividades. A EAP subdivide o processo de implantação em fases, entregas ou subprojetos, permitindo uma visão clara das tarefas, responsáveis e prazos.

Essa organização hierárquica ajuda a monitorar o progresso, controlar custos e garantir que nenhum aspecto do projeto seja negligenciado. Além disso, a EAP deve ser acompanhada de um documento explicativo, o dicionário da EAP, que detalha cada pacote de trabalho, seus responsáveis, participantes e critérios de aceitação, assegurando transparência e alinhamento entre os envolvidos.

4. Treinamento e Capacitação

O treinamento dos usuários é um dos pilares para o sucesso da implantação, pois garante que a equipe esteja apta a utilizar todas as funcionalidades do sistema de forma eficiente. Essa etapa envolve a capacitação dos colaboradores para que compreendam as novas rotinas, processos e ferramentas, reduzindo a resistência à mudança e aumentando a produtividade.

Em sistemas complexos, como ERPs, o treinamento é ainda mais importante para assegurar que os usuários consigam explorar todo o potencial da solução, evitando subutilização e erros operacionais.

5. Implantação e Monitoramento

A implantação propriamente dita é o momento em que o sistema é instalado, configurado e integrado aos processos da organização. Pode ser feita de forma gradual, com fases piloto e testes, ou em um lançamento total, dependendo da estratégia definida.

Durante essa fase, ocorre a migração de dados, ajustes finais e validação do funcionamento do sistema. Após a implantação, o monitoramento contínuo é indispensável para garantir que o sistema esteja sendo utilizado corretamente e que atenda às expectativas.

Essa etapa envolve a coleta de feedback dos usuários, acompanhamento do desempenho, identificação de falhas e realização de ajustes para otimizar os processos.

Como envolver as pessoas na implantação de sistema

Como já dissemos antes, a implantação de um sistema é um dos projetos mais complexos que uma empresa pode executar. O sucesso depende da estratégia da empresa, da boa escolha do sistema e de que os usuários efetivamente utilizem a solução de forma adequada, para gerar os resultados esperados. Por esse motivo, é de suma importância que todas as pessoas afetadas pela implantação do sistema estejam envolvidas na empreitada.

A seguir, vamos dar algumas dicas de como envolver as pessoas na implantação de um novo sistema e aumentar suas chances de sucesso. Confira:

Transforme isso em um projeto colaborativo

A falha na implantação ou troca de um sistema ERP, CRM, ou outro qualquer, pode significar falha para a empresa inteira. Por isso, evite erros descentralizando a implantação como um projeto apenas da TI e deixe claro que se trata de um grande projeto colaborativo da organização, que irá impactar a todos.

Tenha um forte patrocinador para o projeto

Para garantir que os colaboradores estejam engajados com a iniciativa, eleja um patrocinador do projeto, aquela pessoa que vai promover a mudança, engajar as pessoas e gerar entusiasmo nas equipes. Como é o principal papel do projeto, é indicado que o CEO ocupe essa posição.

Invista em gestão de mudanças organizacionais (GMO)

O patrocinador do projeto tem o objetivo de motivar a empresa na implantação do sistema, porém existe a necessidade de ter alguém responsável por gerir a estrutura e os impactos organizacionais, além de engajar as pessoas. Isso é exatamente o trabalho da equipe de gestão de mudanças organizacionais (GMO).

O GMO tem 4 responsabilidades:

1) Engajar stakeholders

Garantir que todas as partes interessadas na mudança entendam a importância da implantação e estejam alinhadas e engajadas com o projeto.

2) Gerenciar a aprendizagem

As pessoas precisam estar capacitadas para desempenhar suas atividades dentro do novo sistema, uma vez que ele estiver implantado. Por isso, o GMO busca mapear as competências necessárias para uma boa operação, planeja e promove essa aprendizagem, o que aumenta tanto o engajamento dos colaboradores, quanto a confiança em relação a mudança.

3) Gerenciar os impactos

Inevitavelmente toda mudança gera impactos positivos e negativos na organização, no entanto uma das competências do GMO é justamente identificar os impactos negativos e planejar ações para reduzi-los ao máximo.

4) Executar a comunicação

Para diminuir a resistência das pessoas em relação ao projeto de implantação de sistema, e também evitar boatos, é essencial que a empresa adote uma boa comunicação, tanto interna – para o time do projeto e colaboradores da empresa – quanto para o público externo. Dessa forma, todos os envolvidos ficam na mesma página e entendem claramente o que vai ser feito e como a implantação irá afetar a organização.

O que é um implantador de sistema?

Um implantador de sistema é uma empresa ou profissional que se especializa em instalar, configurar e integrar soluções de software e hardware para clientes. garantindo que ele seja configurado de acordo com as necessidades do cliente e esteja pronto para uso. Ele realiza a homologação dos processos, aplica treinamentos aos usuários e atua diretamente na instalação, configuração, testes e integrações do sistema com a infraestrutura existente.

Além disso, o implantador mantém um relacionamento próximo com o cliente para entender suas dores e expectativas, assegurando uma implantação bem-sucedida e a satisfação do usuário final. Esse profissional deve ter conhecimento técnico aprofundado do sistema, ser capaz de adaptar o software à realidade da empresa e atuar como um agente de desburocratização, liderando projetos de implantação e contribuindo para a modernização dos processos organizacionais.

Como a Euax by Selbetti pode ajudar na implantação de sistemas das empresas

A Euax by Selbetti pode ser um parceiro estratégico fundamental na implantação de sistemas para empresas, oferecendo um suporte que vai além da simples instalação.

A empresa atua desde a análise das necessidades específicas do negócio, ajudando a escolher o sistema mais adequado, seja um ERP, CRM ou outra solução, até a customização e integração com as ferramentas já existentes.

Além disso, a Euax by Selbetti se destaca no gerenciamento do projeto, minimizando riscos e garantindo que a implantação ocorra dentro do prazo e orçamento, e na capacitação das equipes para que utilizem o novo sistema de forma eficiente, assegurando uma transição suave e o máximo aproveitamento do investimento.

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